PHẦN 2 : NỘI DUNG
1.1.2 Khái quát chung về kế toán các khoản phải thu
1.1.2.1 Khái niệm kế toán các khoản phải thu.
Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh là việc thực hiện tổ chức lưu thơng hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội. Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp giữa người bán và người mua, với cán bộ công nhân viên….Trên cơ sở các quan hệ thanh toán này làm phát sinh các khoản phải thu. Như vậy kế toán các khoản phải thu là một phần của kế
tốn có nhiệm vụ hạch tốn các khoản nợ phải thu diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2.2 Nội dung của kế toán các khoản phải thu.
Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
Kiểm tra chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi theo quan hệ nhà nước ban hành, cụ thể:
- Lập chứng từ ban đầu làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền. - Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
- Tính tốn số cơng nợ phát sinh hàng tháng, lập giấy thơng báo thanh tốn cơng nợ. Kiểm tra công nợ của các khoản phải thu:
- Kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng mới mua, hạn mức tín dụng và thời gian thanh tốn mà cơng ty chấp nhận cho từng khách hàng.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo chứng từ, hạng thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.
Theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hóa đơn bán hàng. Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ.
Đôn đốc và trực tiếp thu hồi nợ đối với các khoản nợ phải thu khó địi. Lập bút tốn kết chuyển các khoản nợ phải thu.
Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng.
Kiểm tra số liệu để lập biên bản xác nhận nợ với từng khách hàng.
1.1.2.3 Vai trò của kế toán các khoản phải thu.
Kế toán các khoản phải thu là một phần của kế tốn khá quan trọng trong tồn bộ cơng tác kế tốn của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mơ, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế tốn để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức cơng tác kế tốn các khoản phải thu góp
phần rất lớn trong việc kiểm sốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.
1.1.2.4 Nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu.
Nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu là theo dõi, phân tích đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Đó là:
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh tốn phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh tốn có kết hợp với thời hạn thanh tốn, đơn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
+ Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xun hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh tốn và số cịn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
+ Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình cơng nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý ( nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề…)
+ Nợ phải thu được theo dõi chặt chẽ chi tiết cho từng đối tượng phải thu. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, phải theo dõi theo cả động ngoại tệ và đồng Việt Nam theo quy định tài chính hiện hành.
+ Phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn và nợ dây dưa. Đối với khách hàng mua hàng thường xun hoặc có số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số cịn nợ(nếu cần có thể u cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan.