2.5 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các trường cao đẳng cơng lập trên
2.5.2.4 Thông tin truyền thông
Hệ thống thông tin bao gồm thông tin nội bộ và thơng tin bên ngồi trường. Thông tin được thể hiện dưới dạng văn bản, chứng từ và các thông tin khác thông qua mail nội bộ. Theo ý kiến đánh giá nhận được thì thơng tin truyền thơng tại các trường khá tốt. Nhà trường thường xuyên tiếp nhận thơng tin từ đối tượng bên ngồi như: phụ huynh, đối tác làm việc, các nhà tuyển dụng để có thể kịp thời điều chỉnh các sai sót nhằm hồn thiện tốt hơn hệ thống KSNB. Các thông tin tiếp nhận được xác minh rõ ràng trước khi được công khai rộng rãi cho toàn thể CBVC và đối tượng bên ngoài.
Hiện nay, hầu hết các trường đều sử dụng việc truyền tải thông tin qua hệ thống thông tin điện tử Egov. Các thông báo, lịch làm việc đều được cập nhật kịp thời giúp CBVC, NLĐ được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để thực hiện nhiệm vụ của mình và báo cáo kết quả cho cấp trên.
Ngày nay, khi công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển, mỗi trường đều thiết kế riêng cho mình những địa chỉ website, trên đó có thể đăng tải các thơng tin cần thiết về trường, về thông báo dành cho sinh viên và CBVC, là kênh trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài. Tuy nhiên, khi tác giả truy cập vào trang website của các trường thì các trường lại khơng quan tâm đến việc cập nhật thông tin thường xuyên và kịp thời trên website, rất nhiều trường, các thông tin trên website đều bỏ trống nhưng chưa đưa ra phương án hoàn thiện.
Nhà trường có thiết lập các kênh truyền thông để sinh viên, phụ huynh có thể đóng góp ý kiến về chất lượng đào tạo, chất lượng giảng dạy của giảng viên
bằng hình thức: thùng thư góp ý, tuy nhiên cơng tác thực hiện chưa mang lại hiệu quả, chưa có báo cáo về kết quả thu thập từ thùng thư góp ý.
Chưa có kênh thơng tin riêng biệt như đường dây nóng để giải đáp các thắc mắc của sinh viên, phụ huynh hay sinh viên, nhân viên, giảng viên có thể thơng báo các thơng tin kịp thời nhất.
Thơng tin cịn dựa vào hình thức truyền miệng mà chưa cụ thể hóa bằng văn bản dẫn đến trường hợp bị sai lệch khi truyền nhiều bộ phận khác nhau trong quá trình xử lý cơng việc.
Bảng 2.10 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin truyền thông
Về thông tin truyền thông N
Gía trị nhỏ nhất Gía trị lớn nhất Giá trị trung bình Phương sai
TT1: Nhà trường thường xuyên tiếp nhận thơng tin từ bên ngồi (phản hồi của doanh nghiệp, phản hồi của phụ huynh học sinh, của xã hội về chất lượng đào tạo của Nhà trường)
100 4 5 4.47 .502
TT2: Thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác, đầy đủ, xác minh trước khi được công khai rộng rãi.
100 3 5 3.77 .649
TT3: Tất cả CBVC, NLĐ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để thực hiện nhiệm vụ của mình
100 4 5 4.47 .502
TT4: Các thông tin về kết quả hoạt động có được báo cáo kịp thời cho các nhà quản lý
100 4 5 4.47 .502
TT5: Nhà trường thiết lập kênh truyền thơng để mọi nhân viên có thể báo cáo những sai phạm họ phát hiện
100 3 5 3.77 .649
TT6: Nhà trường có thiết lập kênh truyền thơng để sinh viên, phụ huynh có thể đóng góp ý kiến về chất lượng đào tạo, chất lượng giảng dạy của giảng viên.
100 3 5 3.77 .649
TT7: Có kênh thơng tin riêng biệt (đường dây nóng) để phản hồi thơng tin không
hiệu quả 100 2 5 3.33 .943
2.5.2.5 Giám sát.
Qua kết quả khảo sát và tình hình thực tế tại các trường cao đẳng công lập, ta nhận thấy các hoạt động giám sát được thực hiện tương đối chặt chẻ. Các trường đều có bộ phận Thanh tra pháp chế chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động chung của toàn trường như thực hiện đúng giờ giấc, nội quy của nhà trường. Tuy nhiên, việc giám sát chỉ chú trọng đến giảng viên, cịn đối với nhân viên ít được coi trọng, vẫn tồn tại tình trạng làm việc riêng trong giờ làm việc gây ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất làm việc. BGH thường xuyên tổ chức các cuộc họp để các phịng ban báo cáo về tình hình hoạt động diễn ra tại đơn vị. Mỗi kỳ, BGH đều có kiểm tra chất lượng giảng dạy của giáo viên thông qua việc dự giờ, tuy nhiên việc dự giờ thường được thông báo trước nên việc đánh giá khơng cịn mang tính khách quan. Quy trình làm việc tại các phòng ban cịn mang tính độc lập, phần việc của ai, người đó tự đảm nhận, khơng có sự giám sát chặt chẻ lẫn nhau để có thể phát hiện sai sót.
Các cơ quan quản lý cấp trên thường xuyên thực hiện các công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tại trường như Kiểm toán Nhà nước hay đơn vị chủ quản. Sau mỗi đợt kiểm tra, giám sốt, Nhà trường ln tìm các biện pháp để khắc phục kịp thời, không để xuất hiện vào những năm sau.
Bảng 2.11 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về giám sát
Về giám sát N Gía trị nhỏ nhất Gía trị lớn nhất Giá trị trung bình Phương sai GS1: Nhà trường có bộ phận phụ trách làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị
100 3 5 3.29 .518
GS2: BGH thường xuyên kiểm tra hoạt
động của các Phòng, Khoa, Tổ. 100 4 5 4.18 .386
GS3: Trưởng phịng, Khoa, Tổ có thường xuyên kiểm tra hoạt động của nhân viên.
100 4 5 4.28 .451
GS4: CBVC và người lao động kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong quá
GS5: Cơ quan Nhà nước thường xuyên giám sát hoạt động của Nhà
trường. 100 4 5 4.30 .461
GS6: Sau đợt giám sát nhà trường ln tìm các biện pháp để khắc phục kịp thời
100 3 5 3.89 .680
(Nguồn: Từ bảng câu hỏi khảo sát và kết quả chạy SPSS)