2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn - Đặc điểm kế tốn tại cơng ty
Cơng ty TNHH MTV Dược Sài Gịn và các cơng ty con đều áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Kỳ kế tốn năm của Cơng ty mẹ và các công ty con đều bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
39
- Hình thức kế tốn áp dụng tại công ty: Công ty Sapharco và các công ty con đều áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên máy vi tính.
- Hiện nay phịng kế tốn cơng ty mẹ và các công ty con đều thực hiện cơng việc kế tốn với sự ứng dụng của phần mềm kế toán, điều này đã giúp cho công việc kế tốn được nhanh chóng và chính xác hơn.
- Mối quan hệ giữa bộ máy kế tốn cơng ty mẹ và công ty con
Hiện nay Cơng ty TNHH MTV Dược Sài Gịn hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ - công ty con nên bộ máy kế tốn bao gồm phịng kế tốn tại công ty mẹ và các phịng kế tốn hoạt động độc lập tại các công ty con.
+ Tại các công ty con : Tất cả các phòng kế toán ở các đơn vị này đều tổ chức hạch toán độc lập, tức thực hiện công việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính phát sinh cũng như các thông tin cần thiết khác trong phạm vi của đơn vị mình, đồng thời tổng hợp các báo cáo tài chính gửi về phịng kế tốn của công ty mẹ.
+ Tại công ty mẹ : Phịng kế tốn của công ty mẹ cũng phân công trách nhiệm cho từng bộ phận trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế - tài chính liên quan đến những đối tượng kế tốn thuộc cơng ty mẹ, từ đó tiến hành lập và trình bày hệ thống báo cáo tài chính riêng cho cơng ty mẹ. Định kỳ, căn cứ vào báo cáo tài chính riêng của cơng ty mẹ và các báo cáo tài chính riêng của các cơng ty con cùng với những tài liệu liên quan, phịng kế tốn của cơng ty mẹ tiến hành phân tích, tổng hợp các số liệu để lập và trình bày hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất cho Cơng ty Sapharco.
40
Sơ đồ 2.3 Mơ hình bộ máy kế tốn
- Các chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
+ Các Báo cáo tài chính riêng của các công ty con và công ty mẹ đều được lập trên cơ sở giá gốc.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xun. Có một cơng ty con (cụ thể là cơng ty TNHH MTV Dược phẩm và Sinh học Y tế) sử dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để xác định giá trị hàng tồn kho, Công ty mẹ và công ty con (Công ty Khánh Hội) cịn lại sử dụng phương pháp bình quân gia quyền.
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHỊNG KẾ TỐN CƠNG TY MẸ Phịng kế tốn đơn vị hạch toán phụ thuộc Phịng kế tốn cơng ty con sở hữu dưới 100% Phịng kế tốn công ty con sở hữu 100%
41
+ Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại Quyết định số 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Phương pháp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ở công ty mẹ và các công ty con đều được lập theo phương pháp trực tiếp.
2.2 Tình hình lập Báo cáo tài chính hợp nhất tại cơng ty
Hiện nay Công ty Sapharco là công ty mẹ gồm: Hai công ty con
Tên công ty Tỷ lệ lợi ích Tỷ lệ biểu quyết Cơng ty TNHH MTV Dược
phẩm và Sinh học Y tế 100% 100%
Công ty CP Dược phẩm và
Dịch vụ y tế Khánh Hội 51% 51%
11 công ty liên kết được điều chỉnh hợp nhất
Tên cơng ty Tỷ lệ lợi ích Tỷ lệ biểu quyết Công ty CP Dược phẩm Bến Thành 49,00% 49,00% Công ty CP XNK Dược phẩm Chợ Lớn 49,00% 49,00% Công ty CP Dược phẩm Dược liệu
Pharmedic
43,43% 43,43% Công ty CP Dược phẩm Gia Định 40,00% 40,00% Công ty CP Dược phẩm Quận 10 40,00% 40,00% Công ty CP Dược phẩm Quận 3 35,00% 35,00% Cơng ty CP mắt kính Sài Gịn 35,00% 35,00% Công ty CP Dược phẩm Đông Dược 5 29,09% 29,09%
42
Công ty CP Dược phẩm 2/9 29,00% 29,00% Công ty CP XNK Y tế TP HCM 29,00% 29,00% Công ty CP XNK Phân phối và tiếp thị
Dược Sài Gòn 29,00% 29,00%
Và hai công ty liên doanh sở hữu gián tiếp qua Công ty TNHH MTV Dược phẩm và Sinh học Y tế
Tên công ty Tỷ lệ lợi ích Tỷ lệ biểu quyết Cơng ty CP Mắt kính Sài Gịn –
Leningrad
49,00% 49,00% Công ty Liên doanh Dược phẩm
Mebiphar - Austrapharm
37,00% 37,00%
Có hai cơng ty liên kết khơng áp dụng phương pháp vốn chủ sở hữu khi lập BCTC HN
Tên công ty Tỷ lệ lợi ích Tỷ lệ biểu quyết Cơng ty CP Dược phẩm Vân Đồn 22,50% 22,50% Cơng ty CP Y khoa Hồng Gia 20,00% 20,00%
Với lý do:
- Công ty Cổ phần Dược phẩm Vân Đồn đang làm thủ tục giải thể, khơng lập báo cáo tài chính nên khơng hợp nhất theo phương pháp vốn chủ.
- Cơng ty Cổ phần Y khoa Hồng Gia mới thành lập, chưa đi vào hoạt động. Chính vì vậy mà phạm vi hợp nhất của Công ty Sapharco bao gồm :
- Công ty mẹ (Công ty Sapharco) là đối tượng bắt buộc lập BCTC HN - Hai công ty con nêu trên
- 11 Công ty liên kết tham gia điều chỉnh hợp nhất - Hai công ty liên doanh
43
2.2.1 Nội dung tổ chức cơng việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất tại cơng ty 2.2.1.1 Vấn đề phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán 2.2.1.1 Vấn đề phân cơng, phân nhiệm trong bộ máy kế tốn
Tại phịng kế tốn cơng ty mẹ và cơng ty con hiện nay đều chưa có bộ phận kế tốn chun phụ trách phần thu thập dữ liệu, tổng hợp và lập BCTC HN.
- Tại công ty mẹ kế toán tổng hợp sẽ là người chịu trách nhiệm lập BCTC HN. Trên cơ sở đó kế tốn tổng hợp cần thơng tin gì cho việc hợp nhất sẽ yêu cầu người phụ trách bộ phận cung cấp thông tin chẳng hạn như : thông tin từ các giao dịch bán hàng sẽ do kế toán bán hàng cung cấp, hàng tồn kho sẽ do kế toán kho cung cấp, công nợ sẽ do kế tốn cơng nợ cung cấp… những thơng tin mà khơng bộ phận nào cung cấp được thì kế tốn tổng hợp sẽ là người theo dõi và tổng hợp.
- Tại công ty con, cuối mỗi niên độ trên cơ sở những thơng tin từ phịng kế tốn cơng ty mẹ u cầu, kế toán tổng hợp tổng hợp lại chuyển các bộ phận có liên quan cung cấp thơng tin và nộp lại cho kế tốn tổng hợp. Sau đó kế tốn tổng hợp chuyển về phịng kế tốn cơng ty mẹ.
2.2.1.2 Quy trình thực hiện
a. Tiếp nhận và kiểm sốt thơng tin đầu vào
Cơng ty mẹ có trách nhiệm lập BCTC HN. Cơ sở để lập BCTC hợp nhất là BCTC riêng của công ty mẹ, các BCTC riêng của tồn bộ cơng ty con, BCTC của các công ty liên doanh, liên kết với công ty mẹ. Nếu công ty con, công ty liên doanh liên kết đã được kiểm tốn thì phải gửi BCTC đã được kiểm toán về cho bộ phận kế tốn hợp nhất.
Ngồi ra để biết chi tiết hơn các thông tin phục vụ công tác hợp nhất, bộ phận kế tốn hợp nhất tại cơng ty mẹ đã thiết kế một số biểu mẫu yêu cầu các công ty con cung cấp thông tin, đặc biệt là những thông tin về giao dịch mua bán nội bộ phát sinh giữa các đơn vị thành viên trong Công ty. Cụ thể như sau: (Xem phụ lục 04)
- Bảng 01: Các khoản đầu tư vào công ty con
Bảng này được lập nhằm xác định phần vốn của công ty mẹ trong vốn chủ sở hữu của cơng ty con và lợi ích của cổ đơng thiểu số, phục vụ cho việc thực hiện
44
bút toán loại trừ giá trị ghi sổ khoản đầu tư của công ty mẹ trong từng công ty con và phần vốn của công ty mẹ trong vốn chủ sở hữu của cơng ty con và bút tốn tách lợi ích của cổ đơng thiểu số theo quan điểm hợp nhất.
- Bảng 02: Báo cáo tình hình thanh tốn cổ tức
Bảng này thu thập thơng tin về tình hình nhận cổ tức của cơng ty Sapharco từ các công ty con, công ty liên doanh, liên kết. Trong bảng thể hiện số cổ tức đã nhận được trong năm.
- Bảng 03: Bảng kê các giao dịch về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội bộ Công ty, Bảng này cung cấp thông tin về các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ nội bộ để điều chỉnh loại trừ lãi (lỗ) nội bộ chưa thực hiện, doanh thu và giá vốn nội bộ.
Các thơng tin chính cần cung cấp bao gồm: doanh thu, giá vốn, trị giá hàng tồn kho cuối kỳ, lãi (lỗ) chưa thực hiện trong hàng tồn kho cuối kỳ
- Bảng 04: Bảng theo dõi tình hình công ty liên doanh, liên kết
Bảng này thu thập thông tin về vốn chủ sở hữu của công ty liên doanh, liên kết tại thời điểm cuối năm, nhằm phục vụ cho việc điều chỉnh giá trị ghi sổ của khoản đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết theo phương pháp vốn chủ sở hữu khi lập báo cáo tài chính hợp nhất. Các chỉ tiêu trong bảng bao gồm: tên cơng ty, tỷ lệ lợi ích, Vốn chủ sở hữu và lợi nhuận sau thuế trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Các khoản công nợ phải thu, phải trả nội bộ thì căn cứ vào chi tiết khoản phải thu, phải trả giữa hai bên và bảng đối chiếu công nợ cuối kỳ.
Thời hạn quy định nộp các BCTC riêng và thông tin hợp nhất chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ, tuy nhiên trên thực tế có những đơn vị đã rất chậm trễ, quá thời hạn 60 ngày mà vẫn chưa nộp báo cáo về Phịng kế tốn cơng ty mẹ, việc chậm trễ này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ lập BCTC HN của cả Công ty.
Như vậy, kế tốn cơng ty mẹ đã xây dựng được một số mẫu biểu cung cấp thông tin phục vụ công tác hợp nhất BCTC. Những bảng biểu này yêu cầu cung cấp chi tiết thông tin về công ty và những giao dịch nội bộ, về cơ bản là cung cấp được
45
thông tin và đáp ứng được yêu cầu để điều chỉnh loại trừ các giao dịch nội bộ trước khi lập BCĐKT hợp nhất và BCKQHĐKD hợp nhất.
b. Điều chỉnh và xử lý thông tin
Sau khi tiếp nhận các thông tin từ các bộ phận cung cấp, Kế tốn tổng hợp cơng ty mẹ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của các thơng tin cần thiết cho việc hợp nhất, sau đó tiến hành thực hiện các bút tốn điều chỉnh và loại trừ:
- Loại trừ toàn bộ giá trị ghi sổ khoản đầu tư của Công ty mẹ trong từng Công ty con và phần vốn của Công ty mẹ trong vốn chủ sở hữu của Cơng ty con
- Tách lợi ích của cổ đông thiểu số - Loại trừ các giao dịch nội bộ:
+ Doanh thu, giá vốn của hàng hoá, dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị trong nội bộ Công ty, cổ tức đã phân chia và đã ghi nhận phải được loại trừ toàn bộ.
+ Các khoản lãi (lỗ) chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ Công ty đang nằm trong giá trị tài sản (như hàng tồn kho) phải được loại trừ hoàn toàn.
+ Số dư các khoản mục phải thu, phải trả trên Bảng cân đối kế toán giữa các đơn vị trong cùng Cơng ty phải được loại trừ hồn tồn.
+ Đối với bảng lưu chuyển tiền tệ thì sẽ thực hiện loại trừ các dòng tiền nội bộ.
c. Tổng hợp và lập BCTC HN
Từ các dữ liệu trên kế toán tổng hợp sẽ thực hiện việc ghi sổ vào Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh (xem phụ lục 04), đây sẽ là căn cứ để lập bảng cân đối kế toán hợp nhất và báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất.
2.2.2 Trình tự và phƣơng pháp lập cụ thể 2.2.2.1 Bảng cân đối kế toán hợp nhất
Việc lập bảng cân đối kế toán hợp nhất được thực hiện theo chuẩn mực kế tốn số 25 VAS 25 - Báo cáo tài chính hợp nhất và kế tốn khoản đầu tư vào Cơng ty con và các chuẩn mực có liên quan. Các chuẩn mực này đã được cụ thể hóa từ cách hạch tốn, các bút tốn điều chỉnh khi hợp nhất, cho đến việc lập BCTC hợp
46
nhất cho các tập đồn, Tổng cơng ty thơng qua thông tư hướng dẫn số 161/2007/TT-BTC của Bộ Tài Chính và thơng tư số 21/2006/TT-BTC. Công ty Sapharco tiến hành lập bảng cân đối kế toán hợp nhất theo các bước sau đây:
- Bước 1 : Hợp cộng từng chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán
Căn cứ vào báo cáo tài chính riêng của cơng ty mẹ và các cơng ty con, kế tốn tổng hợp công ty mẹ sẽ tiến hành hợp nhất theo cách hợp cộng ngang vào các chỉ tiêu tương ứng trên bảng cân đối kế tốn để có được số liệu hợp nhất.
- Bước 2 : Loại trừ toàn bộ giá trị ghi sổ khoản đầu tư của công ty mẹ trong từng công ty con và phần vốn chủ sở hữu của công ty con.
Căn cứ vào các báo cáo riêng của công ty mẹ và các công ty con và bảng 01 - Các khoản đầu tư vào công ty con. Đến thời điểm 31/12/2011 Cơng ty Sapharco có hai cơng ty con được điều chỉnh khi hợp nhất là Công ty TNHH MTV Dược phẩm và Sinh học Y tế (Mebiphar) với tỷ lệ lợi ích và quyền biểu quyết 100% và Công ty CP Dược phẩm và Dịch vụ y tế Khánh Hội với tỷ lệ lợi ích và quyền biểu quyết 51%.
Đến ngày 31/12/2011 Số dư tài khoản đầu tư vào công ty con của Công ty Sapharco là 82.890.868.415 VNĐ chi tiết cho Công ty Mebiphar và Công ty Khánh Hội lần lượt là 81.870.868.415 VNĐ và 1.020.000.000 VNĐ kết hợp với bảng 01 – Các khoản đầu tư vào cơng ty con . Bút tốn điều chỉnh giảm vốn đầu tư của chủ sở hữu và khoản đầu tư vào công ty con được thực hiện như sau:
Nợ Vốn đầu tư của chủ sở hữu – TK 4111 82.890.868.415
- Công ty Mebiphar 81.870.868.415
- Công ty Khánh Hội 1.020.000.000
Có Đầu tư vào cơng ty con – TK 221 82.890.868.415 - Bước 3 : Phân bổ lợi thế thương mại
Các công ty con của công ty Sapharco được thành lập từ công ty mẹ và các nhà đầu tư khác nên không phát sinh lợi thế thương mại khi hợp nhất báo cáo tài chính.
47
Trong Bảng cân đối kế tốn hợp nhất, lợi ích của cổ đơng thiểu số trong giá trị tài sản thuần của các Công ty con được xác định và trình bày thành một dịng riêng biệt.
Đối với Cơng ty mẹ Sapharco chỉ có Cơng ty Khánh Hội là có cổ đơng thiểu số. Vào ngày 31/12/2011 Cơng ty Khánh Hội có tình hình như sau:
ĐVT: VNĐ
Tỷ lệ kiểm sốt 51%
Tỷ lệ lợi ích 51%
Tỷ lệ lợi ích của cổ đơng thiểu số 49%
Vốn đầu tư của chủ sở hữu 2.000.000.000
Quỹ đầu tư phát triển tại thời điểm 31/12/2011 3.017.752.285