3.1.1 .Mục tiêu
3.2. Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý nguồn nhân lực tạ
3.2.1. Hồn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1. Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
* Cần áp dụng các phương pháp dự báo để xác định nhu cầu nhân viên ở các bộ phận trong Cơng ty
Đây là việc đầu tiên mà phịng tổ chức - lao động tiền lương cần phải đặc biệt quan tâm. Phịng tổ chức - lao động tiền lương cần phải tiến hành nghiên cứu nguồn nhân lực hiện tại một cách cĩ hệ thống và căn cứ vào chiến lược, kế hoạch kinh doanh để dự báo nguồn nhân lực cho Cơng ty trong tương lai để cĩ cơ sở cho cơng tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
- Đối với số lượng cơng nhân sản xuất, cĩ thể dự báo theo tốc độ tăng doanh thu, phương pháp sử dụng là phương pháp đường thẳng (phương pháp bình phương bé nhất), vì Cơng ty đang ở trong giai đoạn tăng trưởng phát triển, doanh thu và số lao động liên tục tăng qua các năm.
- Dự báo số cán bộ quản lý theo số lượng cơng nhân sản xuất và số cơ sở của Cơng ty (cán bộ quản lý chiếm khoảng 12% đến 15% số cơng nhân sản xuất).
- Dự báo số kỹ sư, cán bộ kỹ thuật căn cứ vào số dự án cần triển khai và căn cứ theo số cơng nhân sản xuất.
* Cần hồn thiện cơng tác xây dựng định mức lao động để tạo cơ sở cho việc xác định nhu cầu lao động cho từng cơng trình, bộ phận:
Nhu cầu sử dụng lao động của Cơng ty là rất lớn. Để đáp ứng được số lao động phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, hàng năm Cơng ty xây dựng kế hoạch lao động nhằm chủ động trong việc sử dụng và điều chỉnh lực lượng lao động của Cơng ty ổn định. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất, ta xác định nhu cầu lao động. Sau đây là ví dụ về cách tính nhu cầu lao động tại cơng trình thủy lợi Sa Lung năm 2010.
Bảng 3.1. Nhu cầu lao động thực tế Cơng trình Thủy Lợi Sa Lung 2010 STT Cơng việc ĐVT Khối lượng (m3) Mức lao động (Cơng)
Nhu cầu lao động Cơng LĐ Người 1 Đào đất m3 17.530 0,0379 664 2 2 Đào đá m3 2.290 0,2406 551 2 3 Đắp đất m3 3.550 0,0557 198 1 4 Bê tơng m3 6.630 3,6791 24.392 80 5 Xây đá các loại m3 3.302 1,6953 5.598 18
Tổng cộng nhu cầu lao động (ngƣời) 31.403 103
(Nguồn phịng Tổ chức – LĐTL)
Từ bảng tính tốn trên ta nhận thấy rằng. Tổng nhu cầu lao động để phục vụ cho yêu cầu thi cơng các hạng mục cơng việc nĩi trên thì trong năm 2010 cơng trình Sa Lung cần 103 người. Nhưng trong thực tế, số lao động Cơng ty đã tuyển dụng và điều động tới cơng trường Sa Lung là 85 người. Như vậy nhân
lực bị thiếu hụt là 18 lao động.
Ví dụ: Xác định nhu cầu lao động hạng mục Bê tơng + Cơng Lao động = Khối lượng SP x Mức lao động
= (6.630 x 3,6791)= 24.392
+ Số lao động cần thiết = Cơng LĐ/Ngày cơng chế độ = 24.392/305 = 80 người Như vậy Cơng ty cần cĩ kế hoạch tuyển dụng thêm nhân lực hoặc điều động lao động từ cơng trình khác tới tạo điều kiện để đơn vị thi cơng đảm bảo kế hoạch tiến độ theo đường găng đã đề ra.
* Cần thống kê và xác định hệ số biến động lao động hàng năm để xác định số nhân viên cần bổ sung:
Bên cạnh việc xác định định mức lao động, Cơng ty cần xác định sự biến động nguồn nhân lực qua các thời kỳ, nguồn nhân lực thay đổi cĩ thể do các nguyên nhân như: hưu trí, mất sức, xin thơi việc, bị sa thải, do được thăng chức, thuyên chuyển cơng tác, nghỉ hộ sản, nghỉ tạm thời,… Tại cơng ty, trong giai
đoạn hiện nay ở hình thức hưu trí và xin thơi việc là hình thức cĩ ảnh hưởng lớn đến số lượng và chất lượng lao động tại Cơng ty.
Qua các thời kỳ, hệ số biến động về lao động được Cơng ty xác định là khoảng 0,25 (nghĩa là cứ 100 người được tuyển dụng vào Cơng ty thì cĩ khoảng 25 người ngỉ việc). Vì vậy, Cơng ty cần phải tuyển dư ra một lượng lao động để bổ sung. Ví dụ trường hợp của cơng trình thủy lợi Sa Lung, cơng trình này thiếu 103 người nhưng thực tế phải tuyển khoảng 137 người.
3.2.1.2. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng
* Hồn thiện cơng tác tổ chức phân tích cơng việc để xây dựng 2 văn bản: bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc
Hiện nay, tất cả các bảng mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn cơng việc của Cơng ty chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và các chức năng trách nhiệm của các vị trí, nhưng chưa được cập nhật thơng tin kịp thời. Do vậy, Cơng ty nên xây dựng lại bảng mơ tả cơng việc cho các vị trí và phải thường xuyên cập nhật kịp thời thơng tin, cơ sở dữ liệu cho bảng mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn cơng việc này. Bảng mơ tả cơng việc phải xác định rõ quyền hạn, tiêu chuẩn hồn thành nhiệm vụ, điều kiện rủi ro khi hồn thành cơng việc, các mối quan hệ trong cơng việc, máy mĩc trang thiết bị cần thiết cho cơng việc. Trong bảng tiêu chuẩn cơng việc phải nêu lên được các yếu tố sau: bản chất cơng việc, điều kiện đào tạo, huấn luyện, chế độ khen thưởng, các tiêu chuẩn của nhân viên như trình độ văn hĩa, trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm, tuổi tác, tình trạng sức khỏe, đặc điểm các nhân.
Trình tự thực hiện phân tích cơng việc: Trước tiên, Cơng ty cần thành lập nhĩm chuyên trách khảo sát, thu thập thơng tin để phân tích cơng việc.
- Bươc 1: Xác định mục đích sử dụng các thơng tin phân tích cơng việc, từ đĩ xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích hợp lý nhất.
- Bước 2: Thu thập các thơng tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của Cơng ty, phịng ban, bộ phận, sơ đồ qui trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu cĩ).
- Bước 3: Lựa chọn các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích cơng việc, nhất là khi cần phân tích cơng việc tương tự nhau.
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt đơng và khả năng tài chính, cĩ thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thơng tin sau: quan sát tại nơi làm việc, bấm giờ, chụp ảnh, phĩng vần, bảng câu hỏi…
- Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thơng tin. Những thơng tin thu thập để phân tích cơng việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, cơng nhân thực hiện cơng việc, các giám thị, giám sát tình hình thực hiện cơng việc đĩ.
- Bước 6: Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc Thơng tin để thực hiện phân tích cơng việc: Để thực hiện phân tích cơng việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thơng tin dưới đây:
- Thơng tin về tình hình thực hiện cơng việc; - Thơng tin về yêu cầu nhân sự;
- Thơng tin về các yêu cầu, đặc điểm, tính năng, số lượng, chủng loại máy
mĩc thiết bị, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng để thực hiện cơng việc;
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện cơng việc; - Thơng tin về điều kiện thực hiện cơng việc. Nội dung chính của bảng mơ tả cơng việc:
Các bảng mơ tả cơng việc thường cĩ các nội dung chủ yếu sau:
- Nhận diện cơng việc: gồm cĩ tên cơng việc (ví dụ: đào đất, đào đá, trộn bê
tơng…); mã số của cơng việc; nhân viên thực hiện cơng việc; người thực hiện và người phê duyệt bảng mơ tả cơng việc.
- Tĩm tắt cơng việc: mơ tả tĩm tắt vì sao cần cĩ chức danh cơng việc đĩ trong Cơng ty. Người thực hiện cơng việc đĩ cần đảm bảo cho Cơng ty đạt được mục tiêu gì.
- Các mối quan hệ trong thực hiện cơng việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện cơng việc với những người khác ở trong và ngồi Cơng ty.
- Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: nên liệt kê từng chức năng chính, sau đĩ nên giải thích các cơng việc cụ thể cần thực hiện trong chức năng chính đĩ.
- Thẩm quyền của người thực hiện cơng việc: Nên xác định rõ giới hạn hay
phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thơng tin để người thực hiện cơng việc cĩ thể hồn thành nhiệm vụ.
- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện cơng việc: Nên chỉ rõ ràng người thực hiện cơng việc cần đạt được các tiểu chuần gì, về số lượng sản phẩm hay khối lượng cơng việc cần thực hiện trong ngày, chất lượng sản phẩm,…
- Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ơ nhiễm,..
Những nội dung chính của bảng tiêu chuẩn cơng việc:
Những yếu tố chính được đề cập trong bảng tiêu chuẩn cơng việc là: - Trình độ văn hĩa, chuyên mơn, trình độ noại ngữ;..
- Kinh nghiệm cơng tác;
- Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy mĩc thiết bị;
- Các phẩm chất cá nhân cần thiết như tính trung thực, khả năng hịa đồng với đồng nghiệp, tham vọng, sở thích…
- Các đặc điểm cá nhân.
Bảng tiêu chuẩn cơng việc cho từng chức danh cụ thể trong Cơng ty những chuẩn mực cơ sở cho việc tuyển dụng một cách cĩ hiệu quả, thực hiện quan điểm: “phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơng việc để thu hút tuyển dụng người cĩ khả năng thực hiện cơng việc đĩ”, nhằm khắc phục tình trạng làm việc trái chuyên mơn, vừa thừa lại vừa thiếu như tình trạng hiện nay của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước.
Cần kết hợp hai nguồn tuyển dụng là bên trong và bên ngồi Cơng ty: - Cơng ty nên xem xét lại nguồn tuyển dụng từ bên ngồi, hình thức tuyển dụng qua bạn bè, bà con, người thân đã đem lại kết quả tiêu cực trong cơng tác quản trị tại Cơng ty, cho nên cần hạn chế ở mức tối thiểu với nguồn lao động này, chẳng hạn như cơng nhân sản xuất, kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên hành chính...
- Ngồi ra, Cơng ty nên từng bước quan tâm đến tuyển dụng nguồn nhân lực ở các doanh nghiệp khác, tăng cường cơng tác tuyển dụng tại các trường Đại học và Trung học chuyên nghiệp để tuyển dụng nhân viên cĩ trình độ kiến thức cao, từ đĩ rút ngắn được thời gian đào tạo và nâng cao chất lượng nhân lực tại Cơng ty.
- Bên cạnh đĩ, Cơng ty nên chú trọng đến nguồn tuyển dụng bên trong, đối tượng tuyển dụng ưu tiên cho các kỹ sư, quản trị gia, các chuyên gia, vì đây là lực lượng lao động cĩ chuyên mơn cao, thâm niên và kinh nghiệm làm việc, dễ dàng thích nghi với mơi trường và cơng việc mới.
Cần hồn thiện qui trình tuyển dụng:
Hiện nay, qui trình tuyển dụng của Cơng ty gồm 4 bước (trang 45), theo tơi qui trình này là chưa đầy đủ, vì vậy tơi cần bổ sung thêm một số bước như sau:
* Cần bổ sung thêm bước kiểm tra, trắc nghiệm; phỏng vấn sơ bộ; xác minh, điều tra; khám sức khỏe,
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Để bổ sung thêm bước trắc nghiệm Cơng ty cần
xây dựng các bài trắc nghiệm. Bài trắc nghiệm phải đảm bảo hai yêu cầu: hữu hiệu về mặt nội dung, cĩ nghĩa là phải gắn liến với cơng việc cần tuyển; hữu hiệu về mặt đo lường, cĩ nghĩa là làm bài trắc nghiệm tốt sẽ cĩ khả năng làm việc tốt và ngược lại. Do đĩ, Cơng ty cần xây dựng nhiều bài để tuyển chọn cho từng loại cơng việc khác nhau.
- Phỏng vấn sơ bộ: Thường chỉ kéo dài 5 - 10 phút, được sử dụng Cơng ty sẽ loại bỏ những ứng viên khơng đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa loại ra.
- Xác minh, điều tra: Cơng ty sẽ làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối
với những ứng viên cĩ triển vọng tốt. Thơng qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cơ giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên theo các địa chỉ trong hồ sơ xin việc, cơng tác xác minh điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên…
- Khám sức khỏe: Dù ứng viên cĩ đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thơng minh, tư cách tốt, nhưng nếu sức khỏe khơng đảm bảo theo yêu cầu cơng việc khơng nên tuyển dụng. Nếu nhận một người khơng đủ sức khỏe vào làm việc, khơng những khơng cĩ lợi về mặt chất lượng thực hiện
cơng việc và hiệu quả kinh tế mà cịn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho Cơng ty.
* Cần bổ sung bước phỏng vấn chuyên mơn: Để phỏng vấn chuyên mơn, cần cĩ hội đồng phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn được thành lập phải bao gồm những người cĩ đủ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc về cơng việc cần tuyển dụng, cĩ kỹ năng phỏng vấn nhất định, khi cần thiết cĩ thể thuê chuyên gia bên ngồi hỗ trợ. Phịng Tổ chức - lao động tiền lương chỉ nên giữ vai trị tham gia và cố vấn cho các đơn vị thanh viên trong cơng tác tuyển dụng. Cần ưu tiên việc điều động nhân lực trong cơng ty một cách hợp lý trước khi tuyển dụng mới. Theo tơi, hội đồng phỏng vấn gồm 3 thành phần chủ yếu:
- Thủ trưởng đơn vị cĩ nhu cầu tuyển nhân viên; - Chuyên gia phỏng vần;
- Nhân viên thụ lý hồ sơ phịng tổ chứ - lao động tiền lương.
Đối với các cơng việc, vị trí khác nhau, Cơng ty cĩ thể áp dụng các các hình thức phỏng vấn khác nhau.
+ Đối với cán bộ quản lý nên áp dụng hình thức phỏng vấn khơng chỉ
dẫn, phỏng vấn tình huống;
+ Đối với kỹ sư, kỹ thuật viên nên áp dụng hình thức phỏng vấn tình
huống, phỏng vấn theo mẫu;
+ Đối với chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ nên áp dụng hình thức phỏng vấn theo nhĩm, theo tình huống;
+ Đối với cơng nhân kỹ thuật nên áp dụng hình thức căng thẳng, phỏng
vấn liên tục.
* Cần bổ sung thêm bước thử việc: Bước thử việc sẽ giúp Cơng ty kiểm tra tồn diện ứng viên về trình độ chuyên mơn, năng lực làm việc, khả năng thích ứng với cơng việc mới, khả năng phối hợp trong cơng việc…
Sau khi bổ sung thêm các bước trên, qui trình tuyển dụng của Cơng ty cổ phần xây dụng 47 được thể hiện như sau:
Sơ đồ 3.1. Qui trình tuyển dụng đề xuất cho Cơng ty
1. Đề xuất nhu cầu tuyển dụng 2. Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
3. Kế hoạch nhu cầu tuyển dụng (được duyệt)
4. Xác định nguồn nhân lực 5. Thơng báo tuyển dụng
6. Nhận hồ sơ
8. Phỏng vấn lần 1 7. Thẩm định hồ sơ
9. Kiểm tra, trắc nghiệm
10. Phỏng vấn lần 2
11. Xác minh, điều tra
16. Ra quyết định tuyển dụng
14. Thử việc
15. Đánh giá sau thử việc 13. Thủ tục tiếp nhận 12. Khám sức khỏe Đạt Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Chấm dứt hợp đồng Đạt Đạt Đạt Đạt Đạt Đạt Khơng đạt Khơng đạt Khơng đạt Khơng đạt Khơng đạt Khơng đạt Khơng đạt