Đơn vị tính : Tỷ đồng
2.3. Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công
ngay rồi nhận lấy bộ chứng từ đó.
Tuy rằng nghiệp vụ thanh tốn quốc tế của Cơng ty là thật sự tốt, rất bài bản và chuyên nghiệp song chưa thật sự linh hoạt. Công ty cần tạo ra mối quan hệ mật thiết hơn nữa với các đối tác để có thể tăng phần thanh tốn bằng hình thức có mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an tồn.
2.2.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).
Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu xảy ra những vi phạm hợp đồng thì cả hai bên sẽ cùng nhau thương lượng để đi đến hồ giải chứ khơng sử dụng hình thức tồ án vì Cơng ty muốn duy trì quan hệ lâu dài và để xây dựng hình ảnh của mình trên thương trường quốc tế. Và trên thực tế thì chưa có vụ việc nào xảy ra khiếu nại đối với Công ty phải giải quyết bằng con đường toà án. Đây là điểm rất tốt của Cơng ty, cần duy trì và phát huy. Nó thể hiện sự chun nghiệp và chu đáo khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Trên đây là thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Nhìn chung, quy trình này đã được thực hiện trong một thời gian dài, được chứng minh là có hiệu quả và đã mang tính chuyên nghiệp cao. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần đánh giá xem xét để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện hơn nữa Cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty.
2.3. Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. ty.
Khi phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, chúng ta cũng đã phần nào thấy được những ưu điểm cũng như những vấn đề cịn tồn tại của quy trình đó. Tuy nhiên để tiện hơn trong việc theo dõi, chúng ta sẽ tổng kết lại những ưu điểm và tồn tại của quy trình
tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera như sau:
2.3.1. Ưu điểm.
Nhờ sự cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như việc tuân theo quy trình nhập khẩu của quốc tế đã giúp Cơng ty đạt được nhiều mục tiêu như tăng doanh thu bán hàng, đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty được cải thiện đáng kể… Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty ngày càng được nâng cao. Các nghiệp vụ nhập khẩu được tổ chức thực hiện một cách khá bài bản, với mỗi nghiệp vụ cụ thể Công ty luôn cố gắng thực hiện một cách đầy đủ, đúng hạn và theo các yêu cầu của hợp đồng nhập khẩu đã quy định, tuân thủ các quy định của luật pháp cũng như tập quán TMQT. Vì thế, trong thời gian qua Cơng ty đã làm khá tốt hầu hết các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình. Trong đó, thành cơng lớn nhất phải kể đến trong các khâu sau:
• Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm: Khi nhập khẩu hàng hố theo điều kiện
EXW hoặc FOB hoặc C&F thì Cơng ty có thể chủ động mua bảo hiểm cho hàng hố nhập khẩu. Có thể nói đây là khâu Cơng ty đã làm tốt nhất khi tiến hành tổ chức thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Việc mua bảo hiểm ở các hãng bảo hiểm của Việt Nam giúp nâng cao uy tín của các hãng bảo hiểm trong nước. Đồng thời khi có tổn thất xảy ra Cơng ty có thể khiếu nại và u cầu các công ty bảo hiểm của Việt Nam bồi thường dễ dàng nhanh chóng hơn so với việc mua bảo hiểm ở nước ngồi (vì việc kiểm tra tiến hành tại cảng dỡ hàng phía Việt Nam và các cơng ty bảo hiểm cũng là các công ty Việt Nam nên mọi tổn thất (nếu có) sẽ được Cơng ty chuyển giao rủi ro sang các công ty bảo hiểm một cách nhanh chóng). Điều này khơng chỉ giúp cho Cơng ty nhanh chóng ổn định kinh doanh sau khi có rủi ro xảy ra mà cịn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc giảm lượng ngoại tệ thanh tốn cho phía nước
ngồi. Đây là việc có ý nghĩa khá quan trọng khi Việt Nam đang rất thiếu ngoại tệ trong q trình phát triển đất nước.
• Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Để cho nhanh chóng và thuận
tiện thì Cơng ty vẫn th một số hãng vận tải thực hiện công việc làm thủ tục hải quan cho mình. Các cơng ty vận tải là những cơng ty có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác làm thủ tục hải quan nên sẽ giúp cho việc khai quan nhanh chóng hơn, điều này có nghĩa là Cơng ty có thể tiến hành giải phóng hàng nhanh, tránh được các chi phí phát sinh do lưu kho container, lưu bãi tại cảng nếu khơng hồn thành nhanh thủ tục hải quan đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất của các đơn vị thành viên.
• Trong nghiệp vụ thanh toán: Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của Công ty
được đánh giá là thật sự tốt, rất bài bản và chuyên nghiệp. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty đều được thanh tốn đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đó ln được sự ưu đãi của đối tác về thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá… Thời hạn thanh tốn chậm hơn giúp Cơng ty giảm hẳn các khoản nợ ngắn hạn do có thể thu hồi tiền bán hàng để đem trả chứ không phải đi vay nữa.
• Trong nghiệp vụ khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong quá trình tổ
chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình, Cơng ty chưa để xảy ra bất kì vụ việc khiếu nại nào phải giải quyết bằng con đường tồ án. Đây chính là kết quả của sự nỗ lực trong quá trình thực hiện và nhờ quan điểm kinh doanh đúng đắn của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là “đặt uy tín lên hàng đầu”.
2.3.2. Tồn tại.
Bên cạnh những thành công đã đạt được, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty trong thời gian qua vẫn cịn có những tồn tại làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Cụ thể là:
• Thời gian và thủ tục xin giấy phép còn chưa nhanh: Bộ hồ sơ xin giấy
phép nhập khẩu của Cơng ty có nhiều loại giấy tờ cần chuẩn bị mà thủ tục hành chính của Nhà nước lại rườm rà, chưa thơng thống nên thời gian thực hiện thủ tục xin giấy phép cịn chưa tối ưu, q trình thu thập, chuẩn bị các giấy tờ đơi khi cịn chậm.
• Vẫn cịn có các lỗi nhỏ trong khi thực hiện mở L/C: Trong khâu mở
L/C, điều bất cập thường gặp nhất ở Công ty là khi viết thư xin mở thư tín dụng, thường có lỗi nhỏ (lỗi vặt) tuy khơng gây thiệt hại nhưng cũng làm cho q trình mở L/C phải mất cơng và thời gian sửa chữa. Bên cạnh đó, những khó khăn về mặt tài chính đơi khi cũng làm ảnh hưởng đến khâu mở L/C này.
• Thủ tục th tàu cịn bỡ ngỡ: Do thói quen nhập khẩu trước đây của
Công ty là nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc C&F. Với hình thức nhập khẩu này thì việc thuê tàu thường do bên bán chịu trách nhiệm đảm nhận. Trong khi đang chuyển dần sang hình thức nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc EWX và Công ty giành được quyền thuê tàu thì cơng việc này lại cịn nhiều bỡ ngỡ, chưa thật sự thành thục và chuyên nghiệp.
• Kiểm tra giám sát hàng hố nhập khẩu cịn chưa cẩn thận, thấu đáo:
Nhân lực của Công ty cịn thiếu, thêm vào đó, chủ trương của Cơng ty trong những năm qua là tập trung vào công tác xuất khẩu nên đã làm hạn chế rất nhiều nhân lực dành cho hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như khâu kiểm tra giám sát hàng hố nhập khẩu nói riêng. Do đó, khâu kiểm tra hàng hố nhập khẩu của Công ty thường qua loa, đại khái, thiếu cẩn thận. Vì vậy, ở một số lơ hàng nhập khẩu, mặc dù có sai phạm về chất lượng hoặc tình trạng của hàng so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng nhưng cũng không được phát hiện và xử lý kịp thời. Chỉ đến khi hàng đã được đưa về kho hoặc đưa vào dùng trong sản xuất của các công ty thành viên trực thuộc Tổng cơng ty thì những sai phạm này mới được phát hiện, do đó gây thiệt hại cho Cơng ty
và các công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty. Theo số liệu thống kê của Trung tâm xuất nhập khẩu – Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, ta có thể tổng kết những thiệt hại do tồn tại này gây ra như sau:
Bảng 2.9: Kết quả thực hiện hợp đồng của công ty.
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Tổng số hợp đồng hoàn thành 118 97 97
Số hợp đồng bị thiệt hại 3 2 2
Giá trị thiệt hại (USD) 23649 23518 24109 %(giá trị bị thiệt hại/tổng giá trị) 0,15 0,12 0,13
( Nguồn: Trung tâm xuất nhập khẩu – Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera)
Những thiệt hại này có ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận hàng năm và uy tín của Cơng ty. Vì vậy, đây chính là điểm yếu trong cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu mà công ty cần khắc phục.
• Đơi khi chưa thực sự linh hoạt trong việc lựa chọn phương thức thanh toán: Nghiệp vụ thanh tốn của Cơng ty được đánh giá là khá tốt, rất bài bản
và chuyên nghiệp song chưa thực sự linh hoạt. Công ty cần cố gắng thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết hơn nữa với các đối tác để có thể lựa chọn thanh tốn bằng phương thức có mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an tồn.
Bất kì một doanh nghiệp nào, trong kinh doanh đều gặp phải những khó khăn, tồn tại, điều quan trọng là tìm ra được nguyên nhân của những tồn tại đó để có hướng và giải pháp khắc phục một cách hiệu quả.