3.2 Giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty CP đầu tƣ và phát triển
3.2.3.1 Đánh giá các trung tâm chi phí
Tiêu chí đánh giá: cơng ty đánh giá thành quả hoạt động và trách nhiệm quản lý
ở hai mặt là kết quả và hiệu quả. Để đánh giá trách nhiệm quản lý và thành quả hoạt động, công ty sẽ sử dụng các phƣơng pháp định lƣợng và định tính để đo lƣờng cả hai mặt kết quả và hiệu quả của trung tâm chi phí.
Về mặt kết quả, các trung tâm chi phí có hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao hay không.
Về mặt hiệu quả, các trung tâm này hoàn thành nhiệm vụ nhƣ thế nào, chi phí phát sinh có vƣợt q mức dự kiến hay không.
Các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá trung tâm chi phí: (1) Phịng kế toán:
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá trên cơ sở mức độ hồn thành các cơng việc thuộc trách nhiệm của phịng kế tốn, hồn thành đúng thời hạn, sự tuân thủ các quy
định pháp lý và quy định của công ty, sự phối hợp hoạt động với các bộ phận khác có tích cực, hiệu quả.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá trên cơ sở so sánh thực hiện dự tốn chi phí. (2) Phịng hành chính – nhân sự
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá trên cơ sở mức độ hồn thành các cơng việc thuộc trách nhiệm của phịng hành chính – nhân sự, hồn thành đúng thời hạn, sự tuân thủ các quy định pháp lý và quy định của công ty, sự phối hợp hoạt động với các bộ phận khác có tích cực, hiệu quả.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá trên cơ sở so sánh thực hiện dự tốn chi phí. (3) Phịng kỹ thuật
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá qua việc hoàn thành công việc bảo hành cho khách hàng đúng thời gian cam kết, sửa chữa bảo hành đúng chất lƣợng kỹ thuật.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá trên cơ sở so sánh thực hiện dự tốn chi phí. (4) Phịng giao dịch
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá qua việc thực hiện tốt công việc giao tiếp khách hàng, vận chuyển hàng đến khách hàng an toàn và đúng thời hạn.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đo lƣờng trên cơ sở thực hiện dự tốn chi phí ban đầu. (5) Các bộ phận tạo ra doanh thu gồm phịng ECOM, phịng nơng sản, bộ phận bán lẻ - dịch vụ, bộ phận sim – thẻ, bộ phận máy.
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá qua việc thực hiện dự toán doanh thu.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đo lƣờng trên cơ sở thực hiện dự tốn chi phí ban đầu. (6) Các chi nhánh công ty tại Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng: Về cơ cấu tổ chức, chi nhánh cũng tƣơng tự công ty, tuy nhiên các bộ phận có quy nhỏ hơn và đơn giản hơn, việc đánh giá các bộ phận cũng sử dụng các chỉ tiêu tƣơng tự nhƣ công ty. Tuy nhiên, chi nhánh công ty đƣợc quản lý bởi giám đốc chi nhánh, họ là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp về chi phí của chi nhánh, giám đốc chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm về việc hoàn thành mục tiêu của các bộ phận ở chi nhánh đƣợc giao.
Trung tâm chi phí của cơng ty thuộc dạng trung tâm chi phí dự tốn. Việc đánh giá trách nhiệm quản lý chỉ đánh giá đối với các chi phí do nhà quản lý kiểm sốt đƣợc.
u cầu thơng tin và xử lý thông tin: để thực hiện đƣợc việc đánh giá thành quả
hoạt động và trách nhiệm quản lý, công ty sẽ đƣợc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn để phân loại và phân bổ chi phí cho từng trung tâm trách nhiệm, từ đó có thể kết xuất dữ liệu để lập các báo cáo trách nhiệm để phân tích, đánh giá bộ phận:
+ Cơng ty sẽ phân chia mỗi trung tâm chi phí gắn với một mã số nhƣ sau: (1) Phịng kế tốn: mã trung tâm chi phí “WA01”
(2) Phịng hành chính – nhân sự: mã trung tâm chi phí “WA02” (3) Phịng kỹ thuật: mã trung tâm chi phí “WA03”
(4) Phịng giao dịch: mã trung tâm chi phí “WA04” (5) Phịng ECOM: mã trung tâm chi phí “WA05” (6) Phịng nơng sản: mã trung tâm chi phí “WA06”
(7) Bộ phận bán lẻ - dịch vụ: mã trung tâm chi phí “WA07” (8) Bộ phận sim – thẻ: mã trung tâm chi phí “WA08” (8) Bộ phận sim – thẻ: mã trung tâm chi phí “WA08” (9) Bộ phận máy : mã trung tâm chi phí “WA09”
(10) Chi nhánh: Cần Thơ: mã trung tâm chi phí “WB” (11) Chi nhánh Đà Nẵng: mã trung tâm chi phí “WC” (12) Chi nhánh Hà Nội: mã trung tâm chi phí “WD” (13) Chi nhánh Hải Phịng: mã trung tâm chi phí “WE”
Bên cạnh đó, cơng ty sẽ sử dụng mã số “W*00” để hạch toán vào các khoản chi phí phát sinh chung chƣa phân loại đƣợc và sẽ phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo trách nhiệm.
Ngoài ra, ở cấp độ chi nhánh, tuy công ty không phân cấp trung tâm trách nhiệm nhƣng cũng sẽ thiết lập mã trung tâm trách nhiệm theo ngành hàng để có thể kết xuất số liệu tập hợp chi phí theo bộ phận khi tổng hợp báo cáo tồn cơng ty. Việc phân chia và đặt mã trung tâm ở chi nhánh cũng tƣơng tự ở công ty:
Chi phí bộ phận kế tốn: mã số “W*01” Chi phí bộ phận hành chính: mã số “W*02” Chi phí bộ phận kỹ thuật: mã số “W*03” Chi phí bộ phận giao dịch: mã số “W*04”
Chi phí liên quan đến ngành bán lẻ - dịch vụ: mã số “W*07” Chi phí liên quan đến ngành sim - thẻ: mã số “W*08”
Chi phí liên quan đến ngành máy: mã số “W*09”
(Trong đó ký tự * là các ký tự B,C,D,E tƣơng ứng ở chi nhánh Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng)
+ Phân loại các khoản mục chi phí theo nội dung chi phí của cơng ty: căn cứ vào nội dung các khoản mục chi phí đã xây dựng hiện tại của cơng ty, cần hoàn chỉnh và bổ sung nội dung các khoản mục và phân loại chi phí theo mức độ hoạt động nhƣ sau:
Mã khoản
mục Tên khoản mục Nội dung chi phí
Biến phí
Định phí
- Chi phí trƣớc lãi gộp
KMAI Chi phí khuyến mãi CP khuyến mãi cho việc
bán hàng X
KMNB Chi phí khuyến mãi nội bộ CP khuyến mãi xuất nội bộ
các chi nhánh X
CPNK CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến việc nhập khẩu và thanh tốn hàng nhập khẩu (phần chƣa tính giá vốn nhập kho)
X
CPHH CP liên quan đến hàng hoá CP liên quan đến mua hàng hóa trong nƣớc X
- Chi phí tài chính
LAIVAY Trả lãi tiền vay CP lãi vay ngân hàng và
vay đối tƣợng khác X CPTC Chi phí tài chính khác Các khoản CP tài chính
khác lãi vay X
- Chi phí Marketing, lƣu thơng
CPMAR CP Marketing, QC, …
CP quảng cáo, hội nghị khách hàng, chƣơng trình tiếp thị
X
BHDV Chi phí bảo hành CP bảo hành hàng hóa X
LGDT Lƣơng Doanh thu CP lƣơng doanh thu cho
nhân viên X
OTO Chi phí lên quan đến xe Chi phí sử dụng xe của
cơng ty X
GNHAN Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
CP giao hàng cho khách hàng bằng phƣơng tiện, dịch vụ bên ngoài
khác
KHAO Chi phí khấu hao
CP khấu hao tài sản, và chi phí dụng cụ, thiết bị văn phòng chờ phân bổ
X
- Chi phí nhân cơng: Lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ
LGCB Lƣơng cơ bản CP lƣơng căn bản của nhân
viên X
LGPT Lƣơng phụ trội CP lƣơng tháng 13, các
khoản thƣởng lễ, tết X
LGTV Lƣơng thời vụ CP lao động thời vụ X
BHXH Bảo hiểm xã hội CP bảo hiểm trích theo lƣơng X KPCD Kinh phí cơng đồn CP cơng đồn trích theo lƣơng X ANCA Chi phí ăn trƣa, ăn ca Chi tiền ăn trƣa, ăn làm thêm ngoài giờ X
- Chi phí quản lý
ANINH CP bảo vệ CP thuê bảo vệ văn phòng X
VSINH CP Vệ sinh CP vệ sinh văn phòng X
THUEVP CP thuê VP, Kho CP thuê kho hàng hóa X
DN Chi phí điện, nƣớc CP điện, nƣớc phục vụ sinh
hoạt X
DT Chi phí điện thoại cố định, di
động CP điện thoại X
NET Internet, hosting… CP liên quan đến hệ thống mạng, phục vụ chung X HCVT CP Hành chính văn thƣ CP lễ tân, gửi thƣ X
VPP Văn phòng phẩm CP mua văn phòng phầm X
TBVP Thiết bị văn phòng CP mua thiết bị máy tính sử dụng trong văn phòng X TDDT Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên CP tuyển dụng và đào tạo
nhân viên X
CPNH Chi phí Ngân hàng CP giao dịch ngân hàng X CTP Cơng tác phí
CP vé tàu xe, xăng xe, phụ cấp xăng, phòng nghỉ, phụ cấp ăn uống khi đi công tác
X GITE Chi phí giao tế, tiếp khách CP giao tế, tiếp khách X
ECOM CP BP Thƣơng mại điện tử
CP liên quan đến hoạt động của bộ phận dịch vụ thƣơng mại điện tử: phí đƣờng truyền, phí thuê kênh, thiết kế web, tên miền..
X
HNHT Chi phí cho Hội nghị CP tổ chức họp mặt nhân
SCNHO Sửa chữa nhỏ CP bảo trì, sửa chữa nhỏ nhà, sửa thiết bị văn phòng X
HHUT Hao hụt CP hao hụt, tổn thất tài sản X
CPQL Chi phí quản lý chung CP quản lý chung khác X
Bảng 3.1: Bảng chi tiết chi phí theo khoản mục
Việc phân loại chi phí là biến phí hay định phí tùy thuộc vào đặc điểm phát sinh chi phí cụ thể để phân loại cho phù hợp khi hạch tốn ban đầu.
+ Việc phân loại chi phí đƣợc thực hiện ngay từ khâu ghi nhận để hạch toán vào phần mềm kế tốn, chi phí phát sinh cho bộ phận nào thì kế tốn sẽ sử dụng mã số của trung tâm chi phí tƣơng ứng.
+ Đối với các khoản chi phí quản lý chung, cơng ty sẽ tiến hành phân bổ cho các bộ phận tƣơng ứng vào cuối kỳ theo các tiêu thức phù hợp nhƣ sau:
Chi phí trả lãi tiền vay: phân bổ cho từng ngành hàng theo mức độ sử dụng vốn của các trung tâm lợi nhuận, dựa trên tổng 3 chỉ tiêu: (1) nợ bị chiếm dụng - nợ chiếm dụng, (2) hàng tồn kho bình quân, (3) tài sản khác bình qn.
Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động của bộ máy như chi phí điện, nước, điện thoại, internet, hành chính văn thư: phân bổ cho từng ngành hàng theo số lượng nhân viên.
Các chi phí cơng tác quản lý chung khác được phân bổ theo lợi nhuận kế hoạch đặt ra.
Thực hiện các báo cáo trách nhiệm: cuối mổi kỳ kế toán, bộ phận kế toán quản
trị sẽ thu thập số liệu từ các tài khoản chi phí để lập báo so sánh kế hoạch trong kỳ. Bảng đánh giá việc thực hiện kế hoạch trong kỳ sẽ thể hiện chênh lệch giữa số thực hiện và kế hoạch (dự toán) và cấp quản lý của trung tâm trách nhiệm sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản phát sinh cao hơn so với số kế hoạch đặt ra.
Các mẫu báo cáo trách nhiệm các trung tâm chi phí:
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ BỘ PHẬN THÁNG, Q, NĂM
Bộ phận: Kế tốn
(tương tự cho các bộ phận khác: nhân sự - hành chính/ Kỹ thuật/ Giao dịch/ ECOM/ Nơng sản/ Bán lẻ - dịch vụ/ Sim - thẻ/ Máy)
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
1 2 3 4 5 = 4-3 6 = 4/3
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ BỘ PHẬN KẾ TỐN
1 - Chi phí trước lãi gộp
Chi phí khuyến mãi
Chi phí khuyến mãi nội bộ
CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến hàng hoá
2 - Chi phí tài chính
Trả lãi tiền vay
Chi phí tài chính khác
3 - Chi phí Marketing, lưu thơng, …
CP Marketing, QC, ….
Chi phí bảo hành
Lƣơng Doanh thu
Chi phí lên quan đến xe
Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
Chi phí bán hàng chung
4 Chi phí khấu hao
5 - Chi phí nhân cơng: Lương, bhxh-yt
Lƣơng cơ bản
Lƣơng phụ trội
Lƣơng thời vụ
Bảo hiểm xã hội
Kinh phí cơng đồn
Chi phí ăn trƣa, ăn ca
6 - Chi phí quản lý
CP bảo vệ
CP Vệ sinh
CP thuê VP, Kho
Chi phí điện, nƣớc
Chi phí điện thoại cố định, di động
Internet, hosting…
CP Hành chính văn thƣ
Văn phòng phẩm
Thiết bị văn phòng
Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên
Chi phí Ngân hàng
Chi phí giao tế, tiếp khách
CP BP Thƣơng mại điện tử
Chi phí cho Hội nghị
Sửa chữa nhỏ
Hao hụt
Chi phí quản lý chung
Bảng 3.2: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí bộ phận
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ CHI NHÁNH THÁNG, QUÍ, NĂM
Chi nhánh: HCM/ Cần Thơ/ Đà Năng/ Hà Nội/ Hải Phòng
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
1 2 3 4 5 = 4-3 6 = 4/3
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH X
1 - Chi phí trước lãi gộp
Chi phí khuyến mãi
Chi phí khuyến mãi nội bộ
CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến hàng hoá
2 - Chi phí tài chính
Trả lãi tiền vay
Chi phí tài chính khác
3 - Chi phí Marketing, lưu thơng, …
CP Marketing, QC, ….
Chi phí bảo hành
Lƣơng Doanh thu
Chi phí lên quan đến xe
Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
Chi phí bán hàng chung
4 Chi phí khấu hao
5 - Chi phí nhân cơng: Lương, bhxh-yt
Lƣơng cơ bản
Lƣơng phụ trội
Lƣơng thời vụ
Bảo hiểm xã hội
Kinh phí cơng đồn
Chi phí ăn trƣa, ăn ca
CP bảo vệ
CP Vệ sinh
CP thuê VP, Kho
Chi phí điện, nƣớc
Chi phí điện thoại cố định, di động
Internet, hosting…
CP Hành chính văn thƣ
Văn phòng phẩm
Thiết bị văn phòng
Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên
Chi phí Ngân hàng
Cơng tác phí
Chi phí giao tế, tiếp khách
CP BP Thƣơng mại điện tử
Chi phí cho Hội nghị
Sửa chữa nhỏ
Hao hụt
Chi phí quản lý chung
Bảng 3.3: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí chi nhánh
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ TỔNG CƠNG TY THÁNG, QUÍ, NĂM
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ TỒN CƠNG TY 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận ECOM 6 Bộ phận Nông sản 7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ 8 Bộ phận sim - thẻ 9 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ TRỤ SỞ CƠNG TY 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch
5 Bộ phận ECOM
6 Bộ phận Nông sản
7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ
8 Bộ phận sim - thẻ
9 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH CẦN THƠ
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH HÀ NỘI
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CN HẢI PHỊNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
Bảng 3.4: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí tồn cơng ty
Nhƣ vậy, qua các bƣớc đánh giá trách nhiệm bộ phận, các báo cáo trách nhiệm đã giải thích đƣợc câu hỏi “các khoản chi phí có vƣợt mức dự tốn hay khơng?”, chính là