Bước Trách nhiệm Hoạt động
1 NVKHDN 2 NVKHDN, LĐPKD, LĐCN 3 P.HTKD, LĐ P.KTNQ, LĐCN 4 NVKHDN, P.HTKD, LĐ P.KTNQ, LĐCN 5 NVKHDN, P.HTKD, LĐPKD, LĐCN 6 NVKHDN, LĐPKD, P.HTKD, LĐ P.KTNQ, LĐCN 7 P.HTKD, LĐ P.KTNQ, LĐCN
(Nguồn: tác giả tự đề xuất)
Diễn giải lưu đồ:
Bước 1 Tiếp nhận, hướng dẫn KH lập hồ sơ
Khi CĐT có nhu cầu phát hành bảo lãnh NƠHTTTL, Đơn vị phát hành sẽ trao đổi, tìm hiểu nhu cầu thực tế của KH và hướng dẫn KH bổ sung các chứng từ sau:
- Hồ sơ pháp lý
- Hướng dẫn Kh mở tài khoản về bảo lãnh NƠHTTTL - Hồ sơ phát hành bao gồm: Tiếp nhận, hướng dẫn KH lập bộ hồ sơ Thẩm định, xét cấp bảo lãnh Từ chối Ký kết TTCBL và giao nhận tài sản Phát hành thư bảo lãnh
Kiểm tra và quản lý sau phát hành bảo lãnh
Xử lý phát sinh trong quá trình cấp bảo lãnh
+ 01 giấy đề nghị phát hành bảo lãnh
+ Hợp đồng mua bán/chứng từ thanh toán của từng khách hàng
+ Các giấy tờ khác có liên quan
- Đơn vị phát hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ mà Chủ đầu tư cung cấp
Bước 2 Thẩm định và xét cấp hồ sơ bảo lãnh
- Đơn vị xác định hạn mức cấp bảo lãnh: đơn vị căn cứ dựa trên số lượng căn hộ/nhà ở, giá bán và tỷ lệ ứng trước mà Bên mua phải thanh toán để cấp hạn mức bảo lãnh - Thẩm quyền phê duyệt hạn mức bảo lãnh:
+ Đối với hạn mức cấp bảo lãnh: <=100 tỷ sẽ chuyển về Khối DN quyết
+ Đối với hạn mức cấp bảo lãnh: >100 tỷ sẽ chuyển về Khối Tái thẩm định quyết.
Bước 3 Ký kết TTCBL và tài sản
- Nếu SCB chấp thuận việc phát hành bảo lãnh đối với KH, đơn vị tiến hành ký kết hợp đồng cấp bảo lãnh theo mẫu hạn mức và theo mẫu từng lần.
- Đồng thời với việc thực hiện:
+ P.HKTD soạn thảo TTCBL, HĐTC
+ Thời gian soạn thảo TTCBL, HĐTC tối đa không quá 02 giờ kể từ thời điểm P.HTKD nhận được đề nghị và đầy đủ hồ sơ do đơn vị cung cấp.
Bước 4 Phát hành thư bảo lãnh
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhân được hợp đồng mua bán/Hóa đơn GTGT, đơn vị căn cứ để phát hành bảo lãnh trong đó xác định các khoản chính sau đây:
+ Giá trị bảo lãnh: 70% giá trị hợp đồng mua bán hoặc bằng với tổng số tiền mà Chủ đầu tư đã nhận ứng trước.
+ Thời gian hết hạn: Tùy vào từng Chủ đầu tư, tuy nhiên phải nhiều hơn tối thiểu 30 ngày kể từ ngày bàn giao ghi trong hợp đồng.
- Đơn vị thực hiện hạch tốn bảo lãnh trên chương trình Core flexcube. - Phí bảo lãnh: tối thiểu 2,00%/năm.
Bước 5 Kiểm tra và quản lý sau phát hành bảo lãnh
- Quản lý và theo dõi bảo lãnh:
+ Đơn vị kiểm tra thực tế tiến độ hồn thành cơng trình và chỉ phát hành bảo lãnh khi đánh giá dự án theo đúng tiến độ.
+ Định kỳ 01 tháng/lần, Chủ đầu tư phải gửi báo cáo tiến độ thực diện dự án cho SCB và đơn vị phải xuống thực tế để kiểm tra.
+ Báo cáo cấp có thẩm quyền và đề xuất phương án xử lý ngay khi phát hiện dự án có dấu hiệu chậm tiến độ theo kế hoạch
- Theo dõi và quản lý các khoản tiền ứng trước của Bên mua:
+ Toàn bộ khoản tiền ứng trước của Bên mua phải được chuyển vào tài khoản của Chủ đầu tư mở tại SCB và sẽ được duy trì cho đến khi thời hạn của bảo lãnh kết thúc
+ Định kỳ hàng tháng, P.KHDN theo dõi và đối chiếu số dư bảo lãnh và số dư thực tế của tài khoản, trường hợp có chênh lệch phải kiểm tra, xác định nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý (nếu có).
Bước 6 Xử lý phát sinh trong quá trình bảo lãnh
- Tu chỉnh bảo lãnh:
+ Chủ đầu tư làm giấy đề nghị tu chỉnh bảo lãnh gửi cho Ngân hàng.
+ Ký kết Phụ lục TTCBL theo biểu mẫu của SCB
+ Các chứng từ chứng minh viêc tu chỉnh bảo lãnh
+ Đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra cơ sở, chứng từ chứng minh việc tu chỉnh bảo lãnh do Chủ đầu tư cung cấp.
- Tất toán khoản bảo lãnh trước hạn
+ NVKHDN hướng dẫn Chủ đầu tư lập theo biểu mẫu đề nghị tất toán bảo lãnh trước hạn.
+ Các tài liệu chứng minh việc tất toán bảo lãnh: Bản gốc thư bảo lãnh; hoặc
Bản chính văn bản về việc đồng ý tất toán bảo lãnh trước hạn của Bên thụ hưởng bảo lãnh
Xác nhận trên giấy đề nghị tất toán bảo lãnh trước hạn của Bên nhận bảo lãnh về việc tất toán bảo lãnh trước hạn; hoặc
Biên bản/văn bản nghiệm thu hợp đồng/cơng trình có xác nhận của Bên nhận bảo lãnh; hoặc
Biên bản thanh lý hợp đồng chứng tỏ Bên được bảo lãnh đã hồn thành nghĩa vụ thanh tốn đối với Bên nhận bảo lãnh
+ Đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra cơ sở, chứng từ chứng minh việc tất toán trước hạn là phù hợp.
- Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh thay cho Chủ đầu tư
Hồ sơ yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh bao gồm:
+ Văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của Bên nhận bảo lãnh (bản chính)
+ Các hồ sơ kèm theo/các chứng từ/hóa đơn chứng minh số tiền khách hàng đã thanh toán theo hợp đồng mua bán.
- Chuyển nhượng hợp đồng mua bán
Mọi trường hợp chuyển nhượng hợp đồng mua bán và chuyển nhượng quyền thụ hưởng bảo lãnh cho bên mua mới : CĐT phải gửi văn bản đề nghị tu chỉnh thư bảo lãnh cho SCB trong vòng 30 ngày kể từ ngày chuyển nhượng Hợp đồng mua bán kèm theo các chứng từ chứng minh việc chuyển nhượng đó. SCB sẽ xem xét và phát hành bảo lãnh cho Bên mua mới nếu thấy phù hợp
- Dự án chuyển cho CĐT mới
Đơn vị sẽ xem xét đánh giá và trình lại cấp có thẩm quyền phê duyệt về việc chuyển nhượng dự án cho CĐT mới
Bước 7 Kết thúc bảo lãnh
- Các trường hợp chấm dứt bảo lãnh
+ Nghĩa vụ của các Bên được bảo lãnh được chấm dứt
+ Nghĩa vụ bảo lãnh được thực hiện theo đúng Thư bảo lãnh
+ Thư bảo lãnh đã hết hiệu lực
+ Bên nhận bảo lãnh ký vào biên bản nghiệm thu hợp đồng
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Theo thỏa thuận của các Bên
+ Nghĩa vụ bảo lãnh được chấm dứt trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
- Giải chấp tài sản bảo đảm
Khi CĐT có nhu cầu giải chấp TSBĐ từ tài khoản của CĐT, NV KHDN kiểm tra đối chiếu các số liệu và thông tin do CĐT cung cấp để đảm bảo nhu cầu của CĐT là hợp lý, phù hợp và CĐT khơng cịn bất kỳ nghĩa vụ nào liên quan đến TSBĐ đề nghị giải chấp tại SCB. NV KHDN lập tờ trình, LĐ kiểm sốt để trình về cấp có thẩm quyền phê duyệt việc giải chấp TSBĐ của CĐT. Sau khi có phê duyệt, đơn vị thực hiện như sau:
+ Phòng DVKH và PKD: tiếp nhận nhu cầu rút tiền của CĐT, phối hợp với nhau để kiểm tra và đối chiếu số tiền ứng trước của bên mua và số tiền thực tế trong tài khoản. Nếu nội dung phù hợp, P.DVKH lập giấy xác nhận được phép rút tiền theo biểu mẫu của SCB.
+ Nếu nội dung phù hợp, P.KD thực hiện xác nhận trên nội dung giấy xác nhận được phép rút tiền của Phòng DVKH.
+ P.DVKH: Phòng DVKH thực hiện giải chấp TSBĐ theo đúng quy định và chuyển vào TKTG của CĐT mở tại SCB.
3.2.3. Xây dựng hệ thống hỗ trợ in ấn chứng thư bảo lãnh
Do còn quá nhiều sai sót trong q trình phát hành bảo lãnh, nhằm đảm bảo thời gian và giảm thiểu sai sót trong q trình hạch tốn và in ấn. Các Phòng/Ban HO phải phối hợp với nhau để xây dựng hệ thống chương trình bảo lãnh riêng, trong đó trọng tâm giải quyết các vấn đề File để in trên chứng thư sẽ được load thông tin đầy đủ và tự động từ chương trình core sang chương trình bảo lãnh riêng.
NVKHDN chỉ cần kiểm tra lại thông tin 01 lần nữa trước khi đưa lãnh đạo ký duyệt, không ghi tay trên chứng thư bảo lãnh nữa, tránh được sai sót ghi tay, tiết kiệm được thời gian và 01 lần ra sốt lại thơng tin hạch tốn trên core đã chính xác hay chưa, giúp cho NVKHDN điều chỉnh trong ngày (nếu phát hiện sai sót).
3.2.4. Nâng cơng cơng tác thẩm định của CBTD
Để có thể hiểu được và phân tích tồn bộ Dự án đó là khơng phải là chuyện dễ dàng và chuyện 1 sớm 1 chiều, nhất là khi CBTD đã quá quen với các Doanh nghiệp thông thường. Do đó, nhằm giúp các CBTD làm quen và ngày càng hiểu hơn về các dự án/thị trường bất động sản, SCB phải thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo liên quan về các nghiệp bảo lãnh bao gồm:
- Cách xác định hạn mức bảo lãnh - Pháp lý dự án bất động sản - Dịng tiền dự án,…
Cùng với đó, các Phịng/Ban đào tạo sẽ phối hợp với các tổ chức bên ngồi để xây dựng chương trình học e-learning trực tuyến, các khóa học trong chương trình sẽ giúp cho các CBTD có thêm kiến thức về bất động sản, về dự án và ngày càng có nhiều kiến thức, tự tin hơn để thẩm định được các dự án bất động sản khó và phức tạp hơn trong thời gian sắp tới.
3.2.5. Xây dựng quy trình phối hợp làm việc
Xây dựng quy trình phối hợp làm việc trong đó phải thể hiện được trách nhiệm từng Phòng/Ban liên quan, thời gian tối đa xử lý công việc để trả lời cho đơn vị, chương trình/hệ thống phản hồi thơng qua đâu (email/điện thoại/luân chuyển hồ sơ,…). Cụ thể được thể hiện chi tiết trong bảng 3.2 sau đây: