4. KẾT CẤU BÁO CÁO
2.3. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VẬN HÀNH CONTAINER ĐƯỜNG SẮT CỦA
2.3.1. Tiếp nhận thông tin khách hàng
Khi nhận được yêu cầu vận chuyển của khách hàng, Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải
RATRACO tiến hành khảo sát nhu cầu vận chuyển, bao gồm các bước sau đây :
Bước 1: Khảo sát loại và lượng hàng hóa vận chuyển
Sau khi kiểm tra tính chất, giá trị hàng hóa và loại mặt hàng cụ thể, RATRACO có thể căn cứ để cùng đối tác chọn lựa loại container phù hợp với nhu cầu vận chuyển.
Với đặc thù của loại hình vận tải container đường sắt có tính chất thường xun, vận chuyển đa dạng các loại hàng hóa cùng độ an toàn cao, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyên chở hàng hóa siêu trọng siêu trường, RATRACO có đầy đủ năng lực cung cấp cho đối tác đa dạng các loại hình container mà họ muốn áp dụng. Các hoạt động vận chuyển của RATRACO đang khai thác chủ yếu gồm các loại container:
Bảng 2.1: Danh sách các loại hình vận chuyển container đường sắt RATRACO tập trung khai thác
(đơn vị tính: m, m3, tấn)
Tên gọi
1 Container Khô 40 feet
2 Container Khô 40 feet cao
3 Container 45 feet
4 Container lạnh 40 feet
5 Container lạnh 45 feet
Các loại container chuyên dụng khác hoặc hợp tác thiết kế riêng theo dự án
6 Toa RN : chuyên dụng chở xe ô tô
7 Toa P : chuyên chở xăng dầu và chất lỏng
8 Container Flat track
9 Container Open top
…
BÁO CÁO THỰC TẬP | 29
Dựa vào Bảng 2.1 để có thể lựa chọn loại container phù hợp, đơn hàng được chấp nhận xử lý trước hết phải đảm bảo được phép vận chuyển theo quy định của Pháp luật. Mỗi loại container được cung cấp đều phù hợp với những mặt hàng nhất định, nhân viên kinh doanh khi tiếp nhận thơng tin hàng hóa của người gửi đầu tiên phải tìm hiểu, xác thực về thơng tin của nó để tránh những sai sót trong vận chuyển cũng như trong việc đưa ra phương án tối ưu nhất.
Khi đã xác định được loại hàng vận chuyển, nhân viên sẽ thực hiện đo lường trước về số lượng và khối lượng để ước tính, bên cạnh đó, cịn phải tính tốn về thể tích (khơng gian) của đồ vật đó vì có những trường hợp tuy đồ nhẹ nhưng lại chiếm diện tích khá lớn, mục đích là để chọn lựa kích cỡ và số lượng container phù hợp. Nếu người gửi hàng có lượng hàng khơng đủ nhiều để đi ngun container thì có thể kết hợp ghép chung container với khách hàng khác để chia sẻ chi phí vận chuyển, vì vậy nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu nhu cầu của khách để kịp thời sắp xếp kế hoạch.
Bước 2: Khảo sát tuyến đường đi, thời gian, địa điểm nhận và giao hàng
Khi khách hàng có nhu cầu được cung cấp tuyến đường đi, giá cước và thời gian vận chuyển giữa các ga, nhân viên kinh doanh sẽ gửi bảng giá vận chuyển cho khách hàng theo dõi. Bảng giá cước vận chuyển container giữa các ga có mẫu như sau:
Hình 2.2: Giá cước vận chuyển container 40 feet từ ga – ga của RATRACO
Nguồn : Bảng giá vận tải container đường sắt của RATRACO (2021)
BÁO CÁO THỰC TẬP | 30
Nhân viên kinh doanh sẽ khảo sát nhu cầu về thời gian và địa điểm gửi/nhận hàng của đối tác để đưa ra mức chi phí chính xác nhất. Những chủ hàng sử dụng phương thức vận tải container đường sắt thường có khoảng cách vận chuyển khá xa nên việc tính tốn thời gian gửi/nhận hàng sao cho hợp lý sẽ đảm bảo cho Cơng ty có thể cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Cước phí trục đường sắt của RATRACO hiếm khi có sự thay đổi (trừ trường hơp giá dầu tăng đột biến hoặc có sự biến động mạnh trên thị trường) nên ln có mức chi phí cố định để nhân viên gợi ý tuyến đường đi, mức giá phù hợp cho các chủ hàng.
Giá cước trong Hình 2.2 được tính cho phí trục đường sắt từ ga gửi hàng đến ga nhận hàng dành cho loại container 40 feet, với loại container 45 feet được mặc định tính bằng cách cộng thêm 10% so với giá dành cho container 40 feet.
Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển theo phương thức lấy và giao hàng tận nơi, nhân viên kinh doanh sẽ tính thêm giá xe container đường ngắn xuất phát từ ga đi và ga đến cộng thêm một số phụ phí khác cũng đã được cố định trong bảng giá và công khai trên website của RATRACO.
Tuy bảng giá vận tải của RATRACO là cố định nhưng khi tính chi phí cho khách hàng, khơng nhất thiết phải áp dụng chính xác tồn bộ mức giá đó. Tùy vào thời điểm tác nghiệp, quy mơ hợp tác hay tình hình dịch vụ của Cơng ty trong thời gian đó, nhân viên kinh doanh sẽ linh hoạt giá cung cấp dịch vụ trong phạm vi từ 3-5%, nhưng phải đảm bảo mang về mức lợi nhuận cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty và có được sự chấp thuận từ quản lý (Cơng ty mẹ).
Bước 3: Báo giá cho khách hàng
Mẫu báo giá vận chuyển của Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO được trình bày như sau:
BÁO CÁO THỰC TẬP | 31 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Hình 2.3: Bảng báo giá vận chuyển của Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO
Nguồn : Phịng Kinh Doanh Cơng ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO
Sau khi đã làm việc và nắm đầy đủ thông tin của đối tác, nhân viên kinh doanh sẽ điền thông tin đơn hàng lên hệ thống theo dõi online của RATRACO, hệ thống sẽ tự động báo thông tin xuống Bộ phận điều hành vận tải (Công ty mẹ) để xác nhận và đợi phản hồi đồng ý. Các thông tin cần thông báo cho Bộ phận điều hành vận tải bao gồm:
• Loại, số lượng container cần cho đơn hàng
• Thơng tin lấy hàng
• Thơng tin nhận hàng
• Ngày, giờ khách mong muốn lấy hàng
• Ngày, giờ khách mong muốn nhận hàng
Bộ phận Điều hành vận tải sau khi tiếp nhận được thơng tin từ hệ thống có trách nhiệm và nghĩa vụ sắp xếp lịch tàu dự kiến có đáp ứng được thời gian thực hiện như nhu cầu của khách hàng hay khơng, sau đó báo xác nhận về cho Phịng Kinh doanh.
Nếu nhận được phản hồi chấp thuận từ Bộ phận Điều hành vận tải, nhân viên kinh doanh sẽ lập bảng giá vận chuyển gửi cho khách hàng xác nhận như Hình 2.3, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng.
BÁO CÁO THỰC TẬP | 32