CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU
3.2 Ứng dụng phương pháp định tính để phân tích và kết luận trong việc nhận định vấn
3.2.2 Kết quả khảo sát:
Bộ phận Tài chính Kế tốn:
Việc thực hiện chính sách thu tiền mặt bởi nhân viên bán hàng sẽ làm tăng rủi ro kiểm sốt cơng nợ. Nhiều năm qua, việc chiếm dụng tiền bởi nhân viên bán hàng đã xảy ra, việc này gây ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty. Hơn nữa, tình hình nợ khó địi ngày một tăng, đặc biệt khó thu hồi khi mà việc đánh giá khách hàng ban đầu chưa triển khai như kỳ vọng. Số đơng các khách hàng có nợ khó địi là con nợ của các nhãn khác của đối thủ.
Điều đáng lo ngại hiện nay là khi Công ty xem biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ để xác nhận công nợ giao dịch với khách hàng thì khách hàng lại quan tâm nhiều hơn đến sổ tay thực hiện theo cách truyền thống của mình nên dễ dàng ký xác nhận trên biên bản ngay khi có chênh lệch xảy ra.
Mặc khác, khi một khách hàng có nợ vượt hạn mức, quá hạn thay vì ngưng cung cấp hàng thì Cơng ty lại có chính sách duyệt đơn hàng theo phân quyền.
Các chính sách tính thưởng đối với bộ phận trực tiếp gồm bán hàng, dịch vụ khách hàng, kho vận đều căn cứ trên sản lượng bán ra. Căn cứ chỉ tiêu bán hàng & sản lượng cơ bản được giao cho từng vị trí, nếu vượt sản lượng cơ bản thì bắt đầu tính thưởng theo đơn giá thưởng nhân lượng vượt và nhân với hệ số đạt chỉ tiêu.
Cơng thức tính thưởng:
Thưởng bán hàng = (Sản lượng bán – sản lượng cơ bản) x đơn giá thưởng x (sản lượng bán/ chỉ tiêu)
Việc tính thưởng chưa xem xét đến điều kiện tiền thu. Đây cũng là nguy cơ dẫn đến việc bất chấp bán hàng để đạt lượng của nhân viên bán hàng.
Bộ phận bán hàng:
Biên bản công nợ được nhân viên bán hàng in trực tiếp từ DMS và chuyển đến khách hàng xác nhận.
Thông qua DMS nhân viên bán hàng hiểu và nắm chi tiết các phát sinh tăng giảm công nợ của khách hàng mình phụ trách.
Theo bộ phận bán hàng thì bán hàng có cơng nợ đối với ngành hàng vật liệu xây dựng là tất yếu, bởi hầu hết các đối thủ đều như vậy và hơn nữa khách hàng cũng quen với việc này và xem đây như điều kiện để giao dịch mua hàng vì bán ra phần lớn khách hàng cũng thực hiện bán chịu cho người tiêu dùng.
Tuy nhiên, hiện nay khi mà Holcim bán cho SCCC và Kusto bán cho SCG Thái Lan thì việc triển khai thành cơng của SCG khi thực hiện thanh tốn khơng dùng tiền mặt cũng là tiền đề để Cơng ty xem xét. Điều này có lợi với hệ thống bán hàng vì khi đó nhân viên bán hàng sẽ tồn lực bán hàng, chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường. Các rủi ro công nợ đến từ việc luân chuyển và chiếm dụng cũng sẽ thuyên giảm nếu Cơng ty triển khai được. Nhưng cũng có rủi ro khi mà phần lớn doanh số Cơng ty đến từ mơ hình cửa hàng bán lẻ. Nếu áp đặt cách thức thanh toán sẽ phải đánh đổi về sản lượng và thị trường khi gặp phải phản ứng của khách hàng khó tính.
Khách hàng:
Khi được hỏi về việc ngừng thanh tốn tiền mặt thì hầu hết các khách hàng bán lẻ phản ứng mạnh và tỏ ra bất tiện khi phải thực hiện giao dịch một bước qua ngân hàng,
nhưng các nhà phân phối thì khơng bận tâm đến việc thay đổi hình thức thanh tốn vì hầu hết nhà phân phối là doanh nghiệp, hiện nay đơn hàng nhỏ nhất cũng có giá trị trên 20 triệu do đó việc thanh tốn qua ngân hàng là tất yếu theo chính sách thuế hiện hành.
Riêng việc thanh toán trước hạn hoặc trả trước để hưởng chiết khấu hợp lý tương đương hoặc hơn lãi vay cũng là đề nghị được nhiều khách hàng quan tâm.
