3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2.1. Giải pháp liên quan đến các yếu tố của hệ thống KSNB
3.2.1.1. Mơi trường kiểm sốt
(1) Xây dựng mơi trường giáo dục chú trọng đến tính chính trực và các giá
Nhà trường cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức và tinh thần tự giác cho CBVC để đạo đức trở thành một nét văn hóa của đơn vị, trở thành “pháp luật tối đa” thấm nhuần trong tư tưởng mỗi người. Chẳng hạn như:
Nêu gương điển hình người tốt việc tốt trong ngày hội truyền thống,
các buổi họp mặt để CBVC cảm thấy tự hào về truyền thống tốt đẹp của đơn vị, từ
đó ra sức giữ gìn và phát huy;
Phát động phong trào “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ
Chí Minh” một cách thường xuyên và liên tục, từ đó vận dụng chúng trong cuộc
sống hàng ngày, trong công việc;
Xây dựng các chương trình hành động về “xây dựng nhà trường văn hóa, nhà giáo mẫu mực, sinh viên thanh lịch”, các chương trình về phịng chống tham nhũng, tiêu cực trong thi cử, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;
Dán các biểu ngữ chứa thơng điệp về tính trung thực và các giá trị
đạo đức ở hội trường, ở nơi làm việc.
(2) Thể chế hóa các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Nhà trường cần thể chế hóa các quy định về tính chính trực và các giá trị đạo
đức trong đơn vị thành những quy tắc ứng xử làm cơ sở cho CBVC có hành vi cư
xử phù hợp với những giá trị mà Nhà trường mong muốn đạt được. Bộ Quy tắc ứng xử có thể được soạn thảo dựa trên nền tảng của Luật Viên chức, Luật cán bộ cơng chức, Luật phịng, chống tham nhũng, Luật Giáo dục Đại học, Quy định về đạo đức
nhà giáo…, trong đó, cụ thể hóa thành các quy định về văn hóa ứng xử-giao tiếp
trong nhà trường, nơi công cộng hoặc trong gia đình hay những cam kết về đạo đức;
đặc biệt là quy định các biện pháp xử lý thích đáng cho những hành vi vi phạm.
Thông qua Bộ quy tắc ứng xử, mọi thành viên trong tổ chức (kể cả CBVC và sinh
viên) có thể nhìn vào đó mà điều chỉnh bản thân, giúp họ định hướng và tìm ra cách thức ứng xử đúng nhất trong hoạt động hàng ngày, ngay cả trong những tình huống phức tạp có thể gây tổn hại đến giá trị đạo đức.
Quy định phạm vi và đối tượng áp dụng cũng như mục đích ban hành Bộ Quy tắc ứng xử của Nhà trường.
Quy định các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử mà CBVC
trong Nhà trường cần đạt được như: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, lối sống tác phong cũng như văn hóa ứng xử với cơ quan Nhà nước, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với sinh viên hay với đối tác bên ngoài...
Quy định về các hành vi được khuyến khích và các hành vi bị
nghiêm cấm
Hướng dẫn các phương thức thông tin, báo cáo và cách giải quyết các vướng mắc liên quan đến đạo đức.
Quy định các chuẩn mực đạo đức và các hành vi ứng xử mà sinh
viên Nhà trường cần đạt được nhằm tạo môi trường giáo dục lành mạnh, trong sáng và thân thiện.
Quy định các biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm.
(3) Thu hút, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ giảng dạy
Về ngắn hạn:
Mời giảng viên nước ngoài hoặc các chuyên gia giàu kinh nghiệm
tập huấn ngắn hạn hay báo cáo chuyên đề để gắn kết giữa giảng dạy lý thuyết và
thực tế cho các giảng viên cơ hữu học hỏi kinh nghiệm và cập nhật kiến thức;
Xây dựng chính sách riêng để thu hút giảng viên giàu kinh nghiệm, có chun mơn giỏi, khả năng giảng dạy và nghiên cứu tốt về làm việc tại Khoa. Chính sách riêng này có thể là chính sách về nhà ở, hỗ trợ việc tiếp tục học tập nâng
cao trình độ chuyên môn, hỗ trợ tài chính mang tính cạnh tranh với các đơn vị
khác...
Giữ lại sinh viên xuất sắc để bổ sung cho đội ngũ giảng viên.
Khuyến khích các giảng viên, nhất là các giảng viên lâu năm, nâng
cao trình độ ngoại ngữ để có thể đọc và nghiên cứu tài liệu của nước ngoài làm
Tăng cường mối quan hệ hợp tác với các trường đại học trên thế giới
nhằm tạo nguồn học bổng để các giảng viên đi học tập và nâng cao trình độ ở các
nước phát triển nhằm tiếp thu khoa học-công nghệ tiên tiến trên thế giới.
Phối hợp với các trường cùng ngành chia sẻ nguồn lực và hợp tác nghiên cứu khoa học.
Khuyến khích các khoa xây dựng bộ giáo trình chuẩn, sử dụng thống nhất cho ngành.
(4) Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ phòng ban.
Cán bộ phòng ban là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho công tác dạy và học
được thơng suốt, do đó, năng lực và kỹ năng của cán bộ phòng ban cũng phải
thường xuyên được trau dồi. Do đó, Nhà trường cần:
Mở các lớp bồi dưỡng về ngoại ngữ, tin học, phần mềm quản lý; Phát động các cuộc thi về chuyên môn nghiệp vụ nhằm tạo sân chơi bổ ích, phát huy tính sáng tạo, nâng cao kỹ năng tay nghề;
Nhà trường cần bố trí thời gian, hỗ trợ kinh phí để các cán bộ phịng ban có thể tiếp cận với các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ, các lớp triển khai về chính sách pháp luật, chế độ hành chính, kế tốn;
Khuyến khích, động viên cán bộ phòng ban tự học tập, tự rèn luyện, trau dồi chuyên môn;
Mạnh dạn đưa những cán bộ không đủ năng lực ra khỏi biên chế để
thay thế bằng những cán bộ đủ năng lực. Điều này sẽ tạo động lực để họ cố gắng
rèn luyện, nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ đáp ứng nhiệm vụ mà trường giao phó.
(5) Nâng cao nhận thức cho CBVC trong công tác đánh giá và tự đánh giá.
CBVC cần có thái độ trung thực, trong sáng khi đánh giá bản thân; công tâm, vô tư khi đánh giá người khác, nhất là phải có hiểu biết về cơng việc, nhiệm vụ của người mà mình đánh giá. Điều này cần được quy định cụ thể trong Bộ Quy tắc ứng xử của Nhà trường và yêu cầu CBVC cam kết thực hiện.
Nhà trường cần xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc sao cho
phù hợp với từng đối tượng CBVC. Công tác đánh giá CBVC phải lấy hiệu quả
công việc thực tế làm thước đo chủ yếu. Do đó, khi xây dựng các tiêu chí đánh giá ngồi các yếu tố định tính (như trình độ, năng lực, tư duy…) thì cần bổ sung những
yếu tố định lượng (như về khối lượng công việc, thời gian hồn thành cơng việc,
những giải pháp sáng tạo trong công việc …). Nhà trường có thể xây dựng các tiêu chí dựa trên đánh giá theo KPI (Key performance indicators – Chỉ số đánh giá thực
hiện công việc). Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện
công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm
trong Bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện cơng việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn. (Phụ lục 3.1 – Thang điểm đánh giá giảng viên theo KPI)
(7) Xây dựng cơ chế khen thưởng dựa trên cơ sở hồn thành cơng việc.
Việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá mức độ cơng việc mang tính định
lượng cao, có thể đo lường cụ thể nên việc khen thưởng có thể dựa trên kết quả
đánh giá theo KPI, xây dựng mức khung bao nhiêu điểm, bao nhiêu phần trăm sẽ hoàn thành nhiệm vụ, dẫn đến xóa bỏ dần cơ chế khen thưởng thơng qua bình bầu hoặc bỏ phiếu kín.
Ngồi ra, Nhà trường cần thống nhất đưa ra các hình thức xử lý CBVC
khơng hồn thành nhiệm vụ hoặc có dấu hiệu tiêu cực khi đánh giá như khiển trách, cảnh cáo, chế tài...Chỉ có như thế CBVC mới có tinh thần trách nhiệm, cố gắng tự
phấn đấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đáp ứng tốt hơn cho cơng việc Nhà trường
giao phó.
(8) Thành lập Ban Thanh tra chuyên trách trong cơ cấu tổ chức của đơn vị
Nhà trường nên có kế hoạch cơ cấu lại phòng Thanh tra giáo dục để thiết lập
Ban Thanh tra chuyên trách đóng vai trị như một bộ phận kiểm toán nội bộ làm
nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị chứ khơng riêng gì hoạt động giáo dục và đào tạo như hiện nay. Ban Thanh tra chuyên trách có thể chia thành 3
Tiểu ban phụ trách về công tác giáo dục và đào tạo: Kiểm tra
việc thực hiện hoạt động giảng dạy, soạn bài giảng, giáo trình và tài liệu tham khảo
chuyên ngành đào tạo; kiểm tra việc tổ chức đánh giá kết quả học tập và rèn luyện,
thi, kiểm tra học phần, thi tốt nghiệp... Tiểu ban phụ trách về giáo dục và đào tạo sẽ sử dụng lại nhân sự của phòng Thanh tra giáo dục (4 cán bộ)
Tiểu ban phụ trách về công tác quản lý: Kiểm tra việc thực hiện
quy chế, chính sách pháp luật, điều lệ ở đơn vị; hoàn thiện văn bản tạo hành lang
pháp lý cho tổ chức và giám sát thủ tục kiểm soát hoạt động của nhà trường. Tiểu
ban phụ trách về công tác quản lý sẽ điều chuyển một cán bộ từ phịng Hành chính tổng hợp và một cán bộ từ phòng Quản lý chất lượng (2 cán bộ)
Tiểu ban phụ trách về công tác tài chính: Kiểm tra sự tuân thủ
các nguyên tắc kế tốn, chính sách thuế; sự trung thực và hợp lý của việc báo cáo các thơng tin tài chính; sự hiệu quả của việc sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước, nguồn thu sự nghiệp, nguồn viện trợ, tham mưu cho Ban Giám hiệu các vấn đề tài chính. Tiểu ban phụ trách về tài chính sẽ điều chuyển một cán bộ giảng dạy ở Khoa Kinh tế và tuyển dụng một nhân sự có chun mơn về quản trị rủi ro (2 cán bộ)
Việc tồn tại độc lập của bộ phận này sẽ giúp đơn vị thực hiện thường xuyên công tác thanh kiểm tra nội bộ, kịp thời phát hiện sai phạm nhằm có biện pháp xử
lý, chấn chỉnh kịp thời. Để có được nguồn nhân sự có chất lượng đảm trách nhiệm
vụ này, Nhà trường cần có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự và có sự hỗ trợ về
kinh phí và thời gian để CBVC có thể tham gia các lớp đào tạo, huấn luyện về
chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ hiệu quả cho công tác này.
3.2.1.2. Đánh giá rủi ro
(1)Tổ chức công tác quản trị rủi ro như một chức năng hoạt động của đơn vị.
Hiện nay công tác quản trị rủi ro ở Nhà trường cịn khá thơ sơ, một phần là do đặc điểm hoạt động của đơn vị ít tồn tại những rủi ro, chủ yếu là đào tạo theo chỉ
tiêu của Bộ Giáo dục và Đào tạo; hai là thiếu nguồn nhân lực có chun mơn về
lĩnh vực quản trị rủi ro. Tuy nhiên, cùng với sự cạnh tranh gay gắt của tiến trình hội
những rủi ro đơn vị gặp phải là không nhỏ. Do đó, Ban lãnh đạo cần chú trọng và đề cao công tác quản trị rủi ro nhằm giúp đơn vị có cái nhìn tổng thể, tồn diện hơn về rủi ro trong mọi mặt hoạt động của đơn vị.
(2) Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ở các mặt hoạt động của đơn vị.
Trước khi thực hiện một mục tiêu, một chiến lược nào đó, Ban lãnh đạo nên
tổ chức họp bàn với những người có liên quan để cùng trao đổi để đưa ra danh sách tất cả những rủi ro đơn vị có thể gặp phải. Những rủi ro này có thể đến từ các yếu tố nội tại của đơn vị hay từ những yếu tố của môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngồi. Chẳng hạn như:
Yếu tố bên trong
Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết của CBVC trong nội bộ trường: Một khi có sự thiếu đồn kết trong trường sẽ dẫn đến tình trạng chia rẽ nội bộ, bao che cho
những người thuộc phe mình, vùi dập những người thuộc phe khác...từ đó ảnh
hưởng đến mơi trường làm việc, học tập, nghiên cứu và trực tiếp ảnh hưởng đến
việc thực hiện các mục tiêu của nhà trường.
Rủi ro từ sự thông đồng của một số cá nhân: Khi có sự thơng đồng
của một vài cá nhân thuộc một khâu của một quy trình thì rủi ro gian lận rất khó bị phát hiện nếu khơng có sự kiểm tra, giám sát thường xuyên của một bên độc lập.
Rủi ro từ sự hạn chế về năng lực của CBVC: Việc một số giảng viên chạy theo năng suất không đầu tư hết tâm sức vào việc nghiên cứu, đổi mới phương
pháp giảng dạy làm cho sinh viên thụ động, kết quả học tập không đảm bảo; hay
việc một số CBVC không đủ trình độ ngoại ngữ để đọc sách, đọc tài liệu nước
ngoài sẽ là một trở ngại rất lớn cho việc tiếp thu cái hay, cập nhật cái mới, cái tiến bộ của khoa học-cơng nghệ trên thế giới. Và khi đó, giáo trình, bài giảng của giảng viên chẳng mấy chốc sẽ bị lỗi thời, đi sau thời đại... Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đào tạo của Nhà trường.
Rủi ro từ công tác kế tốn: Trong q trình xử lý nghiệp vụ, nhân viên kế tốn hoặc vơ tình hoặc cố ý hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán sẽ làm
ảnh hưởng đến sổ sách và các báo cáo tài chính, thậm chí gây tổn hại đến tài sản của đơn vị hoặc mất uy tín của Nhà trường.
Rủi ro từ các chính sách nhân sự của Nhà trường: Chế độ đãi ngộ,
phúc lợi, khen thưởng khơng tốt là những ngun nhân khiến nhiều CBVC có trình độ, giàu kinh nghiệm chuyển đến nơi có điều kiện làm việc tốt hơn.
Yếu tố bên ngoài
Rủi ro do sự thay đổi mơi trường chính trị, chính sách pháp luật, chế độ tài chính;
Rủi ro do sự thay đổi thị hiếu của người học, khơng cịn chuộng
khối ngành Kỹ thuật; hay chiến lược quảng bá, giới thiệu ngành đào tạo mới chưa
hiệu quả là những nguyên nhân khiến cho trường không tuyển sinh đủ chỉ tiêu Bộ Giáo dục và Đào tạo đưa xuống.
(3) Xây dựng trình tự đánh giá rủi ro kết hợp với các kỹ thuật phù hợp.
Trên cơ sở những rủi ro đã nhận diện, đơn vị tiến hành việc đánh giá rủi ro qua các bước sau:
Ước lượng mức độ ảnh hưởng của rủi ro và khả năng rủi ro xảy ra;
Lựa chọn các nhân tố chủ yếu và sắp xếp thứ tự ưu tiên thông qua
việc chấm điểm theo nguyên tắc mức độ ảnh hưởng và khả năng rủi ro xảy ra càng
lớn thì điểm càng cao;
Đánh giá rủi ro qua sự kết hợp mức độ ảnh hưởng của rủi ro và khả
năng xảy ra của rủi ro
BẢNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Bộ phận (hoạt động)...............
STT Rủi ro Điểm cho mức
độ ảnh hưởng
Điểm cho khả
năng xảy ra
Tổng điểm rủi ro
Các kỹ thuật và cơng cụ đơn vị có thể sử dụng để đánh giá và phân tích rủi ro như: ma trận xác suất, mô phỏng, cây quyết định...
(4) Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp
Sau khi đã nắm được những rủi ro có thể tác động xấu đến hoạt động của
đơn vị thì tùy loại rủi ro mà đơn vị có các biện pháp xử lý khác nhau, tuy nhiên, dù lựa chọn biện pháp nào cũng cần có sự cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được. Ban Giám hiệu có thể lựa chọn các cách sau để đối phó với rủi ro:
- Né tránh rủi ro: Là việc khơng thực hiện các cơng việc có thể gây
ra rủi ro. Phương pháp này có ưu điểm là có thể tránh được tất cả các rủi ro, nhưng
chính việc khơng thực hiện các công việc để tránh rủi ro lại đồng nghĩa với việc
đánh mất một số cơ hội. Nếu khơng có bước nhận diện và đánh giá rủi ro, Nhà