Công tác an ninh trật tự cũng được quan tâm đảm bảo an toàn cho cơ quan. Hệ thống camera được đặt ở những nơi quan trọng như ngoài cổng, hành lang, phòng văn thư và các phòng khác với mục đích kiểm soát người ra vào làm việc tại cơ quan, bảo đảm tính bảo mật, an toàn đối với các hồ sơ, tài liệu quan trọng.
Hình 2.10: Camera an ninh cổng ra vào và camera đặt ở hành lang, phòng làm việc
Nguồn: Internet
Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng được trang bị đầy đủ các bình cứu hỏa, hệ thống báo cháy và phun nước tự động giúp phát hiện và xử lý kịp thời khi có sự cố phát sinh.
2.2.3.5. Công tác Lễ tân – Đối nội, đối ngoại
Công tác Lễ tân – Đối nội, đối ngoại được Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê được thực hiện tương đối tốt. Các cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc tiếp khách được chuẩn bị đầy đủ và chu đáo. Các cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng luôn xây dựng kế hoạch chuẩn bị cho các cuộc họp, hội nghị và được sự nhất trí của cấp trên. Khi các Lãnh đạo và khách ở nơi khác đến làm việc tại cơ quan luôn được sự đón tiếp và chỉ dẫn nhiệt tình, đảm bảo tạo nên sự thoải mái, hài lòng trong suốt quá trình làm việc. Đối với các Lãnh đạo có chuyến đi công tác hoặc đi làm nhiệm vụ, văn phòng chuẩn bị các phương tiện và tài liệu liên quan giúp cho Lãnh đạo hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên, công tác này cũng còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Trong một số các buổi họp, việc chuẩn bị các điều kiện vật chất còn thiếu,
chưa mang tính linh hoạt. Một số cán bộ, công chức, nhân viên còn có thái độ thiếu cởi mở, việc đón tiếp khách chưa nhiệt tình, tận tâm.
2.3. Đánh giá chung về hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê
2.3.1. Ưu điểm
- Đội ngũ nhân sự trong văn phòng:
Nhìn chung, đội ngũ nhân sự trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng cơ bản phục vụ cho công việc. Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, nhân viên cũng được các Lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Hàng năm, UBND thường tổ chức các buổi tập huấn nâng cao kỹ năng nghiệp vụ giúp nâng cao kiến thức và hiệu quả lao động cho nhân viên. Đội ngũ nhân sự có trách nhiệm, tận tình với công việc được giao, hoàn thành đúng tiến đọ và kế hoạch.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng:
Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng được trang bị cơ bản đầy đủ phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in,…được sử dụng rộng rãi giúp cho việc trao đổi và xử lý thông tin được nhanh chóng và kịp thời. Lãnh đạo UBND cũng đã quan tâm đến việc thay thế, sửa chữa các thiết bị cũ, hỏng hóc đảm bảo cho hoạt động của văn phòng được diễn ra thông suốt và liên tục.
- Các nghiệp vụ hành chính:
Việc áp dụng các thiết bị và phần mềm hiện đại giúp cho các khâu trong nghiệp vụ được đơn giản và dễ dàng thực hiện so với làm thủ công như trước kia. Đổi mới quy trình nghiệp vụ hành chính cũng góp phần nâng cao năng suất lao động từ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đẩy mạnh quá trình hiện đại hóa trong cơ quan, tổ chức. Quá trình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng được các cán bộ, công chức, nhân viên tiến hành theo đúng quy định, đảm bảo tính thống nhất, công khai, minh bạch.
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đã đưa các phần mềm ứng dụng như phần mềm ISO 9001:2008 vào việc thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Các phần mềm hiện đại giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như nâng cao năng suất lao động của đội ngũ nhân viên trong văn phòng. Việc đưa các phần mềm này vào sử dụng trong văn phòng giúp cho các khâu nghiệp vụ được rút ngắn đi rất nhiều, số lượng công việc cũng được giảm bớt.
2.3.2. Hạn chế
- Đội ngũ nhân sự trong văn phòng:
Trình độ chuyên môn và các kỹ năng nghiệp vụ của một số cán bộ, công chức, nhân viên còn hạn chế gây ảnh hưởng đến việc đẩy mạnh hiện đại hóa trong cơ quan. Thái độ và tác phong làm việc của một số cá nhân còn chưa thực sự nhiệt huyết và tận tâm với công việc. Còn tồn tại tình trạng “ngồi chơi”, sử dụng lãng phí thời gian làm việc do phân công công việc không đều, trong khi một người phải làm quá nhiều việc thì người khác lại có nhiều thời gian rảnh rỗi. Việc bố trí nhân sự giữa các phòng ban cũng chưa thực sự hợp lý dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nhân sự.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng:
Các trang thiết bị trong văn phòng đã được bố trí khá đầy đủ để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiết bị như máy tính, máy in, tủ để hồ sơ,… có tình trạng cũ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Hệ thống mạng internet được phủ sóng rộng tuy nhiên chất lượng mạng chưa tốt, còn thường xuyên bị tắc nghẽn và mất kết nối. Số lượng máy tính trong văn phòng vẫn còn hạn chế, chưa được cập nhật lên các phiên bản mới nhất, do vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác hiện đại hóa, vẫn còn tình trạng mượn máy tính của cá nhân khác để làm nhiệm vụ.
- Các nghiệp vụ hành chính:
Mặc dù đã có sự quan tâm đến vấn đề hiện đại hóa văn phòng, tuy nhiên Lãnh đạo cơ quan vẫn chưa có văn bản quy định một cách rõ ràng về việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ văn phòng. Đã có một số quy trình được công khai
trước đó nhưng vẫn chưa thu được kết quả cao do trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự trong văn phòng còn hạn chế, chưa đáp ứng được với yêu cầu ngày càng cao của xu hướng hiện đại hóa và cải cách hành chính.
2.3.3. Nguyên nhân
Lãnh đạo cơ quan còn thiếu sót trong việc bố trí nhân sự tại các phòng ban đảm nhiệm các công việc hành chính. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng còn nhiều hạn chế. Nhận thức của đội ngũ nhân viên về hiện đại hóa văn phòng chưa cao, thái độ làm việc chưa thực sự trách nhiệm và tận tâm. Kỹ năng sử lý các công việc của nhân viên văn phòng thiếu linh hoạt, khoa học dẫn đến tình trạng trì trệ trong thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, do sự phân công công việc chưa hợp lý, chồng chéo lên nhau gây mâu thuẫn và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Trang thiết bị văn phòng được trang bị thời gian khá lâu do vậy dẫn đến tình trạng nhiều thiết bị cũ, hỏng hóc, trục trặc trong quá trình làm việc gây ảnh hưởng đến tiến độ của công việc. Hệ thống mạng internet được phủ sóng khắp cơ quan tuy nhiên vẫn còn hạn chế trong việc truyền tải thông tin do chất lượng mạng kém, đường truyền không ổn định. Như vậy, có thể thấy các trang thiết bị này chưa đảm bảo chất lượng cũng như tính hiện đại để phục vụ quá trình làm việc cũng như đáp ứng yêu cầu của quá trình hiện đại hóa văn phòng.
Các quy trình nghiệp vụ hành chính thực hiện chưa đạt hiệu quả tối đa. Việc ứng dụng các phần mềm hiện đại vào các khâu nghiệp vụ còn nhiều hạn chế. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng chưa hiểu rõ về phần mềm ISO 9001:2008 do vậy khi áp dụng chưa đạt kết quả cao. Hiện nay, phần mềm ISO 9001: 2015 đã được ra đời thay thế cho phần mềm cũ, tuy nhiên Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê vẫn chưa đưa phần mềm này vào thay thế trong hoạt động của cơ quan.
Tiểu kết chương hai:
Trong chương hai, tác giả đã giới thiệu tổng quan về UBND và văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê, đồng thời đi vào phân tích các nội dung của hiện
đại hóa văn phòng tại cơ quan. Tác giả đã tìm hiểu và đánh giá các yếu tố: con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Văn phòng UBND từ đó đánh giá ưu nhược điểm cũng như nguyên nhân của các vấn đề còn tồn đọng. Đây là cơ sở để tác giả đưa ra các đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM KHÊ
3.1. Phương hướng hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay giai đoạn hiện nay
Qua phỏng vấn trực tiếp Anh Trần Minh Nghiệp – Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê về phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay, anh trả lời như sau: “Phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong thời gian tới là tập trung vào việc đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên đồng thời đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng”.
3.1.1. Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên
Đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê nói riêng và các đơn vị khác nói chung luôn quan tâm và chú trọng việc đào tạo và nâng cao chất lượng các cán bộ, công chức, nhân viên.
Trong thời gian tới, để đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa, văn phòng đã có những kế hoạch cử cán bộ, công chức đi học các lớp đào tạo ngắn hạn về các nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ tài liệu, thu thập và bảo quản tài liệu, chỉnh lý tài liệu,…
3.1.2. Đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Được sự quan tâm của Lãnh đạo văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng đã được trang bị khá đầy đủ, tuy nhiên chưa thực sự đáp ứng được
yêu cầu của hiện đại hóa. Một số máy móc thiết bị có tình trạng cũ, hư hỏng do sử dụng trong thời gian dài gây ảnh hưởng tới hoạt động của văn phòng. Tại một số đơn vị còn thiếu một số các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy chiếu. Do vậy, cấp trên đã đề ra phương hướng đổi mới trang thiết bị, thay thế các thiết bị cũ, hỏng hóc thành các thiết bị mới, hiện đại hơn. Từ sự thay đổi này giúp hoạt động của văn phòng được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự cũng được tăng lên.
3.1.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Bên cạnh việc đào tạo đội ngũ nhân sự và đổi mới trang thiết bị văn phòng thì việc đẩy mạng ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng cũng là yêu cầu cấp thiết trong quá trình hiện đại hóa.
Hiện nay, Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê vẫn đang sử dụng các phần mềm ứng dụng cũ như ISO 9001:2015, đây là phiên bản cũ đã hết hạn chưa được cập nhật. Do vậy, trong giai đoạn tới, Lãnh đạo văn phòng đã đưa ra phương hướng đưa phần mềm ISO 9001:2015 vào áp dụng tại cơ quan để đem lại chất lượng và hiệu quả cao hơn trong công tác văn phòng tại UBND. Ngoài ra các phần mềm như: quản lý nhân sự, quản lý tài sản vẫn chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. Điều này đòi hỏi thủ trưởng cơ quan cần có các chính sách nâng cao chất lượng nhân sự trong việc áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào từng khâu nghiệp vụ trong công tác văn phòng.
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyệnCẩm Khê Cẩm Khê
3.2.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng
Để hiện đại hóa văn phòng được áp dụng một cách nhanh chóng và có hiệu quả đòi hỏi các Lãnh đạo văn phòng phải nhận thức rõ được tầm quan trọng của hiện đại hóa và xem nó là yếu tố quyết định giúp hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Trước tiên, Lãnh đạo cần quan tâm đến chất lượng đội ngũ nhân sự và có phương pháp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng. Trong đó, công tác tuyển dụng và đào tạo đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Các lãnh đạo cần có kế hoạch mở các lớp huấn luyện, tập huấn nâng cao chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ cho nhân sự trong văn phòng để đáp ứng được các yêu cầu của quá trình hiện đại hóa.
Lãnh đạo văn phòng cần hiểu rõ hiện đại hóa thể hiện trên các phương diện con người, cơ sở vật chất, các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng để từ đó có những chính sách, chủ chương cho từng yếu tố và kết hợp chúng với nhau tạo nên một thể thống nhất giúp đạt hiệu quả một cách tối đa.
Thủ trưởng cơ quan cần có các chính sách quan tâm hơn nữa đến đời sống của đội ngũ nhân sự trong văn phòng. Trong quá trình làm việc, Lãnh đạo cần chỉ đạo tận tình, thường xuyên hỏi thăm, động viên và trò chuyện giúp tạo nên bầu không khí thân mặt, thoải mái để nhân viên có tinh thần và động lực làm việc.
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng văn phòng
Con người là yếu tố nòng cốt của mỗi một cơ quan, tổ chức. Do vậy, việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng là yêu cầu cấp bách và cần thiết.
Cử cán bộ, công chức, nhân viên đi học các lớp tập huấn ngắn hạn:
Lãnh đạo văn phòng cần có những kế hoạch cử nhân sự đi tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn phòng như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, xử lý văn bản, chỉnh lý tài liệu,…Điều này giúp nâng cao chất lượng cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả góp phần đáp ứng và đẩy mạnh hiện đại hóa trong văn phòng.
Bên cạnh các kiến thức chuyên môn thì các kỹ năng nghiệp vụ cũng rất quan trọng và cần thiết đối với nhân sự trong văn phòng. Do đó, Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm đến việc đào tạo và nâng cao các kỹ năng như: kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng tổ chức kiểm tra, kỹ năng hoạch định và các kỹ năng mềm khác. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có cách chính sách cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, công chức được tham gia các khóa học dài hạn giúp nâng cao kỹ năng phục vụ cho công việc và nhiệm vụ được giao. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng đòi hỏi đội ngũ nhân sự cần phải hiểu và nắm rõ được cơ chế cũng như cách sử dụng các phần mềm hiện đại để đem lại hiệu quả trong quá trình làm việc. Lãnh đạo cần tạo điều kiện cho các cán bộ, công chức, nhân viên cần được đào tạo nâng cao về các phần mềm như: ISO 9001:2015, phần mềm quản lý văn bản,phần mềm quản lý tài sản,…
Hướng dẫn các cán bộ, công chức, nhân viên ở phòng ban khác về các nghiệp vụ văn phòng: