Tùy vào đặc trưng của từng loại vật tư mà các yếu tố ảnh hưởng với tỷ lệ nhất định. Gach xây, cát và đá là những vật liệu thiết yếu của kết cấu cơng trình nên việc chọn nhà cung ứng có vị trí gần cơng trường, có năng lực cung ứng với đúng tiến độ sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của dự án.
Cửa và sơn nước là hai hạng mục liên quan đến phần hồn thiện, hai yếu tố này ln phải đảm bảo được tiến độ, chất lượng sản phẩm phụ thuộc nhiều vào năng lực và kỹ thuật sản xuất của nhà cung cấp cùng với đó là chính sách bảo trì (dịch vụ) phải kịp thời để đảm làm hài lòng khách hàng – chủ đầu tư.
Gạch ốp lát – vật tư hồn thiện địi hỏi tính thẩm mỹ cao trong kiến trúc cơng trình, do đó chất lượng sản phẩm ảnh hưởng nhiều đến tính hiệu quả của dự án, kết quả khảo sát nghiên cứu cho thấy 28,0% nhân viên Handong quan tâm đến yếu tố này.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ XÂY DỰNG CÔNG TY HANDONG E&C
Qua nghiên cứu thực nghiệm ở Chương 2, ta có phương trình hồi quy chuẩn hóa để xác định hiệu quả hoạt động cung ứng vật tư xây dựng của công ty Handong:
Y= 0,425.X3
Phương trình cho thấy:Hiệu quả q trình cung ứng vật tư của cơng ty Handong (Y) phụ thuộc vào dịch vụ và năng lực sản xuất của nhà cung cấp (X3) với hệ số 0.425.
Qua kết quả thực nghiệm có thể thấy rằng: để nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng vật tư xây dựng, cơng ty Handong E&C cần có những chiến lược tập trung nhiều hơn vào việc quản trị tốt nhà cung cấp của mình.
3.1 Mục tiêu nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng vật tư công Handong E&C
Công ty Handong E&C cần tập trung vào việc quản trị tốt nhà cung cấp của mình. Bên cạnh đó, với xu hướng phát triển cơng nghệ thời đại 4.0 thì việc vận dụng hệ thống thơng tin vào việc hỗ trợ quản lý nhà cung cấp cũng là điều cần thiết.
3.1.1Mục tiêu và chiến lược quản trị nhà cung ứng vật tư xây dựng bền vững
3.1.1.1 Mục tiêu
- Xây dựng dữ liệu tổng hợp các nhà cung ứng, đánh giá, lựa chọn những nhà cung ứng tiềm năng đưa vào hệ thống quản trị.
- Tạo lập hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật, xác định mức chất lượng cần thiết cho nguồn vật tư
cần được cung cấp.
- Mở rộng mạng lưới các nhà cung ứng ra toàn cầu, tận dụng lợi thế cạnh tranh của các nhà sản xuất vật tư nước ngoài.
- Đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục, ổn định, hạn chế tối đa sự biến động giá cả vật liệu theo thị trường.
- Mua hàng với giá cạnh tranh, không phụ thuộc cán cân cung cầu trên thị trường và mức độ khan hiếm của hàng hóa đó trên thị trường, một mức giá cơng bằng so với chi phí thực tế phải bỏ ra và thấp hơn giá của những đối thủ cạnh tranh trong ngành.
- Mua hàng một cách khôn ngoan: khéo léo thỏa mãn một cách tốt nhất các mặt chất lượng, dịch vụ và giá cả phù hợp với nhu cầu của mình.
- Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy. Những nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác để cùng giải quyết rắc rối và giảm thiểu tối đa chi phí lãng phí, dư thừa vật tư của cơng ty bởi đó chính là những nguồn lực vơ giá của công ty.
3.1.1.2 Chiến lược quản trị nhà cung ứng
- Chiến lược ESI (Early supplier involvement) hiện nay được áp dụng tại nhiều công ty
55
tỏ ra rất hiệu quả khi các nhà cung cấp được công ty mời đến để tham gia vào việc đề xuất, góp ý kiến về vật liệu xây dựng ngay từ khâu thiết kế, có như vậy khơng chỉ chủ thầu mà chủ đầu tư cũng có thể hình dung về một cơng trình trong tương lai sẽ như thế nào, được trang trí , lắp đặt các vật liệu nào. Thêm vào đó, với kinh nghiệm chun mơn của mình, các nhà cung ứng sẽ cho chủ thầu xây dựng sự đánh giá, so sánh về giá cả, chất lượng giữa các vật liệu khác nhau trong cùng một hạng mục thi công.
