Tác giả nhận định hệ thống cấp bậc phân rõ theo 3 hướng nghề nghiệp là hợp lý. Với sự phân cấp như vậy, các nhân viên có thể hiểu rõ lộ trình tương lai khi quyết định lựa chọn hướng phát triển nghề nghiệp cho mình. Bên cạnh đó, hệ thống cấp bậc này có ưu điểm khi cân nhắc tới yếu tố thăng tiến cho những người làm chun mơn, giải quyết được bài tốn những người có khả năng chun mơn cao nhưng khơng có khả năng quản lý thì nên đề bạt như thế nào, thay vì gắng gượng đẩy họ vào các vị trí quản lý thì có thể để họ tự do phát huy ưu thế chun mơn của mình mà vẫn cảm thấy mình được cơng ty đánh giá cao.
3.2.2.3 Điều kiện thực hiện
Để thực hiện được các giải pháp đã đề xuất thì cần phải có sự hỗ trợ đến từ các cấp quản lý và bộ phận hành chính nhân sự trong việc phối hợp xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên và theo sát q trình này để có những đánh giá chính xác và kịp thời định hướng cho nhân viên. Bên cạnh đó cần có sự đồng thuận và cam kết của nhân viên trong việc thực hiện lộ trình nghề nghiệp và các mục tiêu đã được vạch ra.
Đối với những đổi mới về chính sách đào tạo, nhóm đào tạo đóng vai trị quan trọng đảm bảo cho mọi công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Chính vì vậy cần phải lựa chọn những nhân viên thực sự có trách nhiệm, tình nguyện và nhiệt huyết.
Về mặt chi phí thực hiện, tác giả ước tính một số chi phí cần được hỗ trợ cho kế hoạch đào tạo như sau:
- Chi phí mời chuyên gia về giảng dạy (tác giả chưa thể ước tính con số này do tùy thuộc chuyên gia và thời lượng các buổi học)
- Chi phí cho giảng viên nội bộ: khoảng 500 ngàn đồng/người (bên cạnh đó có
thể ghi nhận vào thành tích cá nhân như một lợi thế để đánh giá cuối năm)
- Chi phí một khóa đào tạo bên ngoài (tham khảo một số trung tâm như BMG,
PACE…)
- Chi phí bồi dưỡng cho nhóm đào tạo: lập quỹ 1 triệu/quý để tài trợ cho hoạt động của nhóm
3.2.3 Giải pháp nâng cao sự thỏa mãn đối với cấp trên
3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Dựa trên những phân tích nguyên nhân dẫn đến sự không thỏa mãn của nhân viên đối với khía cạnh cấp trên cùng với phần gợi ý giải pháp cho vấn đề này thu được từ cuộc phỏng vấn sâu với trưởng bộ phận hành chính nhân sự, cơ sở để đề xuất giải pháp được tóm tắt như bảng 3.3:
Bảng 3.3: Gợi ý giải pháp nâng cao sự thỏa mãn với khía cạnh cấp trên
Vấn đề Gợi ý giải pháp
Thiếu niềm tin với năng lực lãnh đạo của cấp trên
Đề xuất cấp quản lý tham gia các khóa đào tạo và hội thảo nghệ thuật lãnh đạo, kỹ năng quản lý dự án… để nâng cao năng lực lãnh đạo của mình. Tuy nhiên phần này thuộc chính sách đào tạo như đã đề cập ở trên nên tác giả sẽ gộp chung trong phần trình bày giải pháp.
Đối với các vấn đề khó khăn mà quản lý chưa có biện pháp giải quyết, nên phát huy lợi thế thảo luận nhóm để mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến. Có thể tổ chức các cuộc thi để nhân viên đề xuất ý tưởng mới, cách làm việc hiệu quả.
Tăng cường phản hồi giữa cấp trên và nhân viên theo hai chiều cấp trên – nhân viên và nhân viên – cấp trên, tạo ra những luồng trao đổi thông tin cởi mở và kịp thời. Thông qua các cuộc thảo luận cá nhân hoặc nhóm, cấp trên phải biết cách khen chê nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời nhân viên cũng phải chủ động góp ý với quản lý về phương thức làm việc của họ.
3.2.3.2 Nội dung giải pháp
Như đã trình bày ở phần 1.4.3, nguyên nhân khiến nhân viên chưa hài lòng với lãnh đạo là do họ chưa thực sự bị thuyết phục bởi năng lực lãnh đạo. Chính vì vậy, cần phải có một số biện pháp nhằm tạo dựng niềm tin nơi nhân viên đối với cấp trên của mình.
Thứ nhất, lãnh đạo phải tích lũy những kỹ năng mà một người lãnh đạo cần có thơng qua việc liên tục trau dồi kiến thức, kinh nghiệm để theo kịp những thay đổi của thời đại, của sức ép cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Hơn nữa, việc cấp trên chủ động làm gương sẽ tạo thêm động lực thúc đẩy nhân viên dưới quyền trong việc học và tự học của bản thân họ.
Chính vì vậy trong tiêu chí đánh giá để thăng tiến, cần đưa vào yêu cầu bắt buộc nhân viên muốn thăng cấp quản lý cần phải hồn thành đủ các khóa học kỹ năng, chun mơn địi hỏi và thơng qua được phần đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
Nhóm đào tạo có nhiệm vụ tìm kiếm và đề xuất các khóa đào tạo và hội thảo nghệ thuật lãnh đạo, kỹ năng quản lý dự án… để cấp quản lý đăng ký tham gia như đã trình bày ở phần giải pháp đào tạo.
Thứ hai, trao quyền cho nhân viên nhưng vẫn nắm quyền kiểm sốt. Đối với các vấn đề khó khăn, thay vì một mình tìm kiếm biện pháp giải quyết, cấp quản lý nên phát huy sức mạnh làm việc nhóm để mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến, cịn quản lý chỉ đóng vai trị là người ra quyết định. Thông qua cách mọi người thuyết phục lẫn nhau có thể cùng tìm ra những phương án hiệu quả, quan trọng nhất là mọi người cùng đồng thuận với phương án đó. Khơng những thế cách làm này cịn khiến cho mọi người cảm thấy họ được đánh giá cao vì có thể tham gia vào q trình ra quyết định cho những công việc quan trọng.
Cách thức tiến hành là thảo luận nhóm hoặc tổ chức các cuộc thi có tưởng thưởng để kích thích động lực tham gia của nhân viên. Đối với ý tưởng tổ chức các cuộc thi, nhân viên hoặc nhóm nhân viên sẽ phải trình bày ý tưởng của mình trước những nhân viên khác và tìm cách thuyết phục họ ý tưởng của mình là tốt nhất và có tính khả thi. Phương pháp này có thể áp dụng thường xun để tìm ra các ý tưởng làm việc sáng tạo, cách làm việc hiệu quả…
Cuối cùng, cần tăng cường sự phản hồi giữa cấp trên và nhân viên theo hai chiều cấp trên – nhân viên và nhân viên – cấp trên, để tạo ra những luồng trao đổi thông tin cởi mở và kịp thời. Bởi vì cơ sở để sự tin tưởng là sự thấu hiểu lẫn nhau. Các quản lý nên thường xuyên ngồi lại trị chuyện với nhân viên của mình để cả hai
có thể cùng chia sẻ lắng nghe ý kiến của nhau. Quá trình này sẽ giúp cấp trên thu được những thông tin cần thiết, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, để có những thay đổi hợp lý trong phương thức quản lý, đồng thời là hình thức động viên, khích lệ rất lớn để nhân viên làm việc tốt hơn.
3.2.3.3 Điều kiện thực hiện
Điều kiện thành công của giải pháp này nằm ở việc cấp quản lý cùng với nhân viên phải thẳng thắn cởi mở khi trao đổi với nhau, biết thơng cảm, thấu hiểu nhau, có những phản hồi kịp thời dù phản hồi đó tốt hoặc khơng tốt để cả hai bên có thể cùng phát triển.
Bản thân các quản lý phải chủ động, tích cực học hỏi, mở rộng thêm các kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc với con người để gia tăng niềm tin của nhân viên cũng như gia tăng hiệu quả công việc.
3.2.4 Giải pháp nâng cao sự thỏa mãn đối với đồng nghiệp
3.2.4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Dựa trên những phân tích ngun nhân dẫn đến sự khơng thỏa mãn của nhân viên đối với khía cạnh điều kiện làm việc cùng với phần gợi ý giải pháp cho vấn đề này thu được từ cuộc phỏng vấn sâu với trưởng bộ phận hành chính nhân sự, cơ sở để đề xuất giải pháp được tóm tắt như bảng 3.4:
Bảng 3.4: Gợi ý giải pháp nâng cao sự thỏa mãn với khía cạnh đồng nghiệp
Vấn đề Gợi ý giải pháp
Tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên
Tăng cường truyền thông và giao tiếp nội bộ bằng cách tạo ra một không gian để các thành viên trong cơng ty có thể chia sẻ tin tức với nhau, ví dụ như trang web nội bộ, mạng xã hội…
3.2.4.2 Nội dung giải pháp
Hiện tại, mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp đang là ưu điểm lớn nhất của Con Ong Chăm Chỉ. Tuy nhiên với quy mô nhân viên ngày càng gia tăng, để có thể giữ
gìn và phát huy thế mạnh này, công ty cần chú trọng hơn đến vấn đề truyền thông nội bộ. Đặc biệt nhân viên thực sự rất cần một nơi để các thành viên trong cơng ty có thể tương tác với nhau nhiều hơn. Cấp quản lý có thể điều động một số nhân viên để cùng xây dựng nên một trang web nội bộ. Đây sẽ là khơng gian mọi người có thể tự do chia sẻ, thảo luận, lưu trữ thơng tin, hình ảnh các hoạt động của nhân viên trong cơng ty, có thể bày tỏ tâm tư nguyện vọng với ban lãnh đạo công ty… để đảm bảm mang thông tin nhanh chóng, chính xác đến tất cả các thành viên, thúc đẩy các giá trị tích cực và giảm bớt những tiêu cực và thông tin chưa rõ ràng. Từ đó mọi người sẽ hiểu và gắn kết gần gũi nhau hơn, phối hợp hiệu quả với nhau trong cơng việc. Ngồi ra nên tạo riêng một khơng gian ẩn danh để mọi người có thể thoải mái, chân thành nói ra suy nghĩ của mình dành cho người khác ví dụ như đồng nghiệp A khen đồng nghiệp B hơm nay làm rất tốt, nhưng cũng có thể là góp ý cách cư xử đồng nghiệp B như vậy là chưa tốt... nhằm giảm mâu thuẫn nội bộ, mọi người lắng nghe thấu hiểu lẫn nhau, dễ thông cảm cho nhau hơn.
3.2.4.3 Điều kiện thực hiện
Để các giải pháp được đề xuất có thể thực hiện được khơng thực tế, cần có sự ủng hộ từ phía các cấp lãnh đạo về mặt tinh thần cũng như vật chất, sự hỗ trợ nhân lực trong công ty để xây dựng nên một trang truyền thông nội bộ cũng như sự nỗ lực cùng nhau xây dựng một tập thể đoàn kết, sẵn sàng tương trợ lẫn nhau từ chính các thành viên trong cơng ty.
3.2.5 Giải pháp nâng cao sự thỏa mãn đối với thu nhập
3.2.5.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Dựa trên những phân tích ngun nhân dẫn đến sự khơng thỏa mãn của nhân viên đối với khía cạnh thu nhập cùng với phần gợi ý giải pháp cho vấn đề này thu được từ cuộc phỏng vấn sâu với trưởng bộ phận hành chính nhân sự, cơ sở để đề xuất giải pháp được tóm tắt như bảng 3.5:
Bảng 3.5: Gợi ý giải pháp nâng cao sự thỏa mãn với khía cạnh thu nhập
Vấn đề Gợi ý giải pháp
Mức lương chưa thống nhất và công bằng
Điều chỉnh thang bậc lương hợp lý để giảm bớt sự chênh lệch về mức thu nhập đối với cùng vị trí, cấp bậc như nhau. Cơng việc này khá khó khăn và phức tạp, địi hỏi cơng ty trước tiên phải đánh giá lại khối lượng công việc, độ phức tạp công việc cùng với mức lương nhân viên. Sau đó so sánh với mức lương trong ngành để xây dựng được bảng lương hợp lý. Có thể áp dụng phương pháp gia tăng khoảng cách lương giữa quản lý và nhân viên để khích lệ sự phấn đấu của nhân viên. Với các cơng việc ít địi hỏi chun mơn có thể thay thế bằng lao động khơng chính thức (cộng tác viên dài hạn hoặc lao động tự do freelancer) để giảm gánh nặng chi phí lương. Đối với các lao động được đánh giá là trả lương cao hơn so với bậc lương thì nên điều chỉnh lượng cơng việc phù hợp.
