Cases
Từ việc phân tích nguyên nhân và kết quả khảo sát các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại công ty Cases cho thấy phần lớn các nhƣợc điểm của HTQLCL theo ISO 9001 tại công ty xuất phát từ nguyên nhân hạn chế về nguồn lực mà cụ thể hơn là nguồn nhân lực. Để hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001: 2008 theo định hƣớng phát triển của Công ty trƣớc hết cần thực hiện các giải pháp sau:
3.2.1. Giải pháp về quản lý nguồn lực
a) Đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực
Để hoạt động HTQLCL theo ISO 9001 có hiệu quả, yếu tố mang tính quyết định chính là con ngƣời. Khi xem xét hoạt động chất lƣợng theo hệ thống, trách nhiệm đảm bảo chất lƣợng khơng chỉ của riêng phịng QM hoặc ban ISO, lãnh đạo các cấp
mà cịn là trách nhiệm của tồn thể CBCNV, điều này đòi hỏi sự đồng lòng từ trên xuống dƣới. Chính vì thế, việc nhận thức về mục đích, lợi ích và các yêu cầu của ISO 9001 cần đƣợc hoàn thiện và quán triệt ở tất cả các cấp, có hiểu đƣợc hệ thống ISO 9001 thì việc thực hiện mới có ý nghĩa và hiệu quả.
Để nâng cao nhận thức về HTQLCL theo hƣớng tồn diện, đầy đủ hơn cơng ty cần trang bị kiến thức và cập nhật liên tục cho các cán bộ nhân viên trong công ty. Việc đào tạo có thể thực hiện dƣới nhiều hình thức nhƣ: đào tạo tập trung, bán tập trung, đào tạo tại các cơ sở chuyên nghiệp hoặc tự đào tạo. Cụ thể hơn có thể tiến hành cơng tác đào tạo và cập nhật kiến thức ISO 9001 nhƣ sau:
Đối với cấp quản lý:
- Đào tạo về chất lƣợng và công tác ĐGNB, cử cán bộ tham gia các khóa học bên ngồi về các cơng cụ cải tiến HTQLCL.
- Cơng ty cần có những đợt tập huấn cho cán bộ từ cấp trung đến cấp cơ sở, sau đó các cấp này tun truyền lại cho từng cơng nhân và có đánh giá kiến thức mà nhân viên nắm đƣợc qua bài thu hoạch nhận thức chung về ISO 9001 (phụ lục 4). Thực hiện khen thƣởng những cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực thi cơng tác chất lƣợng, cũng nhƣ kiểm điểm, phê bình cá nhân, bộ phận, vi phạm nguyên tắc QLCL.
- Thƣờng xuyên tiến hành điều tra, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý sao cho phù hợp với trình độ và năng lực sở trƣờng. Bổ sung những nhân viên đủ tiêu chuẩn, có triển vọng phát triển, đồng thời sẽ thay thế những ngƣời thiếu tích cực trong lao động.
- Đối với lãnh đạo cấp cao, cần đƣa quy định về đào tạo nhận thức ISO 9001 là một trong các MTCL cấp bộ phận.
Đối với công nhân:
- Việc đào tạo và tuyển dụng phải căn cứ trên yêu cầu thực tế và kế hoạch phát triển của cơng ty, có kế hoạch đào tạo hàng năm và dài hạn.
- Thông tin kịp thời để nhân viên nhận thức đầy đủ về vai trò của họ và mối liên quan đến các hoạt động khác trong công ty.
- Thiết lập hệ thống tun truyền bằng băng rơn, áp phích vì hình ảnh là phƣơng pháp hiệu quả nhất giúp công nhân viên dễ hiểu, dễ thấy, dễ lấy, dễ làm.
- Việc đào tạo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải đƣợc đƣa vào chƣơng trình đào tạo tuyển dụng lao động.
- Tổ chức đào tạo định kì và kiểm tra đánh giá nhận thức về CLSP hàng ngày, đảm bảo đánh giá đúng thực lực và đủ đáp ứng yêu cầu thực tế sản xuất.
Ngoài nâng cao nhận thức về hoạt động chất lƣợng, công ty cần chú ý nâng cao tay nghề, trình độ chun mơn kỹ thuật cho nhân viên và trình độ quản lý cho các cấp lãnh đạo vì có nắm vững kỹ thuật thì mới có thể hiểu tận tƣờng các quy trình và đề xuất các phƣơng pháp cải tiến thích hợp. Lợi thế của công ty là nguồn lao động trẻ, nhiệt huyết do đó cơng tác đào tạo thực hiện đầy đủ sẽ tạo nguồn lực vững bền cho sự phát triển của công ty.
Bên cạnh việc đảm bảo về chất lƣợng nguồn nhân lực, công ty phải đảm bảo đủ số lƣợng CBCNV cho các công việc thƣờng trực, tránh hiện tƣợng giao việc không đúng ngƣời, đúng việc do hạn chế về nguồn lực. Công ty nên có các chính sách giữ chân nhân tài, khuyến khích sự gắn bó của CBCNV nhƣ chia cổ phần, chính sách khen thƣởng cho các cán bộ làm việc lâu năm.
b) Cải thiện cơ sở vật chất và nâng cao trình độ kỹ thuật
Hệ thống trang thiết bị tại công ty đã từng bƣớc đƣợc đầu tƣ và đổi mới sau q trình cổ phần hóa đến nay. Đối với các thiết bị lạc hậu hoạt động đƣợc hơn 5 năm cần có cơng tác đánh giá hoạt động của thiết bị để tính tốn chi phí và hiệu quả, từ đó đề xuất kế hoạch duy trì hoặc thay thế sau một khoảng thời gian cụ thể. Đối với các thiết bị mới cần đảm bảo kiến thức cho nhân viên vận hành để tận dụng công suất hoạt động của thiết bị. Quy trình hƣớng dẫn vận hành nên có đầy đủ và sẵn sàng tại mỗi vị trí đặt thiết bị. Cơng tác bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị nên đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh và có kế hoạch cụ thể, nên tránh vào thời gian sản xuất cao điểm. Ngồi ra, cơng tác kiểm sốt hoạt động các thiết bị cần đƣợc lƣu ý nhƣ: máy dò kim loại cần đƣợc kiểm tra định kỳ hệ thống còi bằng mẫu đối chứng, nhiệt kế kiểm soát,
Hệ thống nhà xƣởng cần đƣợc nâng cấp để đảm bảo điều kiện sản xuất. Hiện nay cơng ty cũng đã có kế hoạch xây thêm 1 xƣởng sản xuất mới bên cạnh xƣởng cũ để mở rộng hoạt động sản xuất.
Việc nâng cao trang thiết bị sản xuất giúp hoạt động sản xuất đạt hiệu quả thì việc nâng cao trình độ công nghệ thông tin lại giúp hoạt động thu thập và xử lý thơng tin nhanh chóng, kịp thời. Cơng ty cần mở rộng kết nối internet đến hầu hết các máy tính trong cơng ty, khơng chỉ trong các phịng ban tại văn phịng tổng cơng ty mà đến các bộ phận xƣởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các phịng ban nhanh chóng qua hệ thống mail nội bộ. Cao hơn nữa là việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, xây dựng hệ thống ISO – Online. ISO – Online đảm bảo cho hệ thống thông tin nội bộ đƣợc thơng suốt, cập nhật nhanh chóng tin tức cũng nhƣ ứng phó kịp thời với những biến động. Ngồi ra, cơng ty có thể tiến hành các hoạt động đào tạo online cho các phòng, xƣởng hoặc thực hiện các bài kiểm tra online về năng lực chuyên môn, nhận thức HTQLCL theo ISO 9001 hàng quý. Công cụ này sẽ giúp cơng ty giảm thiểu chi phí và thời gian tìm kiếm, sử dụng và lƣu trữ tài liệu, đào tạo và kiểm tra. Tuy nhiên, để áp dụng thành công loại công cụ này, công ty cần đào tạo, hƣớng dẫn cho toàn thể CBCNV các yêu cầu sử dụng để từ đó họ có thể áp dụng cụ thể cho từng bộ phận.
3.2.2. Đảm bảo hiệu lực các quy trình và hệ thống văn bản
Hệ thống văn bản, tài liệu tại công ty khá đầy đủ tuy nhiên trong q trình hoạt động cần có sự xem xét và cải tiến mỗi năm nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của khách hàng, các bên có liên quan và sự phát triển cơng nghệ.
Để đảm bảo tài liệu, quy trình đƣợc cập nhật liên tục cơng ty nên cử một cán bộ chuyên trách cơng việc kiểm sốt hệ thống hồ sơ, tài liệu. Cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các tài liệu mới và thông báo cho các bộ phận có liên quan nắm rõ đồng thời thu hồi tồn bộ tài liệu cũ và tiêu hủy, tránh tình trạng sử dụng lại tài liệu lỗi thời hiện nay ở một số bộ phận. Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ cần đƣợc đƣa vào
Hệ thống hồ sơ, tài liệu đƣợc xem nhƣ nguồn thông tin quý giá, do đó việc bảo vệ nguồn thơng tin này là cần thiết nhằm tránh mất mát và bị rị rĩ. Cơng ty cần thực hiện chế độ phân cấp đối với các tài liệu, hồ sơ thành 4 cấp, từ tình trạng thơng tin phổ biến đến thơng tin nội bộ, thông tin riêng và thông tin tuyệt mật và quy định cấp nào đƣợc tiếp xúc với loại tài liệu, hồ sơ nào. Việc phân cấp có thể dựa trên các tiêu chí nhƣ sau:
Bảng 3.1: Phân cấp bảo mật hồ sơ, tài liệu Thông tin Thông tin
phổ biến Thông tin nội bộ Thông tin riêng
Thông tin tuyệt mật
Mức độ bảo vệ
Chỉ đƣợc phép truy xuất từ nhân viên công ty Mức độ cao Mức cao nhất Giới hạn truy cập Phổ biến rộng rãi Chỉ nhân viên công ty và đối tác Chỉ một nhóm ngƣời có giới hạn Chỉ vài cá nhân đƣợc chỉ định đích danh Mức độ tác hại gây ra Ảnh hƣởng đến quy trình kinh doanh Ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
Gây thiệt hại kinh tế và/hoặc tổn hại hình ảnh cơng ty
Đối với các biểu mẫu nên có kế hoạch rà sốt sau mỗi 6 tháng nhằm bổ sung một số chi tiết cần thiết và loại bỏ các chi tiết không cần thiết. Biểu mẫu nào không đƣợc sử dụng trong 1 năm sẽ xem xét loại bỏ để tránh rƣờm rà hệ thống.
Một số quy trình cần xem xét và cải tiến là các quy trình liên quan đến phịng QM, xƣởng sản xuất và phịng KD. Đối với các quy trình liên quan đến phịng KD, cần xem xét bổ sung thêm quy trình giành đơn hàng, quy trình theo dõi thực hiện hợp đồng. Đối với các quy trình liên quan đến phịng QM cần xem xét bổ sung quy trình thử nghiệm thành thạo cho các nhân viên phịng kiểm nghiệm hàng năm nhằm đánh giá năng lực kiểm nghiệm. Đối với các quy trình liên quan đến xƣởng sản xuất cần
nghiên cứu tích hợp hệ thống HACCP và hoạt động ISO 9001 nhằm giảm lƣợng hồ sơ ghi chép và lƣu trữ.
Bên cạnh việc cải tiến hệ thống văn bản, các quy trình cần nghiên cứu xem xét lại phân công trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của từng phịng ban và từng vị trí, tránh tình trạng chồng chéo trách nhiệm hoặc không biết trách nhiệm thuộc về bộ phận nào. Đặc biệt là việc phân cấp trách nhiệm giữa cán bộ phòng QM và cán bộ kỹ thuật ở các xí nghiệp. Nếu khơng tiến hành phân cấp tốt sẽ xảy ra tình trạng một số các thơng số kỹ thuật sẽ bị chồng chéo khi kiểm sốt, một số thơng số khác khơng có ngƣời kiểm sốt.
3.2.3. Giải pháp về tạo sản phẩm
a) Cải tiến hoạt động marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Việc tìm kiếm và thu hút khách hàng hiện chỉ do phịng KD thực hiện mà khơng có bộ phận chuyên trách. Trong khi đó, đặc thù khách hàng của cơng ty là các cơng ty nƣớc ngồi khó có điều kiện tiếp cận tận nơi nhƣ các khách hàng trong nƣớc. Để quảng bá hình ảnh cơng ty đến các thị trƣờng nhập khẩu và các đối tác, cơng ty cần thành lập phịng marketing với nhiệm vụ xây dựng chiến lƣợc quảng bá hình ảnh trong và ngoài nƣớc, ngoài việc in các tờ bƣớm, catalog công ty nên đầu tƣ cho việc thiết kế và cập nhật website thƣờng xuyên, tham gia và tổ chức các hoạt động tại các hội chợ triển lãm của ngành thủy sản.
Bên cạnh việc nâng cao hình ảnh cơng ty, cần chú trọng hơn nữa khâu thiết kế và phát triển sản phẩm. Hiện tại cơng việc này giao cho phịng QM và xƣởng sản xuất chịu trách nhiệm, tuy nhiên hoạt động thiết kế chỉ mới dừng lại ở công đoạn nghiên cứu theo yêu cầu khách hàng, cải tiến một số thông số kỹ thuật mà khơng có sự cải tiến về hình dạng, cấu trúc sản phẩm, do đó mặc dù thành lập hơn 17 năm nhƣng số sản phẩm mới của công ty chỉ dừng lại ở vài mặt hàng nhƣ chả cá. Việc thành lập phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm sẽ giảm tải gánh nặng cho phịng QM đồng thời chun mơn hóa cơng việc phát triển sản phẩm mới, tìm kiếm mặt hàng chiến lƣợc cho cơng ty trong giai đoạn khó khăn về ngun liệu và tiêu thụ.
b) Cải tiến công tác thu mua và đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào
Mặc dù cơng ty đã xây dựng đƣợc quy trình kiểm sốt chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đầu vào và tạo dựng đƣợc mối liên hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng nhƣng vấn đề thu mua nguyên vật liệu đầu vào nhất là nguyên liệu thủy sản vẫn là khó khăn của cơng ty hiện nay. Vào các mùa cao điểm vẫn xảy ra tình trạng thiếu ngun liệu, cơng ty phải thu mua với giá cao để cạnh tranh với các công ty ở địa phƣơng đồng thời chất lƣợng nguyên liệu khơng đảm bảo. Vì vậy, cơng ty cần có các biện pháp đề phịng nhƣ:
- Cơng ty nên chủ động tìm những nguồn mua nguyên liệu ổn định và tìm hiểu kĩ lƣỡng các thơng tin về đại lý thu mua, vùng nuôi, nguồn gốc con giống và mua với số lƣợng lớn để giảm thiểu chi phí vận chuyển và thu mua với giá tốt nhất. - Kiểm tra chặt chẽ chất lƣợng nguyên vật liệu cả về số lƣợng, chất lƣợng và
chủng loại. Đây là một công tác cần đặc biệt coi trọng vì nó ảnh hƣởng trực tiếp đến CLSP của công ty.
- Công ty nên xây dựng riêng vùng nguyên liệu sạch để có thể chủ động trong tình trạng thiếu ngun liệu gay gắt. Thực hiện tích cực phƣơng châm gắn nhà máy với vùng nguyên liệu. Đồng thời công ty nên đầu tƣ hợp tác với ngƣời nuôi và khai thác, bao tiêu sản phẩm sau thu hoạch nhằm đạt lợi ích 2 phía: cơng ty bảo đảm về số lƣợng và chất lƣợng nguyên liệu, ngƣời nuôi và khai thác đảm bảo có lãi, hạn chế tính tự phát trong ni trồng.
3.2.4. Tăng cƣờng công tác cải tiến
Công tác cải tiến đƣợc xem nhƣ hoạt động quan trọng và ý nghĩa nhất của HTQLCL theo ISO 9001, có cải tiến thì hoạt động hệ thống mới đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nâng cao công tác cải tiến bao gồm các công tác sau :
ĐGNB tốt sẽ giúp cho cơng ty có cái nhìn trung thực, chính xác để từ đó đƣa ra những giải pháp khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình sản xuất cũng nhƣ hồn thiện, nâng cao chất lƣợng quản lý của mình.
Để cải tiến công tác ĐGNB trƣớc hết cần nâng cao năng lực đánh giá viên. Đánh giá viên không chỉ nắm vững các yêu cầu của ISO 9001 mà cịn nắm chun mơn bộ phận mình đánh giá hoặc ít nhất trong đồn đánh giá có ngƣời am hiểu kỹ thuật bộ phận đánh giá mới đảm bảo công tác đánh giá xác thực và hiệu quả.
Ngoài ra, đảm bảo đủ nguồn nhân lực các đánh giá viên, tránh trƣờng hợp đánh giá viên là ngƣời của bộ phận đƣợc đánh giá, nhằm đảm bảo tính cơng bằng trong cơng tác đánh giá. Bên cạnh đó, cơng tác đánh giá phải đảm bảo thời gian đánh giá, không đƣợc kéo dài làm ảnh hƣởng đến hoạt động của bộ phận nhƣng cũng khơng q ngắn để đánh giá cho có hình thức. Để cho hoạt động ĐGNB đạt lợi ích mong muốn, nên tổ chức đánh giá chéo và bốc thăm ngẫu nhiên đơn vị đánh giá. Ngƣời đánh giá nên soạn thảo sẵn bảng câu hỏi và phải đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền.
b) Tăng cường áp dụng các công cụ cải tiến HTQLCL
Áp dụng các công cụ thống kê vào kiểm sốt CLSP giúp cho cơng ty nhanh chóng xác định đƣợc những vấn đề về chất lƣợng, từ đó tìm ra ngun nhân chủ yếu để có các biện pháp phịng ngừa và loại bỏ chúng. Nhờ vào các công cụ thống kê mà các