- Ban Giám Hiệu: Gồm một Hiệu trưởng và các Hiệu phó.
Hiệu trưởng: Là người đại diện theo pháp luật của Nhà trường, chịu trách nhiệm điều hành, quản lý chung các hoạt động, xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, quản lý bộ máy hoạt động của nhà trường theo các quy định của pháp luật, điều lệ trường, các quy định của cơ quan chủ quản.
Hiệu phó: giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của trường, phụ trách một số lĩnh vực theo sự phân công của Hiệu trưởng, tham mưu cho Hiệu trưởng về kế hoạch, chiến lược phát triển, giải quyết các công việc được giao.
- Hội đồng trường, Ban chấp hành cơng đồn, Hội đồng khoa học và đào tạo, Đoàn thanh niên có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, các hoạt động đoàn thể, chăm lo đời sống CBVC, NLĐ, phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ của trường và hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Phịng Tổ chức- Hành Chính: Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực liên quan đến: văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ, tổ chức sự kiện, tiếp khách đến công tác, thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự trong Trường, phụ trách công tác thi đua khen thưởng. Đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu
trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác đồng thời giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự, lập bảng lương.
- Phịng Kế Hoạch - Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng phương hướng, biện pháp, qui chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn sao cho hiệu quả, đúng qui chế. Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài Trường. Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế độ tài chính. Thực hiện cơng tác lập dự tốn, lập các báo cáo tình hình tài chính theo quy định.
- Phịng Đào tạo: Phịng Đào tạo có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, quản lí, tổ chức, triển khai thực hiện cơng tác đào tạo, bao gồm xây dựng mục tiêu, kế hoạch, chương trình đào tạo, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ và quy định của Trường đã ban hành. Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu và đề xuất với Ban Giám hiệu về các mục tiêu và định hướng phát triển các trình độ và loại hình đào tạo, cơ cấu ngành nghề, chương trình đào tạo và các nguồn lực phục vụ đào tạo. Tổ chức tuyển sinh các bậc đào tạo, quản lý in ấn, cấp phát bằng theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo.
- Phịng khảo thí: Thực hiện cơng tác quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các cơng tác khảo thí, cơng tác đánh giá và đảm bảo chất lượng của nhà trường. Tổ chức xây dựng và quản lý ngân hàng đề thi, câu hỏi thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp của các bậc, hệ đào tạo của trường, thực hiện công tác quản lý, lưu trữ và bảo mật đề thi, bài thi, điểm thi theo quy định.
- Phòng thiết bị - vật tư: Thực hiện công tác quản lý tài sản, vật tư, công tác kiểm kê và thanh lý tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng hàng năm. Tổ chức quản lý việc mua sắm tài sản, vật tư và tài sản khác phục vụ đào tạo tại Trường. Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng và triển khai các dự án đầu tư trang thiết bị của Trường. Quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc, vật tư phục vụ cơng tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường.
- Phịng quản lý sinh viên: thực hiện cơng tác quản lý công tác sinh viên, giải quyết các vấn đề liên quan đến học bổng, khen thưởng, kỷ luật sinh viên, tư vấn sinh viên về học tập, đời sống, chỗ ở, việc làm, quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú trong thời gian học tập tại Trường. Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giáo dục tư tưởng, đạo đức cho sinh viên.
- Phòng Quản trị dịch vụ: Thực hiện công tác quản lý cơ sở hạ tầng tại trường, quản lý công tác phục vụ bao gồm: cảnh quan, vệ sinh mơi trường, mua văn phịng phẩm, nước uống, sửa chữa điện, nước, quản lý và giám sát việc sửa chữa thường xun các cơng trình nhà cửa - vật kiến trúc, quản lý sửa chữa tài sản, công cụ và vật liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập và công tác chuyên môn tại trường. Lập kế hoạch, giám sát sửa chữa nhỏ nhằm duy trì chức năng, chống xuống cấp cơ sở hạ tầng.
- Phòng hợp tác quốc tế: Thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế, tổ chức hội thảo khoa học quốc gia, quốc tế, tổ chức tuyển sinh và đào tạo các chương trình hợp tác quốc tế. Lập kế hoạch và triển khai công tác nghiên cứu khoa học trong toàn Trường. Đẩy mạnh chương trình hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, tham gia chuyển giao công nghệ, thuê mướn chuyên gia phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
- Phịng Thanh tra pháp chế: Thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động của cán bộ, nhân viên, giảng viên và học sinh tại trường nhằm đảm bảo việc thực thi đúng quy định của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích của tổ chức và cá nhân. Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác đào tạo và quản lý theo đúng quy định của Nhà nước, phát hiện và phản ánh kịp thời những biểu hiện tiêu cực trong công tác giảng dạy và hoạt động chuyên môn.
- Các Khoa, bộ môn: Tổ chức xây dựng chương trình đào tạo cho các ngành thuộc khoa đào tạo, tổ chức thực hiện quy trình đào tạo cao đẳng, tổng hợp kế hoạch của các bộ môn thuộc khoa, phối hợp với phòng TC-HC lập kế hoạch xin tuyển dụng, bổ sung, bồi dưỡng cán bộ giảng dạy, các công chức khác để báo cáo. Phối
hợp với phòng Đào tạo thực hiện công tác quản lý giảng viên và đề xuất định hướng, chương trình đào tạo. Phối hợp và tạo điều kiện để các tổ chức cơng đồn, Đoàn Thanh niên trong khoa thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của các tổ chức đó.
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)