3.4.1.1. Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty.
Cơ sở của giải pháp:
Thông thường, các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường tiến hành hoạt động nhập khẩu theo hai hay nhiều phương thức khác nhau hoặc nhập khẩu nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau. Mỗi phương thức nhập khẩu, mỗi ngành hàng nhập khẩu lại có những nét đặc thù riêng về thị trường nhập khẩu, bạn hàng nhập khẩu, quy trình nghiệp vụ… Do đó để tạo ra hiệu quả cao trong công việc, Phòng xuất nhập khẩu nên tổ chức phân công chuyên sâu công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu hoặc theo từng ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hơn nữa, hoạt động nhập khẩu không phải là hành vi riêng lẻ của phòng xuất nhập khẩu, nó đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
Như đã đề cập ở chương 2, từ khi chuyển sang mô hình quản lý mới – mô hình công ty cổ phần – công tác tổ chức của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã gọn nhẹ, hiệu quả, giảm bớt các khâu trung gian, các đầu mối, nâng cao tính chủ động sáng tạo của các mảng kinh doanh. Tuy nhiên trong công tác tổ chức lao động của mình, Công ty vẫn chưa làm tốt việc tổ chức phân công thực hiện công việc chuyên sâu theo từng lĩnh vực, từng ngành hàng, các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình hoạt động. Do đó làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động khác của Công ty.
Thứ nhất, Phòng xuất nhập khẩu của Công ty cần làm tốt việc tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu hoặc theo từng mặt hàng nhập khẩu cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chẳng hạn như: phân công cho cán bộ A chuyên phụ trách mảng xuất khẩu trực tiếp, cán bộ B chuyên phụ trách mảng xuất khẩu uỷ thác. Hoặc: phân công cho cán bộ A chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng dây truyền sản xuất máy móc thiết bị, cán bộ B chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên vật liệu xây dựng, cán bộ C chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất…
Thứ hai, cần phối hợp chặt chẽ các phòng kế toán của các Công ty thành viên trong Tổng công ty và cán bộ nhập khẩu trực tiếp của Công ty để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác như thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng chi phí lưu thông kiểm hoá… để đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp. Bên cạnh đó, Công ty nên chỉ đạo các đơn vị kinh doanh và kế toán phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu cung cấp linh kiện phụ kiện, nguyên liệu… cho các đơn vị sản xuất trực thuộc Tổng Công ty như: mở L/C, thu hồi công nợ, giao hàng đúng tiến độ đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, chi phí thấp nhất. Củng cố việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định của ISO trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu.
Hiệu quả của giải pháp:
Nhờ việc tổ chức phân công chuyên sâu công việc mà các cán bộ XNK của Công ty có thể chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá nghiệp vụ của mình, từ đó tạo ra chiều sâu trong quá trình làm việc, mang lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này làm cho thời gian, công sức, chi phí cho hoạt
động nhập khẩu sẽ giảm xuống. Thêm vào đó, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm nhân lực cho Công ty. Từ đó, Công ty có thể bố trí nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách thích đáng, nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hoá.
Ngoài ra, giải pháp này cũng góp phần khắc phục sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu của Công ty. Bởi vì khi việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn Công ty được tiến hành một cách khoa học sẽ giúp cho việc tập hợp những giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng. Từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu.
3.4.1.2. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ.
Cơ sở của giải pháp:
Các mối quan hệ luôn là vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu của Công ty nói riêng. Trong hoạt động nhập khẩu của Công ty, mối quan hệ với nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty. Bên cạnh đó, hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả của từng khâu, từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Trong một số khâu như: làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không. Vì vậy, duy trì và mở rộng quan hệ với nhà cung cấp và các cơ quan
chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà Công ty phải làm thật tốt trong thời gian tới.
Nội dung giải pháp:
Thứ nhất, duy trì và mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp: trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về mặt địa lý, văn hoá, phong tục tập quán, cách ứng xử ở nước của nhà cung cấp. Vì vậy, nên tránh tình trạng có những hành vi ứng xử làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hoà. Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước…
Thứ hai, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan: Công ty cần phải cố gắng để thiết lập mối quạn hệ tốt đẹp, lâu dài với các cơ quan chủ quản như Bộ thương mại, Tổng cụ hải quan, Bộ xây dựng… bằng cách nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy chính sách của nhà nước nhằm tạo ra hình ảnh tốt và uy tín của Công ty với các cơ quan chức năng này. Ngoài ra, Công ty cũng cần phát triển quan hệ với các ngân hàng Thương mại, Ngoại thương nhằm tăng cường hỗ trợ vay vốn cho các dự án nhập khẩu hàng hoá, thiết bị có giá trị lớn. Cần kể đến là Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Cầu Giấy, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Từ Liêm… để có thể hưởng những mức ưu đãi mà ngân hàng cũng như những đối tác tham gia dành cho Công ty. Bên cạnh đó, mối quan hệ với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm cũng là vấn đề mà Công ty cần phải quan tâm.
Hiệu quả của giải pháp:
Thực hiện giải pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty khi thực hiện các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cụ thể:
mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp sẽ đảm bảo việc giao hàng được thực hiện theo đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn theo như quy định của hợp đồng, cho phép Công ty có thể lựa chọn thanh toán bằng phương thức có mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn, giảm thiểu các tranh chấp hợp đồng… Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng có liên quan sẽ giúp cho việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong quá trình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu của Công ty diễn ra nhanh chóng hơn. Mối quan hệ tốt đẹp, uy tín với các ngân hàng sẽ hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện cho Công ty trong việc thanh toán và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng – tài chính… Từ đó, giúp khắc phục được tồn tại ở một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: xin giấy phép nhập khẩu, thanh toán…và giúp nâng cao chất lượng của một số khâu khác.
3.4.1.3. Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ.
Cơ sở của giải pháp:
Trong hoạt động kinh doanh nhân tố con người có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng.
Thông qua việc đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera chúng ta nhận thấy: hầu hết các vấn đề còn tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều có nguyên nhân xuất phát từ yếu tố con người. Hiện nay, đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiệm vụ nhập khẩu của Công ty tuy rất trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình trong công việc nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vậy nên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và đôi khi đã để xảy ra sai sót. Điều này đòi hỏi Công ty cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội
cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy hết khả năng và chuyên môn, nghiệp vụ. Từ đó, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ.
Nội dung giải pháp:
Công ty nên tổ chức các hoạt động đào tạo nhằm hình thành ý thức cho cán bộ ngoại thương của Công ty phải chú trọng đến các nội dung kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương ở từng bước, từng khâu, từng hoạt động từ nhỏ đến lớn, từ đầu đến cuối một cách bài bản, chi tiết, chuyên nghiệp và đúng với quy định của những văn bản pháp luật của Nhà nước. Điều này đòi hỏi các cán bộ ngoại thương cần cập nhật đầy đủ các văn bản, nghị định, thông tư… một cách chính xác và kịp thời.
Bên cạnh đó thì công tác quản lý của Công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và nhất là cán bộ trực tiếp quản lý hoạt động ngoại thương của Công ty phải là người có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thì những cán bộ quản lý hiện nay là những người thực sự có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, Công ty phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận đủ khả năng đảm trách trong tương lai.
Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực vốn có của mình giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo Công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc rất khó khăn nhưng cũng rất quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Việc khuyến khích có thể bằng vật chất hoặc tinh thần:
• Khuyến khích bằng vật chất: có thể là bằng thu nhập hoặc tiền thưởng. Thu nhập có nghĩa là một mức lương cho đúng người, đúng việc, bảo đảm cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể khuyến
khích bằng tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hay trong những dịp lễ tết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Khuyến khích tinh thần: có thể là tổ chức cho cán bộ công nhân viên những chuyến đi dã ngoại nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết trong Công ty mà cũng thể hiện sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với họ. Hoặc có thể tuyên dương những cán bộ thực hiện công tác tốt hay có những sáng kiến hay trong công việc. Hoặc khuyến khích bằng cách thăng chức cho những cán bộ có năng lực và có khả năng đảm trách.
Hiệu quả của giải pháp:
Một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc sẽ góp phần giúp Công ty khắc phục được hầu hết những tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán…Hơn nữa, hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty hàm chứa nhiều sức lao động, chi phí lao động trong quá trình kinh doanh nhập khẩu này là rất lớn nên nếu có thể nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ thì sẽ làm giảm rất nhiều chi phí kinh doanh của Công ty và tăng hiệu quả của hoạt động nhập khẩu.
3.4.1.4. Tăng cường sức mạnh tài chính của Công ty.
Cơ sở của giải pháp:
Trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế Việt Nam còn rất yếu, tình hình vốn luôn là mối quan tâm đặc biệt của mọi doanh nghiệp hoạt động kinh tế. Mặt khác, việc nhập khẩu hàng hoá đều tính theo giá quốc tế và sử dụng đồng ngoại tệ để thanh toán. Do đó việc thu hút và tận dụng một cách có hiệu quả mọi nguồn vốn là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera nói
riêng. Những năm vừa qua, nhờ có sự cố gắng vượt bậc về huy động vốn, tổng vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên. Tuy nhiên, do tình trạng tồn đọng quá nhiều công nợ đối với các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, cộng thêm việc sử dụng các nguồn vốn của Công ty trong thời gian qua cũng chưa thực sự có hiệu quả đã làm tình hình tài chính của Công ty gặp không ít khó khăn gây ảnh hưởng không tốt đến một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Do vậy, vấn đề sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả nhằm củng cố tình hình tài chính đang là một vấn đề rất quan trọng đối với sự phát triển và hoàn thiện hơn nữa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Nội dung giải pháp:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cũng như hoạt động nhập khẩu nói riêng , Công ty cần phải tính đến lợi ích và hiệu quả kinh tế để xem xét việc ký kết hợp đồng. Muốn vậy, Công ty cần phải tính toán xem nếu một đồng vốn bỏ ra sẽ thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Hay nói cách khác, Công ty cần tính đến hiệu suất lợi nhuận của chi phí (lợi nhuận nhập khẩu/chi phí nhập khẩu). Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện hiện nay vì giá trị đồng tiền thay đổi hàng ngày, giá cả hàng hoá cũng biến động thất thường.
Để có một tình hình tài chính ổn định hơn, các công việc đầu tiên mà