BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ TỔNG CƠNG TY THÁNG, Q, NĂM
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ TỒN CƠNG TY 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận ECOM 6 Bộ phận Nông sản 7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ 8 Bộ phận sim - thẻ 9 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ TRỤ SỞ CƠNG TY 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch
5 Bộ phận ECOM
6 Bộ phận Nông sản
7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ
8 Bộ phận sim - thẻ
9 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH CẦN THƠ
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH HÀ NỘI
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CN HẢI PHỊNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
Bảng 3.4: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí tồn cơng ty
Nhƣ vậy, qua các bƣớc đánh giá trách nhiệm bộ phận, các báo cáo trách nhiệm đã giải thích đƣợc câu hỏi “các khoản chi phí có vƣợt mức dự tốn hay khơng?”, chính là
3.2.3.2 Đánh giá các trung tâm doanh thu
Tiêu chí đánh giá: trung tâm doanh thu của công ty tạo ra doanh thu từ bán hàng
và cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá dựa trên hai mặt kết quả và hiệu quả:
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá chủ yếu qua việc thực hiện kế hoạch doanh thu so với dự toán, bao gồm các chỉ tiêu:
Sản lƣợng tiêu thụ thực hiện so với kế hoạch Doanh thu thực hiện so với kế hoạch
Tỉ trọng dòng sản phẩm trên tổng doanh thu.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá qua việc so sánh giữa tỉ lệ doanh thu đạt đƣợc với chi phí bỏ ra so với dự tốn, cho thấy mức độ sử dụng chi phí để tạo ra doanh thu so với kế hoạch, có tiết kiệm, sử dụng hiệu quả chi phí hay khơng. Chỉ tiêu đánh giá: Tỉ lệ chi phí trên doanh thu thực hiện so với dự toán.
Yêu cầu thông tin và xử lý thông tin để đánh giá các trung tâm doanh thu: để
xác định doanh thu theo ngành hàng, hệ thống kế toán tách đƣợc doanh thu theo mặt hàng, theo sản phẩm. Vì vậy, khi kết xuất dữ liệu doanh thu đã có thể tập hợp đƣợc báo cáo sắp xếp và phân loại theo ngành hàng. Để thuận lợi cho việc sắp xếp và kết xuất dữ liệu theo ngành hàng, công ty sẽ tiến hành đặt mã hàng hóa để phân biệt theo ngành hàng nhƣ sau:
Căn cứ vào 2 ký tự đầu của mã hàng hóa, đƣợc phân loại thành: “PB”: Sim
“PD”: Thẻ “PE”: Ecom “PG”: Máy
“PH”: Cho thuê văn phòng “PI”: USB
“PS”: dịch vụ và bán lẻ “PX”: Nông sản
Thực hiện các báo cáo trách nhiệm: cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán sẽ kết xuất
lƣợng, giá bán, doanh thu. Công ty sẽ thực hiện hai loại báo cáo trách nhiệm doanh thu là báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu và báo cáo phân tích mối quan hệ với chi phí thực hiện doanh thu.
Báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu của trung tâm doanh thu so sánh số liệu thực hiện trong kỳ với kế hoạch đặt ra, phân tích biến động do ảnh hƣởng của các chỉ tiêu sản lƣợng, giá bán, đồng thời cho thấy tỉ trọng mặt hàng trong tổng doanh thu để xác định mức độ ảnh hƣởng, tầm quan trọng của mặt hàng đối với doanh thu của bộ phận/cơng ty. Từ đó xác định các mặt hàng có mức biến động giảm để tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Đối với báo cáo phân tích mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí cho thấy mức độ sử dụng chi phí để tạo ra doanh thu trong kỳ so với kế hoạch xét trên mức độ sử dụng từng khoản mục chi phí, từ đó tìm ra các chênh lệch tăng để xác định nguyên nhân và các giải pháp điều chinh thích hợp.
BÁO CÁO PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ CHI PHÍ VÀ DOANH THU THÁNG, QUÍ, NĂM
NGÀNH HÀNG: X
Khoản mục Giá Kế hoạch Thực hiện So sánh TH/KH trị trọng Tỉ % CP/DT Giá trị trọng Tỉ % CP/DT Giá trị trọng Tỉ % CP/DT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DOANH THU - Chi phí trƣớc lãi gộp - Chi phí tài chính
- Chi phí Marketing, lƣu thơng
- Chi phí khấu hao
- Chi phí nhân cơng
- Chi phí quản lý
Bảng 3.6: Báo cáo phân tích mối quan hệ chi phí và doanh thu
Qua các báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm doanh thu, nhà quản trị sẽ thấy đƣợc tổng quát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của bộ phận, bên cạnh đó cũng sẽ tìm hiểu các nguyên nhân tác động đến quá trình kinh doanh của bộ phận.
3.2.3.3 Đánh giá các trung tâm lợi nhuận
Tiêu chí đánh giá: trung tâm lợi nhuận là tổng hợp của trung tâm doanh thu và
trung tâm chi phí, nên ngồi các chỉ tiêu đƣợc sử dụng ở hai trung tâm trên còn sử dụng chỉ tiêu sau:
+ Về mặt kết quả: đánh giá bởi chỉ tiêu tổng lợi nhuận so với dự toán ban đầu. Chỉ tiêu này đo lƣờng quy mô và phạm vi trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá qua tỉ suất lợi nhuận trên chi phí.
Yêu cầu xử lý thơng tin kế tốn: để đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý trung
tâm lợi nhuận, hệ thống thông tin kế tốn sẽ kết xuất thơng tin phân loại báo cáo kết quả bộ theo dạng số dƣ đảm phí và tổ chức ghi nhận chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí
khơng kiểm sốt đƣợc. Cùng với việc tổ chức ghi nhận chi phí, kế tốn cũng tiến hành phân bổ chi phí quản lý và gián tiếp cho bộ phận để xác định kết quả bộ phận phù hợp. Mục tiêu của mơ hình kế tốn trách nhiệm tại công ty là xác định kết quả kinh doanh các ngành hàng, vì vậy đối với trung tâm lợi nhuận là chi nhánh, ngoài việc xác định kết quả chi nhánh, kế toán cũng tiến hành phân bổ các chi phí chung để phân chia theo ngành hàng, từ đó xây dựng báo cáo theo ngành hàng tồn cơng ty.
Để đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý, việc xác định chi phí kiểm sốt đƣợc xác định càng cụ thể thì việc đánh giá càng xác đáng. Song song với quá trình hạch tốn chi phí theo khoản mục, kế toán cũng phân loại chi phí là biến phi, định phí. Trong định phí phân loại là kiểm sốt đƣợc hay khơng kiểm sốt đƣợc để ghi nhận phù hợp. Đồng thời, để xác định kết quả bộ phận, kế toán cũng tiến hành phân bổ các chi phí chung cho các ngành hàng. Việc phân bổ chi phí chung đƣợc tiến hành dựa trên các tiêu thức phân bổ nhƣ đã nêu ở phần báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí.
Thực hiện các báo cáo trách nhiệm: cuối kỳ kế toán, kế toán xuât báo cáo doanh
thu chi tiết, chi phí chi tiết đã phân loại và tổng hợp theo báo cáo trách nhiệm ở 2 dạng: Báo cáo thực hiện kế hoạch lợi nhuận và Báo cáo kết quả kinh doanh:
Báo cáo thực hiện kế hoạch lợi nhuận cho thấy số lợi nhuận đạt đƣợc trong kỳ, chênh lệch so với kế hoạch đặt ra, từ đó xác định số dƣ của bộ phận đạt đƣợc để đánh giá đƣợc trách nhiệm và thành quả của nhà quản lý bộ phận. Để đánh giá trách nhiệm quản lý, chỉ quan tâm đến khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
Bảng 3.7: Báo cáo thực hiện kế hoạch lợi nhuận chi nhánh
Bảng 3.8: Báo cáo thực hiện kế hoạch lợi nhuận tổng công ty
Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy kết quả kinh doanh từng bộ phận và tổng công ty, báo cáo này cho thấy lợi nhuận sau cùng của cơng ty trong kỳ, mức độ hồn thành chỉ tiêu lợi nhuận.
Bảng 3.9: Báo cáo kết quả kinh doanh chi nhánh
Bảng 3.10: Báo cáo kết quả kinh doanh tổng công ty
Nhƣ vậy, qua các báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận, đã cho thấy mức độ hoàn thành chỉ tiêu lợi nhuận đặt ra, đánh giá đƣợc các mức độ hồn thành của từng bộ phận và đóng góp cho tồn cơng ty.
3.2.3.4 Đánh giá trung tâm đầu tƣ
Tiêu chí đánh giá: cơng ty có một trung tâm đầu tƣ chính là Ban giám đốc, đứng
đầu là tổng giám đốc. Có thể xem trung tâm đầu tƣ là dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận, để đánh giá trách nhiệm quản trị, công ty cũng dùng chỉ tiêu tổng lợi nhuận công ty để đánh giá. Về mặt hiệu quả, công ty sử dụng kết hợp hai chỉ tiêu là ROI và RI để đánh giá.
Bảng 3.11: Báo cáo trách nhiệm trung tâm đầu tư
Để thực hiện đánh giá trung tâm đầu tƣ theo ngành hàng, chỉ tiêu lợi nhuận trƣớc thuế và lãi vay đƣợc sử dụng để tính tốn ROI và RI và vốn đầu tƣ đƣợc tính tốn với các giả định nhƣ sau:
+ Vốn đầu tƣ của ngành hàng bao gồm tài sản lƣu động, tài sản cố định trừ nợ phải trả không trả lãi.
+ Hoạt động cho th văn phịng đƣợc tính vốn đầu tƣ đơn giản nhất bằng giá trị đầu tƣ tòa nhà văn phòng.
+ Trong tài sản lƣu động của các bộ phận giả thiết tồn quỹ bằng 0 (trên cơ sở phù hợp thực tế là cơng ty khơng duy trì số dƣ quỹ nhiều, ƣu tiên trả nợ vay)
Nhƣ vậy, qua báo cáo của trung tâm đầu tƣ sẽ cho thấy đƣợc tính hiệu quả của các ngành hàng đang kinh doanh để nhà quản trị xem xét để có chính sách điều chỉnh phù hợp, sao cho hiệu quả đầu tƣ chung của tồn cơng ty là cao nhất. Tuy nhiên để đánh giá hiệu quả và khả năng hoạt động, mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, nhà quản trị còn quan tâm đến các yếu tố khác của môi trƣờng kinh doanh tác động đến việc quyết định duy trì các ngành hàng và bộ phận.
3.2.4 Các vấn đề liên quan đến kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.2.4.1 Công tác lập dự toán
- Số liệu dự toán đƣợc lập hàng năm, định kỳ để lập ra chỉ tiêu kế hoạch giao cho các trung tâm trách nhiệm trong công ty. Dự toán giúp nhà quản trị cấp cao truyền đạt kế hoạch hoạt động đến các bộ phận nhằm phân bổ các nguồn lực cho quá trình hoạt động kinh doanh. Khi triển khai thực hiện thì dự tốn là cơ sở để kiểm soát hoạt động của từng bộ phận và phân tích để tìm ra ngun nhân, sau đó có những điều chỉnh kịp thời cho từng bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu chung của công ty. Việc đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động của bộ phận đƣợc thực hiện qua việc so sánh số liệu thực hiện với số liệu dự tốn.
- Mơ hình dự tốn cần áp dụng tại cơng ty theo mơ hình thơng tin phản hồi từ cấp dƣới lên, thể hiện sự dân chủ trong quản lý. Lập dự tốn theo mơ hình này sẽ thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào q trình lập dự tốn. Mơ hình này thể hiện đƣợc sự chung sức trong việc xây dựng dự toán trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao. Vì vậy dự tốn sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán đƣợc lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên tính khả thi cao.
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ thơng tin dự tốn
3.2.4.2 Thu thập thơng tin kế tốn gắn với các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống thơng tin kế tốn hiện nay của cơng ty đƣợc đầu tƣ từ năm 2007 và qua q trình sử dụng có những cải tiến để phục vụ nhu cầu quản lý của ban quản lý. Với phần mềm kế tốn hiện nay, cơng ty có thể vận dụng để xử lý thông tin gắn với trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
-Mã hóa các tài khoản chi tiết theo trung tâm trách nhiệm
-Mã hóa tài khoản chi tiết theo biến phí và định phí (đối với trung tâm chi phí) -Mã hóa tài khoản chi tiết theo chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí khơng kiểm sốt. -Bảng mã hóa tài khoản theo trung tâm trách nhiệm:
TK cấp 1 TK cấp 2 Chi tiết theo bộ phận Chi tiết theo ứng xử của CP
Chi tiết CP kiểm soát đƣợc Theo qui định của
Chế độ kế toán
Theo qui định của Chế độ kế toán Gồm 2 chữ số: 0: Định phí 0: CP kiểm sốt đƣợc 01: P.kế tốn 1: Biến phí 02: Phòng HC - nhân sự 1: CP Khơng kiểm sốt đƣợc 03: P.kỹ thuật 04: P.giao dịch 05: P.ECOM 06: P.Nông sản 07: BP bán lẻ-dịch vụ 08: BP sim-thẻ 09: BP máy
3.2.4.3 Vấn đề định giá chuyển giao và phân bổ doanh thu, chi phí cho các trung tâm trách nhiệm trung tâm trách nhiệm
- Định giá chuyển giao: cơng ty thƣờng có các phát sinh giao dịch bán hàng nội
bộ giữa công ty và các chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau, việc xác định giá bán nội bộ sẽ trực tiếp ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của đơn vị nhận và giao sản phẩm. Hiện tại, công ty thƣờng sử dụng giá vốn để làm giá bán nội bộ, điều này làm mất đi cơ hội của bên bán hàng. Công ty nên tham khảo cách tính giá chuyển giao tối thiểu làm cơ sở xác định giá:
Giá chuyển giao tối thiểu = Chi phí sản xuất và chuyển giao đơn vị sản phẩm/ dịch vụ + Chi phí cơ hội đơn vị sản phẩm/dịch vụ
Trong đó, bên bán chỉ chuyển giao sản phẩm theo giá lớn hơn giá chuyển giao tối thiểu, bên mua chỉ nhận chuyển giao khi giá chuyển giao nhỏ hơn giá mua bên ngoài. Hai bên sẽ đề xuất giá thƣơng lƣợng nằm trong khoảng từ giá chuyển giao tối thiểu đến giá mua từ bên ngồi. Để có sự thống nhất, giá bán nội bộ nên đƣợc quy định ở mức lợi nhuận đƣợc chia đều cho bên bán và bên mua nhƣ sau:
Giá chuyển giao = giá vốn của bên giao + (chi phí giao hàng + giá bán ra ngoài của bên nhận – giá vốn của bên giao)/2
Cần lƣu ý rằng quyết định điều chuyển hàng bán nội bộ từ chi nhánh này sang chi nhánh khác còn tùy thuộc vào nhu cầu thị trƣờng về loại hàng hóa. Việc xác định giá bán nội bộ ở đây chỉ mang tính kỹ thuật của việc định giá.
Giải quyết đƣợc vấn đề giá chuyển giao nội bộ sẽ giải quyết vấn đề về doanh thu và chi phí chung đang đƣợc ghi nhận tập trung hiện nay tại trụ sở công ty nhƣ đƣợc nêu ở phần 2 của luận văn. Theo đó, các khoản thu nhập nhận đƣợc, và chi phí tập trung tại