- Linh động lựa chọn nhà cung ứng: Tùy theo loại vật liệu cần được cung ứng như mức
độ yêu cầu chất lượng là cao hay thấp, mức ngân sách chủ đầu tư cấp xuống cho hạng mục của dự án là bao nhiêu để công ty xác định nên sử dụng nhà cung ứng trong nước hay nước ngoài là tối ưu nhất; nên lựa chọn mua từ các nhà sản xuất hay mua từ các nhà phân phối.
- Ưu tiên lựa chọn các nhà cung ứng cung cấp các giải pháp vật tư hiện đại, thông minh
nhưng đồng nghĩa với đó là khả năng có thể tái chế, bảo vệ mơi trường.
- Đánh giá mức độ tin cậy, khả năng tài chính, lịch sử hoạt động của các công ty cung
ứng. Chọn lọc, xếp hạng cho các cơng ty đó để dễ dàng lựa chọn nhà cung ứng thích hợp đưa vào hệ thống chuỗi cung ứng chung đáp ứng cho các dự án xa hơn trong tương lai.
3.1.2 Mục tiêu và chiến lược đối với hệ thống thông tin trong quản trị cung ứng vật tư xây dựng của công ty Handong E&C
3.1.2.1 Mục tiêu
- Thiết lập mơ hình quản trị tập hợp và chuyển tải đầy đủ các thơng tin về vật tư có sẵn cho việc lập kế hoạch dự án, cần tiếp cận các thông tin rõ ràng về khả năng đáp ứng vật tư cho các nhiệm vụ riêng biệt.
- Phát triển hệ thống thông tin mới kết nối các bên liên quan trong chuỗi cung ứng vật tư tương xứng với sự phát triển, mở rộng hoạt động của công ty.
- Hệ thống thông tin quản lý này là sự kết nối giữa đơn vị thiết kế với Handong E&C, giữa cơng trường với văn phịng của Handong E&C, giữa bộ phận mua hàng của Handong E&C với các nhà cung ứng tiềm năng sẵn có trong hệ thống này, giữa bộ phận thanh toán của Handong E&C với nhà cung ứng và bộ phận thu mua để xác nhận trong việc thanh toán kết thúc cho một đơn hàng.
- Hệ thống thơng tin kiểm sốt các giai đoạn thi cơng, dựa vào thời điểm cần cung ứng sẽ tự động truy xuất về mức dự trữ vật tư hiện tại trên công trường, tự động báo cáo nhu cầu vật tư cho bộ phận thu mua, tự động gửi yêu cầu đặt hàng đến nhà cung ứng mà qua phân tích hệ thống xét thấy đạt tiêu chuẩn đã định. Đồng thời hệ thống cũng kiểm sốt ln tiến độ, q trình đơn hàng đến được với cơng trường và sẽ tự động báo thanh toán với bộ phận tài chính của Handong. Tóm lại, mọi hoạt động diễn ra trên hệ thống một cách tự động, hạn chế nhất có thể các thao tác phân tích, báo cáo thủ cơng của nhân viên thu mua.
3.1.2.2 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin trong quản trị cung ứng vật tư xây dựng của công ty Handong E&C
Để xây dựng một hệ thống thông tin phức tạp như mục tiêu đề ra là một điều không đơn giản bởi đặc thù của ngành xây dựng không như các ngành sản xuất thương mại khác, tính chuyên biệt về nhu cầu vật liệu trong từng giai đoạn thi công là khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều quốc gia trên thế giới, các công ty xây dựng đã ứng dụng các phần mềm để quản lý chuỗi cung ứng vật tư của mình.
Hiện nay, có nhiều hệ thống thơng tin mà cơng ty có thể ứng dụng như:
- Hệ thống Just – In – Time (JIT): cung ứng đúng vật tư, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng địa điểm;
- Hệ thống Kế hoạch hóa nhu cầu vật tư – MRP I;
- Hệ thống Kế hoạch hóa nguồn lực đầu vào của sản xuất – MRP II;
- Hệ thống Kế hoạch hóa phân phối nhu cầu – DRP: là kế hoạch linh hoạt có thể lập dự trữ hàng hóa cho từng giai đoạn;
- Hệ thống Kế hoạch nguồn lực cho tồn cơng ty – ERP.
Tùy vào quy mô hoạt động và khả năng tài chính, cơng ty cũng có thể mua các phần mềm quản lý, để hiện đại hóa và giảm thời gian lãng phí cho việc tự nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin. Trên thế giới hiện đang có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý này, hầu hết cũng phát triển dựa trên các nguyên lý của các hệ thống kể trên. Có rất nhiều phần mềm được nhiều cơng ty sử dụng có thể kể đến: Eresource Nfra ERP được phát triển bởi công ty phần mềm Eresource infotech Pvt, Epicor được phát triển bởi Epicor.com, Maestro ERP, Microsoft Dynamics SL, Penta Construction ERP, hay Vista phát triển bởi Viewpoint...
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng và hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị cung ứng vật tư của công Handong E&C
3.2.1 Các giải pháp quản trị nhà cung ứng vật tư xây dựng bền vững
Để đạt hiệu suất tối ưu trong chuỗi cung ứng vật tư, Handong E&C cần tạo lập một nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy để có nguồn vật tư ổn định. Do đó rất cần thiết để gây dựng các mối quan hệ chặt chẽ hoặc những liên minh sản xuất chiến lược với những cơ sở cung cấp vật tư và mối quan hệ này luôn hướng đến mục tiêu đôi bên cùng phát triển.
Hình thành những nhóm chức năng chéo để phối hợp và điều hòa nhu cầu của đối tượng sử dụng với khả năng của nhà cung cấp theo hướng tối ưu. Thường xuyên có những cuộc đối thoại, cộng tác giữa bộ phận mua hàng với đối tượng trực tiếp sử dụng vật tư từ công trường, đội thiết kế và nhà cung ứng (4 bên) nhằm làm rõ nhu cầu, đồng thời biết được thực trạng thị trường vật tư hiện tại có thể đáp ứng được bao nhiêu phần trăm so vời thực tế. Từ đó sẽ có những đề xuất chỉnh sửa, thay thế vật tư để có được chi phí, chất lượng tối ưu nhất.
57
Số lượng nhà cung ứng chọn lọc để quan hệ lâu dài và ổn định trong hệ thống có thể ít nhưng phải “chất”. Sự hạn chế số lượng nhà cung cấp, không thay đổi nhà cung cấp thường xuyên sẽ giúp thiết lập một hệ thống chất lượng toàn cầu; đồng thời Handong E&C sẽ dễ dàng đánh giá các nhà cung cấp bằng tổng chi phí bỏ ra cho từng hàng mục thi cơng; sự hợp tác bền vững với các nhà cung cấp sẽ làm cho sản phẩm của công ty đáng tin cậy và ít tốn kém hơn. Nhà cung cấp rất quan tâm và thiết tha được hợp tác với công ty mà họ đánh giá là khách hàng tốt. Tuy nhiên, một số trường hợp, hợp đồng được thỏa thuận có những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Nhưng với quan hệ tốt mỗi bên luôn đảm bảo được lợi ích cho nhau thì mọi vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng và ổn thỏa. Khi ấy, nhà cung cấp sẵn sàng chia sẻ những thành quả nghiên cứu, cung cấp thông tin về các sản phẩm mới và giá của họ công ty.
Để hệ thống các nhà cung ứng hoạt động hiệu quả, Handong E&C cần ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật, xác định mức chất lượng cần thiết cho nguồn vật tư, vật liệu được cung cấp. Mức chất lượng có thể được xác định bằng cách lựa chọn thương hiệu hoặc tiêu chuẩn hoặc bằng cách phát hành tài liệu kỹ thuật, trong trường hợp các quy trình có đặc điểm cụ thể hoặc có ảnh hưởng lớn đến các đặc tính chất lượng của thành phẩm thì yêu cầu về chất lượng của các nguồn vật liệu được xác định bằng cách xác định các thông số kỹ thuật theo hai cách: chỉ ra các tham số hiệu suất hoặc các tham số tuân thủ.
- Các tham số hiệu suất liên quan đến mơ tả mục đích, chức năng và sự tính năng của thiết bị, vật tư mà thiết kế ban đầu mong đợi. Trong trường hợp này, nhà cung cấp được khuyến khích cung cấp sản phẩm đáp ứng tốt nhất các thông số quy định, được tự do lựa chọn các thông số kỹ thuật chi tiết của sản phẩm. Khi xác định các yêu cầu của Handong E&C thì nhà cung cấp có thể đề xuất giải pháp mới hoặc cải tiến để đáp ứng nhu cầu vật tư cho hạng mục mà công ty thi công.
- Đối với các vật liệu xây dựng có thành phần hố học, thơng số vật lý rất quan trọng đối với cấu trúc cơng trình, cơng ty có thể áp dụng phương pháp tham số tuân thủ. Khi đó, bộ phận thu mua của cơng ty sẽ cộng tác với các hệ thống con khác trong Handong E&C. Trong trường hợp này, trách nhiệm soạn thảo các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên môn thuộc về một hệ thống con chuyên trách của công ty (thiết kế, kỹ thuật, quản lý công trường). Bộ phận mua sắm chỉ nắm giữ các nhiệm vụ thương mại (đổi mới trên thị trường của nhà cung cấp, sự tồn tại của vật liệu thay thế trên thị trường, khả năng thu thập các nguồn lực theo số tiền, các điều khoản và giá cả bạn muốn).
Để có kết quả tốt nhất trong việc xác định nguồn cung, nghiên cứu thị trường của các nhà cung cấp phải được Handong E&C coi là một phần hiển nhiên của quá trình mua sắm. Nghiên cứu thị trường cung cấp sẽ đảm bảo xác định các nguồn hiện tại hoặc tiềm năng và khả năng của họ để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, và điều tra các xu hướng thị trường và triển vọng cung cấp dài hạn. Những nhà cung cấp phải được phân loại theo nhiều quan điểm trước khi đưa vào hệ thống quản lý chung của công ty. Danh sách các nguồn lực cung
ứng của công ty phải được phân đoạn. Thông qua phân đoạn này, sự nỗ lực, tương ứng hiệu quả tối đa của hoạt động nhận dạng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp sẽ là tối ưu. Xác định các nhà cung cấp được theo sau bởi việc đánh giá và lựa chọn. Cơng ty phải tìm ra các phương pháp phù hợp để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên khả năng cung ứng tài nguyên vật tư theo yêu cầu của công ty.
- Trong trường hợp các nhà cung ứng hiện có mà cơng ty có các hợp đồng đang diễn ra thì việc đánh giá dựa trên các hồ sơ thực hiện liên quan đến: chất lượng tài liệu được cung cấp, thời hạn giao hàng, giao hàng, lượng hàng cần thiết.
- Trong trường hợp các nhà cung cấp tiềm năng, Handong E&C phải đánh giá khả năng của họ để đáp ứng các yêu cầu cung cấp cụ thể. Loại và mức độ kiểm soát phụ thuộc vào tác động của nguồn cung cấp vào sản phẩm hoàn chỉnh.
- Việc nghiên cứu thị trường cung ứng, phân loại để đánh giá chất lượng cung cấp của nhà cung ứng được chia làm 3 cấp độ:
- Đối với các nguồn vật liệu đã được chuẩn hóa hoặc các sản phẩm được sản xuất dựa trên các đặc điểm kỹ thuật của công ty, nhưng chất lượng khơng ảnh hưởng lớn đến chất lượng cơng trình cuối cùng. Cơng ty cần thu thập thông tin từ bảng hỏi, khuyến nghị tự đánh giá hoặc bằng cách kiểm tra danh mục khách hàng của nhà cung cấp.
- Đối với các vật tư có chất lượng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng trình. Handong E&C cần đánh giá nhà cung cấp về năng lực chất lượng thông qua một bên thứ 3 để kiểm tra vật tư. Trong trường hợp này cần phải kiểm tra và đánh giá các yếu tố sau: năng lực kỹ thuật và công nghệ của nhà cung cấp để đạt được vật liệu yêu cầu, phương pháp thống kê được sử dụng để duy trì mức chất lượng thông qua một hệ thống theo dõi và điều chỉnh quy trình sản xuất, giám sát thiết bị, nguồn nguyên liệu và kiểm soát chất lượng của nhà