27
2.1.6.3 Phân tích thực trạng quản trị nhà cung ứng vật tư xây dựng
Có được một nhà cung ứng tốt thực sự là một tài nguyên vô giá đối với các cơng ty kinh doanh nói chung và với Handong E&C nói riêng, bởi đó là thành phần đóng góp vào sự thành cơng của tổ chức. Bên cạnh những yếu tố cần thiết như giao hàng đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng thời hạn với giá cả hợp lý, với chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả, ln đảm bảo đầu vào cho q trình thi cơng, một nhà cung ứng được công ty đánh giá là tốt còn phải là người biết tư vấn, hỗ trợ phát triển sản phẩm của mình. Lựa chọn được nhà cung ứng tốt sẽ giúp cơng ty có những vật tư đúng như mong muốn, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh để dành nhiều gói thầu hấp dẫn từ các dự án.
Mỗi dự án của Handong E&C đều được thực hiện qua 4 giai đoạn tương ứng với 4 hạng mục, bao gồm: cấu trúc, hạ tầng, cơ điện và hồn thiện cơng trình. Tùy vào hạng mục thi cơng mà các tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng vật tư của công ty là khác nhau:
- Hạng mục cấu trúc (như sắt thép, bê tông, gạch nhẹ ACC): đặc trưng khi thu mua vật liệu này đó là chỉ được cung ứng bởi các nhà phân phối, không được cung ứng trực tiếp từ nhà máy sản xuất và các vật liệu đều có các chuẩn mực về thơng số kỹ thuật . Do đó, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng dựa trên 3 tiêu chí chính gồm giá, tiến độ, và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Hạng mục hạ tầng (chủ yếu là cảnh quan, cây cối): yếu tố quan trọng nhất để đánh giá nhà cung ứng là nội dung thiết kế cảnh quan, cùng với dịch vụ sau bán hàng, giá cả là yếu tố được xét sau; bởi vì hạng mục có các sản phẩm liên quan đến cây cối, cần được chăm sóc thường xun, mặc dù dự án đã được hồn thành.
- Hạng mục cơ điện (như quạt thơng gió, đèn điện, cơng tắc, thiết bị vệ sinh): các thiết bị này địi hỏi u cầu thơng số kỹ thuật cao cũng như thiết kế phải đẹp, giá cả và tiến độ thi công cũng được nhân viên thu mua quan tâm xét đến để lựa chọn nhà cung cấp.
- Hạng mục hoàn thiện (như cửa, lan can, khung sắt, gạch ốp, lát...): nhân viên thu mua đánh giá nhà cung ứng dựa trên 2 yếu tố chính là giá cả và tính thẩm mỹ của sản phẩm. Bởi các sản phẩm trong hạng mục này đều liên quan đến việc trang trí, làm đẹp cho bề ngồi các tòa nhà nên đòi hỏi cao về thiết kế sao cho bắt mắt. Thị trường cung ứng các sản phẩm này hiện nay rất đa dạng, với nhiều phân khúc chất lượng khác nhau từ cao cấp cho tới bình dân. Do đó tùy vào u cầu về chất lượng sản phẩm từ công trường, nhân viên dựa vào kinh nghiệm thị trường để chọn lọc ra các nhà cung ứng tiềm năng.
Hiện tại, công ty Handong quản lý các nhà cung ứng theo từng hạng mục vật tư cần cung ứng, tức là quản lý về những sản phẩm mà họ cung cấp và lịch sử hoạt động, các dự án tiêu biểu đã từng thực hiên của nhà cung cấp. Cơng ty chưa có một khung chất lượng chung cụ thể để quản trị các nhà cung ứng. Bên cạnh đó, số lượng nhà cung ứng làm đối tác lâu dài với công ty chưa thực sự nhiều do đó đơi khi khó khăn trong việc so sánh chất lượng, giá cả dịch vụ để tối ưu hóa sự lựa chọn vật tư. Chẳng hạn như đối với thép xây dựng, nhà cung cấp hiện nay chủ yếu là từ công ty STARZ VN, INDECO, Đông Tây, POSCO, FICO; vữa xây dựng trộn sẵn được cung cấp chính từ cơng ty UNI EARSTERN VN, SOAM
VINA, Hồng Hà, ME KONG , với loại cửa uPVC hay ABS chun dụng cho các cơng trình thì được cung cấp từ nhà phân phối chính của KUMO – hãng nhập khẩu từ Hàn Quốc...hầu hết các nhà cung cấp đều là các doanh nghiệp nước ngồi với các sản phâm có tiêu chuẩn kỹ thuật cao trong khi giá thành lại rẻ hơn nhiều so với các nhà cung ứng nội địa.
Công ty ln mong muốn tìm kiếm nhà cung ứng chiến lược tiềm năng cho mình, để xây dựng nên nguồn cung ứng bền vững, xây dựng một liên mình chiến lược với họ. Với những đối tác cung ứng lâu dài cho các dự án của cơng ty, điển hình như KUMO (cung cấp các loại cửa uPVC hay ABS) hay như Trường Nam Hải (Thầu phụ thi công các hạng mục liên quan đến cơ điện), Handong E&C có đầy đủ các thơng tin về họ, đã tạo được sự tín nhiệm với họ qua hầu hết các dự án và cùng họ xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài.
Tuy nhiên, việc xây dựng chiến lược bền vững với tất cả các nhà cung ứng là điều không hề dễ dàng đối với nhà quản trị Handong. Bởi bên cạnh những gói thi cơng lớn như sắt, thép, xi măng,… thì vẫn có những hạng mục nhỏ mà cơng ty đang là đối tác với một lượng lớn nhà cung ứng vật tư và dịch vụ lẻ, điều này địi hỏi cơng ty cũng phải có những chiến lược riêng dành cho phân khúc này. Việc xây dựng quan hệ với số lượng các nhà cung ứng hạn chế đều dựa trên niềm tin của chủ thầu thông qua các mối quan hệ quen biết chồng chéo, do đó chủ thầu ln phải chủ động thương lượng, trả giá với nhà cung ứng nhiều lần để chốt được vật tư với mức giá tốt nhất có thể. Cơ hội có được vật tư mức giá tốt ln bị chi phối bởi khả năng đàm phán của nhân viên mua hàng, trong khi với hệ thống cung ứng hiện đại, việc phụ thuộc này sẽ được hạn chế và chủ thầu như Handong sẽ đứng ở thế chủ động hơn để chọn đối tác thích hợp.
Với quy mơ hoạt động cịn nhỏ so với các “ơng lớn” trong ngành thì cách quản trị nhà cung ứng hiện tại có thể coi là ổn, nhưng với tầm nhìn phát triển lớn mạnh hơn nữa thì Handong E&C cần thiết xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài hệ thống các nhà cung ứng tập trung, hợp tác cùng nhau ngay từ khi dự án còn nằm trên bản vẽ thiết kế. Đồng thời, chiến lược này còn phải tận dụng được các nguồn lực của nhà cung cấp như phương tiện vận tải, nhà kho lưu trữ...để có thể điều tiết các khoảng thời gian cung ứng ngay tại điểm thi công nhằm giảm bớt các áp lực cho công ty trong khâu bảo quản, dự trữ.
2.1.6.4 Hệ thống thông tin được ứng dụng trong quản trị cung ứng và dự trữ của công ty
Trong hoạt động của Handong E&C, một hệ thông SERVER (máy chủ) được thiết lập để dùng chung cho nội bộ cơng ty, đó được xem là CPU lớn chứa tồn bộ những thơng tin liên quan đến các dự án bao gồm bản vẽ thiết kế, quản lý tài chính, quản lý hợp đồng với chủ thầu, thầu phụ và nhà cung ứng,... Những thông tin này được phân tầng và được chia sẻ tùy thuộc vào vị trí, chức vụ của mỗi người trong cơng ty. SERVER mới chỉ được xem là một ứng dụng phần mềm trong việc quản trị chung của Handong E&C.
Riêng với việc quản trị cung ứng vật tư, hiện tại công ty vẫn chưa thực sự có một mơ hình quản lý thơng tin nào thể hiện một cách rõ ràng để kết nối những mối liên hệ giữa việc đề
29
xuất nhu cầu giữa cơng trường với văn phịng và giữa văn phòng với các nhà cung ứng. Những thao tác thực hiện thu mua giữa cơng trường với văn phịng và giữa văn phịng với bên cung ứng đơn thuần được truyền tin qua hệ thống thư điện tử (email), mạng xã hội Skype và hợp đồng ký kết giữa các bên được chuyển đi nhờ dịch vụ chuyển phát nhanh EMS hay giao nhận qua tay.
Mặc dù công nghệ thông tin đã được ứng dụng trong các thao tác của quá trình cung ứng vật liệu chẳng hạn như việc kiểm soát các dữ liệu liên quan đến đơn hàng, thông tin nhà cung ứng thông qua phần mềm Microsoft Excel... Tuy nhiên hiệu xuất làm việc lại chưa thực sự tối ưu, vẫn còn lệ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực sống trong quá trình nhập liệu và phân tích. Chính vì thế một thách thức khơng nhỏ cho cơng ty là cần xây dựng một hệ thống chung liên kết các bên để tạo thành một hệ thống quản lý thơng tin có thể cùng truy cập để biết tình trạng vật tư như thế nào, thời điểm nào sẽ cung ứng vật tư cần thiết, nhà cung ứng nào trong hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu chất lượng hiện tại với giá cả phải chăng.
Cho đến nay, các công ty lớn trên Thế Giới đã đưa các mơ hình hệ thống thơng tin vào q trình sản xuất thi cơng để phục vụ cho việc quản lý trở nên hiệu quả hơn, như hệ thống công việc vừa đúng lúc - JIT (just in time), hệ thống thông tin kế hoạch hóa nhu cầu vật tư – MRP 1 (Materials Requirement Planning) hay mơ hình quản lý đồng bộ...các hệ thống này có thể giúp doanh nghiệp giảm tình trạng khơng chắc chắn, không rõ ràng và giảm thời gian cung ứng. Tuy nhiên, để có hệ thống trọn vẹn như thế này, cần địi hỏi sự hợp tác, phối hợp rộng khắp vừa bên trong công ty và thông qua nhiều công ty khác.
Sự tiến bộ của công nghệ thơng tin, đang đặt ra thách thức cho phịng thu mua của Hancong E&C phải xây dựng, thiết lập một hệ thống quản lý thông tin liên quan đến việc gửi, nhận và ghi lại thơng tin một cách tự động hóa trong q trình cung ứng vật tư. Đây là hệ thống thúc đẩy mối quan hệ nội bộ của một số hệ thống con trong công ty, thúc đẩy và trao đổi thơng tin. Nó có thể được xem như là một hệ thống hỗ trợ hoạt động hoặc một hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Mặt khác, hệ thống thơng tin hiệu quả này có thể cung cấp các hệ thống nội bộ khác nhau (giữa cơng trường với văn phịng, giữa văn phịng với nhà cung ứng) với thơng tin chính xác vào đúng thời điểm.
2.2 Nghiên cứu “Hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật & xây dựng HANDONG” kỹ thuật & xây dựng HANDONG”
Quá trình nghiên cứu thực nghiệm được tiến hành theo 3 giai đoạn với 6 bước như hình 2.8.
Giai đoạn I: Điều tra thống kê – là giai đoạn thu thập các thông tin ban đầu về các tiêu thức ở từng đơn vị tổng thể; Giai đoạn cung cấp thông tin về dữ liệu sơ cấp phục vụ cho giai đoạn II với những phiếu trả lời theo mẫu. Các công việc của giai đoạn này cụ thể:
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đo lường.
- Lập bảng câu hỏi khảo sát (Phụ Lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát).
- Điều tra, khảo sát.
Giai đoạn II: Tổng hợp thống kê – giai đoạn tổng hợp và hệ thống hoá các tài liệu đã thu thập được từ giai đoạn I; các công việc bao gồm:
- Tập hợp, sắp xếp dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu bằng các phương pháp thống kê.
Giai đoạn III: Giải thích kết quả và sử dụng những phương pháp chuyên môn của thống kê để phát hiện các vấn đề làm cơ sở đề xuất các giải pháp thông qua Phân tích thống kê.
31