3.2 Giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các trường cao đẳng
3.2.5 Giải pháp về giám sát
- Hiện nay, các trường vẫn chưa có bộ phận chuyên trách giám sát về hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do đó tại phịng Thanh tra pháp chế cần thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ riêng biệt để giám sát các hoạt động. Bộ phận này phải xây dựng cơ chế giám sát một cách tồn diện, có quy trình, kế hoạch giám sát cụ thể cho mọi công việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân đều được giám sát chặt chẽ. Định kỳ hoặc đột xuất phải tiến hành kiểm tra cơng việc của các phịng ban, các giờ giảng của giảng viên, có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ đạo giải quyết.
- Cần xây dựng quy trình làm việc để các bộ phận có thể giám sát, kiểm tra lẫn nhau khi thực hiện cơng việc. Ví dụ: Phịng TS-ĐT có nhiệm vụ đăng ký học phần, cập nhật cơng nợ cho sinh viên. Phịng KH-TC khi thu tiền học phí cho sinh viên,
kiểm tra lại số tiền một lần nữa rồi mới tiến hành thu tiền. Phòng TS-ĐT kết hợp với khoa, bộ môn theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên, sổ đầu bài... với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng, tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng. P.TC-HC phối hợp với phòng thanh tra pháp chế giám sát và xây dựng quy định xử lý giáo viên, nhân viên vi phạm, có quy chế xử lý như: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, chuyển công tác...
- Để hoạt động giám sát có hiệu quả, cần bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, cơng tác kế tốn cho cán bộ thanh tra.
- Xây dựng sổ tay hệ thống KSNB để mọi người trong đơn vị đều hiểu rõ mục tiêu của hoạt động giám sát, thường xuyên tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau khi thực hiện công việc hằng ngày.
- Cần quan tâm, xây dựng các mẫu lưu trữ hồ sơ thống nhất, được theo dõi trên hệ thống để giúp công tác quản lý hồ sơ, chứng từ hiệu quả, khoa học và tiết kiệm thời gian.