6. Kết cấu của luận văn
2.2.6 Kế hoạch outsourcing ảnh hưởng đến Outsourcing tại mùa cao điểm
cao điểm
Mặc dù Avery Dennison đã đưa Outsourcing vào chiến lược của doanh nghiệp, tính đến q 3 năm 2019 thì doanh số AD tăng gần như gấp đôi, tuy nhiên chiến lược của công ty không phải đầu tư mới 100% nên AD đã chia rủi ro đầu tư máy móc mới bằng cách outsourcing để tận dụng nguồn lực, cơng nghệ bên ngồi để hạn chế rủi ro về thị trường. Tuy nhiên, chiến lược outsourcing vẫn chưa được các trưởng bộ phận đánh giá cao, và phân bổ nguồn lực để đưa ra kế hoạch phát triển mẫu trong mùa thấp điểm, để có được một ngân hàng mẫu, để mùa cao điểm có thể đặt hàng khi có u cầu. Ngồi việc phát triển mẫu thì khai báo RBO cũng mất khá
nhiều thời gian, chứng minh các nguyên nhân cần thiết đi outsourcing, và khai báo nhận xét duyệt của RBO nhanh thì mất 2 tuần làm việc, chậm thì có thể lên đến 2 tháng hoặc hơn nếu cần audit từ RBO.
Thị phần của AD ngày càng lớn, đơn hàng của khách hàng cũng khá phức tạp, họ cũng không chỉ đặt sản phẩm nồng cốt của công ty mà cịn u cầu thêm những sản phẩm bao bì khác, với phương châm “khách hàng là thượng đế” AD muốn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên thêm một yêu cầu, nhưng đơn hàng vừa phải thì chi phí phát sinh sẽ tăng thêm rất nhiều, hoặc phải đầu tư dây chuyền mới, đào tạo kỹ năng mới cho nhân viên là điều khó khăn với cơng ty. Nên việc lựa chọn outsourcing là điều kiện tất yếu, vẫn cùng bộ máy quản lý, không phải đầu tư nhiều sẽ giúp AD tiết kiệm rất nhiều khoản chi phí. Tuy nhiên, những dự án này thường khơng báo trước, và quy trình phát triển một nhà cung cấp mới rất khắc khe, dẫn đến có những dự án này xảy ra trong mùa cao điểm thường cơng ty khó có thể hồn thành được do không đủ nhân lực, và thời gian để phát triển NCC, phát triển sản phẩm.
Vì khơng có kế hoạch phát triển sản phẩm đồng đều ở tất cả các lines nên nhiều khi phòng quản lý NCC mất thời gian phát triển nhưng sau đó bộ phận planning lại khơng đặt hàng do sợ rủi ro, hoặc mùa thấp điểm thì lượng hàng thấp nên muốn giữ trong nhà để chạy. Mùa cao điểm đến thì lúc đó mới gửi đơn cho NCC, và họ đã từ chối nhận đơn, hoặc không ưu tiên chạy hàng AD.
Một vấn đề nổi chội trong việc lên kế hoạch sản phẩm đưa đi outsourcing là việc chọn con nhãn nào đi gia cơng th ngồi. Hầu hết các line đều lựa chọn các sản phẩm có đặc điểm sau:
ii. Con nhãn có nhiều cơng đoạn sản xuất
iii. Con nhãn có forecast cao, tuy nhiên lại có giá bán thấp do số lượng lớn thường bị khách hàng ép giảm giá.
Vì con nhãn khó sản xuất, nên trong nhà sau khi sản xuất thường có tỷ lệ hư hỏng cao, hoặc đơn hàng có thể bị khách hàng trả về sản xuất lại do không đạt chất lượng. Để giảm mối họa trên, nên hầu như các lines đều muốn đem outsourcing những items này, đẩy rủi ro, hư hỏng sang cho NCC, khi báo cáo thì lại ảnh hưởng trực tiếp đến nhóm quản lý NCC vì NCC khơng có đủ năng lực. Cũng chính vì có nhiều lỗi sai cần phải bù đơn hàng, nên NCC thường không cảm thấy khoản lợi nhuận của họ ở đơn hàng của AD, nên trừ các NCC làm lâu năm với AD thì hầu như những NCC sau này phát triển để chia sẻ đơn hàng dần từ chối làm việc với AD.
Ngoài ra nếu outsourcing khơng có kế hoạch cụ thể khi đến peakseason sẽ ảnh hưởng đến giá gia cơng. Vì khơng có thời gian giành cho việc thương lượng. Khi có đơn là bộ phận kế hoạch hoặc sản xuất gửi yêu cầu chạy mẫu gấp để chạy đơn hàng thực tế, NCC biết được chắc chắn đơn hàng này sẽ đưa cho họ, nên họ thường đưa ra mức giá cao, không thương lượng giảm giá được. Đây là một điểm yếu trong quy trình outsourcing hiện nay của Avery Dennison cần được cải tiến, khắc phục, và được các phòng ban khác đồng hành.
2.2.7 Năng lực của nhà thầu ảnh hưởng đến Outsourcing tại mùa
cao điểm
Việc sử dụng thuê ngồi khơng tránh khỏi nhiểu rủ ro liên quan đến năng lực sản xuất của NCC như:
i. Số lượng máy móc thiết bị ii. Lao động có tay nghề
iii. Khó tham gia vào q trình cải tiến quy trình làm việc của nhà cung cấp để tăng năng suất khi AD muốn tăng số lượng thành phẩm đầu ra.
iv. Quản lý chất lượng sản phẩm …
Máy móc, trang thiết bị
Khi phát sinh một sản phẩm mới có u cầu một cơng đoạn mới, cần đầu tư thêm máy móc thì NCC thường từ chối đầu tư mới, mặc dù AD đã đưa ra con số ước tính sản lượng đặt hàng để NCC có thể tính điểm hịa vốn và bắt đầu có lời từ thời điểm nào. Như nếu ở phần 2.3.2 – phân tích chi phí Outsourcing tem ép chuyển nhiệt tại công ty Hanil Vina Co., Ltd, do khác cơng nghệ, máy móc của Hanil đầu tư từ rất lâu, nên công nghệ gia công làm bằng tay, trong khi đó AD đầu tư cơng nghệ mới, hồn tồn 100% là tự động chạy máy, công nhân cân chỉnh máy nên chất lượng của con nhãn chuyển AD đẹp hơn, ổn định hơn. Tuy nhiên, khi yêu cầu Hanil đầu tư thêm máy tự động thì Hanil từ chối do nguồn kinh phí q lớn, và họ khơng muốn chịu rủi ro, không muốn học hỏi thêm công nghệ mới, một phần Hanil là cơng ty gia đình nhỏ, vốn cũng có hạn xét về mặt mua hàng trữ vật tư để thực hiện các đơn hàng gia cơng cho AD, vì vậy họ khơng có nhu cầu đầu tư mở rộng.
Bên cạnh đó, nhiều NCC đã sử dụng máy móc chạy tối đa nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất có thể, mà bỏ qua khâu bảo trì bảo dưỡng tại mùa thấp điểm, điều này dẫn đến máy móc rất dễ bị hư hỏng trong quá trình in số lượng lớn tại mùa cao điểm. Trường hợp này đã xảy ra với cơng ty Navic Kunshin, vì máy in kỹ thuật số rất đắc tiền, cơng ty chỉ có duy nhất 1 máy 5 màu và 1 máy 2 màu, vì khơng bỏ thời gian bảo trì, bão dưỡng, dẫn đến hư hỏng thiết bị trong máy in 5 màu, và chờ linh kiện nhập về, ra máy bão trì mất ít nhất 2 tuần. Hoặc các
máy móc ở cơng đoạn cuối sau in thường bị hư hỏng, NCC thường trả hàng về lại cho AD để hỗ trợ làm tiếp công đoạn tiếp theo
Nguồn nhân lực
Ngành in phụ trợ cho ngành công nghiệp dệt may, đa phần nhân lực khơng địi hỏi trình độ cao, cơng nhân chỉ cần đủ tuổi lao động, đủ điều kiện sức khỏe là có thể th họ làm việc cho cơng ty. Nên nguồn lực rất dễ tìm kiếm, tuy nhiên tính ổn định lại khơng có do trình độ học thức, và mức lương trong ngành. Nhân viên sẽ khó trung thành với công ty, dễ dàng chuyển đổi công việc nếu được trả cao hơn mức hiện tại, hoặc tăng ca nhiều, hoặc được nghĩ vào chiều thứ 7. Điều này dẫn đến mất thời gian đào tạo nguồn lực mới, và năng suất sẽ không ổn định khi vào mùa cao điểm, sẽ có nhiều hàng lỗi xảy ra đã đến hao hụt, trễ hàng…
Chính sách của cơng ty
Tùy theo chính sách của NCC về việc nhận hàng và xử lý đơn hàng của AD vào mùa cao điểm, xảy ra những trường hợp sau:
i. NCC khơng có ưu đãi nhận đơn hàng từ Avery Dennison
Nguyên nhân không nhận được ưu đãi vì sản lượng giành cho AD khơng đáng kể, hoặc NCC đủ mạnh không cần hợp tác với AD, họ có thể tự tìm đơn hàng để ni sống bộ máy của công ty mà không phụ thuộc vào lượng đơn hàng. Thơng thường vào mùa cao điểm thì những NCC như thế này sẽ có thể từ chối đơn hàng, hoặc xác nhận giao hàng trễ hơn so với thời gian làm hàng chuẩn và hai bên đã giao kết. Họ ưu tiên nhận đơn khách hàng nào trước thì làm trước.
Đối với những NCC AD cam kết chuyển hàng đều đặn theo năng lực sản xuất của NCC, và đặc biệt vào mùa thấp điểm vẫn gửi hàng cho cho NCC dù AD không đủ đơn chạy trong nhà. Tuy nhiên, NCC này phải giữ năng lực sản xuất bằng cách tăng ca, thuê thêm nhân công … để đáp ứng tiến độ đơn hàng cho Avery Dennison vào mùa cao điểm
Thơng thường thì các NCC này cũng nhận được kế hoạch sản xuất để chuẩn bị nhân cơng, ngun vật liệu, và máy móc cho mùa cao điểm, đồng hành cùng AD để đáp ứng tối đa đơn hàng gấp cũng như số lượng khủng lồ vào mùa cao điểm.
2.2.8 Chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Theo thống kê của phòng quản lý chất lượng có những lỗi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ được thống kê như sau:
Lỗi do in hóa đơn (Invoice Problem) Lỗi do sai hàng hóa (Wrong Goods)
Lỗi do khơng đảm bảo an tồn sản phẩm (Product Safety) Lỗi do khác màu sắc (Color Variation)
Lỗi dữ liệu (Data Error)
Lỗi do giao hàng (Delivery Problem) Lỗi do vật tư (Material Defect) Lỗi do sản xuất (Production Defect) Lỗi do in (Printing Defect)
Lỗi do đóng gói sai số lượng (Wrong Quanlity)
Qua biểu đồ 2.4 thống kê các lỗi chất lượng sản phẩm và dịch vụ năm 2019 từ tháng 1 đến tháng 9 thì lỗi do đóng gói sai chất lượng, lỗi do in và lỗi do sản xuất chiếm tỷ trọng lớn. Thống kê này là được ghi nhận từ phản hồi của khách hàng đối với tất cả các dòng sản phẩm của AD. Tuy nhiên, đối với outsourcing thì lại có một vài lỗi thường xun
gặp phải như lỗi do sản xuất, lỗi do in, và đóng gói sai xót số lượng. Trong đó đóng gói sai xót số lượng có hai loại: (1) là đóng khơng đủ số lượng yêu cầu trong đơn hàng, (2) lẫn lỗn SKU6 giữa các hộp với nhau.
Ngun nhân chính là do quy mơ kinh doanh cơng ty của các NCC không lớn, nên họ không quá tập trung vào việc áp dụng quy trình xuyên suốt các khâu sản xuất, cũng như đóng gói, kiểm phẩm hàng thành phẩm.
Đối với cơng ty Hanil Vina Co., Ltd sản xuất dịng sản phẩm tem ép chuyển nhiệt có tỷ lệ sai xót khác màu trong in ấn chiếm tỷ lệ 87.5% tính từ đầu tháng 1 đến tháng 9 năm 2019, và 12.5% là lỗi sai layout7. Thơng qua bản So với năm 2018, 2017 thì lượng hàng order nhiều tỷ lệ xảy ra lỗi chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng nhiều hơn.
Bảng 2.13 – Thống kê số lượng sản phẩm đặt hàng và lỗi tương ứng của công ty Hanil Vina Co., Ltd
Năm tài chính Tổng số lượng Tổng lỗi chất lượng sản phẩm và
dịch vụ
2017 43,862,691 12
2018 50,930,988 22
2019 21,226,580 9
Nguồn: Số liệu nội bộ AD
6 SKU = Stock Keeping Unit, AD quy định mỗi một size (S, M, L, XL…) được gọi là 1
SKU
7 Lay out: là bố cục, cách sắp xếp, trình bày nội dung chi tiết của con nhãn bao
Biểu đồ 2.4 Thống kê các lỗi chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Nguồn: Thống kê 2019 của phòng quản lý chất lượng
So với Hwa Jong sản xuất nhãn dệt thì tỷ lệ lỗi cao hơn nhãn ép chuyển nhiệt. 93.33% là lỗi do sai màu đối với các mã sản phẩm mua đi bán lại, chỉ không do AD cấp, mà do Hwa Jong đặt nhuộm và dệt thành phẩm.
Bảng 2. 14 Thống kê số lượng đặt hàng và tổng số lỗi của cơng ty Hwa Jong Hwa Jong
Năm tài
chính Tổng số lượng Tổng lỗi chất lượng sản phẩm và dịch vụ
2017 15,717,753 20
2018 39,537,533 38
2019 26,365,783 14
Nguồn: Thơng tin kết hợp từ phịng QLCL & phòng mua hàng
Bên cạnh đó thì Navic Kunshin sản xuất tem giấy lại không nhận được lỗi phản hồi nào của khách hàng từ lúc bắt đầu thành NCC của AD 0 20 40 60 80 100 120 YTDJanFebMarAprMayJun JulAugSep 520 Invoice Problem 440 Wrong Goods 250 Product Safety 221 Color Variation 110 Data Error 500 Delivery Problem 330 Material Defect 999 Others 280 Production Defect 220 Printing Defect 410 Wrong Quanlity
đến nay. Một phần đặt thù tem giấy khơng có địi hỏi q cao, mực và cơng thức pha mực đã được AD cấp nên chất lượng pha màu đồng bộ hơn.