Chính sách khen
thưởng chưa hấp dẫn
Khen thưởng bằng nhiều hình thức khác nhau: cá nhân – tập thể, dựa trên nhiều tiêu chí khác như: thành tích, sáng kiến, thái độ làm việc… Phần thưởng đa dạng hơn có thể là vật chất hoặc tinh thần như danh hiệu, giấy chứng nhận, tiền, hiện vật…
3.2.5.2 Nội dung giải pháp
a. Điều chỉnh lương phù hợp hệ thống cấp bậc
Đồng thời với việc xây dựng hệ thống cấp bậc, bộ phận nhân sự cần điều chỉnh thang bậc lương tương ứng nhằm giảm bớt sự chênh lệch, tăng tính cơng bằng đối với nhân viên ở cùng chức vụ, vị trí có khối lượng cơng việc tương đương. Đồng thời kéo dài khoảng cách lương giữa cấp bậc nhân viên và quản lý để kích thích sự nỗ lực phấn đấu của nhân viên.
Bước đầu tiên, tiến hành đánh giá lại khối lượng công việc, độ phức tạp công việc và mức lương hiện tại của các vị trí chức danh.
Bước thứ hai, so sánh với mức lương trung bình ngành để xây dựng được bảng lương hợp lý.
Bước thứ ba, điều chỉnh lương của từng cá nhân theo thang bậc lương mới. Đối với các lao động được đánh giá là trả lương cao hơn so với bậc lương thì nên điều chỉnh lượng cơng việc để họ kiêm nhiệm thêm một số nhiệm vụ hoặc chuyển sang phụ trách những công việc tương xứng với mức lương được trả.
Một cách được áp dụng phổ biến để giảm gánh nặng chi phí lương đó là với các cơng việc ít địi hỏi kỹ năng, chun mơn, thời gian linh hoạt có thể sử dụng lao động khơng chính thức (cộng tác viên hoặc lao động tự do freelancer). Các vị trí có thể áp dụng là nhân viên hành chính, chăm sóc khách hàng, biên tập nội dung…
Bước thứ tư, đối với công ty quy mô nhỏ như Con Ong Chăm Chỉ, cấp quản lý nên tiến hành trao đổi trực tiếp với nhân viên cấp dưới về những sự thay đổi với cấp bậc, mức lương của họ. Có thể sự mức lương không được như trong kỳ vọng, quản lý nên xoa dịu và nhấn mạnh cho nhân viên thấy những cơ hội trong tương lai khi làm việc ở mơi trường này.
b. Đa dạng hóa các hình thức khen thưởng
Trong mỗi con người ln tồn tại sự khao khát được công nhận, được đánh giá cao những nỗ lực và cố gắng trong công việc của họ. Vì vậy ở khía cạnh tâm lý, khen thưởng là chất xúc tác mạnh mẽ để nhân viên cống hiến hơn cho sự nghiệp phát triển doanh nghiệp. Đặc biệt, trong điều kiện hạn hẹp về tài chính và nhuệ khí bị sụt giảm như giai đoạn hiện tại, lãnh đạo cơng ty cần phải tăng cường khích lệ khen thưởng nhân viên. Tác giả đề xuất một số hình thức khơng tốn nhiều chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả như sau.
Đối tượng: khen thưởng cá nhân, khen thưởng tập thể
Tiêu chí khen thương: thành tích, sáng kiến trong cơng việc, thái độ làm việc, chuyên cần …
Phần thưởng có thể là vật chất hoặc tinh thần như danh hiệu, giấy chứng nhận, tiền, hiện vật, phiếu mua sắm, phiếu quà tặng, thẻ tập thể thao, học bổng khóa học ngoại ngữ…
Thời gian: tiến hành khen thưởng, tuyên dương, vinh danh theo tuần, tháng, quý, năm.
Hình thức: định kỳ hàng tuần, hàng tháng, quý, năm, tiến hành lựa chọn những gương mặt tiêu biểu và thông báo đến tập thể để thể hiện sự trân trọng họ bằng nhiều cách: gửi email thơng báo, trang trí bản tin nội bộ nêu tên các cá nhân nổi bật nhất, tổ chức họp nhóm để nhân viên xuất sắc chia sẻ thơng tin, cảm nghĩ và phương pháp đạt được thành công…
3.2.5.3 Điều kiện thực hiện
Để thực hiện giải pháp về hệ thống lương thống nhất và công bằng, trước tiên công ty cần xây dựng một hệ thống thang bậc hợp lý cùng bảng mô tả công việc, trách nhiệm của nhân viên rõ ràng.
Các cấp quản lý cần phải ghi nhận đầy đủ và tồn diện những thành tích, đóng góp trong cơng việc của nhân viên để có chính sách tưởng thưởng phù hợp nhằm