3.2 Giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty CP đầu tƣ và phát triển
3.2.1 Tổ chức nhân sự kế toán quản trị
- Tổ chức nhân sự thực hiện kế tốn quản trị theo mơ hình gắn kết với kế tốn tài chính: đối với qui mơ của cơng ty, việc tổ chức theo mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp. Mơ hình này áp dụng thuận lợi khi doanh nghiệp có thể tổ chức áp dụng phân loại và xử lý thông tin thông qua hệ thống tài khoản gắn kết giữa KTTC với KTQT. Việc áp dụng mơ hình này có nhiều ƣu điểm và phù hợp với doanh nghiệp:
+ Việc phân công, phân nhiệm trong phịng kế tốn thuận lợi, đơn giản, dễ làm, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ khối lƣợng công việc của ngƣời làm kế toán, kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính;
+ Việc thu nhận và xử lý thông tin nhanh từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc phân tích, cung cấp số liệu đảm bảo yêu cầu quản lý.
+ Thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn. - Theo đó, về nhân sự, cơng ty phân cơng nhân sự phụ trách kế tốn trách nhiệm chính là các nhân viên kế tốn có kiến thức tổng quát về hệ thống kế tốn và nghiệp vụ kinh tế tài chính tại cơng ty, đó có thể là nhân viên kế tốn tổng hợp của cơng ty, hoặc kế tốn trƣởng cơng ty/kế tốn trƣởng chi nhánh, nhân sự ở các vị trí này cũng đảm bảo đƣợc tính bảo mật của thơng tin kế tốn của cơng ty. Các nhân viên phụ trách kế toán
trách nhiệm sẽ kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ để đảm bảo việc hạch toán kế tốn đáp ứng nhu cầu cung cấp thơng tin phục vụ cho kế tốn trách nhiệm.
Qui trình thu thập – xử lý – cung cấp thơng tin kế toán trách nhiệm:
- Việc thu thập thơng tin kế tốn đƣợc tiến hành ngay từ khâu nhập liệu vào hệ thống thông tin kế toán, nhân viên kế tốn tài chính sẽ phân loại số liệu chi tiết cho từng bộ phận theo hƣớng dẫn của nhân viên phụ trách kế toán quản trị để hạch toán vào phần mềm vừa đúng các tài khoản kế tốn qui định, vừa có tách số chi tiết theo trung tâm trách nhiệm. Việc hạch tốn này đảm bảo số liệu chính xác theo chứng từ ban đầu, phục vụ cho việc lập các báo cáo của kế tốn tài chính đúng theo quy định của kế tốn tài chính, đồng thời kế tốn quản trị cũng có thể kết xuất dữ liệu để lập báo cáo quản trị. Việc phân loại số liệu đƣợc bắt đầu từ khâu ban đầu khi đề xuất thực hiện ở bộ phận thực hiện nghiệp vụ, đến sự hổ trợ ở khâu xét duyệt của các trƣởng bộ phận để xác định số liệu thuộc trung tâm trách nhiệm nào. Đối với các khoản chi phí phát sinh chung chƣa xác định đƣợc trực tiếp phân bổ cho bộ phận nào, cơng ty sẽ hạch tốn vào chi phí chung để phân bổ cho từng bộ phận trên báo cáo trách nhiệm.
- Để hạch toán chi tiết số liệu cho bộ phận, cơng ty tiến hành mã hóa chi tiết tài khoản và khoản mục cho từng bộ phận để phần mềm tập hợp và xử lý số liệu. Mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ đƣợc mã hóa để theo dõi chi tiết. Việc mã hóa tài khoản và khoản mục chi tiết theo hƣớng thuận tiện, dễ hiểu và dễ nhớ. (Chi tiết mã hóa các tài khoản, khoản mục sẽ đƣợc trình bày chi tiết các phần tiếp theo của luận văn)
- Cuối kỳ báo cáo, nhân viên kế toán quản trị sẽ kết xuất số liệu từ phần mềm kế toán, tập hợp số liệu theo trung tâm trách nhiệm dựa trên số liệu đã hạch toán chi tiết. Nhân viên trách kế toán trách nhiệm sẽ tiến hành các bƣớc phân bổ các khoản mục chung mà chƣa hạch toán đƣợc chi tiết ở khâu ban đầu theo các tiêu thức phân bổ phù hợp. Từ số liệu đã xử lý trên, các báo cáo trách nhiệm bộ phận sẽ đƣợc lập, cung cấp cho quản lý các cấp. Báo cáo cũng theo từng bƣớc từ báo cáo cấp thấp đến cấp cao hơn, từ báo cáo bộ phận đến báo cáo tồn cơng ty.