CHƯƠNG 3 KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYỂT
3.1. Thực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty TNHH H.A.V.A.S
3.1.1. Thực trạng về mơi trường kiểm sốt
a) Bảng 3.1. Bảng câu hỏi điều tra về đặc thù quản lý
Câu hỏi điều tra Có Khơng % đồng ý
Chun mơn nghiệp vụ của BGĐ là kỹ thuật đúng hay
không? 32/32 100%
Hệ thống KSNB có cần thiết và quan trọng đối với doanh
nghiệp không? 32/32 100%
Nhà quản lý trong cơng ty có đặt ra u cầu về thực thi tính
chính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị không? 32/32 100%
Nhà quản lý trong cơng ty có quan tâm tới các chính sách và
thủ tục kiểm sốt tại đơn vị khơng? 32/32 100%
Nhà quản lý tại Cơng ty có thiết lập và duy trì thường xun
các chính sách và thủ tục kiểm sốt tại đơn vị khơng? 30/32 2/32 94%
Theo Anh/Chị lãnh đạo Cơng ty có gương mẫu trong việc
tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên noi theo không? 28/32 4/32 88%
Nhà quản lý trong Cơng ty có nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp và thoả đáng khơng?
27/32 5/32 84%
BGĐ Cơng ty có sẵn lịng chấp nhận rủi ro cao để đổi lấy
phần thưởng là lợi nhuận cao không? 14/32 18/32 44%
Theo Anh/Chị các nhà quản lý cấp cao tại Công ty đã nhận diện đầy đủ các nhân tố có thể tạo ra rủi ro ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp khơng?
16/32 16/32 50%
Cơng ty có định hướng chiến lược kinh doanh theo chiến lược phát triển và kế hoạch phối hợp kinh doanh chung không?
32/32 0 100%
Theo Anh/Chị quan điểm, phong cách, triết lý của BGĐ
- Theo bảng thống kê trên 44% kết quả khảo sát cho rằng BLĐ sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao để đổi lấy lợi nhuận, 66% không đồng ý với quan điểm này. 50% các nhà QL cấp cao chưa nhận diện đầy đủ các nhân tố có thể tạo ra rủi ro. Và bộ máy QL ở các bộ phận trong Công ty TNHH H.A.V.A.S chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, quan điểm của các nhà quản lý cấp trên là BGĐ, BKS. Lãnh đạo chủ yếu đi lên từ cán bộ kỹ thuật. Nhà quản lý nhận thức về HTKSNB chưa đầy đủ.
b) Bảng 3.2. Bảng câu hỏi điều tra về cơ cấu tổ chức
Câu hỏi điều tra Có Khơng % đồng ý
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty có đảm bảo sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, và bảo quản tài sản không?
28/32 4/32 88%
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty có đảm bảo sự độc lập tương
đối giữa các bộ phận không? 29/32 3/32 91%
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty Anh/Chị có tạo thuận lợi cho
cơng tác kiểm tra, kiểm sốt khơng? 25/32 7/32 78%
Cơng ty có sử dụng “Bản mơ tả cơng việc” quy định rõ công việc, trách nhiệm, yêu cầu kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cho từng vị trí cơng việc khơng?
14/32 18/32 44%
Theo Anh/Chị có nên thành lập Uỷ ban quản lý rủi ro
thuộc HĐTV Công ty không? 32/32 100%
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị. Để môi trường kiểm sốt tốt, doanh nghiệp phải có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân định quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng. Kết quả tổng hợp số liệu khảo sát về cơ cấu tổ chức được trình bày tại Sơ đồ 1.1. Sơ đồ bộ
máy quản lý của Công ty TNHH H.A.V.A.S.”
HĐTV hiện có 5 người hoạt động theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và Quy chế hoạt động của HĐTV.
Ban kiểm sốt có 2 người, là cơ quan giúp việc cho HĐTV trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý điều hành trong Công ty, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế khắc phục các rủi ro trong hoạt động SXKD, điều hành thông suốt, đúng pháp luật.”
Ban giám đốc gồm có: giám đốc điều hành người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Công ty để thực hiện mục tiêu, kế hoạch SXKD, phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty và các Nghị quyết, quyết định của HĐTV, chịu trách nhiệm trước HĐTV công ty và trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao.
Các phòng ban chức năng được phân chia chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Phòng Kế tốn: thực hiện các cơng tác kế tốn, tài chính theo quy định, tham mưu giúp Giám đốc quản trị, kiểm sốt chi phí; Phịng Hành chính - Nhân sự: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực cho Công ty, quản lý lao động và tiền lương của Cơng ty; Phịng Kế hoạch – Kinh doanh: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác kế hoạch tổng hợp, các hợp đồng kinh tế, hợp đồng nghiên cứu khoa học kỹ thuật, hợp đồng tư vấn, chuyển giao cơng nghệ, tìm kiếm khách hàng, triển khai thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã ký kết, thực hiện hoạt động tìm kiếm khách hàng, marketting sản phẩm...; Phòng Kỹ thuật – KCS: Tham mưu cho Giám Đốc về phương hướng sản xuất, hướng dẫn, kiểm tra quản lý kỹ thuật sản xuất, máy móc thiết bị trên cơ sở các điều lệ quy trình, quy phạm của Nhà nước và các cơ quan cấp trên. Giúp việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác quản lý chất lượng sản phẩm từ nhập nguyên vật liệu đến sản xuất sản phẩm và chất lượng sản phẩm. Kiểm tra, giám định chất lượng các loại sản phẩm trước khi giao cho khách hàng, phát hiện và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng.”
Các nhà máy sản xuất: Mỗi nhà máy gồm một hoặc một số công đoạn sản xuất chính. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất chính, các doanh nghiệp cịn tổ chức các
Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của cơng ty có sự phân chia chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận. Điều nay tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm. 44% kết quả cho rằng Cơng ty chưa có bản mơ tả cơng việc đầy đủ cho tất cả các bộ phận quy định rõ công việc và trách nhiệm cho từng cá nhân, hướng dẫn chi tiết xử lý các trường hợp vi phạm cụ thể.
c) Bảng 3.3. Bảng câu hỏi điều tra về chính sách nhân sự
Câu hỏi điều tra Có Khơng % đồng ý
Cơng ty có ban hành bằng văn bản các chính sách và quy định: nội quy lao động, quy chế tuyển dụng, quy chế lương, phúc lợi... theo luật hiện hành hay không?
21/32 11/32 66%
Các Quy định chính sách có được update thường
xun theo chế độ của nhà nước không? 0 32/32 0%
Chính sách tuyển dụng của Cơng ty ngồi việc tn thủ các quy định hiện hành của Nhà nước có quy định ưu tiên tuyển dụng lao động có trình độ chun mơn cao hoặc lao động có kinh nghiệm, năng lực đã làm việc ở các doanh nghiệp khác không?
30/32 2/32 94%
Kết quả công việc của mỗi nhân viên có được định kỳ
đánh giá và sốt xét khơng? 32/32 0 100%
Cơng ty có áp dụng biện pháp sau để đào tạo đội ngũ
cán bộ công nhân viên không?
+ Cán bộ công nhân viên lành nghề, thạo việc hướng
dẫn cho cán bộ mới tuyển dụng: 30/32 2/32 94%
+ Cử đi học tại các trường, học viện, trung tâm đào
tạo: 10/32 22/32 31%
+ Tự tổ chức các buổi đào tạo: 30/32 2/32 94%
Theo Anh/chị hình thức tính và trả lương cho người lao động tại Cơng ty như hiện nay đã khuyến khích được người lao động cống hiến cho sự phát triển của Công ty không?
22/32 10/32 69%
Cơng ty có tổ chức các cuộc thi để đánh giá năng lực
Kết quả đánh giá thành tích của cán bộ cơng nhân viên
trong Công ty gắn liền với các chính sách sau khơng?
+ Chính sách tiền lương: 10/32 22/32 31%
+ Chính sách khen thưởng, lỷ luật: 30/32 2/32 94%
+ Chính sách đề bạt: 30/32 2/32 94%
+ Chính sách đào tạo: 30/32 2/32 94%
Kết quả đánh giá thành tích của cán bộ cơng nhân viên có được trao đổi và phản hồi lại với từng cá nhân một cách cụ thể, chi tiết để họ nhận ra những ưu, nhược điểm của mình khơng?
16/32 16/32 100%
Cơng ty có gặp trở ngại về quản lý và sử dụng đối với
lao động th ngồi khơng? 30/32 2/32 94%
Cơng ty có thường xun rà sốt, đánh giá, điều chỉnh lại các chính sách nhân sự cho phù hợp với những thay đổi hay không?
13/32 19/32 41%
Theo bảng khảo sát 0% kết quả đồng ý với việc Công ty cập nhật thường xuyên các quy định chính sách theo chế độ của nhà nước => Cơng ty có ban hành quy định và chính sách nhưng khơng được bổ sung sửa đổi theo luật hiện hành, vẫn áp dụng những chế độ cũ lạc hậu khơng cịn phù hợp với quy của luật pháp hiện hành.
Về lực lượng lao động theo bảng thống kê, lao động gián tiếp tham gia điều
hành quản lý đa số có trình độ đại học, số ít có trình độ cao đẳng, lao động trực tiếp sản xuất dưới các nhà máy đều được qua đào tạo vận hành máy móc, có chứng chỉ nghề đào tạo đảm bảo an tồn kỹ thuật khi làm việc. Cơng ty có sự phân hóa chun mơn cao nên mỗi nhân viên chỉ biết làm nhiệm vụ của mình, khơng có sự ln chuyển thay đổi vị trí cơng việc giữa các nhân viên để linh hoạt trong sản xuất và điều hành.”
Về công tác tuyển dụng, việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp, luân chuyển nhân sự
quản lý hiện tại. Cơng ty đã có quy định ưu tiên tuyển dụng lao động có trình độ chuyên môn cao và lao động có kinh nghiệm, năng lực đã làm việc ở các doanh nghiệp khác. Nhưng tìm hiểu thực tế vẫn cịn có những cán bộ được tuyển dụng do quen biết, quan hệ không qua thi tuyển, nên chất lượng cán bộ tại các đơn vị này còn nhiều hạn chế. Lực lượng lao động gián tiếp tại khối cơ quan Cơng ty, khối văn phịng thường được ký hợp đồng tuyển dụng dài hạn. Lực lượng lao động trực tiếp tại nhà máy ngoài đội trưởng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ thống kê đội được ký hợp đồng dài hạn, số còn lại chủ yếu là lao động th ngồi theo hình thức hợp đồng th khốn thời vụ, là người địa phương. Việc sử dụng lao động th ngồi theo thời vụ có ưu điểm là giảm đáng kể chi phí nhân cơng trong thời gian dừng, chờ việc, giảm chi phí ln chuyển nhân cơng, tuy nhiên mặt trái của nó là lao động khơng ổn định, ý thức kỷ luật lao động thấp, công tác quản lý lao động, đào tạo lao động gặp khó khăn. Hiện nay các quy chế, nội quy được các công ty đưa ra chủ yếu áp dụng cho đối tượng lao động gián tiếp.”
Về công tác đào tạo, công tác đào tạo lao động tại Công ty luôn được quan tâm. Tại công ty công tác đào tạo trong các năm qua chủ yếu bằng các hình thức cử đi học các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc cử cán bộ tham quan các mơ hình ở nước ngồi nhằm phục vụ các mục tiêu ngắn hạn, trước mắt. Đối với các mục tiêu lâu dài việc đào tạo chủ yếu thơng qua hình thức cử đi học các lớp chuyên sâu. Tại nhà máy hình thức đào tạo phổ biến là cử cán bộ công nhân lành nghề, thạo việc hướng dẫn cho cán bộ mới tuyển dụng, một số công ty tự tổ chức các lớp đào tạo cho nhân viên mới. Quá trình đào tạo cho nhân viên mới được thực hiện thường xuyên và do những người có thâm niên trong cơng tác hướng dẫn, cán bộ quản lý trực tiếp có trách nhiệm kiểm tra định kỳ. Hàng năm có tổ chức các buổi tập huấn theo các chuyên đề với giảng viên là các chuyên gia có kinh nghiệm của các Viện nghiên cứu. Tuy nhiên, hiện nay công tác đào tạo tập huấn như vậy mới ít được tiến hành do kinh phí cao…Việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên quản lý rủi ro có kinh nghiệm và kiến thức để có thể đánh giá và quản lý rủi ro chưa được Công ty quan tâm đúng mức.”
Về công tác đánh giá và bổ nhiệm: công ty đã thực hiện việc đánh giá định kỳ
kết quả công việc của mỗi nhân viên theo các tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp. công ty quy định trưởng các phịng ban có trách nhiệm hàng tháng căn cứ vào năng lực thực tế và hiệu quả làm việc của từng cán bộ nhân viên trong phòng, ban tổ chức họp, bình xét, đánh giá phân loại hiệu quả cơng việc của từng cán bộ nhân viên theo bốn mức A, B, C, D đã được Công ty quy định trong “Quy chế trả lương” (Bảng 3.1). Trường hợp nếu có phịng ban khơng tổ chức họp định kỳ đánh giá, bình xét hiệu quả cơng việc theo đúng các tiêu chí thì tất cả cán bộ nhân viên của phịng ban đó sẽ chịu hạ mức xếp loại chung xuống loại C. Kết quả xếp loại cán bộ nhân viên của mỗi phịng ban trong Cơng ty hàng tháng được chuyển cho Phịng Hành chính – nhân sự kiểm tra, sau đó trình Giám đốc Cơng ty xét duyệt. Các mức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được xây dựng tại Công ty khá là hợp lý, sát với thực tế, không tạo áp lực đối với nhân viên để dẫn đến các sai sót, gian dối. Cơng ty bình xét hiệu quả cơng việc nêu trên sẽ là căn cứ để mỗi cán bộ nhân viên hưởng hệ số lương năng suất.
Stt Nội
dung Các chỉ tiêu
1 A = 1
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao với chất lượng, hiệu quả cao, hồn thành khối lượng cơng việclớn;
- Đảm bảo và vượt ngày công chế độ, đảm bảo thời gian làm việc trong ngày theo quy định; không vi phạm nội quy lao động của Công ty, không vi phạm pháp luật của Nhà nước;
- Chấp hành tốt các chế độ, chính sách của Nhà nước, tích cực tham
gia các phong trào thi đua do Công ty phát động, nhiệt tình tham gia các hoạt động của đoàn thê quầnchúng;
- Đối với người lao động được Cơng ty cử đi học nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ phải đảm bảo tốt nghiệp được cấp văn bằng, chứng chỉ.
2 B = 0,8
- Hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ trung bình, khối lượng cơng việc
được giao đều hồnthành;
- Đảm bảo đủ ngày công chế độ, không vi phạm nội quy lao động của Công ty, không vi phạm pháp luật của Nhànước;
- Có số ngày cơng nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động ≤ 4 công/tháng; nghỉ việc riêng không hưởng lương
≤ 4 công/tháng, trừ trường hợp đặc biệt.
3 C = 0,4
- Khối lượng cơng việc ít, hồn thành cơng việc ở mứcđộ thấp;
- Có số ngày cơng nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động ≤ 6 công/tháng; nghỉ việc riêng không hưởng lương
≤ 3 công/tháng, trừ trường hợp đặc biệt.
4 D = 0
- Khơng hồn thành nhiệmvụ;
- Vi phạm nội quy, kỷ luật lao động của Công ty, và các chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước;