Qua thực tế triển khai công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận sau khi thành lập Văn phịng đăng ký “một cấp” cho thấy việc phân cơng, giao việc khoa học hơn, chun mơn hóa hơn, hiệu quả cơng tác cao hơn. Tuy nhiên nhƣ đã phân tích ở trên, do hệ thống cơ sở hạ tầng dữ liệu đất đai chƣa hồn chỉnh do đó việc luân chuyển hồ sơ gặp khó khăn, vƣớng mắc…
2.3.4 Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận. cấp giấy chứng nhận.
2.3.4.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị
Về cơ sở vật chất trang thiết bị, Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân có trụ sở riêng với tổng diện tích sử dụng 250m2, 01 kho lƣu trữ tài liệu, Máy vi tính 14 chiếc, máy in A3 04 chiếc, máy in A4 02 chiếc, máy in A0 1 chiếc, máy photo 01 chiếc, máy scan 02 chiếc, máy toàn đạc điện tử 01 chiếc… Tuy nhiên kho lƣu trữ còn hẹp, trong khi đó hồ sơ lƣu trữ ngày càng nhiều, nên việc tác nghiệp, thụ lý, giải quyết hồ sơ, lƣu trữ, quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, theo qui định hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai phải lƣu trữ vĩnh viễn (trừ hồ sơ giao dịch đảm bảo) nhƣng công tác văn thƣ lƣu trữ tại các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký chƣa đƣợc chú trọng do khơng có biên chế riêng”.
Bảng 2. 4. Tổng hợp trang thiết bị Văn phòng S S TT Trang thiết bị Đơn vị tính Số lƣợng Gh i chú 1 Máy vi tính để bàn Chiếc 14 2 Máy in A0 Chiếc 1 3 Máy in A3 Chiếc 5 4 Máy in A4 Chiếc 2 5 Laptop Chiếc 3 6 Bàn làm việc Chiếc 15
7 Tủ tài liệu Chiếc 5
8 Máy photo Chiếc 1
9 Máy scan A3 Chiếc 2
11 Máy chủ cơ sở dữ liệu Chiếc 1
12 Bàn họp Chiếc 1
(Nguồn: Số liệu kiểm kê tài sản Văn phòng) 2.3.4.2 Hệ thống trang thiết bị
Về cơ bản hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất đang đáp ứng đủ cho nhu cầu thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, tuy nhiên hệ thống máy vi tính đƣợc trang bị từ những năm 2009-2010 đến nay đã xuống cấp cần đƣợc nâng cấp. Cần bổ sung hệ thống tủ, giá lƣu trữ hồ sơ trong kho để đáp ứng tốt hơn cho công tác lƣu trữ, bảo quản hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ địa chính…
2.3.4.3 Thực trạng về hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính tại quận Lê Chân bao gồm bản đồ địa chính các phƣờng, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sổ mục kê đất đai và sổ địa chính, sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sổ đăng ký biến động đất đai.