PHẦN 2 : NỘI DUNG
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Lương Thực Đồng Tháp (DAGRIMEX)
2.1.4. Cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý của Công ty Lương Thực Đồng Tháp
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Hình 2.1.Sơ đồ bộ máy tổ chức Cơng ty Lương Thực Đồng Tháp (DAGRIMEX)
36 PHĨ GIÁM ĐỐC VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN P. HỢP TÁC ĐẦU TƯ P. KẾ HOẠCH KINH DOANH PHĨ GIÁM ĐĨC PHĨ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC P. TÀI CHÍNH KẾ TỐN P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ.
a. Ban giám đốc : Gồm có 4 người.
+ Giám đốc : Phụ trách chung.
+ Phó giám đốc : Thường trực, phụ trách tài chính
+ Phó giám đốc : Phụ trách lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu.
+ Phó giám đốc : Phụ trách lĩnh vực sản xuất kinh doanh và nội địa.
b. Các phòng nghiệp vụ và chi nhánh:
+ Phòng Tổ chức Hành chánh: Tổ chức sắp xếp quản lý bộ máy, quản lý lao động tiền lương, khen thưởng kỷ luật, soạn thảo các nội quy, quy chế của Công ty, thanh tra pháp chế. Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động và quản lý hành chánh, quản trị.
+ Phịng Tài chính Kế tốn: Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công tác quản lý tài chính, kiểm tra giám sát tiền hàng, cơng nợ, đảm bảo tiền hàng lưu chuyển an toàn. Tổ chức bộ máy kế tốn tồn cơng ty, hướng dẫn các chế độ và chính sách của Nhà nước áp dụng vào công tác quản lý kinh tế tại Công ty.
+ Phòng Kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn và dài hạn, quản lý và soạn thảo các hợp đồng kinh tế, cung ứng, triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết.
+ Phòng Hợp tác đầu tư: Kỹ thuật – Đầu tư – Xây dựng cơ bản.
+ Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: Quan hệ và giao dịch với khách hàng, làm các thủ tục về xuất nhập khẩu.
c. Các đơn vị trực thuộc:
Đơn vị trực thuộc khơng có mã số thuế riêng mà giao dịch chung với mã số thuế và tài khoản ngân hàng với Cơng ty (Vì Cơng ty là đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng Công ty theo mơ hình Cơng ty mẹ - con), sản xuất theo kế hoạch của Công ty và giao thành phẩm cho Công ty, bán các phụ phẩm ra bên ngồi hộ Cơng ty, đơn vị trực thuộc bao gồm:
+ Xí nghiệp Chế biến Lương thực 1; + Xí nghiệp Chế biến Lương thực 2; + Xí nghiệp Chế biến Lương thực Cao Lãnh; + Xí nghiệp chế biến lương thực Tam Nơng; + Chợ Trung tâm Nơng sản Thanh Bình. + VINAFOOD Mart
Nhiệm vụ của 5 đơn lương thực vị trực thuộc trên là sản xuất, thu mua, chế biến từ nguyên liệu với các dây chuyền công nghệ tiên tiến, đủ khả năng chế biến ra các loại gạo 5%, 10%, 20%, 25%... gạo chất lượng cao, nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước, ngoài nước và tạm trữ theo chủ trương.
Chợ trung tâm nơng sản Thanh Bình: Được thành lập theo quyết định số 04/QĐ- HĐQT, ngày 28/01/2005 của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam và khánh thành đi vào họat động ngày 24/3/2005. Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Hướng dẫn và niêm yết giá mua, giá bán nông sản, làm trung gian cân, đong, đo, điếm, chính xác, xay xát chế biến lương thực.
+ Thông tin giá cả thị trường hàng hóa nơng sản, phục vụ cho nơng dân tiêu thụ hàng hóa nơng sản với giá có lợi nhất, làm cầu nối giữa nông dân với các doanh nghiệp và các nhà khoa học.
+ Tổ chức thu mua bán nông sản công khai bằng phương thức đấu giá hoặc thỏa thuận.
+ Thực hiện dịch vụ phơi sấy, bảo quản, bốc xếp, nhận gửi hàng và các dịch vụ khác.
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty giao và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị trước Công ty về pháp luật.
Riêng VINAFOOD Mart là Siêu thị: Chủ yếu là kinh doanh bách hóa tổng hợp, các dịch vụ ăn uống giải khát, vui chơi giải trí,…
2.1.5. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Lương Thực Đồng Tháp. 2.1.5.1. Tổ chức cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn tại cơng ty được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, cơng ty sử dụng phần mềm hạch tốn online, nghĩa là khi có nghiệp vụ kinh tếphát sinh, các chi nhánh sẽ thực hiện việc hạch tốn chứng từ ban đầu, cịn cơng việc xử lý sẽ do các máy chủ ở văn phịng cơng ty quản lý tồn bộ việc thực hiện ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo và phân tích báo cáo tài chính cho đến việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các phân xưởng đều được thực hiện tại phịng tài chính kế tốn của cơng ty.
Đến nay, công ty sử dụng phần mềm Effect để xử lý và phân tích số liệu. Phịng kế tốn được tổ chức theo mơ hình sau:
Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Công ty Lương Thực Đồng tháp 2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế tốn.
+ Kế tốn trưởng:
Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế tốn.
Phân cơng nhiệm vụ cho từng kế toán viên.
Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán. 39 Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán kho Kế toán khoản phải thu Kế toán tổng hợp
Tổ chức phân tích tình hình tài chính kế tốn.
Hướng dẫn , kiểm tra, giám sát cơng ty của kế tốn viên thực hiện theo
đúng quy định, pháp luật của nhà nước.
Xét duyệt các chứng từ kế toán.
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc quản lý và sử dụng tiền vốn kinh doanh, chịu trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan đến cơng tác kế tốn
+ Kế toán tổng hợp:
Kiểm tra và so sánh các số liệu của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.Sau đó tổng hợp thành báo cáo số liệu tổng hợp và báo cáo số liệu chi tiết.Kiểm tra xem giữa các số liệu có khớp nhau khơng.Số dư đầu kỳ và số sư cuối kỳ thì có đúng với bản báo cáo số liệu chi tiết khơng.
Rà sốt tất cả các hạng mục có phát sinh.
+ Kế tốn thanh tốn & TSCĐ:Theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt văn phịng cơng ty, lập chứng từ, theo dõi hạch toán tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ, CCDC và tính khấu hao và phân bổ cho từng loại.
+ Kế tốn kho:
Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi thực
hiện Nhập/ Xuất kho.
Hạch tốn việc Nhập/Xuất kho, vật tư, đảm bảo sự chính xác và phù hợp
của các khoản chi phí.
Phối hợp với kế tốn cơng nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày.
Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ
sách theo quy định.
Lập chứng từ nhập, xuất, hóa đơn bán hàng.
Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.
Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. Đối chiếu
số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. 40
Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận.
Tham gia công tác kiểm kê định kỳ( hoặc đột) xuất.
Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có trên lệch
giữa sổ sách và thực tế.
Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định.
+ Kế toán thuế:
Thường xuyên cập nhật các thơng tin, chính sách pháp luật về thuế để nắm được các cơ sở thực hiện sau đó đối chiếu số liệu báo cáo thuế.
Sắp xếp các hóa đơn và chứng từ liên quan đến thuế theo trình tự thời gian một cách khoa học và hợp lý. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn, chứng từ.
Đưa ra các đánh giá khi có sự chênh lệch giữa báo cáo thuế của doanh nghiệp và số thuế phải quyết toán đối với cơ quan Nhà nước,
+ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi theo đúng tiến độ, hàng tháng theo dõi và ghi chép vào sổ quỹ cuối tháng cùng kế tốn tổng hợp kiểm kê quỹ tiền mặt.
2.1.5.3. Hình thức kế tốn tại cơng ty.
Hiện tại Công ty lương thực Đồng Tháp đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, sổ kế tốn in ra theo biểu mẫu của hình thức nhật chung
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn trong cơng ty theo hình thức kế tốn trên máy tính.
41 SỔ KẾ TỐN + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết Chứng từ gốc PHẦN MỀM KẾ TOÁN + BCTC + BCKT quản trị Bảng tổng hợp CTKT cùng loại Máy vi tính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết), kế tốn thực hiện các thao tác khóa và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo những thông tin đã nhập trong kỳ. Các phần hành kế toán thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu có liên quan.Kế tốn tổng hợp kiểm tra số liệu của các kế toán phần hành và đối chiếu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính được in ra.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển. Thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định ( đóng dấu giáp lai, chữ ký của kế toán phần hành, chữ ký kiểm tra của kế toán tổng hợp và chữ ký xác nhận của kế toán trưởng.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc
biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Hình 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn trong cơng ty theo hình thức Nhật ký chungGhi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký chung đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt , lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi tren Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tồng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
43 BẢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.2. Thực trạng quy trình kế tốn các khoản phải thu tại công ty lương thực ĐồngTháp ( DAGRIMEX). Tháp ( DAGRIMEX).
2.2.1.Mơ tả quy trình thực hiện kế tốn các khoản phải thu tại công ty lương thực Đồng Tháp ( DAGRIMEX).
Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ cơng nợ, xây dựng chính sách chi trả rõ rang để thu hồi nợ.
Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý cơng nợ chuẩn của cơng ty, bám sát các mục tiêu thu hồi nợ.
Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất.
Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn.
2.2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng của kế tốn các khoản phải thu tại cơng ty lương thực Đồng Tháp ( DAGRIMEX).
*Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu ( Mẫu số 01- TT): Sử dụng để thủ quỹ ghi nhận phần tiền thu từ khách hàng, nếu sản phẩm được thanh toán bằng tiền mặt và các khoản thu khác.
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Sử dụng để thủ quỹ ghi nhận các khoản mua hàng hóa nguyên vật liệu, các khoản chi phí khác như: tiếp khách , ăn uống, … và các khoản chi trả bằng tiền mặt.
-Giấy báo có: Do ngân hàng in ra kèm sổ phụ hàng tháng, thể hiện tài khoản của công ty đã tăng lên do tài khoản khách hàng đã chuyển đến để thanh tốn tiền bán hàng, nhận tiền lãi từ ngân hàng.
-Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT – 3LL): Do các nhà cung cấp gửi đến cơng ty đã thanh tốn bằng tiền mặt. Nếu chưa thanh toán đây cũng là cơ sở cơng ty chuyển trả tiền cho nhà cung cấp. Hóa đơn phải đúng nội dung, đúng thời gian mới được chấp nhận.
-Sổ chi tiết bán hàng (mẫu số S16-DNN ): ở theo từng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
-Sổ chi tiết phải thu khách hàng (Mẫu số S12-DNN ): Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với người mua (người bán) theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán.
2.2.3.Hệ thống sổ sách đang sử dụng của kế tốn các khoản phải thu tại cơng ty Lương Thực Đồng Tháp ( DAGRIMEX).
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn; số trang; đóng dấu giáp lai.
Việc áp dụng hình thức kế tốn nào tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp và phải tn thủ theo ngun tắc cơ bản của hình thức đó.
Do là công ty sản xuất và thương mại nên các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí – sổ cái. Căn cứ để ghi vào nhật kí – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Hình thức kế tốn nhật kí – sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:
Nhật kí – sổ cái
Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Chứng từ gốc
Sổ quỹBảng tổng hợp chứng từ
kế toánSổ chi tiết
Nhật ký – Sổ cái
Bảng cân đối tài khoảnBảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi nợ, có thể ghi vào nhật ký – sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán) được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,..) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc đến ba ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi nhật