3.2 Giải pháp hoàn thiện
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Thứ nhất, để hồn thiện cơng tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn thì
các BHXH quận, huyện phải xây dựng bộ quy định về tiêu chuẩn chứng từ hợp pháp, hợp lệ cũng như là quy trình luân chuyển chứng từ trong bộ phận nhằm tạo căn cứ cho kế toán viên làm việc và là căn cứ để xử lý những trường hợp cố tình làm sai quy định.
Bộ quy định này gồm ba phần: phần một là những quy định chung về chứng từ hợp pháp, hợp lệ; phần hai mơ tả quy trình xử lý các nghiệp vụ; phần ba quy định và mô tả quy trình lưu trữ chứng từ. Phương pháp xây dựng các phần trong Bộ quy định này như sau:
Đối với phần một, những quy định chung về chứng từ hợp pháp, hợp lệ, kế tốn trưởng có thể căn cứ vào các quy định của Bộ tài chính, BHXH Việt Nam, và cơ quan cấp trên và các quy định khác có quy định về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán để xây dựng các quy định trong phần này, một số quy định trong phần này như chứng từ phải được ghi nội dung đầy đủ, chứng từ khơng được tẩy xóa, chỉ được hạch tốn khi chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ...
Đối với phần hai, mơ tả quy trình xử lý các nghiệp vụ được tiến hành qua các bước như sau:
Bước 1: các nhân viên trong bộ phận kế toán thực hiện thống kê lại các
Bảng 3.1: Mẫu bảng mơ tả quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn (Nguồn: theo đề xuất của tác giả)
)
1. Mã nghiệp vụ: được ghi khi kế toán trưởng quy định mã nghiệp vụ
2. Tên nghiệp vụ: là nội dung diễn giải trong các định khoản. Kế toán trưởng quy định những nội dung bắt buộc cần phải diễn giải, khi thực hiện hạch toán kế toán phải diễn giải đúng nội dung theo quy định và có thể bổ sung thêm một số nội dung khác. Ví dụ: “Hồn trả thối thu BHYT” “Đối tượng” “Theo quyết định:” “Số, ngày tháng năm trên quyết định” (Hồn trả thối thu BHYT hộ gia đình theo quyết định: số 01 20/01/2017)
3. Căn cứ quy định: các quy định về bộ chứng từ mà kế toán viên căn cứ để xử lý nghiệp vụ .Ví dụ: CV số 581/BHXH-QLT 04/03/2016 V/v phân cấp hoàn trả tiền BHXH, BHYT, BHTN của BHXH TP.HCM
4. Ngày áp dụng: ngày áp dụng quy trình (Ví dụ: kể từ ngày 01/11/2017)
5. Người thực hiện: kế tốn viên phụ trách (Ví dụ: kế tốn ngân hàng)
6. Bộ chứng từ: liệt kê tất cả các chứng từ cần phải có từ khi nghiệp vụ bắt đầu đến khi nghiệp vụ kết thúc, sắp xếp các chứng từ theo thứ tự như khi đưa đi lưu trữ (Ví dụ:Ủy nhiệm chi,quyết định thối thu, danh sách giao nhận )
7. Sơ đồ thực hiện: thể hiện các giai đoạn, các bộ phận, cá nhân liên quan. Ví dụ: Bộ phận thu -> Kế toán ngân hàng -> Kế toán trưởng -> Thủ trưởng đơn vị -> Văn thư ->Kế toán ngân hàng -> Ngân hàng -> Kế toán ngân hàng
8. Diễn giải quy trình thực hiện: diễn giải các bước thực hiện nghiệp vụ Ví dụ:
Bước 1: Bộ phận thu giao Bộ chứng từ mệnh lệnh gồm: quyết định thoái thu & danh sách giao nhận cho kế toán ngân hàng.
Bước 2: Kế toán ngân hàng
- Trên quyết định thoái thu: Kiểm tra nội dung (đối tượng, số tiền …); chữ ký của thủ trưởng đơn vị (chữ ký photo), dấu mộc (mộc đỏ của cơ quan) - Trên danh sách: kiểm tra chữ ký của cán bộ thu & trưởng bộ phận thu - Đối chiếu các nội dung trên quyết định thoái thu với danh sách giao nhận - Lập ủy nhiệm chi, ký nháy trên ủy nhiệm chi, chuyển bộ chứng từ gồm: ủy nhiệm chi, quyết định thoái thu, danh sách cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra lại bộ chứng từ một lần nữa và ký duyệt vào ủy nhiệm chi.
Bước 4: Thủ trưởng đơn vị ký duyệt trên ủy nhiệm chi Bước 5: Văn thư đóng dấu trên ủy nhiệm chi
Bước 6: Kế toán ngân hàng gửi ủy nhiệm chi cho ngân hàng, và nhận lại ủy nhiệm chi ngân hàng đã hạch toán, kiểm tra chữ ký của giao dịch viên, kiểm sốt viên, dấu mộc của ngân hàng. Sau đó dán bộ chứng từ theo thứ tự quy định.
Bước 2: Kế toán trưởng nhận các bảng mơ tả mà kế tốn viên đã thực
hiện và tiến hành kiểm tra lại các nội dung mà kế toán viên đã xây dựng, rồi phân loại, sắp xếp theo loại nghiệp vụ, có thể phân thành các loại nghiệp vụ như sau: Nghiệp vụ thu tiền; Nghiệp vụ chi tiền; Nghiệp vụ báo có; Nghiệp vụ báo nợ; Nghiệp vụ định khoản (các nghiệp vụ không thuộc 4 loại nghiệp vụ trên).
Bước 3: Xây dựng mã cho loại nghiệp vụ và nghiệp vụ
Mã loại nghiệp vụ có thể đánh theo thứ tự 1. , 2. , 3. ,…(Ví dụ: Mã nghiệp vụ 1. cho biết loại nghiệp vụ thu tiền)
Mã nghiệp vụ có thể bao gồm hai phần: mã loại nghiệp vụ, thứ tự nghiệp vụ trong loại nghiệp vụ. (Ví dụ: mã nghiệp vụ 1.1: “Rút ngân hàng nhập quỹ tiền mặt” “Số seri sec” cho biết nghiệp vụ thứ nhất trong loại nghiệp vụ thu tiền là nghiệp vụ rút ngân hàng nhập quỹ tiền mặt)
Đối với phần ba, kế toán trưởng căn cứ vào yêu cầu, quy định về lưu trữ chứng từ kế toán mà cơ quan cấp trên đã quy định cũng như là tình hình thực tế của đơn vị để xây dựng các quy định, quy trình xử lý chứng từ sau khi các kế toán phụ trách nghiệp vụ đã thực hiện xong nghiệp vụ.
Muốn xây dựng Bộ quy định chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mơ tả quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn cần sự hợp tác của tất cả các nhân viên trong bộ phận kế toán, sự đầu tư thời gian lâu dài, vì vậy quá trình xây dựng phải được chia thành các giai đoạn và đặt mục tiêu thực hiện cho các giai đoạn.
Thứ hai, để hồn thiện cơng tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, các
BHXH quận, huyện phải thực hiện nghiêm túc việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định, khi có sự thay đổi của những người có liên quan cần phải thực hiện cho đăng ký mẫu chữ ký ngay.
Thứ ba, để hồn thiện cơng tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, các
BHXH quận, huyện phải thực hiện đúng quy trình luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã quy định bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ;
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Thứ tư, các khoản chi quản lý bộ máy cần được theo dõi chi tiết cho từng hoạt
động: khoản chi quản lý bộ máy phục vụ cho hoạt động thu BHXH, BHYT, BHTN; khoản chi quản lý bộ máy phục vụ cho hoạt động chi BHXH, BHYT, BHTN; khoản chi quản lý bộ máy phục vụ cho hoạt động khác. Và để có thể thu thập thơng tin chi tiết này, trên các chứng từ có liên quan cần thiết kế thêm 03 dịng thể hiện số liệu của 03 hoạt động trên. Chẳng hạn trên bảng lương cần bổ sung 03 dòng: tổng số tiền chi trả cho viên chức thuộc tổ thu, tổng số tiền chi trả cho viên chức thuộc tổ thực hiện chính sách, tổng số tiền chi trả cho các viên chức khác…