Trên cơ sở thực trạng và các phân tích văn hóa doanh nghiệp kết hợp với quan
điểm phát triển văn hóa của PEC tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp cụ thể trong việc
phát triển văn hóa doanh nghiệp tại PEC như sau :
▪ Nhóm giải pháp 1 – Phát triển các cấp độ văn hóa : Duy trì, củng cố và phát
huy những giá trị văn hóa truyền thống đã tạo nên thành công của PEC trong thời gian qua kết hợp điều chỉnh các giá trị văn hóa chưa phù hợp;
▪ Nhóm giải pháp 2 - Phát triển mơ hình văn hóa mong muốn : Hạn chế đặc
tính cấp bậc của văn hóa hiện tại đồng thời phát triển các đặc tính sáng tạo
và đặc tính gia đình;
▪ Nhóm giải pháp 3 – Đẩy mạnh công tác triển khai và thực thi văn hóa
doanh nghiệp trong hoạt động của PEC.
3.2.1 Nhóm giải pháp 1 - Phát triển các cấp độ văn hóa
3.2.1.1 Giải pháp phát triển các giá trị hữu hình Thứ nhất, về kiến trúc, cơ sở hạ tầng:
Cần tạo nên các nét đặc trưng về kiến trúc nội ngoại thất phù hợp với màu sắc và hình dạng của logo (màu xanh dương, đỏ, vàng; sử dụng hình ngơi sao 4 cánh),
điều này cũng sẽ giúp cho CBCNV ln nhớ đến “Tầm nhìn” của PEC. Về việc này
Các bộ phận, các phòng chức năng cần được bố trí lại, tạo nên tính thuận tiện
trong khi tác nghiệp cho nhân viên, đặc biệt đối với các cơng việc có tần suất cao
như thủ tục đi công tác, xuất bản hồ sơ của các bộ phận trực tiếp sản xuất. Ngoài ra,
cần sắp xếp, bố trí lại nơi làm việc của CBCNV được rộng rãi hơn, đặc biệt trong việc bộ trí các kho lưu trữ hồ sơ các cơng trình đang xử lý và cơng trình đã đưa vào vận hành. Lưu ý chỉ các bộ phận trực tiếp sản xuất mới cần sử dụng kho để lưu trữ hồ sơ. Cụ thể có thể điều chỉnh như sau :
▪ Đây là sơ đồ bố trí các phịng ban trong tịa nhà hiện tại của PEC
Tầng 4 Kho lưu trữ hồ sơ
Cầu thang bộ Hội trường Tầng 3 Phịng trống Phịng Kinh tế - Dự tốn Phòng Thiết kế Trạm Phòng Thiết kế Xây dựng Tầng 2 Phịng Phó Giám đốc Phịng Phó Giám đốc Kỹ thuật Phòng Thiết kế Đường dây Phòng Thiết kế Nguồn điện Tầng 1 Phịng Tài chính – Kế tốn Phịng Quy hoạch
Viễn thơng Đội Khảo sát
Tầng lửng Phòng Giám đốc Phòng họp Phòng Kế hoạch Tầng trệt Kho vật tư Khu vực photo hồ sơ Phòng Quản lý chất lượng Phòng Tổ chức - Nhân sự
Hình 3.1 : Sơ đồ bố trí phịng ban tại PEC hiện tại (Theo tổng hợp của tác giả)
▪ Đây là sơ đồ bố trí các phòng ban trong tòa nhà của PEC đã được điều
chỉnh, các vị trí có đánh dấu là các vị trí có thay đổi so với bố trí ban đầu.
Tầng 4 Phịng Tài chính – Kế tốn Cầu thang bộ Hội trường Tầng 3 Kho lưu trữ hồ sơ Phịng Kinh tế - Dự tốn Phịng Thiết kế Trạm Phòng Thiết kế Xây dựng Tầng 2 Kho lưu trữ hồ sơ Phịng Phó Giám đốc Kỹ thuật Phòng Thiết kế Đường dây Phòng Thiết kế Nguồn điện Tầng 1 Kho lưu trữ hồ sơ Phịng Phó Giám đốc Phịng Quy hoạch
Viễn thơng Đội Khảo sát
Tầng lửng Phòng Giám đốc Phòng họp Phòng Kế hoạch Tầng trệt Kho vật tư Khu vực photo hồ sơ Phòng Quản lý chất lượng Phịng Tổ chức - Nhân sự
Hình 3.2 : Sơ đồ bố trí phịng ban tại PEC sau khi điều chỉnh
(Theo đề nghị của tác giả)
Việc thực hiện điều chỉnh như trên sẽ tạo thuận lợi trong việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ đồng thời sẽ tạo thêm nhiều không gian trống để bố trí nơi làm việc thoải mái cho nhân viên của các bộ phận trực tiếp sản xuất.
Thứ hai, đối với các chuẩn mực hành vi:
Việc xây dựng văn hóa hãy bắt đầu với những nhân sự mới, đây là những
thành viên sẽ đóng góp cho sự phát triển của PEC. Nên tuyển dụng những người
phù hợp với văn hóa hơn là những người tài năng nhưng lại khơng thể hịa nhập với văn hóa của PEC. Việc thiếu kỹ năng có thể bù đắp thông qua con đường đào tạo,
nghĩ của họ. Để thực hiện điều này, bộ phận nhân sự cần xây dựng thêm các bài
kiểm tra về sự phù hợp văn hóa của ứng viên.
Phong cách làm việc của nhân viên cũng là một vấn đề cần lưu ý, hiện nay
phong cách làm việc được coi là chìa khóa thành cơng của nhiều doanh nghiệp trên
thế giới. Có rất nhiều cách để trở nên chuyên nghiệp, và theo trang web
khatvongtuoitre.com, PEC có thể phổ biến 10 cách chung nhất được coi là có hiệu quả trong việc chuyên nghiệp hóa phong cách làm việc của mỗi người:
▪ Có năng lực: Khi đã đảm nhận cơng việc gì, bạn phải đảm bảo mình thành
thạo và có hiểu biết để đảm nhiệm cơng việc đó hiệu quả;
▪ Đáng tin cậy: Bất cứ ai khi giao việc cho bạn hoặc khi có lời nhờ vả bạn
trong công việc đều có thể tin tưởng vào bạn, vì bạn sẽ hồn thành cơng việc vừa đúng hạn lại có kết quả;
▪ Trung thực: Hãy đảm bảo bạn ln nói thật và ln sẵn sàng đối mặt với
mọi thứ;
▪ Chính trực, liêm chính: Bạn ln là người có những nguyên tắc kiên định
khó vi phạm;
▪ Biết tơn trọng người khác: Hãy biết đối xử tôn trọng với mọi người như thể
họ là một phần trong mục tiêu phấn đấu trở nên chuyên nghiệp của bạn;
▪ Tự nâng cấp bản thân: Tốt hơn hết là đừng để những kiến thức và kĩ năng
của mình bị lỗi thời. Hãy biết cách tự mình học hỏi và trang bị cho bản thân những vốn hiểu biết và kĩ năng hợp thời;
▪ Là người lạc quan: Không ai muốn làm việc cùng một kẻ lúc nào cũng bi
quan, lo ngại mọi thứ. Hãy tự tạo cho mình một thái độ sống tích cực và cố gắng trở thành người có thể biến mọi vấn đề to tát trở thành không vấn đề;
▪ Hỗ trợ người khác: Biết chia sẻ với đồng nghiệp những thành công và cả
thất bại trong công việc cũng như đời sống riêng tư. Ngay cả khi họ gặp khó
khăn và cần giúp đỡ trong cơng việc thì bạn cũng nên chỉ cho họ cách nào
▪ Giữ được sự tập trung trong công việc: Đừng để những vấn đề cuộc sống
riêng tư ảnh hưởng một cách vơ ích đến công việc của bạn. Thời gian làm
việc là để làm việc chứ không phải để giải quyết chuyện cá nhân;
▪ Biết chú ý lắng nghe: Khi một ai đó muốn người khác lắng nghe, hãy cho
họ cơ hội giải thích những ý kiến của họ một cách đúng đắn.
Về đối ngoại, tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và sự tin cậy cao của các đối tác và khách hàng. Do đó, PEC cần tổ chức tốt hơn nữa tác phong làm việc của nhân viên gắn với văn hóa doanh nghiệp mà PEC đang xây dựng. Cụ thể:
▪ Cần giữ vững và tạo ra những giá trị mới làm hài lòng khách hàng trong
thái độ phục vụ của nhân viên;
▪ Luôn nhắc nhở CBCNV về triết lý kinh doanh của PEC, xem “khách hàng
là sự tồn tại của chúng tơi”;
▪ Có chế tài xử lý rõ ràng, cụ thể và nghiêm khắc với những nhân viên ý thức
kém để mất lòng tin của khách hàng;
▪ Xây dựng tác phong nhanh chóng trong giải quyết cơng việc, không kéo dài
gây chậm trễ trong q trình thực hiện;
Bên cạnh đó, cần phải xây dựng một số quy định riêng dành cho lễ tân vì đây
chính là nơi giao tiếp đầu tiên giữa khách hàng và Công ty. Ngồi cơng việc của
một người chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng, hướng dẫn khách đến liên hệ cơng tác, tiếp đón khách hàng và đối tác theo u cầu cơng việc…Ngồi ra, lễ tân cịn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các bộ phận liên quan và nhận
thơng tin phản hồi từ các phịng ban trong Công ty cho Giám đốc. Những chuyên
gia nhân sự cho rằng, nghề lễ tân khơng chỉ có tầm quan trọng nhất định trong bộ máy cơng ty mà cịn có tác động khơng nhỏ trong sự nghiệp, cũng như việc tạo nên tinh thần làm việc chuyên nghiệp của mỗi người. Vì tính chất quan trọng như thế nên vị trí lễ tân cần được quy định phải đáp ứng được các yêu cầu sau :
▪ Hiểu rõ mọi hoạt động của cơng ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của khách hàng;
▪ Thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu;
▪ Cần phản ứng nhanh nhạy và có khả năng giải quyết các tình huống phát
sinh thật tốt. Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối hợp tác;
▪ Được đào tạo nghiệp vụ hành chánh lễ tân để có tư duy phán xét cao, giải
quyết vấn đề một cách sáng tạo, đồng thời có năng lực điều hành tổ chức nhiều nhiệm vụ;
▪ Tính tự giác cao, quản lý thời gian tốt, hòa nhã, chịu đựng áp lực lớn và
ln biết hịa giải mâu thuẫn với khách hàng;
▪ Hiểu biết về văn hóa ứng xử giao tiếp, biết ngoại ngữ, biết sử dụng công
nghệ thông tin.
Thứ ba, về bài hát truyền thống, ấn phẩm:
PEC nên có một bài hát truyền thống, một bài hát với giai điệu hiện đại, dễ
nghe, dễ thuộc, khắc họa được những nét chính trong cơng việc cũng như các giá trị
văn hóa đặc trưng. Bài hát sẽ được toàn thể CBCNV hát vào tất cả các dịp sinh hoạt
lễ nghi, điều này khơng những góp phần tun truyền các giá trị văn hóa mà cịn là sợi dây thắt chặt mối đồn kết gắn bó tồn thể CBCNV.
Để hình thành nên Bài hát truyền thống này, PEC có thể phát động cuộc thi
viết bài giới thiệu về PEC trong toàn thể CBCNV, từ bài viết đoạt giải PEC sẽ đặt hàng nhạc sĩ hiệu chỉnh, hịa âm, phối khí. Việc sử dụng bài viết của CBCNV làm lời bài hát sẽ làm cho nội dung của bài hát sát với thực tế công việc hơn, và như thế bài hát sẽ dễ dàng đi vào lòng CBCNV hơn.
Bên cạnh Bài hát truyền thống, PEC cũng nên phát hành Sách truyền thống, nội dung giới thiệu về PEC, về những mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của PEC, về các thành tích nổi bật trong quá khứ, về các tấm gương cần
học hỏi. Sách truyền thống cũng là một ấn phẩm để các thành viên mới tìm hiểu về truyền thống của Công ty.
3.2.1.2 Giải pháp phát triển các giá trị được tán đồng Thứ nhất, về sứ mệnh:
Sứ mệnh hiện nay của PEC là đáp ứng đầy đủ về dịch vụ tư vấn với chất lượng ngày càng tốt hơn.
Sứ mệnh hiện nay của PEC chưa nói lên được lợi ích cuối cùng mà PEC mang lại cho khách hàng, có thể điều chỉnh như sau: “Mang tiện nghi đến với cuộc sống
con người”
Thứ hai, về tầm nhìn:
Tầm nhìn của PEC là xây dựng PEC trở thành một thương hiệu mạnh, là
thương hiệu hàng đầu về dịch vụ tư vấn trong khu vực các tỉnh thành phía Nam. Tuy nhiên để phù hợp với ý nghĩa của logo nên điều chỉnh tầm nhìn lại như
sau “Xây dựng PEC trở thành một thương hiệu mạnh, là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ tư vấn thiết kế trong khu vực và trên thế giới”
Thứ ba, về các mục tiêu chiến lược
Để đạt được tầm nhìn và sứ mệnh đã đặt ra, PEC cần xác định các mục tiêu
chiến lược cụ thể trong từng giai đoạn, đồng thời công bố rộng rãi đến từng bộ
phận, từng CBCNV để từ đó có sự chuẩn bị phù hợp trong từng giai đoạn. Ví dụ để trở thành thương hiệu hàng đầu về dịch vụ tư vấn thiết kế trong khu vực và trên thế giới thì chúng ta có thể đặt ra một số mục tiêu chiến lược như sau:
▪ Đến năm 2020, PEC phải xây dựng đủ năng lực thực hiện tất cả các cơng
trình lưới điện phân phối và truyền tải trên địa bàn do Tổng Công ty Điện
lực miền Nam quản lý;
▪ Đến năm 2025, PEC phải mở rộng thị trường trên toàn lãnh thổ Việt Nam;
▪ Đến năm 2035, PEC phải mở rộng thị trường ra khu vực Đông Nam Á;
▪ Đến năm 2045, PEC phải mở rộng thị trường ra khu vực Châu Á;
Từ những mục tiêu cụ thể như trên, từ đó PEC sẽ có kế hoạch chuẩn bị các nguồn lực cần có trong từng giai đoạn để thực hiện các mục tiêu chiến lược này, việc công bố các mục tiêu chiến lược cũng là một yếu tố kích thích nhân viên tự học tập, bồi dưỡng thêm về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ để chuẩn bị cho các bước phát triển tiếp theo của Công ty.
3.2.1.3 Giải pháp phát triển các giá trị căn bản Thứ nhất, về công tác cán bộ :
Ban lãnh đạo cần quan tâm một cách đặc biệt các ngầm định về giá trị của các chức danh trong PEC, tạo động lực trong việc phát huy những năng lực cá nhân gắn
liền với sự thăng tiến. Chính sách nhân sự phải tách biệt được đóng góp trong quá
khứ, năng lực hiện tại và tiềm năng trong tương lai của cán bộ. Sau đây là một số đề nghị cụ thể:
▪ Xây dựng một hệ thống đầy đủ các tiểu chuẩn đánh giá về năng lực, các
phẩm chất cần có của các chức danh lãnh đạo các bộ phận bằng các điểm số cho từng khả năng một cách rõ ràng và công bố công khai;
▪ Áp dụng quy chế nhiệm kỳ công tác 1 năm cho các chức danh lãnh đạo các
bộ phận.
▪ Tổ chức đánh giá lại lãnh đạo các bộ phận theo các tiêu chuẩn sau mỗi
nhiệm kỳ công tác. Bản thân mỗi cá nhân nếu muốn giữ vị trí của mình hoặc muốn thăng tiến cao hơn, sẽ phải phấn đấu để tiếp tục được bổ nhiệm.;
▪ Sau mỗi nhiệm kỳ công tác trưởng bộ phận đánh giá lại năng suất, tiềm
năng, khả năng thừa kế của từng nhân viên, tiến hành tương tự lên cấp trên,
cuối cùng trình cho ban lãnh đạo chương trình nhân sự tổng thể. Quy chế này cũng giúp những cán bộ trẻ năng lực có thêm cơ hội.
Thứ hai, về hệ thống đánh giá, khen thưởng :
Toàn bộ thu nhập của công ty trả cho nhân viên, là động lực chủ yếu kích
thích nhân viên làm việc tốt. Thu nhập giúp cho nhân viên duy trì, nâng cao mức
đình, doanh nghiệp và xã hội. Tiền lương thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh
nghiệp đối với người lao động, nhân viên phải ln tự hào đối với mức lương của mình. Khi nhân viên cảm thấy việc trả lương không xứng đáng với việc làm của họ, họ sẽ khơng hăng hái tích cực làm việc. Vì vậy, thu nhập của người lao động giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong chính sách khuyến khích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Hệ thống đánh giá, khen thưởng có ảnh hưởng quyết định đến thu nhập của người lao động, về vấn đề này tác giả có các đề nghị sau:
▪ Xây dựng lại các tiêu chí, quy trình đánh giá một cách khoa học, đầy đủ, rõ
ràng về việc đánh giá, khen thưởng đồng thời tổ chức lấy ý kiến toàn thể CBCNV, từ đó có những điều chỉnh phù hợp theo các phản hồi. Có thể tổ
chức các cuộc họp riêng về vấn đề này để giải trình, trao đổi, làm rõ nội