Nguồn: Tác giả
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đang từng bước đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa thông qua việc đầu tư đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác hành chính trong cơ quan. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên đã được trang bị những kiến thức cơ bản, sử dụng một cách thành thạo các thiết bị hiện đại trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thay thế dần các thao tác thủ công bằng máy móc giúp cho hoạt động của văn phòng được diễn ra nhanh chóng và thông suốt và đạt hiệu quả cao.
2.2.3. Quy trình nghiệp vụ hành chính trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê Cẩm Khê
2.2.3.1. Công tác Tham mưu - Tổng hợp
UBND huyện Cẩm Khê quan tâm và chú trọng nâng cao chất lượng công tác Tham mưu – Tổng hợp. Lãnh đạo UBND yêu cầu 100% các đơn vị trong cơ quan gửi báo cáo chuyên đề và đột xuất đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng.
Văn phòng UBND chủ động nâng cao việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính, chất lượng công tác tham mưu. Đồng thời, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong thực hiện và triển khai các công việc của Văn phòng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ công việc.
Bên cạnh đó, UBND thường xuyên theo dõi, tổng hợp các tin tức liên quan đến các vấn đề kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn huyện; phối hợp với các đơn vị xử lý thông tin thu được. Nhờ đó, UBND có thể nắm rõ được tình hình hoạt động của huyện từ đó có những chủ chương, chính sách và chỉ đạo phù hợp và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UBND.
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác Tham mưu – Tổng hợp như chưa nắm rõ được tình hình thực tế và các yếu tố khách quan do vậy đưa ra những đề xuất không phù hợp, khó áp dụng vào thực tiễn. Điều này đòi hỏi các Lãnh đạo phải có kiến thức xã hội, năm bắt được tình hình của từng đơn vị để đưa ra những chỉ đạo chính xác và có hiệu quả.
2.2.3.2. Công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác văn thư
Công tác Văn thư của UBND huyện Cẩm Khê được xây dựng theo mô hình tập trung. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đi, văn bản đến và quản lý sử dụng con dấu của UBND. Tất cả các văn bản đi và văn bản đến đều phải qua bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành hoặc chuyển giao đến các đơn vị.
Dựa trên tình hình thực tế hiện nay thì việc quản lý các loại văn bản trong văn phòng là vô cùng quan trọng và cấp thiết, do vậy Văn phòng UBND huyện
Cẩm Khê đã ứng dụng công nghệ vào việc quản lý và ban hành các loại văn bản. Việc quản lý văn bản đi đến Văn phòng đã đưa phần mềm “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê” tại địa chỉ https://ubndcamkhe.vnptioffice.vn/ vào sử dụng. Đây là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử thông qua những chức năng cơ bản như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và hồ sơ công việc, tờ trình Lãnh đạo, chuyển văn bản, tiếp nhận văn bản qua mạng máy tính, đăng ký và quản lý lịch công tác tuần của Lãnh đạo UBND và theo dõi tiến độ xử lý công việc của các phòng ban trực thuộc UBND huyện.
Hình 2.5: Phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành UBND huyện Cẩm Khê
Nguồn: Tác giả
Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đã được thực hiện theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Tất cả các loại văn bản được gửi đến UBND từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại phòng Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký văn bản.
Tất cả văn bản đến trừ văn bản “Mật” đều được cập nhật lên hệ thống tại mục
“Công văn đến”.
Với những văn bản được gửi đến cơ quan ở dạng điện tử, trước tiên cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận văn bản trên hệ thống, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác văn thư. Sau đó thực hiện chuyển văn bản điện tử đến Người người có thẩm quyền để xử lý công việc trong văn bản đó.