1.1 .Khái quát về hoạt động nhập khẩu
1.1.1 .Khái niệm về nhập khẩu
1.3. Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
Nhập khẩu là hoạt động mua bán diễn ra trên phạm vi quốc tế. Vì vậy nó chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều các nhân tố khác nhau. Muốn nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thì doanh nghiệp phải xác định được những nhân tố nào đang
ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến doanh nghiệp đồng thời dự báo được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó đến hoạt động nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng.
1.3.1. Các nhân tố khách quan.
1.3.1.1. Môi trường kinh doanh của doanh nhiệp.
Mỗi một doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường kinh tế - văn hố - chính trị - xã hội nhất định. Mơi trường đó địi hỏi các nhân tố của nó phải phù hợp với quy luật chung của nó. Nếu đi ra ngồi quy luật đó thì các nhân tố đó khơng thể tồn tại và phát triển được. Chính vì vậy cần có sự hồ nhập giữa doanh nghiệp với môi trường kinh doanh. Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động cần thiết của nền kinh tế quốc dân nhưng nó cũng khơng ra khỏi quy luật chung của sự hồ hợp các nhân tố. Nó địi hỏi mỗi bước đi phải có sự chọn lọc cẩn thận, nhập khẩu phải thoả mãn nhu cầu trong nước và góp phần tích cực vào cơng cuộc xây dựng đất nước. Các nhân tố chủ yếu của môi trường kinh doanh tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm: mơi trường kinh tế, yếu tố văn hố chính trị, yếu tố khoa học cơng nghệ…
Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì mức độ tác động của các yếu tố môi trường là khác nhau. Sự tác động ở mức độ nào là do khả năng thích ứng của mỗi doanh nghiệp.
1.3.1.2. Chính sách và cơng cụ quản lý nhập khẩu của Nhà nước.
Nhà nước sử dụng các cơng cụ và chính sách để điều tiết nền kinh tế, điều tiết hoạt động của các chủ thể tham gia vào nền kinh tế ấy. Trong đó, chính sách và cơng cụ quản lý nhập khẩu mà Nhà nước ban hành là để điều tiết hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng của các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Những
biện pháp quản lý nhập khẩu chủ yếu mà Nhà nước Việt Nam hiện đang áp dụng là:
• Thuế nhập khẩu.
• Hạn nghạch nhập khẩu.
• Tỷ giá và chính sách có liên quan.
Các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải biết được những quy định cụ thể và đặc điểm chính sách quản lý nhập khẩu của Nhà nước nhằm đảm bảo kinh doanh theo đúng phương hướng, chính sách và luật pháp của quốc gia. Đây là vấn đề có ý nghĩa chiến lược đối với doanh nghiệp nhập khẩu.
1.3.1.3. Luật pháp quốc tế.
Như chúng ta đã biết, hoạt động nhập khẩu là việc mua bán hàng hố từ nước ngồi cho nên nó khơng chỉ chịu sự tác động của luật pháp của các quốc gia tham gia kí kết hợp đồng ngoại thương mà cịn chịu sự điều chỉnh của các điều ước quốc tế, các tập quán quốc tế và các tiền lệ án về thương mại.
• Các điều ước quốc tế về thương mại: Là thoả thuận bằng văn bản được ký kết giữa các quốc gia trên cơ sở tự nguyện và bình đẳng, nhằm ấn định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ đối với nhau trong quan hệ TMQT.
• Các tập quán quốc tế về thương mại: Các tập quán quốc tế về thương mại cũng có thể trở thành luật điều chỉnh hoạt động TMQT. Đó là thói quen thương mại phổ biến, được áp dụng thường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc từng địa phương mà trên cơ sở đó có thể xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên áp dụng. Nó được hình thành từ lâu đời trong các quan hệ TMQT, khi được các chủ thể ký kết hợp đồng mua bán chấp nhận sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh đối với hợp đồng giữa các chủ thể đó với nhau.
• Tiền lệ pháp (án lệ) về thương mại: là các quy tắc pháp luật hình thành từ thực tiễn xét xử của toà án. Tại các nước theo hệ thống luật Anh -
Mỹ, các toà án thường sử dụng một hoặc một số phán quyết của toà án đã công bố để làm khuôn mẫu áp dụng cho việc giải quyết các tranh chấp tương tự.
• Luật quốc gia: Các bên trong quan hệ giao dịch TMQT có thể áp dụng luật quốc gia của một nước bất kỳ để điều chỉnh các giao dịch của mình.
Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp XNK cần phải hết sức chú ý đến các nguồn luật điều chỉnh này để có thể tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu một cách suôn sẻ, tuân thủ đúng luật pháp quốc tế.
1.3.1.4. Các nhân tố khác.
• Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc.
Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh tế giữa các thương nhân ở các nước cho nên sự xa cách nhau về khơng gian là đặc điểm nổi bật. Vì vậy, nói đến hoạt động nhập khẩu khơng thể tách rời hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc. Với hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, an tồn và hệ thống thơng tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm đơn giản hố các khâu trong q trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm bớt các chi phí và rủi ro, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn trong q trình nhập khẩu.
• Sự phát triển của ngành bảo hiểm.
Nghiệp vụ mua bảo hiểm đã trở thành một trong những nghiệp vụ cơ bản, không thể thiếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK. Do đó, sự phát triển của ngành bảo hiểm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK của các doanh nghiệp. Một quốc gia có ngành bảo hiểm phát triển sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ở quốc gia đó thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hố XNK của mình một cách dễ dàng hơn. Bởi vì khi đó doanh nghiệp XNK sẽ có điều kiện để lựa chọn được điều
kiện bảo hiểm thích hợp cho hàng hố của mình và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển, từ đó giúp cho quyền lợi của doanh nghiệp XNK được bảo đảm hơn.
• Hệ thống tài chính ngân hàng.
Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trị quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Các mối quan hệ, uy tín, nghiệp vụ thanh tốn liên ngân hàng của ngân hàng rất thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động nhập khẩu bảo đảm được lợi ích của mình. Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điền kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.
1.3.2. Các nhân tố chủ quan.
1.3.2.1 Mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêu là cái đích mà các doanh nghiệp mong muốn và cố gắng thực hiện được. Bất kì một doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng được mục tiêu cho mình. Và trên cơ sở đó, mọi thành viên trong cơng ty cùng nỗ lực lao động và làm việc để đạt được mục tiêu đề ra.
Mục tiêu có thể là những con số cụ thể về doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Những con số đó được tính tốn trên cơ sở năng lực và tình hình thực tế của thị trường. Trên cơ sở đó mục tiêu là một trong những nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Vì trên cơ sở mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp mới có thể quyết định việc ký kết và thực hiện hợp đồng theo đúng những dự kiến ban đầu.
Mục tiêu có thể là những mục tiêu cụ thể đặt ra cho từng giao dịch. Mỗi hợp đồng nhập khẩu sau khi được ký kết, để đảm bảo thực hiện thành cơng các doanh nghiệp có thể đặt ra mục tiêu cho mỗi hoạt động cụ thể đó. Doanh nghiệp đặt mục tiêu thực hiện hợp đồng trong khoảng thời gian bao lâu để đảm bảo tiến độ hợp đồng nhờ vậy mà uy tín của doanh nghiệp cũng được nâng cao. Từ giác độ này thì rõ ràng mục tiêu là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Như vậy, việc đặt ra mục tiêu trong kinh doanh là điều rất cần thiết. Nó là tấm bản đồ chỉ cho doanh nghiệp từng bước thực hiện hợp đồng và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường trong nước và quốc tế.
1.3.2.2. Cơ sở vật chất và uy tín của doanh nghiệp.
• Cơ sở vật chất của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật được cải tiến, nâng cấp thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có điều kiện để nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng về sự biến động của thị trường nước ngoài, về các bạn hàng truyền thống cũng như bạn hàng mới của doanh nghiệp. Mặt khác, hệ thống kho tàng hiện đại giúp cho việc giữ gìn, bảo quản hàng hố được tốt hơn, phương tiện vận chuyển hiện đại giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong q trình vận chuyển. Hệ thống kho bãi, cửa hàng hiện đại sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ và thu hút được nhiều khách hàng, do đó làm nâng cao doanh số bán cho cơng ty.
• Uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, uy tín có vai trị quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, kể cả là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nước hay doanh nghiệp tham gia XNK. Có thể thấy rằng, một nhà nhập khẩu có uy
tín sẽ ln được khách hàng tin cậy bởi họ luôn được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, chất lượng phục vụ cũng như người xuất khẩu luôn tin tưởng vào sự đảm bảo về khả năng thanh toán, thiết lập và củng cố mối quan hệ làm ăn lâu dài và hiệu quả. Do đó, một doanh nghiệp nhập khẩu tận dụng được lợi thế này của mình sẽ có được những thơng tin chính xác, có được sự hậu thuẫn về tài chính từ các tổ chức tín dụng hay hưởng những ưu đãi trợ giúp từ phía khách hàng và nhà xuất khẩu về khả năng tài chính và mối quan hệ của họ. Nhờ vậy, người nhập khẩu có thể lựa chọn được nguồn hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường trong nước về khối lượng, chất lượng với giá cả phù hợp đồng thời tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường trong nước và quổc tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2.3. Mặt hàng kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường doanh nghiệp nhập khẩu lựa chọn cho mình mặt hàng dự định kinh doanh là mặt hàng gì, quy cách, phẩm chất, nhãn hiệu, bao bì đóng gói hàng hố đó như thế nào. Đặc điểm, tính chất của mặt hàng kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp như: xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm…
Vốn là một nhân tố quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Vốn kinh doanh quyết định khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu mà công ty đang thực hiện. Trong một số trường hợp, đối tác yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải thanh tốn trước hay thanh tốn một phần thì họ mới tiến hành giao hàng. Trong trường hợp đó, nếu doanh nghiệp khơng sẵn có nguồn vốn lưu động thì sẽ chậm thực hiện hợp đồng. Bên cạnh đó, nếu vốn hạn hẹp thì doanh nghiệp nhập khẩu cũng khơng thể nhập khẩu một số lượng hàng hố lớn từ phía nước ngồi được, do đó doanh nghiệp nhập khẩu khơng được hưởng ưu đãi về việc giảm giá hàng
hoá do mua hàng với khối lượng lớn. Ngược lại, quá trình nhập khẩu với sự trợ giúp của nguồn vốn đầy đủ sẽ có hiệu quả hơn, từ đó đem lại tích luỹ cho doanh nghiệp, bổ sung thêm nguồn vốn kinh doanh. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu phải biết huy động vốn bằng mọi cách, nguồn vốn có thể là vốn chủ sở hữu, vốn góp mà cũng có thể là vốn vay ngân hàng.
1.3.2.4. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Đây là nhân tố chủ quan quan trọng nhất vì con người sẽ quyết định tồn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến tồn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Một đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ XNK sẽ đem lại tác dụng rất lớn trong sự thành cơng của doanh nghiệp. Nó làm tiết kiệm thời gian giao dịch, việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra thuận lợi, tiêu thụ nhanh hàng nhập khẩu tránh để đọng vốn… Khi mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có tinh thần trách nhiệm, đều có tác phong làm việc nghiêm túc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn trong công việc. Và ngược lai, khi hoạt động nhập khẩu nâng cao được hiệu quả thì nguồn nhận lực của doanh nghiệp sẽ có điều kiện tốt hơn để hồn thiện và nâng cao trình độ.
Hiện nay, trong xu thế tồn cầu hố và mơi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt khiến cho TMQT ngày càng phát triển đòi hỏi lực lượng lao động phải rất tinh nhuệ, có trình độ cao. Một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt là cơ sở để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và tăng khả năng kinh doanh của mình trên thị trường.
1.4. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp.
Hiện nay, việc hồn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các doanh nghiệp kinh doanh XNK là rất cần thiết. Bởi vì:
Thứ nhất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động nhập khẩu
cũng như nhằm phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta, đặc biệt chú trọng về mảng XNK, một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh XNK là phải hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của mình để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hoạt động nhập khẩu mang lại lợi ích rất lớn cho đất nước,
trang bị khoa học công nghệ tiên tiến hiện đại cho nền kinh tế. Vì vậy, địi hỏi các doanh nghiệp phải có khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thật tốt nếu khơng sẽ bị thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế.
Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước đang phát triển khác khi
nhập khẩu hàng hố của các nước cơng nghiệp phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn ép vì nhiều lí do. Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ XNK của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu kém, các khâu trong tổ chức hoạt động nhập khẩu như: đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương … làm chưa tốt, còn nhiều chỗ sơ hở để đối tác lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại rất nhiều cho chúng ta.
Thứ tư, để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi