3.2 Giải pháp hoàn thiện
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo
cáo kế toán
Để hồn thiện cơng tác tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn, các BHXH quận, huyện cần thực hiện một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, nhằm nâng cao chất lượng và tính minh bạch thơng tin, hệ thống báo
cáo tài chính ở các cơ quan BHXH nên được lập theo hướng dẫn của chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, bao gồm 04 báo cáo: Bảng cân đối kế tốn (phản ánh tình hình tài chính); Báo cáo kết quả hoạt động (phản ánh quá trình hoạt động và xác định thặng dư, thâm hụt thuần); Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC. Căn cứ các quy định về hệ thống BCTC áp dụng cho các cơ quan BHXH theo Thông tư 178 và các quy định về lập BCTC của doanh nghiệp theo Thông tư 200/TT-BTC, tác giả đề xuất mẫu Bảng cân đối kế toán áp dụng cho BHXH quận, huyện như sau:
Bảng 3.6: Mẫu Bảng cân đối kế toán (Nguồn: Theo đề xuất của tác giả)
TÀI SẢN Số cuối năm Số đầu năm
A. TÀI SẢN NGẮN HẠN
I. Tiền và các khoản tương đương tiền II. Các khoản phải thu ngắn hạn
hạn
2. Phải thu lãi phạt do chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN ngắn hạn
3. Số chi trước BHYT cho năm sau 4. Phải thu số chi sai BH
5. Phải thu nội bộ 6. Phải thu khác
7. Dự phòng phải thu BHXH, BHYT, BHTN khó địi ngắn hạn III. Hàng tồn kho IV. Tài sản ngắn hạn khác B. TÀI SẢN DÀI HẠN I. Tài sản cố định 1. Nguyên giá
2. Giá trị hao mòn lũy kế 3. Chi phí XDCB dở dang
II. Tài sản dài hạn khác
TỔNG CỘNG TÀI SẢN NGUỒN VỐN
A. NỢ PHẢI TRẢ I. Nợ ngắn hạn
1. Thu trước BHXH, BHYT, BHTN 2. Phải trả do thu nhầm BH
3. Phải trả số thu BH chưa xác định được đối tượng
5. Phải trả khác
II. Nợ dài hạn
B. NG̀N KINH PHÍ
1. Kinh phí hoạt động
2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 3. Chênh lệch hoạt động chưa xử lý 4. Các quỹ
5. Kinh phí đầu tư XDCB 6. Kinh phí dự án
7. Kinh phí NSNN cấp để chi BHXH
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN
Thứ hai, để người đọc có thể nắm được tổng quát nhất kết quả hoạt động trong
năm của đơn vị và có thể so sánh kết quả hoạt động đó so với năm trước và so với chỉ tiêu nhiệm vụ được giao, cần bổ sung thêm báo cáo như sau:
Bảng 3.7: Mẫu báo cáo kết quả hoạt động của đơn vị (Nguồn: Theo đề xuất của tác giả)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ Năm Đơn vị tính: STT Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước Dự toán Ghi chú 1. Thu 01=02+03+04 +05+06-07 1.1. BHXH bắt buộc 02 1.2. BHXH tự nguyện 03
1.3. BH thất nghiệp 04
1.4. BHYT 05
1.5. Điều chỉnh tăng thu BHXH, BHYT, BHTN theo cơ sở dồn tích
06
1.6. Điều chỉnh giảm thu BHXH, BHYT, BHTN theo cơ sở dồn tích
07 2. Chi 06=07+08+09 +10+11+12-13 2.1. Nguồn NSNN đảm bảo 07 2.2. Nguồn quỹ BHXH 08 2.3. BHXH tự nguyện 09 2.4. BH thất nghiệp 10 2.5. BHYT 11
2.6. Điều chỉnh tăng chi BHXH, BHYT, BHTN theo cơ sở dồn tích
12
2.7. Điều chỉnh giảm chi BHXH, BHYT, BHTN theo cơ sở dồn tích
13
3. Chi quản lý bộ máy 14=15+16+17
+18-19
3.1. Chi quản lý bộ máy phục vụ công tác thu BHXH, BHYT, BHTN
15
3.2. Chi quản lý bộ máy phục vụ công tác chi BHXH, BHYT, BHTN
16
3.3. Chi quản lý bộ máy phục vụ công tác khác
17
máy theo cơ sở dồn tích
3.5 Điều chỉnh giảm chi quản lý bộ máy theo cơ sở dồn tích
19
4. Kết quả hoạt động của đơn vị 20=1-6-14
Thứ ba, để người đọc có thể nắm được tình hình thực hiện nhiệm vụ trong năm
của đơn vị, trong thuyết minh BCTC cần thuyết minh thêm các nội dung như sau: Thuyết minh chỉ tiêu đối tượng hưởng BHXH:
+ Người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng tăng, giảm trong năm; + Số người hưởng BHXH một lần;
+ Số lượt người ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
Phân tích nguyên nhân tăng, giảm chỉ tiêu thu, chi so với dự toán được giao
Phân tích số dư nguồn kinh phí quản lý bộ máy còn dư chuyển năm sau Thuyết minh một số tình hình và những phát sinh khơng bình thường trong năm của đơn vị…
Thuyết minh nguyên nhân và giải pháp xử lý khi kết quả hoạt động của đơn vị bội chi.
Thuyết minh nguyên nhân và giải pháp xử lý đối với các đơn vị nợ BHXH, BHYT. BHTN.
3.2.5. Giải pháp hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Để hồn thiện cơng tác tổ chức bộ máy kế toán, các BHXH quận, huyện cần thực hiện một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, kế toán trưởng lập bảng phân công công việc cho từng viên chức
trong bộ phận kế toán vào đầu mỗi năm và thực hiện cập nhật bảng phân cơng cơng việc này khi có sự thay đổi cơng việc hoặc thay đổi thành viên trong bộ phận kế tốn. Bảng phân cơng cơng việc cịn có thể sử dụng làm căn cứ để lập biên bản bàn giao
cơng việc khi có sự thay đổi nhân sự. Bảng phân cơng cơng việc có thể xây dựng theo mẫu như sau:
Bảng 3.8: Mẫu bảng phân công nhiệm vụ viên chức trong bộ phận kế toán
Nguồn: theo đề xuất của tác giả
Thứ hai, cần phải tổ chức luân chuyển công việc định kỳ trong bộ phận kế toán
để kế toán viên làm việc một cách năng động hơn. Việc xây dựng Bộ quy định chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mơ tả quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn, và Bảng phân cơng nhiệm vụ hàng năm sẽ giúp cho kế toán viên đỡ bỡ ngỡ với công việc mới, giúp bộ phận kế tốn thực hiện ln chuyển cơng việc định kỳ dễ dàng hơn.
Thứ ba, định kỳ bộ phận kế toán cần tổ chức những cuộc họp nội bộ để trao đổi
kinh nghiệm làm việc, trao đổi các quy định mới, tạo sự đồn kết, gắn bó hơn trong bộ phận.
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VIÊN CHỨC TRONG BỘ PHẬN KẾ TOÁN Năm thực hiện:
1. Họ tên: Nguyễn Văn A - Vị trí: Kế tốn chi
STT Nội dung công việc Ghi chú
1. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc thu – chi theo đúng quy định trước khi hạch toán.
2. Lập phiếu thu, chi tiền mặt
3. ….
2. Họ tên: Nguyễn Văn B- Vị trí: Kế tốn ngân hàng
STT Nội dung cơng việc Ghi chú
1. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc thu – chi theo đúng quy định trước khi hạch toán.
2. Lập ủy nhiệm chi
3. ….
3.2.6. Giải pháp hồn thiện tổ chức kiểm tra kế tốn
Để hồn thiện cơng tác tổ chức kiểm tra kế toán, BHXH quận, huyện cần thực hiện một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toán trưởng cần phải thực hiện
kiểm tra các bước xử lý nghiệp vụ (về chứng từ, về hạch toán…) của kế toán viên ngay, trước khi thủ quỹ thực hiện chi tiền để ngăn chặn rủi ro sai sót chứ không phải chỉ thực hiện kiểm tra để phát hiện và sửa sai như thực trạng đã trình bày.
Thứ hai, cơ quan cấp trên nên thực hiện kiểm tra đột xuất cơng tác kế tốn của
các BHXH quận, huyện ít nhất một năm một lần để bộ phận kế toán của các BHXH quận, huyện nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ của mình.
3.2.7. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm kê tài sản
Để hồn thiện cơng tác tổ chức kiểm kê tài sản, các BHXH quận, huyện cần thực hiện nghiêm túc việc thành lập tổ kiểm kê khi tiến hành kiểm kê tài sản và tổ kiểm kê phải thực hiện nhiệm vụ kiểm kê theo quy định. Để công tác kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ hàng năm có chất lượng và hiệu quả, các BHXH quận, huyện có thể thực hiện kiểm kê chéo. Cụ thể, mỗi quận huyện thành lập tổ kiểm kê, tổ kiểm kê của BHXH quận, huyện này sẽ tiến hành kiểm kê TSCĐ, CCDC của một BHXH quận, huyện khác, theo sự phân công của cơ quan cấp trên.
3.2.8. Giải pháp hoàn thiện tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
Cơ quan cấp trên nên bố trí viên chức làm việc tại kho lưu trữ để khi cần tra tìm hồ sơ lưu trữ thì BHXH quận, huyện chỉ cần gửi yêu cầu và viên chức làm việc tại kho phải tiến hành tìm và gửi tài liệu về cho BHXH quận, huyện, tránh việc đi lại mất thời gian cho BHXH quận, huyện.
3.3 Một số kiến nghị với các đơn vị liên quan
Đối với Bộ tài chính
Thứ nhất, tác giả kiến nghị Bộ tài chính khơng quy định loại chứng từ kế tốn
đơn vị có quyền tự chủ trong thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán để đáp ứng nhu cầu quản lý của mình, nhưng vẫn phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc mà Bộ tài chính đã quy định.
Thứ hai, tiếp tục hồn thiện hệ thống kế tốn khu vực cơng, trong đó cần xây
dựng và áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong các đơn vị thuộc khu vực công nhằm thay đổi quan điểm kế tốn từ hành chính sang quản trị.
Đối với BHXH Việt Nam
Thứ nhất, BHXH Việt Nam nên nghiên cứu và thực hiện chuyển đổi hình thức
kế tốn từ Nhật ký – Sổ cái sang Nhật ký chung vì hiện nay nhu cầu quản lý ngày càng cao, số lượng tài khoản chi tiết nhiều, nên hình thức Nhật ký – Sổ cái khơng cịn phù hợp với các cơ quan trong ngành. Hình thức Nhật ký chung với ưu điểm sổ sách đơn giản; dễ ghi chép, in ấn; dễ theo dõi; khơng địi hỏi kế tốn có trình độ cao; thuận tiện cho việc phân cơng lao động cho kế tốn; thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn; có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu mọi thời điểm, cung cấp thơng tin kịp thời thể hiện tính ưu việt và phù hợp hơn với các đơn vị trong tình hình hiện nay.
Thứ hai, BHXH Việt Nam nên thực hiện nâng cấp phần mềm kế toán của ngành
để phần mềm kế toán cho phép thực hiện các bước lập chứng từ, ký duyệt chứng từ, định khoản, ghi sổ theo đúng trình tự ln chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã quy định chứ không gộp chung các bước vào cùng một thao tác như hiện nay, vừa không đúng quy định của Bộ tài chính vừa khơng đảm bảo được cơng tác kiểm tra, kiểm sốt của kế toán trưởng. Đồng thời thực hiện hạch toán tự động cho tất cả các tài khoản ngoài bảng để hỗ trợ tốt hơn cho kế toán viên khi thực hiện hạch toán.
Đối với cơ quan cấp trên
Cơ quan cấp trên cần thành lập tổ nghiệp vụ phụ trách xây dựng kế hoạch, chương trình kiểm tra cơng tác kế toán của các BHXH quận, huyện để việc kiểm tra cơng tác kế tốn của các BHXH quận, huyện có chiều sâu hơn, và hiệu quả hơn, để có
thể theo dõi sát sao hơn tình hình tổ chức cơng tác kế toán của các cơ quan BHXH quận, huyện. Các cuộc kiểm tra định kỳ thường diễn ra trong thời gian ngắn mà nội dung kiểm tra nhiều nên chưa đủ để rút ra nhận xét chính xác về cơng tác kế tốn của đơn vị.
Đối với các BHXH quận, huyện
Các BHXH quận, huyện phải thực hiện tổ chức cơng tác kế tốn vừa phù hợp các quy định của các cơ quan chức năng và cơ quan cấp trên, vừa phải thể hiện được vai trò là bộ phận quản lý tài chính của đơn vị, là bộ phận tham mưu cho thủ trưởng để ra các quyết định sử dụng, quản lý tài chính, tài sản của đơn vị một cách hiệu quả nhất, thật sự chủ động và năng động hơn trong việc cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý chứ không phải chỉ làm theo quy định như hiện nay.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Nội dung chương 3 tập trung nghiên cứu những giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh, với những nội dung cụ thể:
Một là, yêu cầu hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM;
Hai là, giải pháp hồn thiện, được trình bày theo từng nội dung tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng chế độ sổ kế tốn, tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế toán; tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức kiểm kê tài sản cố định, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Những giải pháp đưa ra nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn đọng trong tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh, giúp cho cơng tác kế tốn tại các đơn vị này hoàn thiện hơn.
Phần cuối của chương này là một số kiến nghị với Bộ tài chính, BHXH Việt Nam, cơ quan cấp trên và các BHXH quận, huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh về một số nội dung có liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ quan BHXH quận, huyện.
KẾT LUẬN CHUNG
Quỹ BHXH, BHYT, BHTN là các quỹ tài chính độc lập với NSNN, được hình thành từ sự đóng góp của người tham gia và có sự hỗ trợ, bảo hộ của nhà nước. Các quỹ này có vai trị quan trọng, góp phần ổn định đời sống vật chất, tinh thần, chăm lo sức khỏe cho người dân, là nguồn thu nhập chính của người dân trong lúc tuổi già, bệnh tật, hoặc mất việc làm…, vì vậy yêu cầu đặt ra là phải quản lý các quỹ này một cách chặt chẽ, an tồn, có hiệu quả. Quản lý thu – chi các quỹ BHXH, BHYT, BHTN là một trong những nội dung quản lý tài chính BHXH, và cũng là một trong những chức năng của cơ quan BHXH quận, huyện nói chung, và các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Địa bàn TP. Hồ Chí Minh là địa bàn có số lượng người cũng như là số lượng doanh nghiệp tham gia bảo hiểm nhiều, các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn này phải nỗ lực nhiều hơn trong việc sử dụng các công cụ quản lý, đặc biệt là trong tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị. Tổ chức cơng tác kế tốn một cách khoa học, hiệu quả sẽ giúp cung cấp chính xác, kịp thời, và đầy đủ các thơng tin kinh tế, tài chính cho lãnh đạo đơn vị để có các quyết định đúng đắn, kịp thời, cũng như góp phần quản lý chặt chẽ tình hình thu – chi các quỹ bảo hiểm, nguồn kinh phí bộ máy…
Nghiên cứu “Tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh” trong luận văn này đã thực hiện được một số nội dung như sau:
Thứ nhất, luận văn đã hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức cơng tác kế tốn tại các
cơ quan HCSN và đặc điểm hoạt động của các cơ quan BHXH có ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn, đó là các đặc điểm về vị trí chức năng, cơ cấu tổ chức, quản lý tài chính BHXH, cũng như là các đối tượng kế toán trong cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, luận văn cũng đã hệ thống hóa những quy định, có liên quan đến các nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ quan BHXH.
Thứ hai, luận văn đã thực hiện khảo sát thực tế và nêu ra thực trạng tổ chức
cơng tác kế tốn tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.