(Nguồn: Nội bộ công ty Handong E&C)
2.1.6 Hoạt động quản trị cung ứng vật tư của công ty Handong E&C
Các hoạt động quản trị cung ứng vật tư xây dựng từ quan điểm của một nhà thầu chính liên quan đến chủ dự án và các đội kỹ thuật / thiết kế khi họ tham gia vào việc chuẩn bị cho quá trình xây dựng. Các hoạt động phía dưới của chuỗi, bao gồm các nhà cung cấp vật liệu và nhà thầu phụ, những người tương tác với nhà thầu chính để thực hiện nhiệm vụ xây dựng dự án, yêu cầu sự phối hợp đáng kể giữa các đối tác dự án. Để liên kết, quản lý các yếu tố phía dưới và phía trên của chuỗi cung ứng, nhà thầu chính phải phát triển cấu trúc cho phép một hệ thống thông tin hiệu quả để quản lý mối quan hệ hiệu quả như là một phần của quản lý dự án tổng thể.
21
Hình 2.4: Q trình cung ứng vật tư của cơng ty xây dựng
(Nguồn: Construction Supplier Selection and Evaluation - Vishal.R.Kachwah -
www.slideshare.net)
Quản trị cung ứng vật tư của cơng ty Handong cũng như quy trình chung, bao gồm 4 hoạt động chính:
- Quản trị thu mua vật tư xây dựng
- Quản trị dự trữ, tồn kho vật tư xây dựng
- Quản trị nhà cung ứng vật tư xây dựng
- Quản trị hệ thống thơng tin
2.1.6.1Phân tích thực trạng quản trị thu mua vật tư xây dựng
Mặc dù chưa phải là một công ty chiếm thị phần lớn trong ngành xây dựng nhưng cách quản trị cung ứng của cơng ty Handong đã có sự ứng dụng mơ hình quản trị hiện đại để kết nối các bộ phận trong công ty đồng thời thực hiện việc cung ứng vật tư kịp thời cho các công trường thuộc nhiều địa bàn khác nhau thông qua một hệ thống thông tin quản lý chung và được phân cấp chức năng để truy cập tùy thuộc vào vị trí, cấp độ quản lý của từng nhân viên, từng bộ phận.
Việc quản trị cung ứng vật liệu của công ty Handong E&C được thực hiện qua nhiều giai đoạn (Hình 1.6).
Đầu tiên, các nhà quản lý cơng trường sẽ dựa vào thiết kế, bản vẽ cũng như tiến độ thi cơng sẽ tính tốn số lượng vật liệu cần cung cấp cho phù hợp với nhu cầu, sau đó người quản lý này sẽ gửi 1 bản MR (material requestment) kèm theo MS (Material of schedule) và bản vẽ lên cho bộ phận thu mua hàng trực thuộc dự án họ đang nắm.
Tại bộ phận thu mua của Handong E&C, nhân viên được phân chia nhiệm vụ theo dự án để phụ trách, họ sẽ dựa vào các yêu cầu từ công trường gửi lên để làm thư mời báo giá – RFQ (Request for quotation), thư chứa các thông tin liên quan đến tên vật tư, đặc điểm, tiêu chuẩn thông số của vật tư và các điều kiện công ty áp dụng với nhà cung cấp ; thư này sẽ được gửi tới các nhà cung ứng đã có sẵn trong danh sách quản lý nhà cung cấp hiện tại của cơng ty, bên cạnh đó cũng sẽ được gửi đến các nhà cung ứng mới mà công ty xét thấy giá cả và chất lượng đảm bảo yêu cầu vật tư.
Sau khi được các nhà cung cấp gửi phản hồi bảng báo giá, nhân viên thu mua sẽ tổng hợp, phân tích để lựa chọn ra nhà cung ứng tối ưu nhất để lập bản PO (purchasing order) và ký kết hợp đồng với họ.
Quá trình này đều được giám sát thực hiện bởi trưởng phòng thu mua và được xác nhận vật tư đã sẵn sàng để cung cấp cho cơng trường bởi phó tổng giám đốc của Handong thơng qua phiếu chấp thuận hợp đồng – RFCA.
Phiếu P/O được chuyển đến nhà cung cấp để tiến hành giao hàng theo thời gian, địa điểm đã được thương thảo, hàng hóa vật tư được chuyển vào kho tại cơng trường. Tại đây, bộ phận quản kho sẽ kiểm tra về số lượng nhập và bộ phận ENG IN SITE sẽ kiểm định chất lượng của vật tư, khi cả 2 đều đảm bảo yêu cầu thì vật tư được bảo quản trong kho, chờ đến khi giao nhận cho khu vực thi công.
Sau khi giao hàng, trong thời gian thanh tốn, quản trị viên cơng trường sẽ dựa vào chứng từ nhập, hóa đơn, bằng chứng kiểm tra để lập yêu cầu thanh toán – RFP (request for payment) và chuyển chứng từ này lên văn phòng để kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
23
Hình 2.5: Quy trình thu mua vật liệu xây dựng của công ty Handong E&C
(Nguồn: Handong E&C)
Với chiến lược quản trị cung ứng hiện tại, bộ phận mua hàng chỉ đặt hàng những vật tư công trường cần đến cho giai đoạn đang thi công. Chẳng hạn như trong giai đoạn “Finising” (hoàn thiện) của dự án, lúc này những phiếu yêu cầu (MR) về gạch ốp lát hay về cửa đi, cửa sổ sẽ được gửi lên văn phòng để tiến hành đặt hàng, cung ứng kịp giai đoạn này của dự án.
Tuy nhiên, khi MR được đề suất lên văn phịng thì cơng trường phải dự tính trước một khoảng thời gian chờ (khoảng 15 ngày) để có vật tư. Điều bất cập sẽ xảy ra khi gặp một sự cố biến động về vật tư như giá cả bất ngờ biến động hay thị trường đang khan hiếm hàng dẫn đến bộ phận P&C không thể cung ứng kịp với tiến độ thi công do thời gian đặt hàng vượt quá thời gian chờ hàng của cơng trình. Mặt khác, điều này cũng gây áp lực cho người làm cơng tác mua hàng khi phải tìm kiếm vật tư với chi phí thấp để khơng vượt q ngân sách mà vẫn đáp ứng yêu cầu chất lượng sản phẩm cung ứng. Trong khi với thời gian tối thiểu 15 ngày để có hàng cung ứng như vậy thì dễ bị nhà cung cấp ép giá, làm tăng chi phí cho thầu phụ do phải giao hàng gấp.
Dường như các vật tư khi được mua đều được ghi nhận rõ trong hợp đồng là sẽ được nhà cung ứng vận chuyển trực tiếp đến cơng trường, nó được hoạch định như một phần của thu mua và chưa được xem là một phần của q trình thi cơng nhằm giảm chi phí vận chuyển vật tư đến công trường cho chủ thầu. Tuy nhiên điều này sẽ dễ dẫn đến nhiều phát sinh và xáo trộn khi vật tư chưa về kịp công trường và chồng chéo trách nhiệm cho các bên trong
quá trình cung ứng.
Bộ phận mua hàng đơi khi khơng thể nắm rõ tình hình ở cơng trường như thế nào, tiến độ đến đâu, dẫn đến tình trạng giao hàng trước thời điểm thi cơng, do đó hàng hóa phải lưu trữ vào kho trong khi công trường, nơi mà tài nguyên và năng lực dự trữ là hết sức hạn chế, dẫn đến tình trạng vật tư bị mất mát, hư hỏng và có thể chiếm chỗ các vật tư dự trữ cần thiết khác.
Một bất cập gây khó khăn cho những người làm công tác mua hàng chính là sự không thống nhất giữa bản vẽ đầu tiên với bản vẽ thiết kế thực tế phát sinh tại công trường, làm cho nhà quản trị cung ứng khó có thể hoạch định một chiến lược cung ứng vật tư dài hạn từ khi khởi cơng đến khi dự án hồn thành. Sự thay đổi bản vẽ, dẫn đến thay đổi, phát sinh vật tư so với dự toán ban đầu, gây ra rủi ro cho ngân sách đã được dự tính của chủ đầu tư dành cho hạng mục.
2.1.6.2 Phân tích thực trạng quản trị dự trữ, tồn kho vật tư xây dựng
Việc quản lý và kiểm sốt tốt vật tư dự trữ góp phần đảm bảo cho q trình thi cơng các dự án tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đồng thời đạt hiệu quả cao. Xây dựng là một ngành có nhiều đặc thù so với các ngành sản xuất khác, khiến cho việc quản lý vật tư trên công trường xây dựng cũng rất khác biệt, hầu hết là theo hướng khó khăn, phức tạp hơn nhiều. Công tác quản lý vật tư của ngành xây dựng bị chi phối bởi nhiều yếu tố chẳng hạn như bị chi phối mạnh bởi thời tiết và các yếu tố thiên nhiên do đặc thù phần lớn các cơng tác là lộ thiên, do đó người làm quản lý phải ln có các biện pháp để hạn chế những tác động này. Các sản phẩm xây dựng đa dạng và phức hợp, nhưng thường đơn chiếc do đó thường xảy ra tình trạng mất mát, thất thốt vật tư khi chưa kịp thi công. Một trong những yếu tố quan trọng tác động nhiều nhất đến hoạch định chính là hệ quả đặc thù riêng ngành xây dựng khi bắt buộc phải sử dụng các lao động sống và máy móc đắt tiền. Sự quan tâm đặt nhiều vào việc điều hòa nhân lực sống, làm cho việc điều hòa nhân tài vật lực trở nên khó giải quyết hơn.
Đối với các vật liệu chính yêu như sắt thép, xi măng, dự trữ vật tư đảm bảo an toàn cho sản xuất xây dựng trong mọi tình huống. Tuy nhiên, điều này sẽ dẫn đến một áp lực về chi phí kho bãi và quản lý, khi đây đều là những vật liệu nặng, kích thước lớn, khó thuyên chuyển. Nhất là khi trong xây dựng, mặt bằng luôn giới hạn và gây những áp lực không nhỏ cho công tác hoạch định và thi cơng. Dó đó, trong chiến lược cung ứng những vật tư này với nhà cung cấp, công ty thực hiện các hợp đồng đơn giá. Theo đó, vật liệu được cung ứng dựa trên tiến độ của công trường với một mức giá cố định như đã thỏa thuận. Công trường sử dụng đến đâu thì cung ứng nguyên vật liệu đến đó, nhằm giảm chi phí bốc dỡ, trung chuyển, kho bãi và tránh ứ đọng vốn.
Công ty Handong thực hiện quản trị dự trữ thơng mơ hình đặt hàng theo sản xuất – POQ (Production Order Quantity Model). Với mơ hình này, nhu cầu vật tư của các hạng mục thi công luôn được xác định rõ ràng giúp người quản lý có thể ước lượng trước các khoản chi
25
phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của vật liệu. Số lượng vật liệu được thỏa thuận trên hợp đồng ký kết với nhà cung ứng có thể rất lớn, nhưng Handong có thể nhận hàng theo từng chuyến trong thời gian nhất định, hàng được tích lũy dần cho đến khi hồn thành số lượng quy định trên hợp đồng.
Hình 2.6: Quy trình nhập kho của cơng ty Handong E&C
Hình 2.7: Quy trình xuất kho của cơng ty Handong E&C
27
2.1.6.3 Phân tích thực trạng quản trị nhà cung ứng vật tư xây dựng
Có được một nhà cung ứng tốt thực sự là một tài nguyên vô giá đối với các cơng ty kinh doanh nói chung và với Handong E&C nói riêng, bởi đó là thành phần đóng góp vào sự thành cơng của tổ chức. Bên cạnh những yếu tố cần thiết như giao hàng đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng thời hạn với giá cả hợp lý, với chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả, ln đảm bảo đầu vào cho q trình thi cơng, một nhà cung ứng được công ty đánh giá là tốt còn phải là người biết tư vấn, hỗ trợ phát triển sản phẩm của mình. Lựa chọn được nhà cung ứng tốt sẽ giúp cơng ty có những vật tư đúng như mong muốn, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh để dành nhiều gói thầu hấp dẫn từ các dự án.
Mỗi dự án của Handong E&C đều được thực hiện qua 4 giai đoạn tương ứng với 4 hạng mục, bao gồm: cấu trúc, hạ tầng, cơ điện và hồn thiện cơng trình. Tùy vào hạng mục thi cơng mà các tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng vật tư của công ty là khác nhau:
- Hạng mục cấu trúc (như sắt thép, bê tông, gạch nhẹ ACC): đặc trưng khi thu mua vật liệu này đó là chỉ được cung ứng bởi các nhà phân phối, không được cung ứng trực tiếp từ nhà máy sản xuất và các vật liệu đều có các chuẩn mực về thơng số kỹ thuật . Do đó, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng dựa trên 3 tiêu chí chính gồm giá, tiến độ, và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Hạng mục hạ tầng (chủ yếu là cảnh quan, cây cối): yếu tố quan trọng nhất để đánh giá nhà cung ứng là nội dung thiết kế cảnh quan, cùng với dịch vụ sau bán hàng, giá cả là yếu tố được xét sau; bởi vì hạng mục có các sản phẩm liên quan đến cây cối, cần được chăm sóc thường xuyên, mặc dù dự án đã được hoàn thành.
