năm 2025
Nguồn: Nội bộ công ty
3.3 Giải pháp hồn thiện hoạt động outsourcing của Cơng ty Avery Dennison Việt Nam. Việt Nam.
3.3.1 Giải pháp cải thiện cách tính chi phí sản xuất nội bộ cấu thành giá tham chiếu, và hạn chế việc khó thương lượng giá với nhà cung
cấp trong mùa cao điểm.
Như đề cập ở mực 2.3.2 nhận thấy những khó khăn mà outsourcing gặp phải trong mùa cao điểm về việc tính giá tham chiếu cho giá mua outsourcing, cũng việc giao dịch được giá tốt, cần phải cải thiện những vấn đề sau:
- Cải thiện cách tính chi phí vận hành sản xuất trong nhà (MOE)
- Xem xét điều chỉnh giá Outsourcing hàng năm
- Thiết lập quy trình phê duyệt giá đồng nhất
2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Kỳ vọng tăng trưởng 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% Doanh thu kỳ vọng (1000 usd) 194.08 232.9 279.48 335.37 402.45 482.94 579.52 Lãi trên biến
phí (CM) trung bình trong nhà sản xuất
65% 65% 65% 65% 65% 65% 65%
Lãi trên biến phí (CM) trung bình
outsourcing
- Nhận diện các chi phí chìm Sau đây là những giải pháp cụ thể:
❖ Cải thiện cách tính chi phí vận hành sản xuất trong nhà
(MOE)
Hiện nay, cách tính MOE cho hoạt động sản xuất của AD, được phịng tài chính tính toán và được cập nhật số mới 6 tháng một lần (một năm là 2 quý). Tuy nhiên trong năm 2018 vừa qua do quản lý không tốt về hàng tồn kho, cũng như quản lý về lượng hao hụt nguyên vật liệu dẫn đến MOE 6 tháng cuối năm 2018 tăng vọt. Điều này có nghĩa là GP IH sẽ giảm, tuy nhiên đây là một thông số không tốt cho Outsourcing, nên các quản lý cấp cao đã không đồng ý phê duyệt cập nhật MOE mới. Cho đến tháng 6 vừa qua năm 2019, theo đúng chu kỳ thì phịng tài chính phải xem xét và cập nhật lại số liệu, nhưng phịng tài chính đã khơng làm, và hiện tại khơng có sự nhắc nhỡ, hay chế tài để cập nhật thông tin thường xuyên và chính xác hơn.
Đây cũng là một yếu tố thể hiện quản lý lỏng lẻo từ phía cơng ty, số liệu cuối cùng tính cho MOE có đáng tin cậy hay khơng thì cũng khơng được quan tâm, dù đã gần 2 năm khơng được cập nhật. Vì vậy, số liệu chỉ mang tính tương đối, khơng mang tính chính xác, nên khi đưa thơng số GP vào để phê duyệt giá outsourcing theo tôi là không đáng tin cậy.
Để cải thiện được cách tính chi phí vận hành nên đưa quy trình, và phân chia cơng việc cụ thể cho một chuyên viên phụ trách. Đến đúng theo chu kỳ thì phải tính tốn cập nhật số liệu để xem xét đánh giá tình hình outsourcing tác động như thế nào, và cách tính giá outsourcing phụ thuộc rất nhiều vào MOE để ra
quyết định cuối cùng có nên outsourcing dịng sản phẩm đó hay khơng, hoặc outsourcing ở mức nào thì hợp lý.
❖ Xem xét điều chỉnh giá Outsourcing hàng năm
AD theo phương châm “khách hàng là thượng đế” nên đã chào giá như thế nào thì sẽ giữa giá bán cho khách hàng không thay đổi, dù có yêu cầu thay đổi vật tư giá cao hơn, hay chi phí nguyên vật liệu tăng theo thời gian, cũng như tỷ giá hối đoái thay đổi ngày qua ngày.
Theo đặc tính của ngành, thì con nhãn có 2 loại bao gồm con nhãn có nội dung cố định (fix) và con nhãn có nội dung thay đổi (Variable). Con nhãn cố định có thể đặt hàng qua rất nhiều năm, bên cạnh AD không thay đổi tỷ giá trong một năm hoặc trong 2 năm liên tiếp để giữ đơn hàng. Con nhãn làm giá và tính CM từ rất nhiều năm trước khi vật tư chưa tăng giá, nhưng sau một thời gian chạy trong nhà vì khơng đủ cơng suất nên mang đi outsourcing, tại lúc đó giá BTC đã khơng cịn đúng vì có thể thay đổi vật tư hoặc giá vật tư đã tăng. Vì vậy CM trong nhà chỉ là một thông số danh nghĩa mang tính tham khảo khi đề xuất, hoặc phân tích giá gia cơng.
Vì vậy, tác giả đề nghị giải pháp như sau:
- Sau một năm outsourcing danh mục con nhãn, bộ phận phát triển và bộ phận tính giá con nhãn phải cập nhật lại chi phí sản xuất trong nhà. So sánh CM thật tế và CM lúc đầu được phê duyệt có hợp lý hay khơng, và đưa ra phương án cân đối giá. Có thể chỉ áp dụng có 20% số lượng con nhãn có tỷ trọng outsourcing nằm từ cao xuống thấp.
- Đối với những dịng sản phẩm có số lượng outsourcing lớn, khi có kế hoạch mang con nhãn nào đi gia cơng hì phải tính lại giá chi phí trong nhà để có cơ sở thương lượng giá chính xác hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ tăng khối lượng cơng việc (workload) cho các bạn phát triển mẫu, vì vậy nên thành lập một đội outsourcing trong khối phát triển chuyên về tính tốn chi phí thực tế dựa vào số lượng outsourcing dự tính. ❖ Thiết lập quy trình phê duyệt giá đồng nhất
Hiện nay cơng ty chưa có quy trình cụ thể hướng dẫn phê duyệt giá outsourcing. Đa phần, giá outsourcing đều không như kỳ vọng mà hầu như phải gửi xét duyệt từng trường hợp, dẫn đến rất mất thời gian để phát hành giá kịp thời ra đơn hàng. Đây là một vấn nạn trong mùa cao điểm, các con nhãn muốn đi gia cơng ngồi hầu như khơng nằm trong kế hoạch, một ngày rất nhiều nhóm làm việc khác nhau yêu cầu tính giá và duyệt giá hàng outsourcing dẫn đến tăng khối lượng cơng việc, dẫn đến trì trệ trong mùa cao điểm.
Để rút được khối lượng cơng việc, và trì truệ trong phê duyệt giá, cơng ty nên thiết lập quy trình xét duyệt gia outsourcing. Các bộ phận muốn đem hàng đi outsourcing thì có thể xem xét CM IH trước. Chọn những mã nhãn hàng có CM IH tốt thì khi đem đi gia cơng cũng sẽ có CM OS tốt. Trong quy trình nên phân quyền cụ thể cho các cấp bậc dưới trưởng bộ phận có thể xét duyệt trong một khung cho phép.
❖ Chi phí chìm
Yếu tố chi phí chìm chưa được AD chú trọng, tuy nhiên chi phí chìm xuất hiện ở tất cả các bước trong quá trình từ phát triển nhà cung cấp đến lúc đặt hàng, hàng về kho, hoặc khi nhận
khiếu nại lỗi của khách hàng, cụ thể sau đây là một vài cơng đoạn trong q trình sử dụng NCC:
i. Phát triển NCC: khảo sát, hướng dẫn các quy trình, đào tạo …
ii. Kiểm tra định kỳ (annual audit)
iii. Chi phí phát triển mẫu: vận chuyển mẫu, vận chuyển công văn
iv. Hàng về kho kiểm đếm, kiểm tra chất lượng đầu vào v. Xử lý sự cố sai xót hàng hóa nếu có khiếu nại từ khách
hàng
vi. Lao động sử dụng phục vụ cho outsourcing cho các khâu: nhập liệu đơn hàng gia cơng th ngồi, dựa trên năng lực sản xuất và thời gian yêu cầu giao hàng của khách hàng để chọn đơn cho từng nhà cung cấp cụ thể, lên layout, chuẩn bị vật tư, kiểm tra mẫu bao gồm có kiểm tra ngồi quan, crocking test (kiểm tra mực có lem hay khơng), washing test (kiểm tra chất lượng bằng phương pháp giặc con nhãn dưới điều kiện quy định) vii. Chi phí chuyển vật tư
Như hiện tại khi tính CM, GP thì khơng cộng thêm bất cứ phần chi phí chìm nào nêu ra ở trên.
Trong đó 2 loại chi phí chìm đóng vai trị quan trọng, chiếm tỷ trọng cao:
- Nhân lực hoạt động cho outsourcing
Bảng 2. 16 Bảng thống kê số lượng lao động và năng suất lao động phục vụ cho quá trình outsourcing
Bộ phận Số người lao động Số giờ lao động trung bình một ngày Nhập liệu và Dịch vụ chăm sóc khách hàng 3 2 Kế hoạch 1 4 Procurement 1 1 Bộ phận kỹ thuật 1 0.2 Tổng 6 7.2 Nguồn: Nội bộ
Đề xuất công ty nên ghi nhận các chi phí này cụ thể để cuối mỗi năm u cầu NCC hồn lại các chi phí hoặc có chiến lược giảm giá trên chung trên tổng doanh số, ghi nhận khoản tiết kiệm chi phí này.
- Lập kế hoạch Outsourcing - Lập kê hoạch phát triển mẫu
Mùa thấp điềm là thời gian thích hợp nhất cho việc phát triển mẫu, từ bộ phận planning outsourcing dựa trên dự báo tình hình trong năm tới để chọn ra các item code để phát triển duyệt mẫu, đưa cho phòng procurement duyệt giá, nhằm mục địch chuẩn bị ngân hàng mẫu đủ lớn khi vào mùa cao điểm có thể dễ dàng chọn được con nhãn phù hợp để chuyển gia cơng bên ngồi.
Việc chọn lọc con nhãn dựa trên RBO có nhu cầu cao, nằm trong danh sách khách hàng có số lượng đơn đặt hàng lớn, đồng thời gửi cho các bộ phận liên quan kiểm tra và khai báo RBO có được duyệt cho outsourcing hay khơng. Sau đó, tiến hành kiểm tra đến item
code có dự báo lớn từ trên xuống, và xem xét đến yêu cầu kỹ thuật phù hợp với máy móc, cũng như năng lực của NCC, tránh nhiều lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất.
Những con mẫu chạy mẫu đến lần thứ 3 vẫn chưa đáp ứng được như cầu kỹ thuật, hoặc chất lượng như màu sắc, độ nét, mất chữ khi in…thì khơng nên cố phát triển nữa. Đối với những con nhãn khó, có lượng đặt hàng lớn, AD nên cho nhân viên kỹ thuật hỗ trợ NCC tại xưởng, kiểm tra quy trình, cách chạy hàng… nhằm đưa ra cải tiến giúp cho NCC khắc phục được lỗi trong quá trình chạy mẫu, cũng như sau này thực hiện các đơn hàng hằng ngày.
3.3.2 Lập kế hoạch outsourcing
Lập kế hoạch outsourcing là vấn đề không thể thiếu, nhưng AD trước giờ không đánh giá cao việc này, dẫn đến tình trạng thiếu năng lực sản xuất trong nhà, còn NCC dư năng lực nhưng không chạy được hàng, vì quá trình phát triển mẫu cần nhiều thời gian, hoặc không kịp để phát triển một NCC mới đáp ứng nhu cầu gấp của sản xuất trong mùa cao điểm.
Một vấn nạn về năng lực sản xuất NCC rút giảm trong mùa cao điểm, vì mùa thấp điểm AD khơng có nhiều đơn hàng, phịng kế hoạch và phịng sản xuất thường khơng outsource, mà giữ trong nhà hoàn toàn để chạy hàng, hoặc outsource một số lượng rất nhỏ khơng đủ duy trì kinh doanh của NCC, nên họ phải tìm kiếm khách hàng mới trong mùa thấp điểm, tuy nhiên thì khách hàng mới vào mùa cao điểm vẫn di trì lượng hàng hóa, hoặc đặt tăng hơn, đó cũng là ngun nhân chính AD thường khơng thể tận dụng được hết nguồn lực của NCC. Để tránh xảy ra tình trạng này, Planning nên có kế hoạch Outsourcing 3 tháng một lần gửi cho NCC việc này sẽ giải quyết được những vấn đề sau:
- NCC sẽ có kế hoạch mua hàng và dữ trữ nguyên vật liệu phục vụ đơn hàng gấp, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, sẽ mất nhiều thời gian để nhập vật tư vì hầu như 80% vật tư chính là nhập khẩu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, thậm chí là Châu Âu.
- Việc gửi kế hoạch outsourcing 3 tháng một lần cũng giúp cho NCC chủ động tuyển dụng nhân lực đáp ứng mùa cao điểm
3.3.3 Giải pháp và kiến nghị về kiểm soát năng lực nhà thầu
Năng lực nhà thầu bao gồm năng lực máy móc, năng lực của lao động thể hiện ở tay nghề, kinh nghiệm. Để kiểm soát được năng lực nhà thầu cần phải có những giải pháp và kiến nghị như sau:
- Giải pháp và kiến nghị cải tiến những trở ngại xảy ra với máy móc thiết bị của nhà cung cấp
- Giải pháp và kiến nghị cho vấn đề nhân lực của nhà cung cấp trong mùa cao điểm
- Giải pháp và kiến nghị nâng cao chất lượng sản phẩm tránh lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất, cũng như hạn chế lỗi trả hàng (IQC – Incoming quality Check)
- Tổ chức huấn luyện định kỳ
Sau đây, tác giả sẽ đi phân tích và đưa ra giải pháp cũng như kiến nghị cụ thể như sau:
❖ Giải pháp và kiến nghị cải tiến những trở ngại xảy ra với máy móc thiết bị của nhà cung cấp
Vào mùa thấp điểm AD nên thành lập ban kiểm tra outsourcing bao gồm bộ phận quản lý nhà cung ứng, bộ phận mua hàng, bộ phận chất lượng, bộ phận an toàn, để tham gia kiểm tra các NCC, ngoài việc kiểm tra quy trình, đào tạo mới, chia sẽ kinh nghiệm để cải tiến, thì điều đáng chú ý là bảo trì bảo dưỡng máy móc, nếu NCC
nào chưa làm thì phải nộp biên bản và hình ảnh sau bảo trì bão dưỡng về cho AD.
Đối với những địi hỏi công đoạn mới, nhà cung cấp không đồng ý đầu tư thêm máy móc thiết bị, thì AD nên chuyển máy của AD sang cho NCC để làm những đơn hàng theo yêu cầu, và tính khấu hao vào giá bán, và đầu tư máy móc hiện đại hơn về AD để tăng thêm năng suất. Cải tiến này vừa được áp dụng vào tháng 10 vừa qua:
AD chuyển 2 máy xỏ dây qua công ty Navic Kunshin để chạy hàng gia công, cắt giảm lao động ở khâu sản xuất này, và đồng thời đầu tư thêm 2 máy có cơng nghệ tốt hơn, có năng suất tốt hơn, và không kén dây sỏ.
Hợp đồng chuyển máy, tham khảo thêm Phụ lục 3 – Danh sách thống kê hợp đồng chuyển máy cho Navic Kunshin
❖ Giải pháp và kiến nghị cho vấn đề nhân lực của nhà cung cấp
trong mùa cao điểm
Hiện nay, mỗi khi phát triển một nhà cung cấp mới thì bộ phận Procurement cũng lập kế hoạch cụ thể cho đào tạo cho nhân viên của NCC với nội dung sau:
Quy trình phát triển mã nhãn mới (new item code) Quy trình đặt hàng: thời gian tối đa nhận đơn trong ngày để tính ngày đầu tiên nhận hàng, dựa theo hàng tồn sẽ tính được thời gian sản xuất và giao hàng
Cách tính giá nếu có cơng thức tính giá Quy trình cấp phát, lưu trữ, kiểm kê vật tư Hướng dẫn phát hiện lỗi sản phẩm
Hướng dẫn cách đọc bảng thông tin yêu cầu kỹ thuật Quy cách đóng gói, dán barcode (in mã hóa nhập hàng), thơng tin chuyển hàng (shipping mark), biên bản bàn giao hàng hóa (packing list): tất cả đều có quy định mẫu mã. Tuy nhiên, để nhân viên của NCC đồng bộ được kiến thức, tay nghề thì AD phải hỗ trợ thường xuyên tổ chức training nhắc nhỡ, hoặc khi có sự thay đổi nhân sự tại những vị trí quan trọng thơi việc thì cần phải đào tạo lại cũng như chia sẽ kinh nghiệm tránh các lỗi về hàng hóa lập lại nhiều lần.
Đồng thời với cải cách thông báo kế hoạch đặt hàng 3 tháng một lần, sẽ giúp cho NCC chủ động trong việc tuyển dụng và đào tạo. ❖ Giải pháp và kiến nghị nâng cao chất lượng sản phẩm tránh lỗi
xảy ra trong quá trình sản xuất, cũng như hạn chế lỗi trả hàng (IQC – Incoming quality Check)
Hiện nay các lỗi từ các nhà cung cấp chỉ được ghi nhận khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng. Khi kiểm tra xác suất chất lượng đầu vào nếu phát hiện lỗi thì các nhân viên quản lý chất lượng chị phản hồi trên email để yêu cầu NCC đổi hàng, trả hàng hoặc bù hàng nếu có phát hiện thiếu. Như vậy thống kê về lỗi như hiện nay AD đang áp dụng chưa phản ánh hết được tất cả các lỗi đã xảy ra trong quá trình hợp tác.
Có thể các lỗi phát hiện tại khâu kiểm tra đầu vào lại không được khách hàng phát hiện và phản hồi trong quá trình giao dịch, thì sẽ khơng có cơ sở để audit hàng năm, hoặc yêu cầu NCC cải tiến. ❖ Tổ chức huấn luyện định kỳ
Sau khi phát hiện lỗi thì NCC phải điều tra lỗi gốc rễ (root cause) nằm ở khâu nào, để cải tiến không xảy ra lỗi nữa. Tuy nhiên, mơ hình kinh doanh của các NCC hầu như là gia đình, nhỏ lẻ, nên số lượng người quản lý và nhân viên vận hành, cơng nhân đều rất ít, trình độ cũng hạn chế, nên cơng ty rất khó áp dụng quy trình như ở