2.3. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG ĐHSPKT
2.3.2. Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt:
* Ưu điểm:
- Đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức, Nhà trường đã tạo được môi
trường làm việc thân thiện, chan hòa, Ban lãnh đạo biết lắng nghe, chia sẻ, đồng
nghiệp biết quan tâm và giúp đỡ nhau…tất cả tạo nên một tập thể đoàn kết, vững
mạnh hướng về mục tiêu chung mà Nhà trường đã đề ra.
- Ban Giám hiệu có kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với vị trí quản lý, có thái
độ đúng đắn trong việc thực hiện các quy định về tài chính kế toán, kiên quyết
chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách, sẵn sàng khai báo và điều chỉnh khi có sai sót.
- Đội ngũ CBVC nhiệt huyết, yêu nghề và có ý thức trách nhiệm trong công việc, nghiêm chỉnh chấp hành những quy định, quy chế của đơn vị. Nhà trường có “Bản mô tả công việc” cho từng chức danh, trong đó, mơ tả cụ thể về trách nhiệm, kiến thức và kỹ năng từng vị trí, điều này giúp đơn vị bố trí đúng người, đúng việc, giúp CBVC có định hướng phấn đấu học tập, trau dồi kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc mà đơn vị giao phó.
- Nhà trường có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cho công tác quản lý được
triển khai, chính xác, kịp thời, hiệu quả. Việc phân công phân nhiệm cũng được
thực hiện khá tốt, khơng có sự chồng chéo, vướng mắc trong cơng việc.
- Chính sách nhân sự được Nhà trường xây dựng một cách có hệ thống, trong đó quy định đầy đủ việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng...
* Những hạn chế còn tồn tại:
- Các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức chưa được ban hành dưới
dạng văn bản trong đơn vị mà chủ yếu dựa vào Luật Viên chức, Luật cán bộ công chức và Quy định về đạo đức nhà giáo để điều chỉnh các hành vi ứng xử của CBVC.
- Đội ngũ cán bộ giảng dạy có trình độ cao còn hạn chế, một số ngành chưa
đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Nhà trường, chẳng hạn như ngành In và truyền
đến kế hoạch giảng dạy và chất lượng đào tạo do thời khóa biểu của giáo viên thỉnh giảng không ổn định hoặc mức thù lao không tương xứng...dẫn đến một số trường hợp không thể mời được giáo viên.
- Năng lực và kỹ năng làm việc của cán bộ phòng ban ít được tái kiểm tra hay đánh giá dẫn đến tình trạng một số cán bộ khơng tích cực trau dồi chun mơn, nâng cao kỹ năng làm việc, chủ yếu làm theo kinh nghiệm người trước chỉ dạy cho người sau.
- Cơ cấu tổ chức thiếu hẳn một bộ phận chuyên trách kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị ngồi phịng Thanh tra giáo dục chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động đào tạo.
- Chính sách đánh giá CBVC của nhà trường chưa phát huy hiệu quả. Một số
cán bộ viên chức chưa thật sự công tâm, khách quan khi đánh giá đồng nghiệp, ít
nhiều cịn mang yếu tố cá nhân, cảm tình. Các tiêu chí đánh giá còn chung chung,
thiếu các tiêu chí liên quan đến hiệu quả công việc. Công tác đánh giá lại không
được thực hiện ở cán bộ khối hành chính cộng thêm việc trả lương cố định dựa trên
mức lương cơ bản của Nhà nước làm cho họ thiếu tích cực, thiếu sự năng động,
sáng tạo và đổi mới trong cơng việc.
- Chính sách khen thưởng cịn mang tính chỉ tiêu, định mức, cơ chế quy định hàng năm mỗi đơn vị sẽ có bao nhiêu phần trăm (%) CBVC được khen thưởng dẫn đến tình trạng phải bình bầu thơng qua việc bỏ phiếu kín. Điều này rất dễ dẫn đến
việc “đánh giá bản thân CBVC” hơn là “đánh giá công việc mà CBVC làm được,
một số cá nhân không dám mạnh dạn tố giác tiêu cực vì sợ ảnh hưởng đến việc bình
bầu, một số cá nhân a dua nhằm lấy lòng Ban lãnh đạo... làm mất đoàn kết trong
đơn vị.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro:
*Ưu điểm:
- Nhà trường có quan tâm đến các yếu tố có thể gây trở ngại cho việc thực
khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả thực hiện mục tiêu của đơn vị trong các cuộc họp giao ban hoặc sơ kết, tổng kết cuối năm;
- Nhà trường cũng quan tâm đến công tác khắc phục và phòng ngừa rủi ro
trong hoạt động đào tạo thơng qua việc thiết lập Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa.
*Những hạn chế còn tồn tại:
- Công tác nhận diện rủi ro hiện nay cịn thơ sơ, chủ yếu là căn cứ vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực. Thêm vào đó, cơng tác nhận diện
chỉ dừng lại ở hoạt động giáo dục và đào tạo, còn các hoạt động khác như quản lý
tài sản, tài chính kế tốn...chưa được quan tâm đúng mức.
- Đội ngũ CBVC thiếu các kỹ năng về đánh giá và phân tích rủi ro là một
trong những hạn chế khiến công tác này không được thực hiện tại đơn vị. Công tác
đánh giá rủi ro chưa được Nhà trường chú trọng dẫn đến việc không lường trước
được mức độ tác động của rủi ro đến hoạt động của đơn vị làm ảnh hưởng đến công tác triển khai các kế hoạch thực hiện mục tiêu.
- Các biện pháp đối phó với rủi ro hiện nay chưa hiệu quả do công tác đánh
giá rủi ro chưa được thực hiện tốt, chủ yếu là khắc phục hậu quả hơn là chủ động
giải quyết nguyên nhân.
- Bên cạnh đó, văn hóa quản lý rủi ro chưa được phổ biến rộng rãi nên
CBVC cịn thờ ơ với cơng tác này.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Nhận xét về cơ chế kiểm sốt cơng tác kế toán tiền:
* Ưu điểm:
- Nhân viên phịng Kế hoạch tài chính có trình độ, thường xun được cập
nhật kiến thức và tổ chức sinh hoạt chuyên môn đảm bảo nắm bắt kịp thời các văn bản, quy định mới nhất trong cơng tác tài chính-kế tốn.
- Cơng tác kế tốn có sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng, khơng có sự kiêm nhiệm giữa kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ;
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và theo mẫu biểu quy định;
- Việc thực hiện các nghiệp vụ thu/chi đều có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo;
- Công tác kiểm tra, đối chiếu giữa tài sản thực tế với sổ sách chi tiết được
thực hiện thường xuyên tại đơn vị;
- Công tác đối chiếu số liệu giữa Nhà trường với Kho bạc Nhà nước, với
Ngân hàng được thực hiện tương đối tốt;
- Chương trình phần mềm sử dụng tại đơn vị hỗ trợ rất lớn cho quá trình
nhập liệu, đảm bảo được tính bảo mật cao, xác định trách nhiệm của cá nhân thực
hiện, sổ sách và báo cáo kết xuất từ chương trình nhanh chóng, kịp thời.
- Chứng từ sau khi xử lý được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, tìm kiếm.
* Những hạn chế cịn tồn tại:
- Chưa có bộ phận chuyên trách kiểm tra một cách thường xuyên sổ sách kế tốn, q trình nhập liệu của từng kế toán phần hành cũng như chứng kiến việc kiểm kê quỹ ở phòng Kế hoạch tài chính;
- Các chứng từ thu/chi sau khi sắp xếp theo thứ tự từng tháng sẽ chuyển cho
thầy Phó Hiệu trưởng rà sốt lại xem chứng từ có được lập hợp pháp, hợp lệ và
đúng quy chế hay không. Tuy nhiên, do số lượng chứng từ phát sinh trong tháng tương đối nhiều, thầy Phó Hiệu trưởng lại quản lý nhiều hoạt động khác của trường
nên chứng từ thường tồn đọng, nhiều khoản chi sai cách mấy tháng mới phát hiện
gây khó khăn cho việc thu hồi và điều chỉnh bổ sung. Chẳng hạn khoản chi tiền viết
giáo trình mơn Triết cho thầy Nguyễn Văn A vào tháng 3, nhưng đến tháng 9 mới
phát hiện khoản chi này không hợp lệ theo quy định của Nhà nước.
- Các thủ tục thanh tốn thơng dụng chưa được thiết lập bằng văn bản hay
quy trình, các mẫu biểu chưa được phổ biến rộng rãi gây khó khăn cho CBVC khi
liên hệ cơng tác với phịng Kế hoạch tài chính;
Nhận xét về cơ chế kiểm sốt cơng tác mua sắm vật tư-thiết bị:
* Ưu điểm:
- Công tác mua sắm tài sản tại đơn vị đảm bảo được tính độc lập giữa các
chức năng như chức năng yêu cầu mua hàng, chức năng phê duyệt, chức năng thực hiện, chức năng ghi sổ và chức năng quản lý tài sản.
- Các nghiệp vụ mua hàng đều được lập chứng từ đầy đủ, biểu mẫu thống
nhất và có sự xét duyệt của các cấp lãnh đạo liên quan. Chứng từ được chuyển ngay cho phịng Kế hoạch tài chính khi nghiệp vụ hoàn thành, đảm bảo ghi chép kịp thời các tài sản mua sắm đã bàn giao đưa vào sử dụng.
- Chính sách lựa chọn ít nhất 03 nhà cung cấp nhằm đảm bảo lựa chọn được mức giá hợp lý và có tính cạnh tranh.
- Trước khi tiến hành mua sắm tài sản, hàng năm đơn vị đều tiến hành lập
dự toán đảm bảo hàng mua về đúng dự toán, phù hợp với nhu cầu hoạt động của
đơn vị, là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trong đơn vị. * Những hạn chế cịn tồn tại:
- Cơng tác nghiệm thu tài sản mặc dù có sự chứng kiến của nhiều bên nhưng chưa có sự tham gia của cán bộ có chun mơn về tài sản mua về, do đó, chưa đảm bảo tính khách quan về tình trạng, chất lượng của tài sản.
- Công tác nghiệm thu đối với tài sản có giá trị nhỏ chưa được chú trọng.
Một số tài sản giao về cho từng Khoa/phòng ban chỉ sử dụng trong thời gian ngắn
đã bị hư hỏng như micro, một số trang thiết bị sử dụng đã lâu, bị hư hỏng nhưng
chậm thay thế như màn máy chiếu, hệ thống âm thanh...
- Một thực trạng hiện nay là Nhà trường cấp phát micro và máy chiếu về cho từng Khoa tự quản lý. Khi giảng viên lên lớp, sinh viên sẽ về khoa mượn micro và máy chiếu gây mất trật tự ở khu làm việc và mỗi khoa phải cử một CBGD ở lại trực gây lãng phí nguồn nhân lực.
Nhận xét về cơ chế kiểm sốt cơng tác giảng dạy:
- Công tác đăng ký môn học được thực hiện linh hoạt qua mạng, làm giảm tải cơng việc cho nhân viên phịng Đào tạo;
- Các biểu mẫu được thiết kế phù hợp, xác lập kịp thời và ký duyệt đầy đủ khi có vấn đề phát sinh;
- Công tác lập kế hoạch giảng dạy và xếp thời khóa biểu được thực hiện khá nhịp nhàng giữa Phòng Đào tạo và các Khoa, giữa các phịng ban và Khoa có sự hỗ trợ lẫn nhau khá hiệu quả;
- Công tác kiểm tra, giám sát giờ giảng, báo nghỉ, dạy bù được phòng Thanh
tra thực hiện khá nghiêm ngặt. Căn cứ vào thời khóa biểu do phịng Đào tạo gửi
xuống, hàng ngày, các cán bộ phòng Thanh tra sẽ tiến hành kiểm tra việc thực hiện
thời khóa biểu giảng dạy của từng giảng viên căn cứ vào giảng đường được bố trí,
tiết bắt đầu, tiết kết thúc;
- Công tác xử lý vi phạm đối với giảng viên bỏ tiết, đi trễ về sớm đều được phòng Thanh tra ghi nhận và cuối tuần tổng hợp chuyển về các Khoa. Những trường hợp có lý do chính đáng sẽ được u cầu làm giải trình, các trường hợp vi phạm sẽ được tổng hợp danh sách chuyển cho phòng Tổ chức cán bộ làm căn cứ để bình xét thi đua và tùy mức độ vi phạm sẽ có biện pháp xử lý thích hợp;
- Việc kiểm tra chéo cũng được thực hiện giữa các giảng viên thơng qua hình thức dự giờ, giảng thử hay tham dự các buổi báo cáo chuyên đề;
- Công tác quản lý về điểm, thời khóa biểu được hỗ trợ bởi phần mềm tin
học, có sự bảo mật cao với sự phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa và phải đăng nhập tên, mật khẩu của người sử dụng.
* Những hạn chế cịn tồn tại:
- Cơng tác quản lý chương trình, đề cương, bài giảng chưa được bộ môn
giám sát chặt chẽ dẫn đến tình trạng một số giảng viên không đầu tư vào chất lượng
bài giảng, dạy khác với đề cương đã duyệt, cắt xén bớt chương trình dạy...làm ảnh
hưởng đến chất lượng đào tạo của Nhà trường;
- Phịng Thanh tra chưa kiểm sốt được việc giảng viên đã báo nghỉ có dạy đủ số tiết đã nghỉ hay không.
2.3.2.4. Thông tin và truyền thông
* Ưu điểm:
- Việc thu thập và quản lý thông tin được nhà trường thực hiện khá hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán đảm bảo cung cấp các báo cáo trung thực và đáng tin
cậy. Các thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị được tiếp nhận đầy đủ, có sự minh chứng về tính chính xác.
* Những hạn chế cịn tồn tại:
- Với cơng nghệ thông tin hiện đại như ngày nay, các thông tin bên trong có lẽ sẽ được xử lý một cách hữu hiệu và hiệu quả thông qua hệ thống mạng nội bộ của trường, tuy nhiên, nhiều công văn, thông báo tại đơn vị vẫn được truyền dưới dạng
tệp giấy và dán tại bảng thông báo của mỗi Khoa/phịng ban. Điều này có thể ảnh
hưởng đến tính kịp thời của thơng tin, gây khó khăn cho quá trình tiếp cận trong
một số trường hợp CBVC đi công tác, đi giảng ở tỉnh ít có thời gian lên trường.
- Các thông tin về mục tiêu chất lượng tại đơn vị chưa được truyền đạt rộng
rãi đến toàn thể CBVC. Vì vậy, hầu như CBVC chỉ có ý thức về hồn thành trách
nhiệm theo nhiệm vụ được phân cơng hơn là hướng về mục tiêu chung của đơn vị; - Ngoài ra, mẫu biểu, chứng từ mặc dù đã được ban hành nhưng vẫn lưu ở bộ
phận chuyên trách chưa được phổ biến rộng rãi trong đội ngũ nhân viên, nhiều quy
trình làm việc chưa được mọi người nắm bắt kịp thời làm ảnh hưởng đến kết quả
cơng việc, ví dụ như Quy trình Nghiên cứu khoa học, Quy trình biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo. Do vậy, việc nâng cao hiệu quả của công tác truyền thông là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách của nhà trường hiện nay.
2.3.2.5. Giám sát
*Ưu điểm:
- Hoạt động giám sát được tổ chức thực hiện tại đơn vị thông qua công tác
giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ như kiểm kê tài sản, đối chiếu định kỳ giữa số liệu thực tế và sổ sách, kiểm toán nội bộ thường niên.
*Những hạn chế còn tồn tại:
- Thực trạng hiện nay, phòng Thanh tra giáo dục chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động đào tạo, Ban Thanh tra nhân dân định kỳ mỗi năm mới tiến hành thanh, kiểm tra về tài chính, về quản lý tài sản... theo yêu cầu của Ban Giám hiệu hoặc khi có khiếu nại, tố cáo. Điều này làm mất tác dụng của công tác giám sát thường xuyên nhằm phát hiện gian lận, sai sót xảy ra trong tất cả hoạt động. Chẳng hạn như một năm Ban Thanh tra nhân dân mới tiến hành kiểm tra tài chính nội bộ một lần. Khi phát hiện số dư tiền gửi loại không kỳ hạn khá lớn, kéo dài nhiều ngày. Nếu có sự kiểm tra thường xuyên thì sẽ phải yêu cầu phòng Kế hoạch tài chính chuyển sang loại tiền gửi có kỳ hạn để hưởng lãi ngay, nhưng vì kiểm tra vào cuối năm nên vấn đề này chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở rút kinh nghiệm mà khơng có biện