- Phịng Tài ngun và Mơi trường có trách nhiệm xây dựng, cập nhật,
quản lý và khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu quy hoạch sử dụng đất các cấp huyện, xã.
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có trách nhiệm:
+ Xây dựng, cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu địa chính và cơ sở dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai cấp huyện;
+ Cập nhật, chỉnh lý cơ sở dữ liệu địa chính đối với các trường hợp đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu và đăng ký biến động thuộc thẩm quyền của cấp huyện;
+ Tổng hợp cơ sở dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai của cấp xã, huyện để bổ sung vào cơ sở dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai của cấp huyện;
+ Cung cấp thông tin biến động đất đai đã cập nhật cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh để cập nhật cơ sở dữ liệu địa chính cấp tỉnh;
+ Cung cấp dữ liệu địa chính và các thơng tin biến động đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã để sử dụng cho quản lý đất đai ở địa phương.
Trên tồn địa bàn TP hiện nay có tổng số thửa đất đăng ký trong Cơ sở dữ liệu: 1.896.699 thửa (hồ sơ); Tổng số Giấy chứng nhận quản lý trong Cơ sở dữ liệu: 1.818.495 thửa (hồ sơ); Tổng số hồ sơ scan (quét) liên kết trong cơ sở dữ liệu: 1.732.119 thửa (hồ sơ). Tuy nhiên hiện nay việc cập nhật CSDL về đất đai cịn nhiều khó khăn [18].
Theo đó, có một số quận, huyện giao cho phịng Tài ngun và Mơi trường kiểm tra bản vẽ đối với các trường hợp cấp GCN lần đầu, chuyển mục đích sử dụng đất... chưa đúng theo thẩm quyền (như quận 3, 8, 12, Hóc Mơn…); đồng thời việc cập nhật pháp lý bản đồ trên 02 hệ thống bản đồ địa chính do 02 cơ quan quản lý thực hiện dẫn đến chồng ranh lấn thửa, khó khăn trong quản lý cập nhật biến động thơng tin thửa đất.
Bên cạnh đó, vẫn cịn một số đơn vị cập nhật với mục tiêu in Giấy chứng nhận chưa quan tâm đến chất lượng dữ liệu (hệ thống số hồ sơ gốc, số vào sổ, các chỉ số biến động, liên kết hồ sơ quét số với cơ sở dữ liệu….) cơng tác kiểm sốt thông tin trên hồ sơ giấy và hồ sơ số, (đảm bảo tất cả Giấy chứng nhận trước khi trình Lãnh đạo ký) quản lý, cập nhật, khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu địa chính chưa được quan tâm đúng mức và thực hiện thường xuyên trên tồn hệ thống.
Song song đó, hiện nay Văn phịng Đăng ký đất đai khơng có Phịng chun mơn thực hiện nhiệm vụ Quản lý khai thác Vận hành cơ sở dữ liệu chủ yếu là giao cho phịng ban kiêm nhiệm nên cơng tác này chưa được quan tâm đúng mức. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai giúp các cán bộ quản lý dần thay đổi cách quản lý hồ sơ theo phương thức truyền thống chuyển sang ứng dụng những tiến bộ của khoa học và công nghệ vào trong công tác quản lý và nhu cầu của công việc đề ra. Xây dựng CSDL chính là nhằm hiện đại hố hệ thống cơng tác quản lý và cập nhật, chỉnh lý biến động nguồn dữ liệu đất đai thống nhất từ cấp huyện đến cấp xã đảm bảo cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai nhanh gọn, chính xác phục vụ tốt quản lý Nhà nước về đất đai, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về phát triển kinh tế - xã hội, … đặc biệt là nhu cầu khai thác thông tin thường xuyên cho người dân và doanh nghiệp.