7. Cấu trúc của đề tài
1.4.Vai trò của hiện đại hóa văn phòng
Thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng:
Văn phòng là một bộ phận quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo điều hành hoạt động của cơ quan. Do vậy, vai trò của văn phòng trong quá trình hiện đại hóa là rất quan trọng. Việc xây dựng một văn phòng hiện đại giúp thể hiện tính chuyên nghiệp, khoa học trong cách điều hành và hoạt động của văn phòng.
Tạo ra chỗ đứng cho cơ quan, tổ chức:
Thực tế cho thấy, việc đổi mới góp phần tạo ra chỗ đứng cho các cơ quan. Sự phát triển của khoa học công nghệ cũng tạo ra áp lực để các văn phòng nhanh chóng tiến hành hiện đại hóa. Loại bỏ sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý. Từ đó có thể thấy sự kết hợp giữa văn phòng và khoa học hiện đại đã thúc đẩy hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân sự trong văn phòng, đem lại chất lượng trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm ách tắc trong quá trình làm việc:
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Bên cạnh đó giúp hạn chế ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức góp phần vào công cuộc cải cách hành chính thông qua việc tối ưu hóa các thủ tục hành chính.
Nâng cao năng suất lao động trong cơ quan, tổ chức:
Hiện đại hóa văn phòng với việc thay đổi các mô hình văn phòng cũ thành các mô hình mới, hiện đại đem lại sự thoải mái và hiệu quả công việc cũng được
24 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
nâng cao. Việc bổ sung các trang thiết bị hiện đại và ứng dụng các phần mềm CNTT vào từng khâu nghiệp vụ giúp cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được nhanh chóng, dễ dàng, chính xác từ đó năng suất lao động được tăng lên đáng kể so với làm việc thủ công.
Như vậy, cùng với sự phát triển của xã hội và sự xuất hiện và hoạt động hiệu quả của văn phòng hiện đại đã chứng tỏ văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng trong tiến trình thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, trước những yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính thì việc hiện đại hóa văn phòng đã trở thành hoạt động rất cấp bách cần được thực hiện đảm bảo cho việc hiện đại hóa nền hành chính đạt được hiệu quả cao nhất.
Tiểu kết chương 1:
Trong chương một, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng bằng cách đưa ra các khái niệm như: “văn phòng”, “hiện đại hóa”, “hiện đại hóa văn phòng”. Bên cạnh đó, tác giả đưa ra các nội dung của hiện đại hóa văn phòng, trình bày các nguyên tắc, yêu cầu của hiện đại hóa. Từ những nội dung đó, tác giả phân tích và đưa ra vai trò của hiện đại hóa văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Đây là những cơ sở lý luận quan trọng để tác giả tiến hành tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê trong chương hai.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