CHƯƠNG 5 : GIẢI PHÁP THAY THỂ
5.3 Các giải pháp thực hiện
5.3.2 Xây dựng hệ thống văn bản và yêu cầu luật pháp
5.3.2.1 Hệ thống văn bản
Hệ thống văn bản của hệ thống quản lí chất lượng và quản lí mơi trường gồm tối thiểu các tầng tài liệu sau:
Hệ thống tài liệu cần được soạn thảo bởi bộ phận có chun mơn, được góp ý bởi các thành viên trong công ty và phê duyệt bởi Ban giám đốc. Các tài liệu sau khi được thành lập cần được áp dụng và đánh giá tính phù hợp, từ đó có thể cải tiến.
Các tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của của cơng ty được kiểm sốt bằng các quy trình kiểm sốt tài liệu. Quy trình kiểm sốt tài liệu phải xác định các nội dung sau:
- Quy định về thẩm quyền đề xuất/phê duyệt ban hành/sửa đổi tài liệu; thẩm quyền soạn thảo/sửa, kiểm tra/soát xét và phê duyệt tài liệu phải được thiết lập nhằm đảm bảo việc phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành. - Hệ thống tài liệu phải được soát xét và cập nhật định kỳ, ít nhất 1 lần/năm
nhằm đảm bảo việc xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu nếu có. - Mỗi tài liệu phải thiết lập bảng “theo dõi sửa đổi” ghi lại những nội dung thay
đổi của tài liệu qua các lần ban hành/sửa đổi nhằm đảm bảo sự nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
- “Sổ phân phối tài liệu” và/hoặc “Sổ cơng văn đi” và/hoặc các phần mềm máy tính được áp dụng để phân phối tài liệu nhằm đảm bảo các phiên bản của tài liệu áp dụng sẵn có ở nơi sử dụng;
- Tên, mã hiệu, ngày hiệu lực của tài liệu; thể hiện tên, chữ ký người soạn thảo, người kiểm tra/soát xét và người phê duyệt tài liệu để đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ đọc và dễ nhận biết;
- Tất cả các phịng khi tiếp nhận tài liệu có nguồn gốc bên ngồi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký tài liệu bên ngồi của phịng; và
- Để ngăn ngừa việc vơ tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích gì, Cơng ty cần áp dụng một hoặc kết hợp các phương pháp kiểm soát như sử dụng phần mềm máy tính và/hoặc dùng các con dấu “Được kiểm sốt”, “Tài liệu lỗi thời”.
Chính sách chất lượng
Chính sách chất lượng là cam kết của Ban giám đốc về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và bảo vệ môi trường cung cấp cho khách hàng và các bên liên quan nên cần phải chính xác, rõ ràng trong khi xây dựng. Chính sách cần ngắn gọn, sâu sắc
và tinh túy về các cam kết của Gia Định Entech đến chất lượng sản phẩm và bảo vệ mơi trường. Chính sách ban hành theo thẩm quyền của Giám đốc Gia Định Entech. Chính sách chất lượng cần tuân thủ những yêu cầu sau:
- Phù hợp với quy mơ và tình hình hoạt động của Gia Định Entech;
- Cần thể hiện sự cam kết cải tiến để cung cấp sản phẩm có chất lượng tốt hơn và bảo vệ mơi trường;
- Là kim chỉ nam cho việc đề xuất và thiết lập các chỉ tiêu môi trường và chất lượng; và
- Chính sách cần được xem xét đinh kỳ.
Công ty Gia Định cam kết cung cấp giá trị cho khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ chính xác và kịp thời vượt quá nhu cầu và mong đợi của họ, đồng thời cam kết cung cấp một mơi trường làm việc an tồn và lành mạnh và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được thực hiện theo cách bảo vệ môi trường (bao gồm cả phịng ngừa ơ nhiễm).
- Cam kết thiết lập và duy trì hệ thống quản lí tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015;
- Cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, bảo trì và cải thiện hệ thống quản lí;
- Cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của các bên liên quan và, tất cả các yêu cầu pháp lí và quy định hiện hành;
- Cam kết liên tục cải thiện hiệu quả của Hệ thống quản lí và các quy trình bằng cách thiết lập, giám sát và duy trì các mục tiêu có thể đo lường để cải thiện chất lượng dịch vụ của chúng tơi;
- Tìm kiếm phản hồi từ khách hàng và các bên quan tâm;
- Tất cả nhân viên được đào tạo và có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ của mình - Xác định và quản lí các tác động đối với mơi trường hoặc cộng đồng;
- Cung cấp nơi làm việc an tồn và hệ thống cơng việc, trao quyền cho nhân viên thực hiện công việc của họ theo cách không gây rủi ro cho bản thân, người khác hoặc môi trường; và
- Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ tuân thủ quy định bảo vệ môi trường hiện hành, các bên quan tâm khác và các cam kết cụ thể khác của các vấn đề mơi trường có liên quan đến Gia Định Entech
Sổ tay chất lượng và môi trường
Sổ tay là tài liệu tổng quát, trong đó xác định phạm vi áp dụng, chính sách và mục tiêu chất lượng và môi trường, giới thiệu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị, các yêu cầu của hệ thống, danh mục các quy trình, thủ tục. Trưởng ban ISO có trách nhiệm xây dựng và trình Ban giám đốc ban hành sổ tay chất lượng và môi trường. Sổ tay được xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn của ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015. Sổ tay của công ty được biên soạn, quản lí, kiểm sốt và phân phối bởi bộ phận ISO của công ty.
Mục tiêu chất lượng và môi trường
Mục tiêu chất lượng và môi trường được xây dựng cho tồn bộ cơng ty và các phòng ban. Mục tiêu chất lượng và môi trường cấp công ty thể hiện các chiến lược của công ty và định hướng chính sách mà cơng ty cam kết. Từ đó, mục tiêu về chất lượng và mơi trường cho các phịng ban cũng thể hiện mối tương quan với mục tiêu chất lượng của công ty. Các mục tiêu chất lượng và môi trường tập trung vào:
- Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng; - Chất lượng bản vẽ và thi cơng cơng trình; - Chỉ tiêu về tài chính cơng ty;
- Bảo vệ môi trường; và
- Các chỉ tiêu về nhân sự gồm tỉ lệ nghỉ việc, trình độ nhân sự và thu nhập.
Các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu
Mô tả các bước thực hiện cho các phạm vi cơng việc phù hợp với chính sách đã cơng bố. Các hướng dẫn được biên soạn ngắn gọn dễ hiểu để nhân viên thực hiện. Các hướng dẫn bao gồm hướng dẫn thực hiện cơng việc tại văn phịng, hướng dẫn thực hiện công việc tại công trường, hướng dẫn thực hiện các công việc đặc biệt và hướng dẫn an tồn. Các biểu mẫu theo quy trình và hướng dẫn cơng việc, được sử dụng nhằm ghi chép lưu hồ sơ.
Bảng 5.3 Danh mục tài liệu theo yêu cầu Stt Tên tài liệu Stt Tên tài liệu
1. Chính sách chất lượng và mơi trường 2. Mục tiêu chất lượng và môi trường 3. Sổ tay chất lượng và môi trường
4. Sơ đồ tổ chức và trách nhiệm quyền hạn
Các thủ tục/quy trình ISO 9001: 2015 và ISO 14001:2015
1. Quy trình kiểm sốt tài liệu 2. Quy trình tuyển dụng và đào tạo 3. Quy trình mua hàng
4. Quy trình kiểm sốt cung cấp dịch vụ 5. Quy trình xử lí khiếu nại khách hàng 6. Quy trình đánh giá nội bộ
7. Quy trình kiểm sốt sự khơng phù hợp và hành động khắc phục và phịng ngừa
8. Quy trình nhận diện rủi ro và cơ hội 9. Quy trình cải tiến
Các hướng dẫn cơng việc
1. Hướng dẫn sử dụng và bảo trì máy móc thiết bị 2. Hướng dẫn quản lí chất thải
3. Hướng dẫn xuất nhập kho
Hệ thống biểu mẫu
2. Trách nhiệm lãnh đạo 3. Quản lí nguồn lực 4. Xác định các yêu cầu sản phẩm 5. Mua hàng 6. Sản xuất và cung cấp dịch vụ 7. Sự thoả mãn khách hàng 8. Đánh giá nội bộ 9. Sản phẩm không phù hợp 10. Hành động khắc phục – phòng ngừa
5.3.2.2 Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác
Ban ISO cần có trách nhiệm nhận diện và xác định các yêu cầu pháp luật trong nước và các yêu cầu quốc tế mà cơng ty có liên quan cũng như các yêu cầu của các bên liên quan. Tiến hành lập thành tài liệu, và đồng thời tuân thủ các yêu cầu đã được nhận diện. Các lĩnh vực mà công ty cần tuân thủ gồm bảo vệ mơi trường, quản lý chất thải, an tồn vệ sinh thực phẩm, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, luật đa dạng sinh học, các quy định về chất lượng của khách hang và nhiều yêu cầu khác có liên quan.
Cần tiến hành thơng báo khi có cập nhật mới, thay thế hoặc hết hiệu lực các văn bản pháp luật đến các phòng ban có liên quan. Đồng thời, cũng cần hỗ trợ giải thích và hướng dẫn thi hành luật trong trường hợp nhân viên chưa am hiểu nhằm đảm việc tuân thủ luật là tuyệt đối.
5.3.3 Triển khai áp dụng
5.3.3.1 Phổ biến tài liệu cho nhân viên
Công ty cần phải tiến hành phổ biến các loại tài liệu cho nhân viên. Cập nhật tài liệu lên hệ thống trang web của cơng ty. Bên cạnh đó, mở các khóa đào tạo ngắn xen kẻ trong các buổi họp tuần để nhân viên có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống văn bản. Tiến hành lưu giữ hồ sơ, ghi nhận góp ý đánh giá khi đưa hệ thống vào
5.3.3.2 Triển khai, giám sát việc áp dụng
Triển khai áp dụng hệ thống tài liệu: Sau khi Gia Định Entech tiến hành
phổ biến tài liệu đến toàn thể nhân viên, các bộ phận và cá nhân có trách nhiệm cần theo dõi và kiểm tra nhằm đàm bảo toàn bộ nhân viên tuân thủ việc áp dụng và kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ nếu có vướng mắc.
Triển khai thực hiện các mục tiêu về chất lượng và môi trường: Cần tuân
thủ 4 bước P-D-C-A bao gồm quá trình lập kế hoạch, quá trình thực hiện kế hạch, quá trình kiểm tra và q trình thực hiện khắc phục phịng ngừa.
5.3.4 Kiểm tra, đánh giá nội bộ
Cơng ty thiết lập, thực hiện và duy trì việc thực hiện thơng qua chương trình đánh giá nội bộ. Các thành viên thực hiện đánh giá nội bộ cần được tham gia đào tạo về đánh giá nội bộ. Lên kế hoạch và thực hiện đánh giá nội bộ. Báo cáo đánh giá nội bộ cần được gửi đến các phịng có liên quan và đề xuất các hành động khắc phục sự khơng phù hợp. Chương trình đánh giá nội bộ được xây dựng phải:
- Xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá;
- Lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính khách quan và độc lập của q trình đánh giá;
- Đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo đến lãnh đạo; và - Nhận diện các hành động không phù hợp, đề xuất giải quyết khắc phục.
Hình 5.2 Quy trình đánh giá nội bộ
5.3.4.1 Khắc phục, cải tiến hệ thống sau đánh giá
Công ty xác định các cơ hội cải tiến và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống.
Chính sách và các hoạt động của cơng ty phải thể hiện sự cam kết cải tiến liên tục của hệ thống, ngăn ngừa ô nhiễm môi trường và các vấn đề về chất lượng. Nhằm hướng tới phát triển bền vững. Ngoài ra, để q trình tích hợp được thành công. Công ty cần tiến hành:
- Thành viên của hai hệ thống họp bàn thống nhất cách thức triển khai quy trình tích hợp; và
- Bầu chọn ra đại diện Chất lượng và Môi trường, chọn những người có kiến thức đầy đủ về hai hệ thống quản lí để tiến hành xây dựng thủ tục Q&S.
Cần tiến hành sử dụng kỹ thuật thống kê để đánh giá các q trình mà cơng ty thực hiện được. Các q trình chính cần theo dõi bao gồm nhưng khơng giới hạn.
STT Quá trình/thủ tục Chỉ tiêu
1 Mua hàng - Đánh giá lựa chọn nhà thầu
- Giám sát nhà cung ứng 2 Quản lí các trang thiết bị - Sự cố
- Chi phí bảo trì và sửa chữa
3 Mua hàng - Đánh giá lựa chọn nhà thầu
- Giám sát nhà cung ứng 4 Quản lí mơi trường - Thông số điện, nước
- Rác thải
- Chất thải nguy hại
5 Quản lí nhân sự - Tỉ lệ lao động và theo dõi sự thay đổi nhân sự
- Hiệu suất làm việc 5.3.4.2 Tiến tới hồn thiện quản lí nguồn nhân lực
Phịng Nhân sự cần đảm bảo duy trì đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Việc đánh giá kết quả của nhân viên nên được đo lường qua hệ số KPI. Phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban để xây dựng và áp dụng công cụ KPI trong thực hiện. Bên cạnh đó, cần chú trọng tới cơng tác đào tạo nâng cao trình độ chun mơn của người lao động, góp phần thúc đẩy tinh thần yêu công ty và cống hiến. Việc quản lí nguồn nhân lực càng hiệu quả thì
5.3.4.3 Xem xét của lãnh đạo
Giám đốc Entech phải xem xét hệ thống quản lí của tổ chức theo thời gian đã hoạch định để đảm bảo nó ln phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực. Các cuộc xem xét phải đánh giá được cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lí, kể cả chính sách, các mục tiêu. Hồ sơ xem xét của lãnh đạo phải được lưu giữ.
Hoàn thiện về trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo: Thông qua sơ đồ tổ chức của công ty, cần rõ ràng trong việc xác định vai trò và trách nhiệm của lãnh đạo trong việc thực hiện xây dựng tích hợp hệ thống quản lí chất lượng và môi trường. Các vị trí có ảnh hưởng đến công tác ra quyết định chất lượng và mơi trường như trưởng chỉ huy cơng trình cần ddowcj mơ tả rõ ràng về vai trị và trách nhiệm và đảm bảo thấu hiểu.
5.3.5 Đăng ký chứng nhận
5.3.5.1 Lựa chọn tổ chức chứng nhận
Các tổ chức chứng nhận được đăng ký hoạt động tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tiêu chí để lựa chọn tổ chức chứng nhận có thể được xem xét:
- Chi phí đánh giá gồm chi phí đánh giá lần đầu cùng với chi phí hằng năm duy trì hiệu lực của chứng nhận;
- Sự uy tín của tổ chức chứng nhận: Thơng thường, các đơn vị chứng nhận quốc tế thường được biết đến nhiều hơn trên tồn thế giới;
- Dấu cơng nhận: Tổ chức chứng nhận được công nhận bởi nhiều cơ quan công nhận sẽ được ưu tiên hơn. Cơ quan công nhận là đơn vị chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động của tổ chức chứng nhận nhằm giúp quá trình chứng nhận tại các doanh nghiệp, quốc gia có giá trị như nhau.
5.3.5.2 Đánh giá thử trước chứng nhận (nếu có nhu cầu)
Việc đánh giá thử trước chứng nhận nhằm mục đích giúp cho cơng ty nhận thấy các điểm chưa phù hợp để có hành động khắc phục đồng thời có sự chuẩn bị tốt nhất cho q trình đánh giá chính thức. Khuyến khích Gia Định Entech thực hiện giai đoạn này vì đây là lần đầu cơng ty tiến hành xây dựng hệ thống quản lí và tiến hành đánh giá, việc đánh giá thử trước chứng nhận giúp Ban lãnh đạo cơng ty có sự chuẩn bị tốt nhất cũng như rút được những kinh nghiệm cho quá trình đánh giá chính thức.
5.3.5.3 Chuẩn bị đánh giá chứng nhận
Lập lịch đánh giá dựa trên việc xem xét đến các hoạt động quan trọng của đơn vị. Lịch đánh vừa giá giúp tiết kiệm thời gian và đồng thời đảm bảo cuộc đánh giá