CHƯƠNG II : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2013
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Môi trường kiểm sốt của một tổ chức phản ánh văn hóa, sắc thái chung, chi phối ý thức kiểm soát của các cá nhân trong tổ chức và các bộ phận khác của KSNB. Mơi trường kiểm sốt bao gồm các yếu tố sau:
₋ Sự chính trực và giá trị đạo đức: sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản
lý và nhân viên xác định thông qua cư xử chuẩn mực của họ trong công việc, thể hiện qua sự tuân thủ các luật lệ, quy định và đạo đức của cán bộ công chức ở mọi thời điểm. Điều này thể hiện qua các việc như kê khai tài sản cá nhân, lập bảng tự kiểm điểm hàng kỳ.
Ngoài ra, các tổ chức phải cho công chúng thấy được nhiệm vụ, sứ mệnh và tiêu chuẩn đạo đức của họ thơng qua các văn bản chính thức.
₋ Năng lực nhân viên: thể hiện qua trình độ hiểu biết, kỹ năng làm việc của nhân
viên đảm bảo kỹ cương, đạo đức, trung thực, tiết kiệm, thực hiện công việc hữu hiệu và hiệu quả, cũng như hiểu đúng đắn về trách nhiệm của mình liên quan đến KSNB. Nhà quản lý và nhân viên phải đảm bảo duy trì mức độ hiểu biết của họ về tầm quan trọng của KSNB, của việc phát triển, thực hiện và duy trì một HTKSNB tốt. Đồng thời phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình để hồn thành các mục tiêu của KSNB và mục tiêu của toàn đơn vị. Do đó, các thành viên trong tổ chức cần có kỹ năng để đánh giá rủi ro,
₋ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo: triết lý quản lý và
phong cách điều hành của nhà lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách, thái độ, cách xử lý, ứng xử, thể hiện mình để làm gương cho nhân viên. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Khi nhà quản lý cấp cao nhất xác định rằng KSNB là rất quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận biết và cố gắng cùng nhay xây dựng hệ thống kiểm soát. Và ngược lại, khi các thành viên trong tổ chức thấy rằng việc kiểm sốt khơng phải là mối quan tâm lớn của nhà quản lý cấp cao thì mục tiêu kiểm sốt tại tổ chức gần như là khơng thể đạt được hiệu quả.
₋ Cơ cấu tổ chức: một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đảm bảo sự thông suốt trong
việc giao quyền, ủy quyền và phân công trách nhiệm. Một cơ cấu tổ chức bao gồm: Sự phân quyền và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm báo cáo Hệ thống báo cáo phù hợp
Cơ cấu tổ chức xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức. Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tác động tốt đến mơi trường kiểm sốt và ngược lại. Do vậy, cơ cấu tổ chức phải thiết kế sao cho ngăn chặn được vi phạm cũng như những hành vi che giấu sai phạm. Cơ cấu tổ chức có thể bao gồm một đơn vị kiểm tốn nội bộ độc lập với các bộ phận khác và đơn vị kiểm toán nội bộ này cần báo cáo trực tiếp lên bộ phận quản lý cao nhất trong tổ chức.
₋ Chính sách nhân sự: chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, định hướng,
đào tạo và giáo dục, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật… Mỗi cá nhân đóng vai trị nhất định trong một tổ chức và có vai trị quan trọng trong KSNB.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của HT KSNB. Nên khi quyết định tuyển dụng thì đảm bảo đối tượng tuyển dụng phải có giá trị đạo đức, liêm chính cũng như phải có kinh nghiệm để thực hiện cơng việc của họ. Các nhà quản
này rất quan trọng để KSNB có hiệu quả và có ảnh hưởng rất lớn trong việc phát triển tính chuyên nghiệp và thực thi chính sách minh bạch trong tổ chức; đặc biệt, đánh giá hiệu quả hoạt động và bổ nhiệm phải dựa trên thành quả công việc.
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình quan trọng nhằm xác định và phân tích rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức, từ đó xác định các biện pháp đối phó kịp thời. Quy trình này bao gồm các bước sau:
₋ Cụ thể hóa các mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu không phải là một bộ phận của
kiểm sốt nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với đơn vị hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cần dựa vào mục tiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hóa thành các mục tiêu và phổ biến để từng bộ phận, từng hoạt động có thể nhận dạng rủi ro.
₋ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể là rủi ro bên trong, rủi ro bên ngoài tổ chức hay
rủi ro của từng bộ phận, rủi ro ở cấp toàn đơn vị. Việc xác định phương án đánh giá rủi ro phụ thuộc vào việc xác định rủi ro nào, ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu của tổ chức.
Xác định rủi ro là quá trình liên tục và xuyên suốt, được lập đi lập lại và được thực hiện cùng với quá trình lập kế hoạch. Ở khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch đơn vị.
₋ Đánh giá rủi ro: là việc đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro có
thể gây ra và khả năng rủi ro có thể xảy ra. Có nhiều cách xác định rủi ro tùy theo loại rủi ro như thế nào nhưng phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Mục đích chính của việc đánh giá rủi ro là để giúp cho nhà quản lý tìm ra phương án kịp thời để đối
phó, ngăn chặn cũng như thực hiện các thủ tục kiểm sốt theo thứ tự ưu tiên. Đơn vị có thể dùng phương pháp định tính, định lượng hoặc cả hai để đánh giá mức độ rủi ro.
₋ Đánh giá mức rủi ro có thể chấp nhận được: một việc quan trọng để xem xét,
đối phó rủi ro là xác định mức rủi ro nào có thể chấp nhận. Để xác định ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận được cần phải xem xét cả hai loại rủi ro, đó là rủi ro vốn có và rủi ro cịn lại. Rủi ro vốn có là rủi ro đối với một thực thể trong trường hợp khơng có bất kỳ hoạt động quản lý nào có thể làm thay đổi khả năng xảy ra rủi ro hoặc ảnh hưởng của rủi ro. Rủi ro còn lại là rủi ro của một hoạt động, sự kiện, một phương pháp hoặc một quá trình ngay cả khi những biện pháp đối phó rủi ro đã được áp dụng. Mức rủi ro có thể chấp nhận được phụ thuộc vào việc nhận thức được tầm quan trọng của rủi ro đó ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu. Xác định các rủi ro chấp nhận được là một vấn đề chủ quan nhưng nó vẫn là một giai đoạn quan trọng trong việc xây dựng chiến lược rủi ro tổng thế.
₋ Phát triển các biện pháp đối phó rủi ro: có bốn biện pháp đối phó với rủi ro là
phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và phải duy trì hệ thống KSNB hiệu quả để có biện pháp thích hợp, giữ rủi ro ở mức chấp nhận được; vì các đơn vị nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Trong một đơn vị, rủi ro khơng thể khơng có nên mục đích của việc xử lý là phải ngăn chặn được rủi ro ở mức thấp nhất.
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách, phương thức đối phó với rủi ro để mục tiêu của đơn vị đạt được kết quả. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, thống nhất theo kế hoạch trong suốt một thời kỳ, chi phí hiệu quả, đầy đủ, hợp lý và phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát xảy ra trong toàn tổ chức, tại các cấp và trong tất cả các chắc năng. Bao gồm một loạt các hoạt động kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện .
₋ Thủ tục ủy quyền và phê duyệt: việc thực hiện nhiệm vụ phải là người được ủy
quyền và làm trong phạm vi quyền hạn của mình. Việc ủy quyền phải thực hiện rõ ràng bằng văn bản. Nhân viên sau khi được ủy quyền phải thực hiện nhiệm vụ của mình trong phạm vi được ủy quyền được thiết lập bởi nhà quản lý và pháp luật.
₋ Phân công nhiệm vụ: các nhân viên trong đơn vị phải được phân công công
việc một cách rõ ràng, một hệ thống kiểm sốt đơi hỏi khơng có người nào thực hiện quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn cũng như không thực hiện từ đầu đến cuối của một chu trình. Một đơn vị cần chú ý đến việc bất kiêm nhiệm nhằm tránh gian lận có thể xả ra. Đảm bảo rằng có sự kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các nhân viên.
Tuy nhiên, việc thơng đồng của các nhân viên có thể làm giảm hoặc triệt tiêu hiệu quả của HTKSNB. Do đó, nhà quản lý cần nhận thức để phát hiện rủi ro một cách kịp thời chẳng hạn như định kỳ luân chuyển nhân viên.
₋ Chứng từ, sổ sách ghi chép: việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách ghi chép logic,
rõ ràng giúp cho việc ghi chép số liệu một cách đầy đủ giảm thiểu các rủi ro sai sót có thể xảy ra, tránh việc ghi chép trùng lấp và dễ dàng trong việc đối chiếu số liệu. Các chứng từ, sổ sách cần phải được sự phê duyệt của cấp trên và xác nhận của những người liên quan. Việc dự trữ, đánh số chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp luật và theo quy định kế toán.
₋ Bảo vệ tài sản: tài sản của một tổ chức bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc, thiết
bị, thơng tin,…các thủ tục bảo vệ tài sản bao gồm:
Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng. Bảo quản, ghi chép tài sản, bao gồm cả thông tin
Giới hạn việc tiếp cận tài sản
Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, nhất là con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có).
₋ Kiểm tra đối chiếu: các nghiệp vụ phải được kiểm tra đối chiếu trước khi xử lý
và báo cáo lên cấp trên hay cơng bố ra bên ngồi.
2.2.4. Thơng tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được tổng hợp nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định, điều khiển các hoạt động của đơn vị. Và không phải thông tin nào cũng cần thiết mà phải phụ thuộc các yếu tố sau:
₋ Tính kịp thời: thơng tin được cung cấp đúng thời điểm, đúng mục đích cần thiết của nhà quản trị.
₋ Tính chính xác: thơng tin phải phản ánh đúng nội dung cần thu thập.
₋ Tính đầy đủ và hệ thống: thơng tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người xử lý thơng tin có thể đánh giá một cách tồn diện.
₋ Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đến đúng người và phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của người được nhận thông tin.
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thơng tin. Trong đó hệ thống thơng tin kế tốn là quan trọng vì nó là nơi thu thập và cung cấp số liệu cho đơn vị, nhà quản trị cũng có thể dựa vào đó mà xác định mục tiêu cụ thể.
Truyền thơng là thuộc tính của cơng nghệ thơng tin, là việc trao đổi thông tin cho các bên liên quan bên trong hay bên ngồi đơn vị. Truyền thơng được truyền đạt từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên hay giữa các cấp với nhau nhưng phải đảm bảo rằng mọi thành viên trong đơn vị đều nắm bắt được thông tin để xử lý, thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Các thơng tin từ bên ngồi đơn vị cũng rất cần thiết giúp cho nhà quản lý có cách xử lý kịp thời.
2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm sốt. Q trình này cần phải theo dõi để đánh giá hiệu suất hoạt động và được theo dõi thường xuyên, định kỳ hay kết hợp cả hai.
Giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua việc kiểm tra các hoạt động thường ngày của đơn vị, kiểm tra giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình. Việc giám sát thường xuyên nhằm phát hiện kịp thời các hoạt động bất thường, thất thốt, lãng phí gây ảnh hưởng xấu đến đơn vị.
Bên cạnh việc giám sát thường xuyên, đơn vị cần tiến hành kiểm soát định kỳ để có một cái nhìn khách quan độc lập về tính hữu hiệu của tồn hệ thống. Kiểm sốt định kỳ cịn giúp cho việc đánh giá lại tính hữu hiệu của việc đánh giá thường xuyên.
2.3. Đặc điểm của kiểm sốt nội bộ trong bệnh viện cơng lập 2.3.1. Khái niệm bệnh viện công lập
Bệnh viện công lập là những bệnh viện do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập và hoạt động dưới sự quản lý của nhà nước. Là một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu với chức năng là cung cấp dịch vụ công về y tế cho người dân, đồng thời thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về y tế.
2.3.2. Đặc trưng của các bệnh viện công lập
₋ Đây là một tổ chức hoạt động phi lợi nhuận, nguồn tài chính hoạt động chủ yếu từ ngân sách nhà nước.
₋ Mục tiêu hoạt động đem lại cho người dân những dịch vụ chăm sóc sức khỏe tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, mang tính phúc lợi xã hội.
₋ Chức năng hoạt động chủ yếu là khám chữa bệnh cho người dân, ngồi ra cịn có chức năng đào tạo nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y tế.
₋ Bệnh viện được tổ chức hết sức khoa học, các khâu khám bệnh, chẩn đốn, điều trị, chăm sóc được gắn kết chặt chẽ với nhau.
2.3.3. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ ở các bệnh viện cơng lập
₋ Mục tiêu báo cáo: các thơng tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực, đáng tin cậy; phải được cung cấp kịp thời và phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
₋ Mục tiêu tuân thủ: phải chấp hành tuân thủ các quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị.
2.3.4. Đặc điểm của kiểm sốt nội bộ trong bệnh viện cơng lập
Lao động trong ngành y tế là loại lao động đặc thù, gắn với trách nhiệm cao trước sức khỏe của con người và tính mạng của người bệnh. Chính vì đặc thù này mà vấn đề đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề y cần phải được đề cao hơn bất kỳ ngành nghề nào khác. Tuy nhiên thực tế kết quả của một cuộc điều tra diện rộng cho thấy có đến 70% đội ngũ y bác sĩ vi phạm vấn đề y đức với các biểu hiện: kê đơn thuốc đắt tiền để hưởng phần trăm hoa hồng của trình dược viên; móc ngoặc chuyển bệnh nhân về phịng khám tư; thiếu tơn trọng bệnh nhân; lơ là, sao nhãng khơng hồn thành nghĩa vụ, gây khó khăn cho bệnh nhân để nhận tiền bệnh nhân….
Nguyên nhân của việc vi phạm y đức nói trên theo kết quả phỏng vấn là do lương thấp, do q tải, trình độ chun mơn của các bác sỹ không đồng đều cũng như đội ngũ bác sĩ cịn thiếu dẫn đến khó tránh khỏi tiêu cực để có được bác sĩ giỏi hơn chữa bệnh cho mình, cho người nhà. Đặc biệt, đối với các cở sở y tế cơng lập, thì lương của bác sĩ