CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Các thành phần ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB
2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục đảm bảo quá trình quản lý
được thực hiện. Thủ tục kiểm soát được xây dựng và áp dụng trong mọi bộ phận, mọi cấp độ tổ chức của một đơn vị nhằm đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Trong một doanh nghiệp có nhiều thủ tục kiểm sốt khác nhau được thiết kế và áp dụng. Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát được xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế quản lý nhằm thực thi các thủ tục
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc này địi hỏi cơng việc và trách nhiệm phải được phân chia rõ
ràng cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự chun mơn hóa trong việc thực hiện cơng việc, không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Phân công, phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm sốt. Bởi vì trên cơ sở phân cơng, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà cịn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên
trực tiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị. Theo sự ủy quyền của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về cơng việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao cơng việc đã uỷ quyền. Q trình ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn đơn vị.”
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong một phạm vi quyền hạn được giao. Phê chuẩn thể hiện sự đồng ý của nhà quản lý đối với một nghiệp vụ được phép xảy ra. Để đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt thì tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban GĐ, Ban quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó. Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm. Cách ly
thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý.