4. GẠCH BLOCK XÂY TƯỜNG
2.1.2. Thực trạng thương lượng và đặt hàng mua nguyên vật liệu
2.1.2.1. Thực trạng thương lượng
Khi tiến hành thương lượng và đặt hàng, Công ty thường tiến hành qua các hình thức sau:
Thứ nhất: Đàm phán qua thư tín và qua fax: Đàm phán qua thư tín và
qua fax là hình thức đàm phán chủ yếu được Công ty thực hiện. Công ty thường sử dụng thư điện tử (E- mail) để hỏi hàng, giao dịch, thỏa thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ được sử dụng trong hợp đồng như về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng. Do đặc thù kinh doanh là xây dựng, khối lượng hàng mua lớn cũng như mặt hàng mua đa dạng nên việc sử dụng hình thức đàm phán này tiết kiệm chi phí cũng như thời gian cho nhân viên mua hàng cũng như với bản thân Công ty.
Thứ hai: Đàm phán qua điện thoại: Đàm phán qua điện thoại là hình
thức chủ yếu để thảo luận về giá cả và xác nhận lại một số thông tin cần thiết cho công tác mua hàng mà việc đàm phán qua fax và qua e – mail không đáp ứng được về mặt thời gian. Việc đàm phán qua điện thoại chỉ là những thỏa thuận miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận khi đàm phán. Chính vì vậy mà hình thức này chỉ được Công ty dùng trong một số trường hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm phán đã xong và cần xác minh lại thông tin cần thiết để tiến hành đặt hàng.
Ví dụ đối với Công ty TNHH Hệ Thống Xây Dựng Châu Âu, là nhà cung cấp mới, Công ty đã lựa chọn hình thức đàm phán qua điện thoại bằng cách gọi đến số 0243645045 để hỏi các thông tin về giá cả, mặt hàng.
Mặt khác khi phỏng vấn trưởng phỏng vật tư câu hỏi số 2: “Xin Ông cho biết, quá trình thương lượng và đặt hàng của Công ty diễn ra như nào, có gặp phải khó khăn gì không?”, thì được biết Công ty cũng chủ yếu dùng phương thức gọi điện để đàm phán. Cách thức đàm phán với một số nhà cung cấp trong quá khứ như sau:
Bảng 2.5. Các cách thức đàm phán của Công ty
Tên nhà cung cấp Cách thức đàm phán
Công ty Cổ phần Sản xuất thương mại Đa Liên Qua điện thoại
Công ty TNHH Sản xuất thép Phương Nam Qua thư tín và qua fax Công ty Cổ phần Thép Công nghiệp Hà Nội Qua điện thoại
Công ty TNHH Hệ Thống Xây Dựng Châu Âu Qua điện thoại
Công ty TNHH Công Nghệ TKE Việt Nam Qua thư tín và qua fax
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
Nhìn chung hình thức đàm phán của Công ty còn đơn giản. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian nhưng nhược điểm là không gặp mặt được trực tiếp nhà cung cấp, không tham quan được kho hàng của nhà cung cấp.
2.1.2.2. Thực trạng đặt hàng
Việc đặt hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua mẫu đặt hàng mua do Công ty đưa ra hoặc. Công ty thực hiện hiện đặt hàng qua fax. Bên nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và thực hiện hợp đồng theo ký kết của hai bên.
Bảng 2.6. Đơn đặt hàng của Công ty
Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
Đơn đặt hàng
Hôm nay, ngày 12 tháng 06 năm 2019. Kính gửi
Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà xin gửi quý Công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng, xin cảm ơn.
1. Tên hàng, số lượng, đơn giá
STT Tên vật tư Mã hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1
2
2. Quy cách chất lượng hàng hoá
3. Phương thức thanh toán
4. Giao nhận vận chuyển
5. Kiểm tra nghiệm thu
Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trình (tuỳ theo từng chủng loại vật tư để đưa ra các yêu càu cho việc kiểm tra).
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
Tại Công ty, việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắn liền với sản phẩm. Bởi căn cứ trên hợp đồng đã được kí kết, Công ty mới lên kế hoạch về NVL, sau khi xem xét để lựa chọn nhà cung cấp có trong danh sách, Phòng Kế hoạch tiến hành lập đơn đặt hàng và trình lên Giám Đốc, nếu đơn đặt hàng đã được duyệt thì phòng sẽ gửi đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng mua hàng. Chỉ khi có đơn hàng hay có nhu cầu xây dựng thì Công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Do đó lượng NVL cần mua sắm thường được xác định bằng lượng NVL cần để xây dựng theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch xây dựng. Đây cũng chính là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết mà Công ty cần có. Khi có nhu cầu NVL Phòng Kế hoạch lập nhu cầu NVL đưa xuống các thủ kho, trên cơ sở kiểm tra lượng tồn kho để xem đủ thì xuất, không đủ thì tiếp tục lập đơn hàng thu mua.
Với phương thức đặt hàng như vậy, Công ty sẽ giảm được chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, hao hụt, mất mát… Nhưng việc đặt hàng như thế cũng sẽ gây khó khăn như: lượng tiền thanh toán cho việc thanh toán không có đủ, nhà cung cấp không có NVL để đáp ứng kịp thời, nếu điều này xảy ra sẽ làm tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không có đủ việc để làm… dẫn đến chi phí kinh doanh tăng lên, giảm hiệu quản lý của Công ty. Hơn nữa việc mua sắm như thế dẫn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty không cao do chi phí bình quân liên quan đến mua sắm, vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng....