2.5 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các trường cao đẳng cơng lập trên
2.5.2.3 Về hoạt động kiểm soát
Qua kết quả khảo sát và quan sát thì hoạt động kiểm sốt có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng khi thực hiện các hoạt động tại đơn vị. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát được thiết lập chưa được thực hiện một cách nghiêm túc. BGH không thường xuyên đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát, các hoạt động kiểm tra tại đơn vị được thơng báo trước, có sự chuẩn bị do đó khơng cịn tính khách quan.
Các quy trình làm việc chưa được thể chế thành văn bản để toàn thể CBVC nắm và làm căn cứ để thực hiện do đó vẫn cịn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
Do quy mơ của các trường không quá lớn, do đó, khơng có bộ phận kiểm tốn nội bộ kiểm tra lại số liệu tại phịng kế toán nhưng một số đơn vị đã thuê các cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm tra lại số liệu kế toán và thực hiện điều chỉnh cho phù hợp. Nhà trường có xây dựng chính sách ủy quyền và xét duyệt, việc phân cấp,
ủy quyền được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh trường hợp xung đột lợi ích. Tuy nhiên, cơng tác sao lưu và lưu trữ chưa được quan tâm. Phịng kế tốn chứa nhiều dữ liệu quan trọng nhưng các máy tính tại đơn vị lại khơng sử dụng phần mềm diệt vi rút, không thường xuyên copy dữ liệu quan trọng ra ổ đĩa riêng để phòng ngừa rủi ro do mất dữ liệu.
Hiện nay, đối với cơng tác kế tốn đa số các trường sử dụng phần mềm Kế toán Imas và phần mềm hỗ trợ thu học phí để hỗ trợ, tuy nhiên vì đội ngũ cán bộ đa số đã lớn tuổi, ngại học hỏi do đó quy trình xử lý cịn chậm chạp, chưa đáp ứng nhu cầu xử lý công việc. Một điểm đáng chú ý là đối với các phần mềm đang sử dụng như Kế toán Imas, phần mềm quản lý sinh viên, được liên kết dữ liệu của nhiều phòng ban, nhiều nhân viên, tuy nhiên lại không phân quyền rõ ràng cho từng cá nhân để tránh trường hợp dữ liệu bị sửa đổi mà không xác định được nguyên nhân.
Nhà trường thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm kê tài sản, kiểm kê tiền và lập biên bản đầy đủ. Tuy nhiên, quy trình làm việc chưa mang lại hiệu quả cao do thiếu sự hợp tác và phối hợp giữa các phòng ban.
Trong giới hạn của luận văn, tác giả xin đưa ra một số quy trình chủ yếu như sau:
Quy trình lập dự tốn.
Giai đoạn chuẩn bị:
Hằng năm trước ngày 31 tháng 5, Thủ tướng chính phủ ban hành quyết định về lập dự toán Ngân sách Nhà nước năm sau. Căn cứ vào quyết định hoặc chỉ thị của Thủ tướng chính phủ, Bộ Tài chính ban hành thơng tư hướng dẫn về lập dự tốn ngân sách. Phịng Kế hoạch – Tài chính thay mặt BGH gửi thông báo đến các bộ phận liên quan về số liệu cần cung cấp để tiến hành lập các mẫu biểu theo quy định.
Giai đoạn lập dự tốn.
Các phịng ban tiến hành lập dự tốn về các nội dung mà đơn vị mình phụ trách cụ thể như sau:
- Phòng Đào tạo lập dự toán về số lượng sinh viên, chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch và quy mô đào tạo của hệ cao đẳng và trung cấp.
- Phòng Quản trị dịch vụ lập dự toán về mua sắm các vật tư, sửa chữa tài sản. - Phòng Thiết bị - vật tư lập dự toán về mua sắm tài sản cố định.
- Phòng Quản lý Khoa học lập dự toán về nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế.
- Phịng Kế hoạch - tài chính: Kiểm tra, tổng hợp số liệu.
Dựa trên các dữ liệu các phòng ban gửi về, Phòng Kế hoạch- Tài chính sẽ rà sốt, kiểm tra sự chính xác và hợp lý của số liệu sau đó tổng hợp ra báo cáo, mẫu biểu theo quy định.
Giai đoạn theo dõi
Sau khi trình dự tốn và nhận quyết định giao dự toán của cấp trên. Trưởng phịng Kế hoạch-Tài chính sẽ xem xét điều chỉnh dự toán của trường theo kết quả được phê duyệt và thơng báo dự tốn ngân sách đã được giao. Trong quá trình thực hiện, sẽ điều chỉnh số liệu khi cần thiết.
Hầu hết các trường đều lập dự tốn theo mơ hình dự tốn ngân sách từ dưới lên. Chưa có quy trình cụ thể về lập dự toán, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của Kế tốn trưởng, các mẫu biểu cịn trình bày sơ xài, cá nhân tham gia vào việc lập dự tốn cịn hạn chế về trình độ cũng như kỹ năng.
Quy trình tuyển sinh.
Do những thay đổi liên tục từ Bộ Giáo dục và Đào tạo trong công tác tổ chức thi tốt nghiệp và đại học những năm gần đây nên việc chiêu sinh đại học, cao đẳng sẽ có những trở ngại ban đầu cho các nhà tuyển sinh, các trường đào tạo trong cách tư vấn tuyển sinh hiệu quả cũng như thu hút thí sinh và các bậc phụ huynh.
Trong xu hướng chuyển sang cơ chế tự chủ, địi hỏi các trường phải tích cực tuyển sinh để có thể tăng nguồn thu.Với sự cạnh tranh gay gắt của các trường Đại học hiện nay, các trường cao đẳng gặp rất nhiều khó khăn trong cơng tác tuyển sinh. Hàng năm, căn cứ theo thông tư 05/2017/TT-BLĐTBXH ngày 02 tháng 03 năm 2017 quy định quy chế tuyển sinh và xác định chỉ tiêu tuyển sinh trình độ trung cấp, cao đẳng, các trường cao đẳng công lập tiến hành xây dựng quy chế tuyển sinh, thơng báo tuyển sinh trình Ban Giám hiệu phê duyệt. Căn cứ quy chế tuyển sinh,
thông báo tuyển sinh các bậc học hàng năm đã được Ban Giám hiệu phê duyệt để xây dựng Kế hoạch thực hiện tuyển sinh. Các trường hiện nay đầu tư rất nhiều để phục vụ công tác tuyển sinh.Vào khoảng tháng 10 hàng năm, bộ phận tuyển sinh tăng cường công tác tuyên truyền, đến các trường trung học phổ thông khắp cả nước để tư vấn, phát tờ rơi, vào từng lớp học để giới thiệu về trường, áp dụng nhiều chính sách ưu đãi, hỗ trợ học bổng cho học sinh có học lực xuất sắc ở những năm học trung học phổ thông… Các phương án đó được phổ biến rộng rãi trên các trang mạng Internet và đặc biệt ở các kênh tuyển sinh toàn quốc, tạo điều kiện tối đa cho các thí sinh có thể tiếp cận được với những ngành nghề và các trường đào tạo. Các hoạt động về ngày hội tuyển sinh được tổ chức hàng năm để tăng cường hình ảnh và chất lượng của các trường trong mắt HSSV và phụ huynh.
Để công tác tuyển sinh mang lại hiệu quả cao nhân viên tư vấn đóng vai trị hết sức quan trọng. Nhà trường bỏ ra chi phí rất lớn bao gồm chi phí thuê xe, chi phí ăn ở, chi phí in tờ rơi quảng cáo, chi phí mua quà tặng và nhiều chi phí liên quan khác tuy nhiên kết quả tuyển sinh lại không mang lại hiệu quả cao so với chi phí bỏ ra, một số cán bộ nhân viên tham gia làm việc với thái độ đối phó, khơng thực hiện đúng như kế hoạch đề ra. Hàng năm, sau khi lập kế hoạch tuyển sinh có sự xét duyệt của Hiệu trưởng, bộ phận tuyển sinh tạm ứng kinh phí từ bộ phận kế toán. Sau khi kết thúc tuyển sinh, bộ phận tuyển sinh đem chứng từ về phịng kế tốn để thanh tốn. Đa số chứng từ là bảng kê, khơng có hóa đơn đúng theo quy định. Đối với các phần học bổng trao tặng cho học sinh đều khơng có chứng từ để xác minh, số tiền chi ra rất lớn nhưng chưa có căn cứ để xác minh tính minh bạch của số liệu.
Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình:
- Ban Giám hiệu: Đề ra kế hoạch, tiêu chuẩn và quy định trong công tác tuyển sinh.
- Phịng Cơng tác sinh viên: Cung cấp các số liệu cần thiết hỗ trợ công tác tuyển sinh.
- Phòng Tuyển sinh- Đào tạo: Tiếp nhận ý kiến, lập kế hoạch tuyển sinh và bố trí nhân sự tham gia tham gia đi tuyển sinh tại trường và các tỉnh trên cả nước.
- Phịng Kế hoạch – Tài chính: Kiểm tra, thanh tốn các chi phí liên quan đến cơng tác tuyển sinh, thu tiền học phí.
Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là văn bản quy định cấu trúc tổng thể các môn học, kế hoạch lên lớp và các yêu cầu cần đạt được ở mỗi bộ mơn. Chương trình đào tạo được xây dựng để quy định về chương trình giảng dạy, tỷ lệ giữa số tiết lý thuyết và thực hành của mỗi môn học, phương pháp giảng dạy, phương tiện, cơ sở vật chất hỗ trợ, chứng chỉ và văn bằng tốt nghiệp của cơ sở giáo dục đào tạo.
Việc xây dựng chương trình đào tạo có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo tại các trường cao đẳng cơng lập hiện nay. Một chương trình đạo tạo hợp lý là nền tảng để nâng cao chất lượng dạy và học đáp ứng được yêu cầu đổi mới của ngành giáo dục trong thời kỳ phát triển và hội nhập hiện nay.
Thực tiễn các chương trình đào tạo ở các trường hiện nay cho thấy, chương trình đào tạo cịn nghiêng nhiều về lý thuyết chưa chú trọng nhiều đến thực hành, nên chất lượng đào tạo chưa thật sự đáp ứng yêu cầu của thực tiễn tại các doanh nghiệp. Sinh viên hiện nay còn khá bỡ ngỡ khi tiếp cận với điều kiện thực tế, thiếu nhiều kỹ năng nghề nghiệp và kỹ năng mềm như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp…
Hằng năm, chương trình đào tạo được bổ sung, điều chỉnh dựa trên cơ sở văn bản pháp lý, đường lối, định hướng phát triển của xã hội.
Các bộ phận tham gia vào quy trình:
- Ban Giám hiệu: Chỉ đạo, đưa ra định hướng về việc ban hành chương trình đào tạo cho từng ngành học trên cơ sở chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, thẩm định chương trình đào tạo.
- Các khoa: Lập kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo, phân công giảng viên phụ trách xây dựng chương trình chi tiết, kiểm tra, thẩm định chương trình đào tạo.
- Các giảng viên bộ mơn: Biên soạn chương trình chi tiết cho mỗi học phần. - Phịng tuyển sinh đào tạo: Thẩm định chương trình đào tạo, phối hợp với các
khoa tổ chức thực hiện chương trình đào tạo đã được thẩm định để tổ chức việc giảng dạy cho sinh viên.
Quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản
Quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản là các công việc liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị, máy móc và sửa chữa tài sản trong nhà trường.
Tài sản mua sắm và sửa chữa bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vơ hình và các thiết bị, công cụ sử dụng hoạt động chuyên môn tại nhà trường. Hoạt động giám sát tài sản còn nhiều hạn chế do chưa xác định nhu cầu thực sự của việc mua sắm tài sản, các thủ tục đều thực hiện bằng tay khó kiểm sốt sự hư hỏng và thất thoát tài sản
Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:
- Bộ phận có nhu cầu: đề xuất nhu cầu sử dụng tài sản, sửa chữa tài sản.
- Hiệu trưởng: duyệt kế hoạch, ra quyết định việc mua sắm sửa chữa, ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng
- Phòng QT-DV, Phòng TB-VT: thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì, duy tu tài sản trong tồn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chuyển phịng Kế hoạch – Tài chính thanh tốn.
- Phịng Kế hoạch–Tài chính: Theo dõi, kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa, tiến hành thanh toán khi đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Quy trình thanh tốn
Quy trình thanh tốn là cơng việc liên quan đến việc thanh toán, theo dõi, xử lý các khoản nợ phát sinh trong quá trình mua sắm tài sản, cơng cụ dụng cụ, vật tư, hàng hóa phục vụ nhu cầu duy trì hoạt động của đơn vị, bao gồm các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thanh toán tiền lương, tiền thưởng, thù lao giảng dạy, trội giờ, các hoạt động đoàn thể, hoạt động phong trào, hợp đồng thuê khoán, tiếp khách...
- Người đề nghị thanh toán: tập hợp các chứng từ liên quan và làm đề nghị thanh toán. Chứng từ bao gồm:
Tờ trình/ Kế hoạch/ Giấy đề nghị đã được Hiệu trưởng, Kế toán trưởng ký phê duyệt
Chi phí hồ sơ thanh tốn:
Từ 20 triệu trở lên: đính kèm 03 bảng báo giá, hợp đồng được ký kết giữa hai bên, quyết định của Hiệu trưởng phê duyệt lựa chọn đơn vị cung cấp.
Dưới 20 triệu: phải có ít nhất 1 bảng báo giá, Hợp đồng (nếu có), tờ trình lựa chọn đơn vị cung cấp.
+ Hóa đơn GTGT, đặc biệt đối với một số đơn vị, công ty được Cục thuế chấp thuận khơng phải đóng dấu trên Hóa đơn thì phải kèm theo Cơng văn phê duyệt của Cục thuế đối với đơn vị cung cấp đó.
+ Biên bản nghiệm thu (ghi rõ đơn vị thụ hưởng)
+ Phiếu xuất nhập kho (kèm đề nghị xuất kho của đơn vị thụ hưởng) hoặc Biên bản giao nhận tài sản
- Kế tốn thanh tốn: kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ, lập chứng từ để thanh tốn, theo dõi cơng nợ.
+ Kế toán trưởng: kiểm tra, xét duyệt lệnh thanh toán. + Thủ quỹ: thực hiện chi trả tiền
+ Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán vào sổ, theo dõi các quy trình có liên quan.
+ Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán.
Thu, chi tiền học phí.
Phịng Tuyển sinh - Đào tạo cập nhật học phí của sinh viên qua phần mềm thu học phí. Khi sinh viên đến nộp tiền mặt, kế tốn học phí sẽ tiến hành in hóa đơn thu tiền và giao cho sinh viên. Nếu sinh viên đóng tiền học phí qua ngân hàng, cuối tuần, kế tốn học phí sẽ lấy sao kê, đối chiếu với kế tốn ngân hàng sau đó cập nhập cơng nợ lên phần mềm thu học phí và in hóa đơn gọi sinh viên lên nhận. Hiện nay, tình hình cập nhật cơng nợ học phí cho sinh viên cịn chậm, cơng tác quản lý cơng
nợ của sinh viên còn chưa chặt chẽ, chưa nghiêm túc vẫn còn tồn tại trường hợp sinh viên chưa đóng tiền học phí vẫn được đi học, được dự thi và nhận được kết quả học tập bình thường.
Vào mùa cao điểm, tại phịng Kế hoạch – Tài chính ln trong trạng thái q tải do sinh viên tập trung đóng tiền học phí nhưng chưa có biện pháp xử lý kịp thời.
Bảng 2.9 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát
Về hoạt động kiểm soát N
Gía trị nhỏ nhất Gía trị lớn nhất Giá trị trung bình Phương sai HD1: Nhà trường thiết lập các thủ tục cần thiết để kiểm soát mỗi hoạt động và ban hành chính thức bằng văn bản để các bộ phận căn cứ thực hiện.
100 3 5 3.79 .656
HD2: Định kỳ hoặc đột xuất, Nhà trường kiểm tra công việc mà các bộ phận đang
thực hiện 100 3 4 3.56 .499
HD3: Các sai sót trong q trình thực
hiện được báo cáo đầy đủ cho BGH. 100 3 5 3.82 .642
HD4: Các quy trình xử lý cơng việc
được thể chế rõ ràng bằng văn bản. 100 2 4 2.81 .706
HD5: Có bộ phận kiểm tốn nội bộ kiểm soát lại các hoạt động và các quy
trình quản lý rủi ro tại Nhà trường. 100 2 4 2.98 .738
HD6: Thủ tục ủy quyền, xét duyệt được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng và ban hành bằng văn bản để các bộ phận căn cứ thực hiện.
100 4 5 4.42 .496