Mỗi khách hàng hiện nay đều có sổ tay xác nhận từng giao dịch với nhân viên bán hàng nên biên bản cơng nợ hiện có xác nhận nhưng khách hàng chưa thực sự quan tâm đúng mức, đặc biệt là nhóm khách hàng thuộc kênh cửa hàng bán lẻ.
Ngoài ra, đối với câu hỏi cho bộ phận bán hàng & khách hàng về yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng thì kết quả như sau:
3.3 Kết luận tồn tại sự ảnh hưởng của quản lý công nợ đến khả năng sinh lợi của Công ty.
Qua kết quả khảo sát định tính ở trên & dựa vào việc nghiên cứu quy trình, phỏng vấn để hiểu hoạt động quản lý cơng nợ trong quy trình bán hàng tại cơng ty thì có thể thấy rằng các nhân tố tồn tại ảnh hưởng đến vấn đề cần giải quyết được tìm hiểu và mơ tả tổng quát qua biểu đồ xương cá (Fishbone diagram):
Yếu tố Mức độ ưu tiên giảm dần
Lợi nhuận cao 11
Mua chịu 9 Giá cả 7 Chất lượng 5 Mối quan hệ 5 Thương hiệu 2 Tổng 39 (13 người x 3 yếu tố) Nhóm 3 yếu tố ảnh hưởng nhất đến quyết định mua hàng của khách hàng
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ xương cá ảnh hưởng quản tri công nợ đến lợi nhuận Thuyết minh sơ đồ:
Có thể thấy, trong phạm vi nghiên cứu của tác giả tại Cơng ty thì có 5 nhóm ngun nhân chính tồn tại ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro quản lý nợ phải thu và cũng là căn nguyên ảnh hưởng lớn đến sức khỏe tài chính, sự phát triển bền vững như tầm nhìn chiến lược trở thành thương hiệu ảnh hưởng lớn trong lĩnh vực xây dựng vào 2030 của đơn vị.
Nhân tố con người:
Nhân viên: Ban lãnh đạo tại công ty đặc biệt chú trọng về con người & nhận thức được vai trị của từng vị trí đảm trách. Cơng ty liên tục có các khóa đào tạo nội bộ về hội nhập, các khóa kỹ năng bán hàng, quản lý bán hàng không dừng lại ở đội ngũ bán hàng, Marketing mà cịn tổ chức đồng bộ cho nhóm nhân viên thuộc khối hỗ trợ văn phịng như Tài chính kế tốn, Chuỗi cung ứng, … Công ty xây dựng bộ tiêu chuẩn hồ sơ năng lực cho từng vị trí trong tổ chức và kế hoạch đào tạo được thực hiện nhằm nâng cao chuyên môn, kỹ năng của người lao động.
Đối với nhân sự khối bán hàng do tính chất cơng việc có tiếp xúc với tài sản cơng ty ( Hàng hóa, vật phẩm quảng cáo, tiền bán hàng,…) nên đặc biệt chú trọng về việc kiểm tra lịch sử cơng tác và đồng thời có thư bảo lãnh từ gia đình.
Chính việc nhân viên bán hàng tham gia vào cả chu trình doanh thu từ khâu chào hàng, chốt đơn hàng, xác nhận giao hàng vào sổ cơng nợ, thực hiện thu tiền nên có thể khẳng định yếu tố con người (Nhân viên bán hàng) là yếu tố có ảnh hưởng đến đề tài nghiên cứu.
Khách hàng: Là một cá thể có tham gia vào xun suốt chu trình doanh thu của Cơng ty, là đối tượng chính khi xem xét đến cơng nợ phải thu bán hàng. Ban lãnh đạo hiểu và thấm nhuần điều này nên việc lựa chọn khách hàng & ký mới hợp đồng với một khách hàng thì yêu cầu đánh giá theo tiêu chuẩn nội bộ về các thơng tin như tình hình tài chính thơng qua quy mơ hoạt động, tài sản hiện hữu (Xe, kho, số lượng nhân viên, doanh số tiềm năng, ... ) và mức độ uy tín tại địa phương dựa trên việc phỏng vấn các khách hàng, cửa hàng cấp 2 trong địa bàn.
Nhân tố hệ thống:
Công ty phân phối thông qua các kênh sau: (Báo cáo cơ cấu bán hàng 2018 từ phịng Tài chính Kế tốn)
B2B: Kênh bán hàng cơng nghiệp (7% doanh số) DIS: Kênh bán hàng nhà phân phối (36% doanh số)
RTL: Kênh bán hàng cửa hàng bán lẻ/ Cửa hàng vật liệu xây dựng (58%)
Đới với kênh bán hàng nhà phân phối thì các giao dịch đặt hàng thực hiện trực tiếp với nhân viên dịch vụ khách hàng của Công ty qua mail/ điện thoại/ tin nhắn. Riêng kênh bán hàng cửa hàng bán lẻ thì nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp nhận thông tin và tạo đơn hàng cũng như tạo lệnh thanh toán trên hệ thống bán hàng.