- Hạng mục cơ điện (như quạt thơng gió, đèn điện, cơng tắc, thiết bị vệ sinh): các thiết bị này địi hỏi u cầu thơng số kỹ thuật cao cũng như thiết kế phải đẹp, giá cả và tiến độ thi công cũng được nhân viên thu mua quan tâm xét đến để lựa chọn nhà cung cấp.
- Hạng mục hoàn thiện (như cửa, lan can, khung sắt, gạch ốp, lát...): nhân viên thu mua đánh giá nhà cung ứng dựa trên 2 yếu tố chính là giá cả và tính thẩm mỹ của sản phẩm. Bởi các sản phẩm trong hạng mục này đều liên quan đến việc trang trí, làm đẹp cho bề ngồi các tòa nhà nên đòi hỏi cao về thiết kế sao cho bắt mắt. Thị trường cung ứng các sản phẩm này hiện nay rất đa dạng, với nhiều phân khúc chất lượng khác nhau từ cao cấp cho tới bình dân. Do đó tùy vào u cầu về chất lượng sản phẩm từ công trường, nhân viên dựa vào kinh nghiệm thị trường để chọn lọc ra các nhà cung ứng tiềm năng.
Hiện tại, công ty Handong quản lý các nhà cung ứng theo từng hạng mục vật tư cần cung ứng, tức là quản lý về những sản phẩm mà họ cung cấp và lịch sử hoạt động, các dự án tiêu biểu đã từng thực hiên của nhà cung cấp. Cơng ty chưa có một khung chất lượng chung cụ thể để quản trị các nhà cung ứng. Bên cạnh đó, số lượng nhà cung ứng làm đối tác lâu dài với công ty chưa thực sự nhiều do đó đơi khi khó khăn trong việc so sánh chất lượng, giá cả dịch vụ để tối ưu hóa sự lựa chọn vật tư. Chẳng hạn như đối với thép xây dựng, nhà cung cấp hiện nay chủ yếu là từ công ty STARZ VN, INDECO, Đông Tây, POSCO, FICO; vữa xây dựng trộn sẵn được cung cấp chính từ cơng ty UNI EARSTERN VN, SOAM
VINA, Hồng Hà, ME KONG , với loại cửa uPVC hay ABS chuyên dụng cho các cơng trình thì được cung cấp từ nhà phân phối chính của KUMO – hãng nhập khẩu từ Hàn Quốc...hầu hết các nhà cung cấp đều là các doanh nghiệp nước ngồi với các sản phâm có tiêu chuẩn kỹ thuật cao trong khi giá thành lại rẻ hơn nhiều so với các nhà cung ứng nội địa.
Công ty ln mong muốn tìm kiếm nhà cung ứng chiến lược tiềm năng cho mình, để xây dựng nên nguồn cung ứng bền vững, xây dựng một liên mình chiến lược với họ. Với những đối tác cung ứng lâu dài cho các dự án của cơng ty, điển hình như KUMO (cung cấp các loại cửa uPVC hay ABS) hay như Trường Nam Hải (Thầu phụ thi công các hạng mục liên quan đến cơ điện), Handong E&C có đầy đủ các thơng tin về họ, đã tạo được sự tín nhiệm với họ qua hầu hết các dự án và cùng họ xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài.
Tuy nhiên, việc xây dựng chiến lược bền vững với tất cả các nhà cung ứng là điều không hề dễ dàng đối với nhà quản trị Handong. Bởi bên cạnh những gói thi cơng lớn như sắt, thép, xi măng,… thì vẫn có những hạng mục nhỏ mà cơng ty đang là đối tác với một lượng lớn nhà cung ứng vật tư và dịch vụ lẻ, điều này địi hỏi cơng ty cũng phải có những chiến lược riêng dành cho phân khúc này. Việc xây dựng quan hệ với số lượng các nhà cung ứng hạn chế đều dựa trên niềm tin của chủ thầu thông qua các mối quan hệ quen biết chồng chéo, do đó chủ thầu ln phải chủ động thương lượng, trả giá với nhà cung ứng nhiều lần để chốt được vật tư với mức giá tốt nhất có thể. Cơ hội có được vật tư mức giá tốt ln bị chi phối bởi khả năng đàm phán của nhân viên mua hàng, trong khi với hệ thống cung ứng hiện đại, việc phụ thuộc này sẽ được hạn chế và chủ thầu như Handong sẽ đứng ở thế chủ động hơn để chọn đối tác thích hợp.