4.1 Đánh giá chung mức độ phù hợp công tác quản lí chất lượng và mơi trường so với hệ thống quản lí ISO
Sau khi tiến hành nhận diện tình hình và phân tích cơng tác quản lí chất lượng và mơi trường tại công ty Gia Định Entech, tác giả đã xây dựng bảng câu hỏi khảo sát để tham khảo ý kiến của các chuyên gia về mức độ phù hợp so với tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001. Bảng câu hỏi đánh giá được thiết lập dựa trên nền tảng cơ bản là các điều khoản chính của cả hai hệ thống ISO 9001 và ISO 14001. Phương thức đánh giá được thiết lập như sau:
- Mức 1: Chưa thực hiện - Mức 2: Thực hiện bị động - Mức 3: Thực hiện chưa hiệu quả - Mức 4: Thực hiện hiệu quả - Mức 5: Thực hiện tốt
Đối tượng các chuyên gia được lựa chọn khảo sát phải đáp ứng các điều kiện sau: - Có kiến thức về hệ thống ISO 9001 và ISO 14001;
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực ISO ít nhất 3 năm; và - Có trình độ chun mơn từ đại học trở lên.
Dữ liệu thu thập được xử lý trên phần mềm excel với kết quả trung bình >3 thể hiện là công ty thực hiện tốt điều khoản so với tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001.
Bảng 4.1 Cơ cấu danh sách chuyên gia tham gia khảo sát
STT Mục Số lượng Tỉ lệ
1 Tổng phiếu phát ra 11 100
2 Tổng phiếu thu về 11 100
3 Số phiếu đạt 11 100
4 Cơ cấu theo giới
Nam 6 54,54%
Bảng 4.2 Kết quả khảo sát đánh giá mức độ phù hợp tình hình quản lí chất lượng và mơi trường so với tiêu chuẩn ISO
STT Tiêu chuẩn Mức đánh giá Trung bình
1 2 3 4 5
4 Bối cảnh tổ chức
1 Xác định phạm vi của hệ thống
0 0 6 5 0 3,45
2 Mô tả được mong đợi của các bên liên quan
0 6 5 0 0 2,45
5 Sự lãnh đạo
3 Các cam kết 0 6 4 1 0 2,55
4 Chính sách 0 0 6 5 0 3,45
5 Phân quyền trong tổ chức 1 4 4 2 0 2,64
6 Hoạch định
6 Mục tiêu chất lượng và môi trường
0 5 5 1 0 2,64
7 Các phương thức giải quyết rủi ro và cơ hội về khía cạnh chất lượng và môi trường
4 4 3 0 0 1,91
8 Kế hoạch cho sự thay đổi 4 4 3 0 0 1,91
7 Hỗ trợ
9 Công tác về nguồn lực 3 4 4 0 0 2,09
10 Đảm bảo năng lực của nhân viên 3 4 4 0 0 2,09 11 Đảm bảo nhận thức của nhân viên 2 5 4 0 0 2,18 12 Cách thức liên lạc thông tin 0 2 5 3 1 3,27 8 Thực hiện 13 Quy trình thiết kế sản phẩm 2 4 3 2 0 2,45
15 Kiểm soát đầu ra 0 4 4 2 1 3,00 16 Chấp thuận phẩm xuất
xưởng
0 4 4 2 1 3,00
9 Đánh giá kết quả thực hiện
17 Q trình theo dõi, đo lường và phân tích
3 4 3 1 0 2,18
18 Quá trình đánh giá nội bộ 6 4 1 0 0 1,55
19 Quá trình xem xét định kỳ của lãnh đạo 4 5 2 0 0 1,82 10 Cải tiến 20 Sự không phù hợp và cách thức khắc phục sự không phù hợp 2 4 3 2 0 2,45 21 Các hành động cải tiến liên tục 6 4 1 0 0 1,55
Kết quả khảo sát ý kiến của chuyên gia đánh giá đúng thực trạng hiện tại của cơng ty trong bối cảnh chưa có hệ thống quản lí chất lượng và mơi trường. Chỉ có 3/21 điều khoản có số điểm khảo sát >3, với lần lượt là xác định phạm vi của hệ thống, chính sách và cách thức liên lạc thông tin. Trên thực tế, đây là 3 điều khoản đơn giản so với các điều khoản khác, nên Gia Định Entech có thể đạt được ngay từ đầu. Còn lại, các điều khoản khác hầu như chưa điều khoản nào công ty đạt được.
Như vậy, có rất nhiều vấn đề mà cơng ty Gia Định Entech đang vướng phải và và ứng với đó là các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó. Trong đó, các vấn đề về chất lượng và môi trường được đánh giá là có tác động trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động của cơng ty, do đó cần tiến hành khắc phục. Việc xây dựng hệ thống quản lí tích hợp ISO 9001 và ISO 14001 được đánh giá là cách tiếp cận có hệ thống để giải quyết tận gốc các vấn đề về chất lượng và môi trường. Nổi bật trong các vấn đề về chất lượng và môi trường mà Gia Định đang phải đối mặt đó là sự khơng đồng nhất về chất lượng dịch vụ khi thực hiện, cũng như sự thiếu thống nhất về công tác bảo vệ mơi trường đối với các hạng mục cơng trình đang triển khai. Nguyên nhân được đánh giá là do chưa có quy định chung cho công ty trong việc hướng dẫn công
việc, cũng như khung đánh giá chất lượng cơng việc cho tồn thể cơng ty. Với các nguyên nhân và vấn đề được nêu thì cách tiếp cận lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lí tích hợp ISO 9001 và ISO 14001 cũng như tiến hành triển khai hệ thống quản lí tích hợp được nhận định là giải quyết được các vấn đề mà công ty đang phải đối mặt cũng như phù hợp với chiến lược phát triển của công ty đến 2025.
Trên thực tế, để tiến hành xây dựng mới hệ thống quản lí chất lượng hoặc mơi trường cho công ty, tùy theo quy mô của cơng ty và loại hình hoạt động mà có khung thời gian khác nhau, tuy nhiên thơng thường từ khoảng 12 đến 24 tháng. Với tình hình hiện tại của Gia Định Entech, khoảng thời gian 16 - 18 tháng là khung thời gian phù hợp cho việc thiết lập hệ thống bởi vì các yếu tố sau:
- Thực tế công ty chưa thiết lập được nhiều điều khoản so với tiêu chuẩn;
- Công ty hoạt động trong cả lĩnh vực tư vấn và xây dựng cơng trình, số lượng quy trình và thủ tục nhiều;
- Nhân lực công ty chưa đáp ứng được công tác xây dựng hệ thống; - Tình hình tài chính cơng ty ở mức hạn chế; và
- Khung thời gian 16- 18 tháng là phù hợp cho công tác chuẩn bị. Thời gian quá ngắn sẽ có thể khiến các thành viên chịu trách nhiệm trong việc thiết lập hệ thống cảm thấy bị động và thiếu linh hoạt trong cách triển khai.
4.2 Những lợi thế và thách thức khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lí
Việc đánh giá các lợi thế và thách thức của Gia Định Entech đối với nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và triển khai áp dụng hệ thống quản lí tích hợp ISO 9001 và ISO 14001 nhằm giúp nhận diện toàn diện và thấu hiểu thực trạng của công ty, giúp việc triển khai được thuận lợi. Các lợi thế và thách thức được đưa ra dựa trên dữ liệu thu thập được từ phỏng vấn nhóm và phỏng vấn cá nhân, tài liệu công ty, ý kiến đánh giá của chuyên gia, và ý kiến của Ban giám đốc của Gia Định Entech.
4.2.1 Lợi thế
Việt Nam đang trên con đường phát triển kinh tế, hiện đại hóa đất nước và các vấn đề mơi trường ngày càng được quan tâm hơn bao giờ hết. Do đó, là cơ hội lớn cho Gia Định Entech xâm nhập, mở rộng thị trường và phát triển kinh doanh.
Các yếu tố bên ngồi có tác động tích cực đối với Cơng ty trong việc cần thiết phải xây dựng và duy trì hệ thống quản lí tích hợp chất lượng và môi trường. Cùng với yêu cầu của khách hàng, công ty cũng cần đáp ứng mong đợi của các bên liên quan trong việc cung cấp sản phẩm dịch vụ thỏa mãn về yêu cầu chất lượng và bảo vệ mơi trường. Bên cạnh đó, các quy định của Việt Nam khá đầy đủ và rõ ràng, hỗ trợ tích cực cho cơng ty trong việc tiếp cận theo hệ thống.
Hiện nay, có nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống quản lí, đây là yếu tố thuận lợi cho Ban giám đốc công ty Gia Định Entech trong việc triển khai đào tạo và tìm kiếm tư vấn nhằm thực hiện xây dựng hệ thống.
Cơ cấu đội ngũ của cơng ty khá nhỏ, do đó dễ dàng trong quản lí. Cùng với đó là đội ngũ cán bộ quản lí và nhân viên có tuổi đời trẻ, theo thống kê tuổi trung bình khoảng 30 tuổi, do đó dễ dàng trong tư duy tiếp cận những điều mới mẻ và thay đổi. Cơng ty ln coi cải cách hành chính là khâu đột phá trong các nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vì vậy quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của các cơng ty, phịng ban ln nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao. Lãnh đạo các cơng ty có quyết tâm cao và tổ chức chỉ đạo tập trung, quyết liệt từ khâu lập kế hoạch, xây dựng đến tổ chức áp dụng và duy trì thường xuyên hệ thống. Nhìn chung nhân viên của cơng ty đã có nhận thưc tốt về tác dụng của việc triển khai hệ thống, từ đó cùng vào cuộc, có nhiều ý kiến tham gia đóng góp và có ý thức chấp hành tốt.
4.2.2 Thách thức
Khách hàng ln xem hệ thống quản lí chất lượng và mơi trường là điều kiện quan trọng trong việc lựa chọn nhà thầu tham gia dự án, Gia Định Entech ln rơi vào tình trạng phải thiết lập hệ thống quản lí tích hợp càng nhanh càng tốt, vơ tình gây ra tâm lí nóng vội và dẫn đến các vấn đề chưa được nhận diện đầy đủ. Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống ISO cho các phịng ban là một lĩnh vực mới, vì thế cơng ty và các phịng ban đã phải dành thời gian cho công tác chỉ đạo, tuyên truyền, tập huấn tới cán bộ, công chức trong công ty.
Một số văn bản quy phạm pháp luật, các hướng dẫn thực hiện chính sách của Nhà nước có sự thay đổi dẫn đến việc phải thường xuyên cập nhật, bổ sung các quy trình. Do khối lượng hồ sơ cơng việc chun mơn của một số phịng, ban nhiều dẫn đến sự quá tải của không gian làm việc, ảnh hưởng đến công tác sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Một số quy trình cịn chưa sát với thực tế, còn phải sửa đổi bổ sung.
Sự non trẻ của công ty Gia Định Entech: Gia Định Entech mới thành lập trong khoảng 5 năm và cần nhiều thời gian cho việc hồn chỉnh từ bộ máy quản lí, cách thực vận hành cũng như quản lí theo hệ thống. Theo đó, những năm đầu tiên cơng ty tập trung vào tìm kiếm thị trường và mở rộng mạng lưới khách hàng, cùng với đó là phấn đấu để có thể duy trì sự hoạt động của cơng ty trong khoảng thời gian đầu. Để có thể thiết lập và duy trì một hệ thống quản lí địi hỏi cần đội ngũ nhân lực đủ mạnh và nguồn tài chính có thể hỗ trợ cho cơng tác đào tạo, nâng cấp trang thiết bị máy móc, và những điều này gây cản trở và khó khăn cho Gia Định Entech trong bối cảnh công ty mới được thành lập. Vẫn còn một số ít nhân viên chưa thực sự hiểu rõ về tính hiệu quả của hệ thống, sự hiểu biết về các tiêu chuẩn ISO còn phiến diện và mơ hồ, tâm lí ngại thay đổi, tiếp xúc với những cái mới, trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng việc không đồng đều dẫn đến những hạn chế trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP THAY THẾ 5.1 Phương hướng phát triển đến năm 2025
5.1.1 Định hướng phát triển chung tồn cơng ty
Cơng ty Gia Định Entech có định hướng phát triển đến 2025 như sau:
- Gia Định Entech trở thành lựa chọn hàng đầu của khách hàng trong các dịch vụ về môi trường bao gồm tư vấn, thiết kế và xây dựng các cơng trình bảo vệ mơi trường;
- Đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ với chất lượng được ưu tiên hàng đầu và giá cả cạnh tranh;
- Luôn tiên phong trong việc áp dụng công nghệ mới trong việc thực hiện các dịch vụ môi trường; và
- Đào tạo đội ngũ nhân lực với chú trọng con người là vốn q nhất của cơng ty, từ đó góp phần phát triển bền vững.
Gia Định Entech đã đề ra các giải pháp trọng tâm nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, bao gồm:
- Hoàn thiện khung nhân sự của cơng ty, đảm bảo mỗi bộ phận có nhân sự chủ chốt với kiến thức và kinh nghiệm trong kỹ thuật và quản lí để quản lí dự án và thực hiện dự án. Song song đó, phân quyền và giao quyền mạnh mẽ cho nhân viên để phát huy tối đa vai trò và năng lực của nhân viên;
- Xây dựng việc nhận diện thương hiệu, từng bước áp dụng công nghệ trong quản lí và vận hành cơng ty, nâng cao năng lực cạnh tranh Gia Định Entech; - Xây dựng KPI làm công cụ đánh giá và đo lường trong việc quản lí nhân sự và
hiệu suất làm việc của nhân viên;
- Thiết lập và thực hiện hệ thống quản lí chất lượng và mơi trường tích hợp; và - Xây dựng Gia Định Entech trở thành nơi làm việc đáng mong chờ cho tất cả
nhân viên với môi trường làm việc an tồn, có điều kiện học hỏi và phát triển, có thể thể hiện ý kiến cá nhân và có cơ hội thăng tiến.
5.1.2 Định hướng về quản lí chất lượng và quản lí mơi trường
Thấu hiểu tầm quan trọng của hệ thống quản lí chất lượng và mơi trường, Ban giám đốc Gia Định Entech đã đề ra những định hướng:
- Xây dựng và triển khai hệ thống quản lí tích hợp chất lượng và môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001. Phấn đấu đạt chứng nhận vào Quý II năm 2021;
- Thành lập bộ phận ISO nhằm đảm trách các mảng công việc liên quan đến vấn đề chất lượng và môi trường;
- Đào tạo nâng cao chuyên môn nhân viên về mặt chuyên môn cũng như các kiến thức chung về ISO, quản lí dự án, ngoại ngữ và các khía cạnh khác, - Tuân thủ luật pháp Việt Nam và các quy định quốc tế bảo vệ môi trường; và - Mang lại cho khách hàng các giải pháp bảo vệ môi trường nhằm hướng tới
phát triển bền vững.
5.2 Kế hoạch xây dựng hệ thống quản lí tích hợp
Khung các giải pháp thực hiện được đề xuất dựa vào rất nhiều các nguồn dữ liệu, thông tin thu thập được từ nguồn hồ sơ của công ty, các đóng góp trong cuộc khảo sát nhóm, tham khảo ý kiến của chuyên gia trong việc lên khung các giải pháp thực hiện. Theo đó, dựa vào bộ tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001, cùng với phân tích thực trạng đã được nhận diện tại Chương 2, khung giải pháp thực hiện xây dựng hệ thống quản lí tích hợp chất lượng và mơi trường đã được đề xuất, sau đó tham khảo ý kiến của các chun gia góp ý và hồn thiện.
Kế hoạch xây dựng hệ thống quản lí tích hợp chất lượng và môi trường dự kiến được xây dựng trong vòng 16 – 18 tháng với các giai đoạn chính bao gồm giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn xây dựng hệ thống, giai đoạn triển khai áp dụng, giai đoạn đánh giá nội bộ và giai đoạn đăng ký chứng nhận. Các giải pháp được xây dựng để thực hiện hệ thống tích hợp.
Hình 5.1 và Bảng 5.1 thể hiện quy trình thiết lập hệ thống quản lí tích hợp với mốc thời gian cụ thể. Bảng 5.2 đề xuất các hạng mục chính cần thực hiện ứng trong việc xây dựng hệ thống tích hợp ứng với sơ đồ chu trình tại Hình 5.1.
Hình 5.1 Quy trình thiết lập hệ thống quản lí tích hợp Bảng 5.1 Mốc thời gian quy trình thiết lập hệ thống quản lí tích hợp Cơng việc Tháng 1-5 Tháng 6-8 Tháng 8-9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tháng 13 Tháng 14 Tháng 15-16 Tháng 17-18
Giai đoạn chuẩn bị Xây dựng hệ thống Triển khai áp dụng Đánh giá nội bộ Đăng ký chứng nhận
Bảng 5.2 Các nhiệm vụ cần thực hiện