Hệ thống sử dụng cho hoạt động bán hàng & quản lý là DMS & SAP.
Chính việc giao dịch trực tiếp với khách hàng nên phân quyền hệ thống về chi tiết giao dịch bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, thu tiền nhân viên phụ trách trực tiếp đều được phân quyền xem & truy xuất.
Nhân tố chính sách bán chịu:
Một chính sách tốt sẽ khơng tạo lỗ hỏng hay cơ hội để các đối tượng liên quan tận dụng để tùy chỉnh theo hướng tư lợi ảnh hưởng đến các chủ thể cịn lại của quy trình.
Như vậy có thể khẳng định chính sách bán hàng sẽ là yếu tố quan trọng và dẫn đạo trong việc, ngăn ngừa, phát hiện các rủi ro về công nợ phải thu khách hàng để Cơng ty kịp thời có giải pháp thu hồi nợ bán hàng.
Ban lãnh đạo, bộ phận Tài chính Kế tốn hiểu rõ tầm quan trọng nên đã vận dụng hệ thống để triển khai tùy chỉnh hệ thống DMS theo nhu cầu xét duyệt đơn hàng khi có nợ quá hạn & vượt hạn mức thanh tốn theo phân quyền Cơng ty.
Hiện chỉ có kênh B2B là thực hiện bảo lãnh ngân hàng và cấp hạn mức theo số dư bảo lãnh. Các kênh bán hàng cịn lại Cơng ty áp dụng chính sách bán chịu & thậm chí duyệt bán hàng khi vượt hạn mức hoặc có nợ q hạn. Vì vậy, đây có thể là yếu tố lớn ẩn chứa nhiều khả năng phát sinh nợ xấu và ảnh hưởng xấu đến dịng tiền của Cơng ty như nhận định của tác giả ở ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Nhân tố tính mùa vụ & đặc tính vùng miền:
Sản phẩm vật liệu xây dựng có tính mùa vụ, cụ thể cao điểm là các tháng giáp tết âm lịch từ tháng 11 và 12 âm lịch. Còn mùa vụ thấp điểm nhất của năm là tháng 7 âm lịch. Điều này có thể chỉ ảnh hưởng lớn đến doanh số bán hàng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhưng không ảnh hưởng nhiều đến đề tài nghiên cứu. Tuy nhiên, văn hóa vùng miền lại khác, chính văn hóa tết đến giải quyết nợ nần là cơ hội để doanh nghiệp bán chịu rút nợ cuối năm nhưng cũng là thách thức khi điều này trở thành lý do để khách hàng khất nợ trong năm.
Nhân tố KPI (Chỉ số đo lường hiệu quả công việc)
KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc, KPI của Công ty hiện nay đặc biệt là khối bán hàng chỉ chú trọng là doanh thu, sản lượng cịn ban giám đốc thì doanh thu, sản lượng, giá bán & EBITDA thì điều này sẽ là yếu tố ảnh hưởng gián tiếp mà lớn đến các quyết định của cấp quản lý khi mà ở cấp này được phân quyền vào quy trình phê duyệt đơn hàng ngay cả khi khách hàng vượt hạn mức cơng nợ & có nợ q hạn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 đã trình bày kiểm chứng việc quản lý hiệu quả cơng nợ có làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi của cơng ty. Tác giả đã trình bày thực tế hoạt động kế tốn trong chu
trình doanh thu cũng như nhận diện các ưu & nhược điểm đang tồn tại trong công tác quản lý hiệu quả công nợ. Để đạt kết quả thực tiễn cao nhất tác giả thực hiện phỏng vấn các phòng ban, nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng, trưởng vùng bán hàng và 6 nhà phân phối & cửa hàng bán lẻ tại Bà Rịa Vũng Tàu & Hồ Chí Minh để khẳng định sự tồn tại của ảnh hưởng của việc quản lý hiệu quả công nợ là vấn đề cần được quan tâm đúng mức & cần quyết liệt giải quyết các rào cản phát hiện theo trình tự ưu tiên để đạt được mục tiêu & tầm nhìn chiến lược phát triển bền vững có ảnh hưởng đến thị trường vào 2030
CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ CÔNG NỢ TÁC ĐỘNG LÀM TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI CỦA CÔNG TY