1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đối
phó với rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc,
hiệu quả trong tồn đơn vị. Hoạt động kiểm sốt tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp
độ tổ chức trong một đơn vị.
Xét về mục đích, hoạt động kiểm sốt bao gồm kiểm sốt phịng ngừa, kiểm
soát phát hiện và kiểm soát bù đắp:
Kiểm sốt phịng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa
ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hưởng
đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Kiểm sốt phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra
nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực
hiện.
Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế
những hoạt động kiểm sốt yếu kém, khơng hiệu quả. Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:
Phân quyền và phê duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
trong phạm vi quyền hạn của mình. Ủy quyền đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ hợp lệ, được phê duyệt bởi người quản lý mới được thực hiện. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và truyền đạt rõ ràng với các điều kiện, điều khoản cụ thể.
Tuân thủ những quy định của sự ủy quyền đồng nghĩa với việc nhân viên
hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được người lãnh đạo và pháp luật
cho phép.
Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một cá nhân nào trong tổ chức
được giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi nó bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Khi đó, thơng qua cơ cấu tổ chức, cơng việc của tất cả các cá nhân sẽ được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau. Mục tiêu của thủ tục này là nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thực hiện.
Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vơ hiệu hóa do sự thơng đồng
giữa các cá nhân trong tổ chức. Do vậy, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá
thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các cá nhân thực hiện nhiệm vụ.
Phân chia trách nhiệm địi hỏi phải có tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: tức là không để cá nhân thực hiện việc ghi chép vào sổ sách kế tốn kiêm ln việc bảo quản các tài sản mà mình ghi chép. Chẳng hạn như phải tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho, hoặc thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: tức là
người được giao nhiệm vụ phê chuẩn, cho phép thực hiện nghiệp vụ khơng được
kiêm việc bảo quản tài sản vì nó tạo ra khả năng thâm lạm tài sản. Chẳng hạn như phải tách biệt người phê chuẩn việc tuyển dụng lao động với người phát lương cho người lao động.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán: tức là người được
giao nhiệm vụ phê chuẩn không được kiêm việc thực hiện ghi chép trên sổ sách.
Chẳng hạn như phải tách biệt người có quyền xóa số nợ phải thu với người thực hiện việc ghi sổ kế toán nợ phải thu.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin đóng vai trị quan trọng trong hoạt động
kiểm sốt nói chung. Khi kiểm sốt q trình này đơn vị cần đảm bảo hệ thống
chứng từ, sổ sách phải được kiểm soát một cách chặt chẽ và các loại nghiệp vụ phải được phê chuẩn một cách đúng đắn, hợp lý.
Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, việc kiểm sốt q trình xử lý
thơng tin được hỗ trợ ngày càng nhiều của chương trình máy tính, phần mềm. Vì
vậy, người ta chia kiểm soát q trình xử lý thơng tin thành: kiểm soát chung và kiểm sốt ứng dụng.Theo đó:
- Kiểm sốt chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống
ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định;
- Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý.
Kiểm soát vật chất
Intosai nhấn mạnh mục tiêu sử dụng có hiệu quả nguồn lực của Nhà nước, trong đó có việc kiểm sốt tài sản tránh hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục
đích đồng thời phát huy có hiệu quả nguồn lực quan trọng từ tài sản Nhà nước.
Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị như tiền, máy móc, vật tư hay các chương trình tin học, hồ sơ dữ liệu…được bảo vệ một cách chặt
chẽ. Kiểm sốt vật chất cịn bao gồm cả việc định kỳ kiểm kê tài sản và đối chiếu
với số liệu trên sổ sách. Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào phải tiến hành điều tra, xem xét nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý một cách phù hợp nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động của đơn vị được ổn định.
Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ
trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra để nâng cao tính khách quan trong q trình thực hiện.
Phân tích rà sốt
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so
sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thơng tin tài chính
với thơng tin phi tài chính nhằm phát hiện ra những biến động bất thường để nhà
quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.