CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN
3.3 Hỗ trợ
3.3.3 Quản lí tài liệu và hồ sơ
Các loại tài liệu mà Gia Định Entech hiện có bao gồm: Chính sách chất lượng và mơi trường, mục tiêu chất lượng và môi trường, các thủ tục liên quan đến công
việc công trường, và một số hướng dẫn công việc quan trọng. Thống kê các loại tài liệu hiện có:
- Chính sách chất lượng và mơi trường; - Mục tiêu chất lượng và môi trường; và - Sơ đồ tổ chức và trách nhiệm quyền hạn.
Các quy trình gồm: Quy trình tuyển dụng và đào tạo, quy trình mua hàng, hướng dẫn quản lí chất thải, theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng.
Các quy trình: Cơng ty hiện có các quy trình gồm quy trình tuyển dụng và đào tạo, quy trình mua hàng, hướng dẫn quản lí chất thải, theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng.
Quy trình tuyển dụng và đào tạo: Áp dụng cho phòng Nhân sự trong việc
tuyển dụng và đào tạo.
Quy trình mua hàng: Áp dụng cho phòng Mua hàng trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
Hướng dẫn quản lí chất thải: Áp dụng cho tồn cơng ty trong việc quản lí chất
thải và bảo vệ mơi trường. Phịng Thi cơng là phịng có nhiều hoạt động liên quan đến quy trình quản lí chất thải và được hướng dẫn trong việc hiểu và tuân thủ. Hướng dẫn cũng hướng vào công tác tiết kiệm điện, nước, giấy cho toàn bộ hoạt động của công ty.
Theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng: Áp dụng trong việc ghi nhận và thu
thập ý kiến của khách hàng và các bên liên quan về mức độ hài lòng với dịch vụ. Như vậy, cơng ty có tài liệu tuy nhiên danh mục tài liệu chưa được quản lí thích hợp và chưa đầy đủ so với quy định ISO 9001 và ISO 14001. Tài liệu chưa được phân loại theo tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ. Trách nhiệm trong việc quản lí tài liệu như ban hành, điều chỉnh và phê duyệt chưa được phân cơng rõ. Hình thức trình bày của các tài liệu chưa thống nhất theo mẫu chung của tồn cơng ty. Việc ban hành tài liệu chưa được kiểm soát rõ ràng, cụ thể chưa có ngày ban hành, người phê duyệt và ngày cập nhật.
Tương tự, cách thức lưu trữ hồ sơ cũng chưa được đồng nhất trong tồn bộ cơng ty. Mỗi phịng ban lại có cách lưu trữ tài liệu khác nhau và thời gian lưu trữ hồ sơ cũng không đồng nhất. Cách thức đánh số hồ sơ mà Gia Định Entech hiện tại đang áp dụng là ghi số hồ sơ theo ngày tháng và tên viết tắt của tiêu đề. Ví dụ hợp đồng ký ngày 1/1/2019 sẽ được đánh số là HD01012019. Cách thức đánh số này có nhiều bất cập như khơng thể hiện được số lượng hồ sơ đến thời điểm hiện tại, và sự trùng lặp số hồ sơ nếu trong ngày phát sinh nhiều hồ sơ cùng một lĩnh vực.
Nhận xét: Đối chiếu với điều khoản của ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 thì Gia
Định Entech chưa thực hiện được. Đây là điều khoản quan trọng của hệ thống ISO, do đó, tại chương 3 sẽ tập trung giải quyết vấn đề này. Nguyên nhân của vấn đề được nhận định là cơng ty chưa có nhận thức về việc tổ chức nguồn lực thực hiện cơng tác quản lí chất lượng và mơi trường cũng như thiết lập tài liệu, lưu trữ tài liệu và hồ sơ trong quá trình vận hành