3.2 Giải pháp hoàn thiện
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Để hồn thiện cơng tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, BHXH quận, huyện có thể thực hiện một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, nâng cao tính tự giác nghiên cứu các văn bản quy định, hướng dẫn
phương pháp hạch toán của kế toán viên bằng cách thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra nhỏ trong bộ phận kế toán để kiểm tra sự hiểu biết của kế toán viên về phương pháp hạch toán.
Thứ hai, khi xây dựng Bộ quy định chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mô tả quy
trình ln chuyển chứng từ kế tốn, trong phần hai, mơ tả quy trình xử lý nghiệp vụ, có thể thực hiện thêm bước hướng dẫn phương pháp hạch toán của từng nghiệp vụ.
Thứ ba, lập bảng liệt kê danh sách các nghiệp vụ có thực hiện hạch toán tài
khoản ngồi bảng để kế tốn viên dễ nắm:
Bảng 3.2: Mẫu bảng liệt kê danh sách các nghiệp vụ có thực hiện hạch tốn tài khoản ngồi bảng (Nguồn: theo đề xuất của tác giả)
STT Nghiệp vụ Tài khoản
ngoài bàng Ghi chú
1 Tài sản thuê ngoài 001
2 Xuất dụng cụ lâu bền ra sử dụng, báo hỏng
công cụ dụng cụ 005
3 Thanh toán thù lao cho đại lý thu BHXH tự
nguyện 0191
4 Thanh toán thù lao cho đại lý thu BHYT hộ
gia đình, BHYT học sinh sinh viên 0192
Thứ tư, để xích lại gần hơn với chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, thì các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM nói riêng và hệ thống cơ quan BHXH Việt Nam nói chung nên áp dụng cơ sở kế tốn dồn tích tồn bộ. Theo đó, hệ thống tài khoản mà các cơ quan BHXH đang sử dụng phải được xây dựng lại để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn kinh phí, các khoản thu, các khoản chi phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, khơng căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Chẳng hạn đối với các khoản nợ BHXH, BHYT, BHTN đã phát sinh nghĩa vụ buộc tổ chức, cá nhân tham gia phải đóng mà chưa đóng thì phải được thể hiện trên tài khoản phải thu thuộc loại tài khoản tài sản, chứ khơng chỉ thể hiện trên tài khoản ngồi bảng như quy định hiện nay. Có thể xây dựng hệ thống tài khoản mới này theo hướng gần giống với hệ thống tài khoản của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Các tài khoản trong Bảng Cân Đối tài khoản nên được chia thành 05 loại như sau: loại tài khoản tài sản, loại tài khoản nợ phải trả, loại tài khoản nguồn kinh phí, loại tài khoản các khoản thu, loại tài khoản các khoản chi.
Xây dựng lại ký hiệu tài khoản cho phù hợp.
Bảng 3.3: Hệ thống tài khoản theo quy định hiện tại và theo đề xuất của tác giả (Nguồn: Theo đề xuất của tác giả)
Hệ thống tài khoản theo quy định hiện nay
Hệ thống tài khoản theo đề xuất của tác giả
Loại 1: Tiền và vật tư Loại 1: Loại tài khoản tài sản
- Xây dựng lại ký hiệu theo nguyên tắc: bắt đầu là 1 cho tài sản ngắn hạn và bắt đầu là 2 cho tài sản dài hạn.
- Bao gồm các tài khoản loại 1; loại 2; 311, 312; các tài khoản 011 – Phải thu BHXH bắt buộc, 013 – Phải thu BHYT, 014 – Phải thu BH thất nghiệp, 015 – Phải thu lãi chậm đóng.
- Bổ sung tài khoản chi trước BH cho năm sau.
Loại 2: Tài sản cố định
Loại 3: Thanh toán Loại 2: Loại tài khoản nợ phải trả
- Xây dựng lại ký hiệu theo nguyên tắc: bắt đầu là 3.
- Bao gồm các tài khoản từ 331 đến 336.
- Các tài khoản 341, 342, 343, 344, 351, 352, 353, 354 nên được tách thành phải thu và phải trả nội bộ với các tài khoản chi tiết kèm theo. Tài khoản phải thu nội bộ sẽ được xếp vào loại tài khoản tài sản, và tài khoản phải 311 – Các khoản phải thu
312 – Tạm ứng
331 – Các khoản phải trả
332 – Các khoản phải nộp theo lương 333 – Các khoản phải nộp nhà nước 334 – Phải trả công chức viên chức 335 – Phải trả các đối tượng khác 336 – Tạm ứng kinh phí
341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới 342 – Thanh tốn nội bộ
343 – Thanh toán về chi các loại bảo hiểm trả nội bộ được xếp vào loại tài khoản nợ phải trả.
344 – Thanh toán về chi KCB đa tuyến 351 – Thanh toán về thu các loại bảo hiển giữa trung ương với tỉnh
352 – Thanh toán về chi các loại bảo hiểm giữa trung ướng với tỉnh
353 – Thanh toán về thu các loại bảo hiểm giữa tỉnh với huyện
354 – Thanh toán về chi các loại bảo hiểm giữa tỉnh với huyện
Loại 4: Nguồn kinh phí Loại 3: Loại tài khoản nguồn kinh phí
- Xây dựng lại ký hiệu theo nguyên tắc: bắt đầu là 4.
- Bao gồm các tài khoản loại 4 nguồn kinh phí.
Loại 5: Các khoản thu Loại 4: Loại tài khoản thu
- Xây dựng lại ký hiệu theo nguyên tắc: bắt đầu là 5.
- Bao gồm các tài khoản loại 5 các khoản thu.
Loại 6: Các khoản chi Loại 5: Loại tài khoản chi phí
- Xây dựng lại ký hiệu theo nguyên tắc: bắt đầu là 6.
- Bao gồm các tài khoản loại 6 các khoản chi.
trước BHYT cho năm sau.
Loại 0: Tài khoản ngoài bảng Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
- Bao gồm các tài khoản loại 0 tài khoản ngoài bảng, trừ các tài khoản đã được xếp vào tài khoản loại 1 tài khoản tài sản.
Thứ năm, để xích lại gần hơn với chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, ngoài việc
phải xây dựng lại hệ thống tài khoản như đã trình bày ở trên, thì phương pháp ghi nhận một số tài khoản cũng cần phải thay đổi:. Cụ thể như sau:
Đối với các tài khoản hàng tồn kho như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chỉ được ghi nhận vào chi phí trong kỳ cho phù hợp với các khoản thu đã được ghi nhận chứ không nên ghi nhận hết vào chi trong kỳ mặc dù chưa sử dụng như quy định hiện nay.
Số khấu hao TSCĐ mỗi kỳ phải được ghi nhận là chi phí chứ khơng phải tính tồn bộ giá trị tài sản vào số chi trong kỳ, hàng năm tính hao mịn TSCĐ, ghi giảm nguồn hình thành TSCĐ như quy định hiện nay.
Thứ sáu, để giúp các thủ trưởng đơn vị kiểm soát tốt hơn các khoản chi hoạt động, cũng như có thể cung cấp thơng tin về số tiền mà cơ quan BHXH đã phải chi để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đối với tài khoản 661 – chi hoạt động, nên được theo dõi chi tiết cho từng hoạt động: 661-1 chi hoạt động phục vụ cho công tác thu BHXH, BHYT. BHTN chẳng hạn như chi lương, chi các khoản thu nhập khác cho viên chức thuộc tổ thu, chi mua nguyên vật liệu, đồ dùng văn phòng, tài sản cố định phục vụ hoạt động của tổ thu, chi thanh tốn cho các đối tượng bên ngồi có liên quan đến cơng tác thu như thanh tốn cho tổ chức, cá nhân làm đại lý thu…; 661-2 chi hoạt động phục vụ cho công tác chi BHXH, BHYT, BHTN chẳng hạn như chi lương, chi các khoản thu nhập khác cho viên chức thuộc tổ thực hiện chính sách BHXH, chi mua nguyên vật liệu, đồ dùng văn phòng, tài sản cố định phục vụ hoạt động của tổ thực hiện
chính sách BHXH, chi thanh tốn cho các đối tượng bên ngồi có liên quan đến cơng tác chi như thanh toán cho tổ chức, cá nhân làm đại diện chi trả… ; 661 – 3 chi hoạt động phục vụ cho công tác quản lý và cơng tác khác, đó là các khoản chi cho các hoạt động không phải hoạt động thu, chi BHXH, BHYT BHTN như chi lương và các khoản thu nhập khác cho giám đốc, kế toán...
Thứ bảy, để đảm bảo cơng tác phịng ngừa rủi ro thì BHXH Việt Nam cần thực
hiện lập dự phịng nợ phải thu khó địi và cần phải mở thêm tài khoản dự phòng nợ phải thu khó địi đối với các khoản nợ BHXH, BHYT, BHTN khó có khả năng thu hồi bởi một trong những nguyên nhân có thể làm các quỹ bảo hiểm bị vỡ là do các đối tượng tham gia thực hiện đóng khơng đầy đủ.
Thứ tám, để đảm bảo có thể dự báo khi BHXH khơng có khả năng chi trả do
thu khơng đủ bù chi thì cần bổ sung thêm tài khoản xác định kết quả hoạt động. Theo đó các khoản thu và chi phí được ghi nhận theo cơ sở dồn tích được kết chuyển qua tài khoản này để xác định kết quả hoạt động trong năm của đơn vị là bội thu hay bội chi và là cơ sở để đánh giá khả năng chi trả của các quỹ bảo hiểm.