4. KẾT CẤU BÁO CÁO
2.3.6.Giao hàng và làm thủ tục thanh toán
2.3. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VẬN HÀNH CONTAINER ĐƯỜNG SẮT CỦA
2.3.6.Giao hàng và làm thủ tục thanh toán
Bộ phận Điều hành vận tải tiếp tục theo dõi quá trình diễn ra đơn hàng, khi hàng đã đến ga nhận, nhân viên sẽ nắm bắt thông tin và chủ động liên hệ với khách hàng thông báo để khách hàng có thể chủ động trong việc xếp dỡ. Nếu khách xác nhận lấy hàng, Phòng Vận tải xe và bộ phận tác nghiệp tại ga sẽ thực hiện các nghiệp vụ cẩu container, chuẩn bị xe đầu kéo giao hàng cho khách.
Khi container hàng hóa vẫn cịn nằm ở ga trả hàng nhưng khách hàng vì lý do cá nhân chưa thể nhận hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành cung cấp cho khách dịch vụ Lưu container tại bãi (TT 6,7, Hình 2.6) cho đến khi khách báo có thể tiến hành nhận hàng, chỉ bắt đầu phát sinh chi phí cho dịch vụ này từ ngày thứ ba.
Tuy nhiên, nếu hàng đã được vận chuyển về kho của khách nhưng người chịu trách nhiệm kiểm tra các thông tin lại vắng mặt hoặc bất cứ lý do nào mà không thể tiến hành dỡ hàng được, khách hàng bắt buộc phải chịu phát sinh Phí neo xe, lưu ca xe container qua đêm (TT 5, Hình 2.6).
Khi hàng đến nơi, nhân viên dịch vụ sẽ tiến hành bốc dỡ hàng xuống kiểm tra tình trạng tồn bộ kiện hàng của khách. Nhân viên giao nhận hiện làm việc trực tiếp với bên nhận hàng lập biên bản giao hàng theo mẫu của Công ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO. Trên biên bản ghi rõ các thông tin về bên giao hàng, bên nhận hàng và các nội dung sau:
Hình 2.8: Một số nội dung chính ghi trong Biên bản giao nhận hàng hóa
Nguồn : Biên bản giao nhận hàng hóa từ Phịng Kinh Doanh
Biên bản giao nhận hàng hóa được in ra 2 bản. Chủ hàng ký tên và xác nhận đã nhận đủ số lượng hàng hóa và trả lại một bản nhân viên giao nhận giữ. Một bản chủ hàng giữ để kiểm tra số lượng.
Khi đã hoàn tất xác nhận các thủ tục bàn giao hàng hóa, Phịng Kế tốn của Cơng ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO sẽ tiến hành lập Hóa đơn điện tử theo điều khoản đã được nêu trong Hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Việc sử dụng Hóa đơn điện tử giúp cho chủ hàng hồn tồn có thể giao dịch với nhân viên qua internet, email mà không cần gặp trực tiếp. Mã số tra cứu hóa đơn được Cơng ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO gửi qua email đã đăng ký của khách hàng.
Hình 2.9: Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử của Cơng ty TNHH Giải Pháp Vận Tải RATRACO
Nguyên tắc sử dụng hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử:
• Nhập mã số thuế của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận tải đứng ra ký kết hợp đồng vận chuyển hay đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải là RATRACO.
• Nhập mã tra cứu đã được RATRACO cung cấp sử dụng cho hai bên sau khi đã ký kết Hợp đồng vận chuyển hàng hóa.
• Nhấn Xem hóa đơn. Bản thể hiện của Hóa đơn điện tử là Hóa đơn giá trị gia tăng, có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật.