4. KẾT CẤU BÁO CÁO
2.3. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VẬN HÀNH CONTAINER ĐƯỜNG SẮT CỦA
2.3.3. Lên kế hoạch vận chuyển
Khi hợp đồng vận chuyển đã được ký kết thành công, Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO sẽ tiến hành thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình vận tải container đường sắt. Lúc này Phịng kinh doanh sẽ xác nhận lại thơng tin cho Bộ phận điều hành vận tải (Cơng ty mẹ) để chuẩn bị lịch trình, ngày, giờ đi bốc hàng, trả hàng và một số thông tin khác để cung cấp cho khách hàng theo dõi quy trình vận chuyển. Các thông tin của khách hàng được thể hiện qua Bảng thống kê thông tin như sau:
BÁO CÁO THỰC TẬP | 35
Hình 2.5: Bảng thống kê thơng tin book container của khách hàng Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO
Nguồn : Phịng Điều hành vận tải Cơng ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO
Trong Bảng thống kê thơng tin như Hình 2.5 phải được nêu rõ chi tiết về các nội dung:
• Tên khách hàng
• Mã container / Loại container
• Nội dung hàng hóa
• Tuyến đường vận chuyển
• Trạng thái thực hiện
• Vị trí container hàng
• Thơng tin bốc hàng bao gồm: Ngày, giờ, địa chỉ bốc hàng; Người liên hệ; Thơng tin xe và tài xế lấy hàng
• Thơng tin trả hàng bao gồm: Ngày, giờ, địa chỉ giao hàng; Người nhận; Thông tin xe và tài xế trả hàng.
Phòng Điều hành vận tải sau khi xử lý các thông tin sẽ tiến hành thơng báo cho Phịng Vận tải xe sắp xếp vỏ container, xe đầu kéo, mooc container để tiến hành lấy hàng cho khách.
Các thông tin khi đã thống kê sau đó được cập nhật và cơng khai đầy đủ trên hệ thống TMS của RATRACO để thuận lợi trong việc theo dõi và báo cáo tiến trình xử lý đơn hàng cho khách hàng. Khi có một nghiệp vụ trong quy trình được thực hiện, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin qua tài khoản email của khách hàng.
BÁO CÁO THỰC TẬP | 36