STT Phƣờng
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động ĐĐ Sổ cấp giấy chứng nhận 1 An Biên 1 2 2 2 An Dƣơng 1 2 2 3 Cát Dài 14 2 2 4 Dƣ Hàng 1 1 2 3 5 Dƣ Hàng Kênh 9 4 5 6 Đông Hải 1 3 3 7 Hàng Kênh 32 1 2 3 8 Hồ Nam 1 2 3 9 Kênh Dƣơng 8 4 5 10 Nghĩa Xá 1 3 3 11 Niệm Nghĩa 1 1 3 3 12 Lam Sơn 9 2 2 2 13 Trại Cau 29 24 3 3 14 Trần Nguyên Hãn 2 2 3 3 15 Vĩnh Niệm 5 6 6 Tổng cộng 88 58 43 48
(Nguồn: Văn phòng đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân)
“Ngồi ra tại Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn nhƣ: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo; Sổ tiếp nhận, luân
chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo; Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động; Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu; Sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế; Sổ đăng ký đất đai…
2.3.4.5 Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc Văn phòng Đăng ký thƣờng xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thơng tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các cơng việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trƣờng hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND quận cấp;
+ Trong thời gian chƣa xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tƣ này;
+ Khi nhận đƣợc thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân các phƣờng trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trƣờng hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn quận hiện thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chƣa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý đƣợc đối với các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do ngƣời dân thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất nhƣ: chuyển đổi, chuyển nhƣợng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở… Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nơng nghiệp sang đất cơng nghiệp, đất cơng trình cơng cộng, giao thơng… chƣa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn quận và do việc đo vẽ bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận đất nông nghiệp của UBND huyện An Hải cũ thiếu chính xác, hồ sơ bàn giao khơng đầy đủ. Cơng tác luân chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách cơng tác trên cịn hạn chế nên công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nông nghiệp quận Lê Chân không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chƣa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của cán bộ thực hiện.
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lƣu trữ tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân gồm: 88 quyền sổ địa chính, 58 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 43 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 48 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trƣớc năm 2009 không đƣợc thực hiện đầy đủ nên số lƣợng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 43 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của Văn phịng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân chủ yếu ở dạng giấy. Trƣớc đây, hồ sơ địa chính đƣợc lập theo mẫu cũ và theo Thông tƣ 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tƣ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng: số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phịng Đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hƣớng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tƣ này để vệc quản lý đƣợc đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính:
“Cán bộ Văn phịng Đăng ký đƣợc phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ đƣợc giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thơng báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND phƣờng nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Tuy nhiên do cơng tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trƣớc cịn buông lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lƣu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Lực lƣợng cán bộ cịn mỏng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính phƣờng trên địa bàn quận cịn hạn chế; cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nhƣ giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thơng, môi trƣờng... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chƣa thƣờng xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính cịn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
2.4. Thực trạng công tác đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân
Hiện nay, các thủ tục hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Quyết định số 802/QĐ-CT ngày 20/4/2015 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành bộ thủ tục hành chính lĩnh vực Tài nguyên và Môi trƣờng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố; thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng; thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố.
Việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận đƣợc chia làm 2 loại: Đăng ký lần đầu và đăng ký biến động.
2.4.1. Thực trạng công tác đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất. cá nhân đang sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất.
2.4.1.1 Trình tự, thủ tục đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận lần đầu.
“Ngƣời sử dụng đất nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nếu có nhu cầu.
Trƣờng hợp nhận hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa hợp lệ thì trong thời gian tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hƣớng dẫn ngƣời nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và trao Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho ngƣời nộp.
- Trƣờng hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện:
+ Thơng báo cho Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do ngƣời sử dụng đất nộp (nếu có) đối với nơi chƣa có bản đồ địa chính.
+ Kiểm tra hồ sơ; xác nhận hiện trạng sử dụng đất, hiện trạng tài sản gắn liền với đất so với nội dung kê khai đăng ký; xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp đất, sự phù hợp với quy hoạch đối với trƣờng hợp khơng có giấy tờ hợp lệ về quyền sử dụng đất; xác nhận tình trạng tranh chấp quyền sở hữu tài sản đối với trƣờng hợp khơng có giấy tờ về quyền sở hữu tài sản theo quy định; xác nhận thời điểm tạo lập tài sản, thuộc hay không thuộc trƣờng hợp phải cấp
phép xây dựng, sự phù hợp với quy hoạch đƣợc duyệt đối với nhà ở, cơng trình xây dựng; xác nhận sơ đồ nhà ở hoặc cơng trình xây dựng nếu chƣa có xác nhận của tổ chức có tƣ cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ”.
+ Niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ, xác nhận hiện trạng, tình trạng tranh chấp, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và khu dân cƣ nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời hạn 15 ngày; xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai và gửi hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
- Trƣờng hợp nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thì Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai thực hiện các cơng việc nhƣ sau:
+ “Gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận hiện trạng sử dụng đất, hiện trạng tài sản gắn liền với đất so với nội dung kê khai đăng ký; xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp đất, sự phù hợp với quy hoạch đối với trƣờng hợp khơng có giấy tờ hợp lệ về quyền sử dụng đất; xác nhận tình trạng tranh chấp quyền sở hữu tài sản đối với trƣờng hợp khơng có giấy tờ về quyền sở hữu tài sản; xác nhận thời điểm tạo lập tài sản, thuộc hay không thuộc trƣờng hợp phải cấp phép xây dựng, sự phù hợp với quy hoạch đƣợc duyệt đối với nhà ở, cơng trình xây dựng; xác nhận sơ đồ nhà ở hoặc cơng trình xây dựng nếu chƣa có xác nhận của tổ chức có tƣ cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ; niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ, xác nhận hiện trạng, tình trạng tranh chấp, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất; xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai và gửi hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai đối với trƣờng hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai .
+ Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất ở nơi chƣa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhƣng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính do ngƣời sử dụng đất nộp;
+ Kiểm tra, xác nhận sơ đồ tài sản gắn liền với đất đối với tổ chức trong nƣớc, cơ sở tơn giáo, tổ chức nƣớc ngồi, cá nhân nƣớc ngoài, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài thực hiện dự án đầu tƣ mà sơ đồ đó chƣa có xác nhận của tổ chức có tƣ cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ;
+ Kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa trong trƣờng hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện đƣợc cấp Giấy chứng nhận vào đơn”;
+ Gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý nhà nƣớc đối với loại tài sản đăng ký đối với trƣờng hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất khơng có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ theo quy định.
Cơ quan QLNN đối với tài sản gắn liền với đất có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Chi nhánh VPĐKĐĐ trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc.
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện các công việc nhƣ sau:
+ Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có);
+ “Gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính (trừ trƣờng hợp khơng thuộc đối tƣợng phải nộp nghĩa vụ tài chính hoặc đƣợc ghi nợ theo quy định của pháp luật); chuẩn bị hồ sơ để cơ quan tài ngun và mơi trƣờng trình ký cấp Giấy chứng nhận.
Cơ quan tài nguyên và môi trƣờng thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra hồ sơ và trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận. - Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai. Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai:
- Cập nhật bổ sung việc cấp Giấy chứng nhận vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai;
- Trao Giấy chứng nhận cho ngƣời đƣợc cấp đã nộp chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính (hoặc đã ký hợp đồng thuê đất hoặc đƣợc miễn nghĩa vụ tài chính liên quan đến thủ tục hành chính) hoặc gửi Giấy chứng nhận cho Ủy ban nhân dân cấp xã để trao cho ngƣời đƣợc cấp đối với trƣờng hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại cấp xã.
- Xác nhận vào bản chính giấy tờ việc đã cấp GCN theo quy định.
Ngƣời đƣợc cấp Giấy chứng nhận nhận lại bản chính giấy tờ đã đƣợc xác nhận cấp Giấy chứng nhận và Giấy chứng nhận.
Cách thức thực hiện:
Ngƣời sử dụng đất nộp hồ sơ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nếu có nhu cầu.
Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo Mẫu số 04/ĐK;
Một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất. Một trong các giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở
Một trong các giấy tờ về quyền sở hữu cơng trình xây dựng đối với trƣờng hợp tài sản là cơng trình xây dựng.
Một trong các giấy tờ về quyền sở hữu rừng sản xuất là rừng trồng đối với trƣờng hợp chứng nhận tài sản rừng sản xuất là rừng trồng”
Một trong các giấy tờ về quyền sở hữu cây lâu năm đối với trƣờng hợp chứng nhận quyền sở hữu cây lâu năm
Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính.
Trƣờng hợp có đăng ký quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề phải có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề, kèm theo sơ đồ thể hiện vị trí, kích thƣớc phần diện tích thửa đất mà ngƣời sử dụng thửa đất liền kề đƣợc quyền sử dụng hạn chế.
Số lƣợng hồ sơ: 1 bộ Thời hạn giải quyết:
“Không quá 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Thời gian này không bao gồm thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của ngƣời sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trƣờng hợp sử dụng đất có vi phạm, thời gian trƣng cầu giám định.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho ngƣời sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc.