4. GẠCH BLOCK XÂY TƯỜNG
2.1.3. Thực trạng giao nhận và thanh toán tiền hàng
2.1.3.1. Thực trạng tổ chức giao nhận
NVL mua về được Phòng Kế hoạch kiểm nghiệm, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lúc đó thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá
Nhận chứng từ Chuẩn bị mặt hàng Chuẩn bị dụng cụ Kiểm tra vật tư
ngay cho Phòng Kế hoạch để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho (Bảng 2.7). Quá trình tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phòng kế toán lập sổ và theo dõi.
Bảng 2.7: Báo cáo sai sót nhập kho Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà Báo cáo sai sót nhập kho
Thủ Kho: Trần Văn Hải, kho NVL.
Đơn vị cung ứng: Công ty Cổ phần Thép Công nghiệp Hà Nội Mã đơn hàng: VTP003
Ngày 11/2/2018
Số lượng thực nhập: 1,7 tấn
Số lượng ghi ưên hoá đơn: 1,8 tấn Loại sai sót: sai số lượng nhập
Nguyên nhân sai sót: sau khi đã nhập kho NVL, thủ kho tập hợp và kiểm kê lại đơn hàng, phát hiện số lượng thực nhập giữa hai bên trong hợp đồng không khớp nhau, xảy ra hiện tượng này là do bộ phận tổ chức vận chuyển từ đơn vị cung ứng về nhập kho tại Công ty đã sơ ý để bị mất cắp NVL nhưng không phát hiện kịp thời.
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
Việc tiếp nhận NVL được tiến hành như sau:
Sơ đồ 2.1. Quy trình tiếp nhận NVL
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
- Nhận chứng từ
Khối lượng nhập-xuất hàng ngày sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cách hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập.
- Chuẩn bị mặt bằng
Để xác định chính xác diện tích mặt bằng cần trước hết phải dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại vật tư. Sau đó sẽ bố trí sơ đồ kho, vệ sinh kho sạch sẽ. Để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm dễ dàng chủng loại NVL cần sử dụng thì việc sắp xếp, phân loại vật tư theo lô là rất quan trọng.
- Chuẩn bị công cụ
Để lựa chọn công cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trên số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhập, số nhập.
- Kiểm tra vật tư:
Phòng Kế hoạch quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra vật tư. Nội dung kiểm tra như sau:
Thứ nhất, kiểm tra số lượng vật tư, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu.
Thứ hai, kiểm tra tài liệu đi kèm vật tư.
Thứ ba, bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với các vật tư đã được khớp thông số.
Thứ tư, đánh kí hiệu để phân biệt vật tư không phù hợp. Thứ năm: Cập nhật số liệu báo cáo
Phiếu nhập kho được ghi làm 3 liên (Biểu 2.8): 1 liên do thủ kho giữ, 1 liên do người giao hàng giữ, 1 liên được lưu giữ tại máy. Tuy mỗi đơn hàng đã được kiểm tra trước khi nhập kho nhưng vẫn không tránh khỏi được những sai sót, vì vậy vẫn xảy ra một số báo cáo không phù hợp do chất lượng NVL không được đảm bảo.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Đông Hà
Địa chỉ: Số 74 phố Nguyễn An Ninh, Phường Tương Mai, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo TT số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 08 năm 2019 Số: 38 Nợ: 152,133 Có: 331 - Họ và tên người giao: Anh Nguyễn Văn Hội
- Theo hóa đơn số 0024105 ngày 08 tháng 08 năm 2019 của Công ty TNHH Dịch vụ sản xuất và thương mại Tại Mỹ
- Nhập tại kho: Kho Công ty
STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thự c nhập A B C D 1 2 3 4
1 Tôn mạ màu TONMAU Kg 9.910 9.910 23.000 227.930.000
Cộng X X X X X 227.930.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi bảy triệu, chín trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./..
- Số chứng từ gốc kèm theo: Một hóa đơn GTGT.
Ngày 08 tháng 08 năm 2019 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán) 2.1.3.2. Thực trạng thanh toán
Sau khi đã kiểm tra xong nếu không có vấn đề gì thì tiến hành nhận NVL cũng như hoàn thành các thủ tục nhập và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi tiến hành thanh toán thì cần phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: hóa đơn, hợp đồng…Căn cứ vào hợp đồng đã ký, nếu Công ty nhận được đầy đủ các chứng từ thì sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Phương thức thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và nhà cung cấp. Thông thường Công ty sẽ tiến hành các hình thức thanh toán sau:
+ Thanh toán tại kho của Công ty khi nhà cung cấp đến giao hàng. + Thanh toán chuyển khoản từ trước khi nhận hàng
+ Thanh toán chuyển khoản sau khi nhận hàng.
Số lần thanh toán có thể là 1 lần hoặc chia làm nhiều lần tuỳ theo tình hình tài ca
Kết quả phỏng vấntrưởng Phòng Kế hoạch cho thấy: Công tác giao nhận hàng được diễn ra tại kho của Công ty, tại đó sẽ có nhân viên mua NVL tiến hành nhận và kiểm tra chất lượng NVL nhận về, thông thường nhân viên mua NVL của Công ty là nhân viên của Phòng Kế hoạch.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì Công ty thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về NVL nhận về có thể bị sai xót, không đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh toán tiền hàng đôi khi vẫn có sự nhầm lẫn… Đối khi nhà cung cấp còn giao NVL chậm.
Việc thanh toán tiền hàng của Công ty dựa trên số lượng NVL thực nhận và các chứng từ của nhà cung cấp.
Kết quả điều tra phiếu trắc nghiệm cho thấy: 15/20 (75%) cho rằng Công ty có uy tín trong việc thanh toán, không ai cho rằng Công ty còn nợ nhà cung cấp và nhà cung cấp phàn nàn về việc thanh toán của Công ty