CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Các thành phần ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB
2.2.5. Thông tin truyền thông
Thông tin
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thơng tin cần
thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm sốt). Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thơng tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Một thơng tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập BCTC, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.”
Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo. Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp đối mặt với thay đổi trong kinh doanh, với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng. Một hệ thống thơng tin tốt cần có các đặc điểm sau:”Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh;“Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược;Tích hợp với hoạt động kinh doanh;“Chất lượng thông tin: Bất kể là thông tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì cũng cần phải đảm bảo chất lượng...
Truyền thông
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết tới các bên
có liên quan cả trong lẫn ngồi doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình.”
Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông
nên hai khái niệm này được trình bày chung cấu thành một bộ phận của hệ thống KSNB. Thông tin và truyền thơng phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phịng
ban và cá nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngồi có liên quan. Thông tin và truyền thông ngày càng quan trọng trong việc giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.”