Chương 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán, trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2015): “Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ cơng cụ quản lý tài chánh; có vai trị quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị (tổ chức kinh doanh – doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp…). Tổ chức tốt cơng tác kế tốn có ý nghĩa vơ cùng to lớn trong công tác cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị đơn vị nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.”
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn, NXB Tài chính Hà Nội (2008): “Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán. Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản; sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán. Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.”
Việc lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phải xem xét đến việc thiết kế bộ máy tổ chức kế tốn ở cơ quan đơn vị đó là như thế nào. Tùy thuộc vào tính chất, quy mơ hoạt động, đặc điểm của từng cơ quan đơn vị cụ thể, trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn hiện có mà người quản lý, kế tốn trưởng sẽ thiết lập một hình thức tổ chức kế tốn sao hiệu quả, phù hợp với tình hình hiện tại và đáp ứng được nhu cầu của cơ quan đơn vị.
2.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hạch tốn là cơng việc khởi đầu của cơng tác kế tốn, nó có ý nghĩa quyết định trong số liệu kế tốn. Chính vì phải cung cấp những số liệu mang tính chính xác, hữu hiệu và kịp thời, phòng kế tốn cần chú trọng trong cơng tác hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận phòng ban trong đơn vị. Tất cả các mẫu hệ thống chứng từ để ghi chép hạch toán phải phù hợp với mẫu chứng từ theo qui định của Bộ tài chính và Tổng cục Thống kê.
2.3.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phải dựa vào QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, mới đây là có Thơng tư số 107/2017/TT- BTC về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp. Việc vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán phải đảm bảo toàn bộ số liệu kế toán tại cơ quan đơn vị phản ánh thống kê đầy đủ hoạt động, quản lý chặt chẽ, và đảm bảo được tính rõ ràng, minh bạch về tài chính của cơ quan đơn vị.
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán (NXB Tài chính, 2008): “Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể”. Như vậy, hệ thống tài khoản được thống nhất về tên gọi, số hiệu, số lượng, nội dung và công dụng của tài khoản. Mỗi cơ quan, đơn vị sẽ có cho mình 1 tài khoản chính và tài khoản phụ (gọi là tài khoản cấp 2) để việc quản lý được thuận tiện và dễ dàng.
2.3.1.3 Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán tuân thủ theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp áp dụng cho cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập.
Mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế tốn sau đây sao cho phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị và nhất thiết phải thuân thủ theo mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế tốn đã lựa chọn về: loại sổ, số lượng, kết cấu của các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ.
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung; - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
2.3.1.4 Tổ chức lập và nộp báo cáo kế toán
“Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế tốn và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của đơn vị, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị”, theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015).
Báo cáo kế tốn là báo cáo tài chính cuối cùng của một q trình làm cơng tác kế tốn, do đó số liệu thơng tin được trình bày trên báo cáo kế tốn mang tính tổng hợp về tình hình hoạt động tài chính trong kỳ của cơ quan đơn vị đó, nhằm cung cấp thơng tin tài chính phục vụ cho cơng tác kiểm tra, đánh giá và quản lý cho cấp lãnh đạo quản lý cả nội bộ lẫn bên ngồi có quan hệ lợi ích với đơn vị.
2.3.2 Tổ chức bộ máy kế tốn
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn, NXB Tài chính Hà Nội (2008): “Bộ máy kế toán là tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị hạch tốn”.
Một khái niệm khác theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015): “Tổ chức bộ máy kế toán là việc phân công công việc cho những người làm kế toán trong đơn vị, nhằm thực hiện tốt cơng tác kế tốn và đảm bảo các yêu cầu sau: phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị; bộ máy kế toán phải tinh gọn, chun mơn hóa, đủ năng lực hồn thành nhiệm vụ.”
Dựa theo cơ sở trên, tác giả cho rằng “Bộ máy kế toán là tổ chức những người làm cơng tác kế tốn tại đơn vị sao cho bộ máy kế tốn phù hợp với qui mơ hoạt động và yêu cầu quản lý của cơ quan đơn vị cùng với việc ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế toán từ việc thu nhận, kiểm tra đến việc tổng hợp, đảm bảo cung cấp những thơng tin tài chính, về tình hình hoạt động và đủ năng lực hồn thành nhiệm vụ kế tốn của cơ quan đơn vị”
Tóm lại, việc tổ chức bộ máy kế tốn hợp lý với sự phân cơng rõ ràng từ các cán bộ quản lý và tạo được mối quan hệ giữa những cán bộ làm kế toán với nhau là một trong những việc làm tất yếu, có yếu tố quyết định đến chất lượng kế toán của một đơn vị.
2.3.3 Tổ chức kiểm tra kế toán
Theo điều 3 Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 có định nghĩa: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế tốn”.
Cơng tác kiểm tra kế toán là một hoạt động quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, chế độ, chính sách ban hành.
Tổ chức kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên, liên tục và có hệ thống nhằm kịp thời ngăn chặn, phát hiện những sai sót, tăng cường tính đúng đắn, hợp lý, trung thực, khách quan trong việc áp dụng và thực hiện các chính sách, chế độ kế tốn, tài chính của đơn vị.
2.3.4 Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015): “Ứng dụng tin học trong công tác kế tốn khơng chỉ đảm bảo cung cấp thơng tin một cách kịp thời, chính xác mà cịn làm giảm nhẹ cơng việc xử lý số liệu, góp phần làm tăng hiệu suất cơng tác kế tốn tại đơn vị.” Cơng nghệ thơng tin đã góp phần làm thay đổi nhiều lĩnh vực quản trị hiện nay, đặc biệt là trong kế toán, được thể hiện chủ yếu ở việc xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn có những bước tiến lớn so với quy trình xử lý theo hướng thủ cơng trước đây.
Theo Luật công nghệ thông tin (2006): “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý và trao đổi thông tin số”. Trong thời kỳ nền kinh tế ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng, cơng tác kế tốn ln là cơng cụ nồng cốt trong quá trình hoạt động của đơn vị. Sự phát triển nhanh chóng và ngày càng đa dạng hơn của hoạt động kế tốn đã làm cho dữ liệu về cơng tác này trở nên đa dạng và phong phú. Vấn đề được xem xét là đơn vị phải ghi nhận, xử lý, lưu trữ các thông tin dữ liệu như thế nào để có thể đưa ra những thơng tin tài chính chất lượng cho nhà quản trị.
Từ vấn đề trên, việc tổ chức định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập sẽ làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán như: khối lượng cơng việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý sẽ được giảm đi đáng kể, và có thể tìm kiếm thơng tin dữ liệu một cách dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí cho đơn vị. Bên cạnh đó, người làm cơng tác kế tốn khơng cịn phải mất nhiều thời gian cho việc ghi sổ, nhập liệu mà chuyển sang việc kiểm tra, kiểm sốt, phân tích dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn.
2.4 Đặc điểm về thơng tin kế tốn tài chính của trường CĐCL
Nội dung cơng tác tổ chức kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo được tổng hợp từ các nghiên cứu trước và được trình bày ở phần trên. Tổ chức cơng tác kế toán tại trường CĐCL cũng thực hiện tương tự theo các nội dung: vận dụng chế độ kế toán, chứng từ kế tốn, hệ thống tài khoản, sổ sách và hình thức kế tốn, lập và nộp báo cáo kế tốn tn thủ theo thơng tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp.
Thơng tin kế tốn tài chính của trường CĐCL được cung cấp một cách liên tục, thường xun và có hệ thống tình hình tài chính, tình hình hoạt động, luồng tiền của cụ thể. Thơng tin kế tốn phản ánh một cách tổng qt về tình hình tài chính, là dữ liệu rất quan trọng đóng góp vào quy trình ra quyết định của trường và của cơ quan chủ quản, từ đó thúc đẩy sự nghiệp phát triển công tác giáo dục của nhà trường. Do đó thơng tin kế tốn ln phải đảm bảo được tính phù hợp, tin cậy và có thể so sánh được:
+ Tính phù hợp: nghĩa là thơng tin kế tốn phải được thể hiện một cách dễ hiểu, giúp người đọc và sử dụng báo cáo hiểu được các con số, các chỉ tiêu và mối quan hệ trong báo cáo này.
+ Tính tin cậy: nghĩa là thơng tin kế tốn phải được trình bày và cơng bố đúng theo yêu cầu đã đề ra, mang tính trung thực, khách quan và đầy đủ, khơng bóp méo dữ liệu, khơng sai lệch so với tình hình thực tế.
+ Có thể so sánh được: nghĩa là các trường sử dụng thống nhất các nguyên tắc và phương pháp kế tốn trong suốt kỳ kế tốn. Trường hợp có thay đổi, phải giải trình rõ nhằm giúp người đọc báo cáo kế tốn có thể so sánh được giữa kỳ kế toán này với kỳ kế tốn trước hoặc sau đó.
Các đối tượng sử dụng thơng tin báo cáo tài chính của trường CĐCL là Ban giám hiệu, cơ quan chủ quản cấp trên là những người có trách nhiệm điều hành và thực hiện mục tiêu chung của nhà trường. Ngồi ra, báo cáo kế tốn cịn được cung cấp cho các đơn vị đầu tư, các cơ quan chức năng, thanh tra hoặc kiểm tốn nhà nước khi có lệnh kiểm tra của cơ quan cấp trên. Tùy vào mỗi trường trực thuộc cơ quan bộ ngành quản lý khác nhau nhưng chung quy đều thực hiện chế độ tài chính và sử dụng nguồn ngân sách theo quy định của pháp luật, theo Điều 31 của Luật giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13.
2.5 Lý thuyết nền
2.5.1 Lý thuyết đại diện
Lý thuyết đại diện nghiên cứu mối quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền theo Jensen và Meckling trong một công bố năm 1976. Bên ủy quyền là chủ sở hữu của các nguồn lực, còn bên được ủy quyền là người đại diện quản lý các nguồn lực đó. Chủ sở hữu sẽ trao cho người đại diện một số quyền nhất định để quản lý và điều hành nhằm phục vụ lợi ích cho chủ thể. Lý thuyết đại diện cho rằng, nếu chủ thể và người đại diện quản lý cơng ty đều mong muốn có lợi ích cho mình, thì chắc chắn rằng người quản lý công ty sẽ không cố gắng thực hiện những việc mang lại lợi ích tốt nhất cho chủ sở hữu của họ. Xung đột sẽ phát sinh khi có thơng tin khơng đầy đủ và bất cân xứng giữa chủ sở hữu và đại diện trong cơng ty vì cả hai bên có lợi ích khác nhau. Người đại diện quản lý cơng ty sẽ có ưu thế hơn về thơng tin, nên dễ dàng thực hiện cho lợi ích riêng của mình. Lý thuyết này nói lên việc làm thế nào để có thể hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa chủ sở hữu và người đại diện khi mà người đại diện có lợi thế hơn về thơng tin.
Vì vậy, người đại diện quản lý đơn vị cơng nói chung và đơn vị sự nghiệp cơng lập nói riêng cần phải đưa ra những thơng tin khách quan, trung thực về tình
hình hoạt động tài chính, cụ thể là việc thực hiện cơng tác tổ chức kế toán tại đơn vị nhằm giảm thiểu việc xung đột lợi ích giữa cấp trên và cấp dưới.
2.5.2 Lý thuyết thông tin bất cân xứng
Lý thuyết này được ra đời vào những năm 1970 bởi ba nhà nghiên cứu George Akerlof, Michael Spence và Joseph Stiglitz cùng vinh dự nhận giải Nobel kinh tế vào năm 2001. Lý thuyết thông tin bất cân xứng là việc các bên tham gia giao dịch cố tình che đậy thơng tin, không công bố minh bạch về thông tin đang nắm giữ. Việc này làm cho bên có ít thơng tin sẽ có những quyết định khơng chính xác khi giao dịch, song song đó bên nắm giữ nhiều thơng tin hơn sẽ có hành vi cố ý gây bất lợi cho bên kia khi thực hiện giao dịch. Ví dụ như là người mua hàng sẽ có ít thơng tin hơn người bán, do đó họ sẽ khơng có thơng tin thực đúng về giá cả kịp thời dẫn đến việc họ sẽ trả giá thấp hơn giá vốn của người bán, làm cho người bán khơng có động lực sản xuất sản phẩm có chất lượng, điều này làm bất lợi cho cả hai bên, thất bại thị trường xảy ra.
Việc thực hiện thơng tin trên báo cáo tài chính do kế tốn cung cấp địi hỏi phải minh bạch, trung thực thì việc ra quyết định về kinh tế tài chính của nhà quản trị mới có độ chính xác cao, giúp cho hoạt động của đơn vị phát triển. Tác giả vận dụng lý thuyết này vào luận văn nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn thật tốt