ty CP đầu tƣ và phát triển Viễn Thông Miền Tây
Hiện nay công ty áp dụng các biện pháp đơn giản đánh giá kết quả hoạt động và thành quả quản lý, đó là so sánh kết quả đạt đƣợc với số liệu kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên việc đánh giá thành quả quản lý chƣa rõ ràng và chƣa có qui tắc thống nhất, chủ yếu là mang tính hình thức và chủ quan.
Để đánh giá thành quả hoạt động của nhân viên các bộ phận, ban giám đốc công ty đặt ra các chỉ tiêu cụ thể theo từng giai đoạn tập trung kinh doanh dòng sản phẩm
nào trong năm để nhân viên thực hiện, bao gồm các chỉ tiêu về sản lƣợng kinh doanh, các u cầu hồn thành cơng việc của các bộ phận. Các yêu cầu về chỉ tiêu đƣợc phổ biến đến nhân viên cấp dƣới thông qua các trƣởng bộ phận, các chỉ tiêu này đƣợc công ty đặt tên là chỉ tiêu KPI, để đánh giá khả năng làm việc của nhân viên, qua đó áp dụng các biện pháp khuyến khích cho nhân viên. Tùy mổi bộ phận, các chỉ tiêu đánh giá KPI đƣợc ban giám đốc đƣa ra khác nhau theo yêu cầu công việc của bộ phận nhƣ:
+ Đối với bộ phận kinh doanh trực tiếp: chỉ tiêu KPI chủ yếu để đánh giá là sản lƣợng hàng bán; tình hình thu hồi cơng nợ; tỉ lệ hồn thành chỉ tiêu sản lƣợng.
+ Đối với các bộ phận gián tiếp trong công ty (kế toán, nhân sự, kỹ thuật, bộ
phận giao dịch): chỉ tiêu KPI chủ yếu để đánh giá là việc hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời gian, đúng chất lƣợng, đúng quy trình; tác phong làm việc; ý thức phục vụ khách hàng, tinh thần hợp tác theo đội nhóm … là các chỉ tiêu định tính và đƣợc đánh giá bởi trƣởng bộ phận.
+ Đối với các vị trí quản lý: bên cạnh các chỉ số đánh giá giống nhân viên thì
BGĐ cũng thƣờng đánh giá thành quả quản lý theo cảm quan về năng lực làm việc của nhân viên quản lý và đồng thời các chính sách khuyến khích, động viên của công ty đƣợc xét tùy theo mức độ hồn thành kế hoạch lợi nhuận chung của tồn cơng ty.
Nhƣ vậy, dựa vào các chỉ tiêu KPI để xem xét nhƣ trên, BGĐ gắn với mức khuyến khích phù hợp theo từng giai đoạn tập trung kinh doanh sản phẩm nào của công ty trong năm nhằm tăng cƣờng doanh số của dịng sản phẩm đó. Để đánh giá kết quả kinh doanh, công ty thƣờng áp dụng các biện pháp đơn giản là so sánh các báo cáo kết quả kinh doanh thực tế với kế hoạch, từ đó tìm hiểu ngun nhân của sự chênh lệch.
Sau đây luận văn trình bày thực trạng về cơng tác đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh và trách nhiệm quản lý tại công ty.
2.2.1 Thực trạng đánh giá kết quả hoạt động và thành quả quản lý tại công ty
Hàng tháng dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh do phịng kế tốn tài chính báo cáo, ban giám đốc đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đánh giá thành quả hoạt động của các chi nhánh, các bộ phận chức năng. Qua đó ban giám đốc có các
chỉ đạo, các điều chỉnh kịp thời để phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh, đồng thời có các chế độ khen thƣởng, các hình thức động viên nhân viên, cán bộ quản lý.
2.2.1.1 Đánh giá thành quả bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh của công ty là bộ phận trực tiếp bán hàng tạo ra doanh thu cho công ty. Đối với bộ phận kinh doanh, cơng ty có chính sách đánh giá thành quả bán hàng thơng qua các chính sách lƣơng theo chỉ tiêu KPI cho các bộ phận. Các bộ phận kinh doanh đƣợc đánh giá theo chính sách KPI của cơng ty gồm có: bộ phận kinh doanh ngành điện thoại, USB, Sim số (mảng viễn thông – Telecom); bộ phận kinh doanh ngành hàng nông sản; bộ phận kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng viễn thông (thƣơng mại điện tử - ECOM).
- Đối với mảng viễn thông, thành quả của bộ phận kinh doanh đƣợc đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu bán hàng hàng tháng. Cơng ty áp dụng hình thức thƣởng lƣơng KPI tính theo sản lƣợng hàng hóa bán ra. Trong đó có chỉ tiêu tối thiểu phải đạt đƣợc. Các chỉ tiêu đƣợc đặt ra cho bộ phận kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu về sản lƣợng bán hàng và tình hình thu hồi nợ phải thu.
Ban giám đốc công ty không đánh giá thành quả bộ phận kinh doanh trên doanh số bán hàng vì giá bán hàng đƣợc BGĐ quyết định, dựa trên đề xuất của trƣởng bộ phận kinh doanh các ngành hàng hàng tháng và chính sách giá bán thống nhất chung trên toàn quốc. Nhân viên kinh doanh các bộ phận chỉ đƣợc bán sản phẩm theo khung giá đã đƣợc duyệt. Vì vậy lƣơng KPI đƣợc đánh giá theo số lƣợng bán ra.
Chỉ tiêu sản lƣợng cam kết đƣợc phòng kinh doanh xác nhận với ban giám đốc từ cuối tháng truớc. Với mổi loại sản phẩm kinh doanh của công ty, ban giám đốc quy định mức lƣơng KPI hàng tháng tùy theo tình hình khả năng tiêu thụ từng thời điểm để đề ra mức lƣơng KPI phù hợp. Chỉ tiêu số lƣợng bán hàng đƣợc giao đến từng nhân viên kinh doanh trong bộ phận. Ví dụ: lƣơng KPI tháng 5/2012, công ty quy định:
Bảng 2.1: Qui định tính lương KPI tháng 5/2012: sản phẩm viễn thông
Theo quy định tháng 5/2012, với chỉ tiêu số lƣợng tiêu thụ đặt ra: + Số điểm đạt đƣợc khi bán máy = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch + Số điểm đạt đƣợc khi bán USB = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch + Số điểm đạt đƣợc khi bán SIM = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch
+ Số điểm đạt đƣợc khi thu hồi tốt công nợ = 10% x tỉ lệ thực thu đúng hạn / doanh số bán.
Xếp hạng ABC: nếu tổng điểm >100: nhân viên loại A, >80: loại B, >60: loại C, <60: loại D.
Lƣơng KPI chi cho nhân viên đƣợc tính = tỉ lệ lƣơng KPI theo xếp hạng ABC x mức lƣơng KPI riêng của từng nhân viên.
Ví dụ, nhân viên loại A thì đƣợc hƣởng mức lƣơng KPI là 150% mức lƣơng KPI. (mức lƣơng KPI riêng biệt với mức lƣơng cơ bản cố định hàng tháng của nhân viên)
- Đối với nhân viên bộ phận nông sản, lƣơng KPI của bộ phận này đƣợc quy định theo sản lƣợng bán ra và tình hình thu hồi nợ phải thu.
+Về chỉ tiêu sản lƣợng và đơn giá thƣởng KPI, tùy vào tình hình của thị trƣờng ảnh hƣởng đến mức lãi gộp bán hàng và ảnh hƣởng số lƣợng hàng tiêu thụ đƣợc, hàng tháng ban giám đốc quy định mức thƣởng trên sản lƣợng vƣợt chỉ tiêu cam kết cho bộ phận nông sản.
+Đối với chỉ tiêu về thời hạn thu nợ phải thu, do ngành nông sản cịn mới mẻ, cơng ty quy định chặt chẻ việc thu hồi cơng nợ phải đúng hạn, do đó lƣơng KPI chỉ tính cho nhân viên nếu khoản nợ bán hàng đƣợc thu tiền đúng thời hạn quy định theo hợp đồng.
Ví dụ về chỉ tiêu lƣơng KPI của bộ phận nông sản trong tháng 5/2012 nhƣ sau:
Bảng 2.2: Qui định tính lương KPI tháng 5/2012: nông sản
Chỉ tiêu bán hàng của tháng 5/2012 cho bộ phận nơng sản:
+ Hàng hóa thuộc nhóm năng lƣợng (bắp hạt, khơ đậu nành, lúa mì): 1000 tấn. + Hàng hóa nhóm aminoacid (Lysine, threonine): 5 tấn.
Trong đó, “hàng cơng ty” (hàng cty) là hàng hóa do cơng ty trực tiếp nhập khẩu, và “hàng trading” là hàng hóa cơng ty mua trong nƣớc và bán lại (theo hình thức mua và bán lại ngay để tìm chênh lệch giá ngắn hạn).
Nếu hàng hóa bán vƣợt sản lƣợng cam kết, bộ phận kinh doanh nơng sản sẽ đƣợc trích thƣởng theo mức đơn giá quy định nhƣ bảng trên (10 đồng/15 đồng/ 100 đồng).
- Lương KPI đối với bộ phận ECOM: khi lập kế hoạch kinh doanh của năm, bộ phận ECOM đƣợc giao chỉ tiêu lãi gộp. Với tỉ lệ lãi gộp dự kiến, ban giám đốc công ty xác định chi phí lƣơng KPI để đảm bảo kế hoạch lợi nhuận mong muốn và xác định tỉ lệ lƣơng KPI cho bộ phận ECOM. Trong năm 2012, lƣơng KPI theo tháng đƣợc trích cho bộ phận ECOM là 6% trên lãi gộp hàng tháng, lƣơng KPI theo năm đƣợc tính tỉ lệ là 50% (nếu đạt tổng lãi gộp kế hoạch năm) trên phần lãi gộp phần vƣợt kết hoạch. Vì đây là ngành hàng mới, có mức biến động về khả năng tạo doanh thu và lợi nhuận cao, do đó tổng lƣơng KPI theo năm cho bộ phận ECOM sẽ giới hạn mức trần đối với phần lƣơng KPI cả năm, mức giới hạn tối đa này đƣợc ban giám đốc quyết định dựa vào tình hình kinh doanh thực tế trong năm. Trên thực tế năm 2012, ban giám đốc quyết định mức tối đa của lƣơng KPI năm cho bộ phận ECOM 400.000.000 đồng.
Dựa trên báo cáo bán hàng hàng tháng, phịng kế tốn tính lƣơng KPI cho nhân viên kinh doanh theo quy định và trình ban giám đốc xét duyệt.
2.2.1.2 Đánh giá thành quả bộ phận phục vụ
Bộ phận phục vụ là các bộ phận không trực tiếp tham gia bán hàng và tạo ra doanh thu cho công ty, bao gồm:
- Bộ phận kế tốn
- Bộ phận hành chính – nhân sự
- Bộ phận dịch vụ mạng – bán lẻ tại văn phòng giao dịch - Bộ phận kinh doanh thẻ nạp tiền điện thoại
- Bộ phận giao dịch
- Bộ phận kỹ thuật - bảo hành.
Các bộ phận này phục vụ nội bộ công tác quản lý và dịch vụ sau bán hàng nhƣ bảo hành, giao hàng, sửa chửa dịch vụ. Đây là những bộ phận khơng có nhiệm vụ tạo ra doanh thu hoặc không chủ động tạo ra doanh thu (khách hàng chủ yếu tự đến công ty để đề nghị thực hiện dịch vụ về mạng di động nhƣ: đóng cƣớc th bao, đăng ký thơng tin cá nhân, thay đổi sim, nạp tiền vào tài khoản điện thoại).
Công ty đánh giá bộ phận phục vụ dựa trên các chỉ tiêu định tính nhƣ về tác phong làm việc của nhân viên, tinh thần phục vụ, mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao. Việc đánh giá nhân viên bộ phận phục vụ đƣợc thực hiện hàng năm, thông qua bảng đánh giá cuối năm của nhân viên do các trƣởng bộ phận và ban giám đốc nhận xét. Theo đó các nhân viên đƣợc xếp loại ABC. Đồng thời căn cứ theo lợi nhuận hoạt động kinh doanh của năm, ban giám đốc công ty quyết định mức thƣởng hàng năm cho các nhân viên tƣơng ứng theo phân loại loại ABC, thông thƣờng mức thƣởng hàng năm theo phân loại ABC là tỉ lệ số tháng lƣơng đƣợc thƣởng, ví dụ: nhân viên loại A đƣợc 2,5 tháng lƣơng, loại B đƣợc 2 tháng lƣơng, loại C đƣợc 1,5 tháng lƣơng.
Bảng đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí định tính bao gồm các chỉ tiêu như phụ lục đính kèm.
Trong đó tùy mức độ quan trọng của chỉ tiêu ở từng bộ phận khác nhau, đƣợc gắn cho một mức độ khác nhau làm cơ số để tính điểm. Ví dụ bảng đánh giá nhân viên phịng kế tốn năm 2012, vị trí chuyên viên tài chính đƣợc đánh giá qua 4 phần bao gồm: kết quả công việc trong năm; tinh thần làm việc; kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm;
các trường hợp được khen thưởng hay kỷ luật trong năm.
Trong mổi phần đánh giá có các yếu tố đánh giá ở tầm quan trọng khác nhau, ví dụ ở phần “kết quả trong năm”, các yếu tố có tầm quan trọng có hệ số điểm cao (hệ số 3) nhƣ “lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng”, “điều chuyển dịng tiền đáp ứng nhu cầu thanh toán mua hàng, đáo hạn nợ của công ty và hổ trợ các chi nhánh”, các yếu tố có tầm quan trọng có hệ số điểm thấp hơn (hệ số 2) nhƣ “lập báo cáo tồn quỹ, ngân hàng, lập kế hoạch thanh toán theo ngày và theo tháng”.
Trong bốn phần lớn để đánh giá nhân viên thì phần I (kết quả cơng việc trong kỳ) có hệ số tính điểm đánh giá cao hơn 3 phần còn lại (hệ số 2 so với hệ số 1).
Việc lập bảng các chỉ tiêu đánh giá xếp loại nhân viên ở từng bộ phận đƣợc trƣởng bộ phận xây dựng, đánh giá và trƣởng bộ phận có trao đổi với nhân viên về kết quả của bảng đánh giá, sau cùng bảng đánh giá đƣợc ban giám đốc xem xét lại và xác nhận kết quả đánh giá.
Bên cạnh đó, hàng năm cơng ty tổ chức thu nhận ý kiến bầu chọn nhân viên tiêu biểu để đƣợc tuyên dƣơng, khen thƣởng và động viên. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ đƣợc bình chọn 1 nhân viên tiêu biểu. Việc bầu chọn đƣợc thực hiện bởi toàn thể nhân viên công ty.
2.2.1.3 Đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh
Định kỳ hàng tháng và vào cuối năm, phịng kế tốn lập báo cáo kết quả kinh doanh và số liệu phân tích đánh giá tình hình kinh doanh trong kỳ cho ban giám đốc. Việc đánh giá kết quả kinh doanh chủ yếu là phân tích, so sánh mức độ thực hiện với chỉ tiêu kế hoạch đặt ra, từ đó tìm các ngun nhân tác động đến kết quả kinh doanh. Ban giám đốc đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh chung tồn cơng ty và đánh giá cấp dƣới đó là các chi nhánh.
Bảng phân tích kết quả kinh doanh tồn cơng ty:
Theo kết quả kinh doanh năm 2012, ban giám đốc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh nhƣ sau:
+ Chỉ tiêu doanh thu – lãi gộp: kết quả thực hiện doanh thu chỉ đạt 60,18%, giá vốn thực tế 60,17% kế hoạch (trong chỉ tiêu lãi gộp, có khoản mục “chi phí khuyến mãi” là 5,556 tỷ đồng là một khoản chi phí nhƣng tính chất của khoản chi gắn liền với việc tiêu thụ hàng hóa nên đƣợc cơng ty tính là giá vốn hàng bán khi so sánh với kế hoạch kinh doanh). Với kết quả doanh thu – giá vốn nhƣ vậy, lãi gộp thực chỉ đạt 64,75% kế hoạch. Nguyên nhân của kết quả nghèo nàn này đƣợc công ty xác định chủ yếu do tình hình tiêu thụ hàng hóa trong năm q kèm, chỉ tiêu sản lƣợng không đạt do ảnh hƣởng của tình hình khó khăn của nền kinh tế.
+ Chỉ tiêu về chi phí: tổng chi phí kế hoạch đặt ra là 54,425 tỷ đồng, thực tế chi phí là 43,580 tỷ đồng, cao gần 80% mức kế hoạch đặt ra. Trong khi chỉ tiêu doanh thu chỉ đạt 60,18%, lãi gộp 64,75% cho thấy mức độ sử dụng chi phí của doanh nghiệp cao hơn dự kiến và định phí chiếm tỉ trọng cao trong tổng chi phí (chi phí tiền lƣơng, nhân cơng, chi phí tài chính cao ở mức tƣơng ứng là 90,22% và 95,77% số kế hoạch). Dựa vào số kết quả về thực hiện doanh thu và chi phí trong kỳ cho thấy mức độ thực hiện kế hoạch rất thấp, và kết quả sau cùng là từ chỉ tiêu lợi nhuận dƣơng 8,49 tỷ nhƣng thực tế doanh nghiệp bị lỗ 2,8 tỷ đồng. Trong bối cảnh kinh tế khó khăn trong các năm vừa qua, việc doanh nghiệp bị lỗ phản ánh đúng thực trạng của nền kinh tế, mặt khác cũng cho thấy ban giám đốc công ty đề ra kế hoạch kinh doanh chƣa xác với tình hình thực tế, phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Dự báo trong năm 2013 doanh nghiệp sẽ cịn tiếp tục khó khăn do xác định cần thay đổi cơ cấu doanh thu các ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Sau khi đánh giá tổng quan kết quả kinh doanh tồn cơng ty. Ban giám đốc cũng đánh giá kết quả của từng chi nhánh, so sánh mức độ hoàn thành chỉ tiêu đã đặt ra, dựa trên số liệu kế toán và báo cáo của chi nhánh để phân tích tình hình kinh doanh, các điều kiện riêng biệt của từng địa phƣơng, từng chi nhánh. Dƣới đây, luận văn trình bày ví dụ phân tích hai báo cáo kết quả kinh doanh của 2 chi nhánh Cần Thơ và Đà Nẵng:
Bảng kết quả kinh doanh của chi nhánh Cần Thơ:
Bảng kết quả kinh doanh chi nhánh Đà Nẵng: